材料請購管理制度.doc

設(shè)備材料采購制度為確保工程材料質(zhì)量，節(jié)約工程材料成本，提高采購效率，特制定工程項目設(shè)備材料采購流程和制度。工程設(shè)備材料包括設(shè)備、主材、輔材、工具、材料加工、易耗品等；所有工程材料采購(含后勤、辦公材料)參照本制度執(zhí)行。一、 工程設(shè)備材料采購流程編制材料采購計劃填寫請購單審核批準市場詢價信息對比表材料設(shè)備定價表確定供應(yīng)商確定購買方式供貨監(jiān)督收貨驗收入庫登記采購付款與核算1、 編制材料采購計劃：項目立項后由項目組根據(jù)合同或設(shè)計要求編制項目預(yù)算，填寫項目材料采購計劃總表;經(jīng)工程部審核后確定為工程材料采購依據(jù)。預(yù)算內(nèi)應(yīng)包含所有項目材料的名稱、規(guī)格型號、需用數(shù)量、需用時間、特殊要求和采購方式。沒有預(yù)算將不能進行采購。2、 請購單：請購單的材料品名、規(guī)格部分由工程部協(xié)調(diào)項目部完成;參見附件一、二；3、 請購單的審核：在預(yù)算范圍內(nèi)的材料請購由項目組自行申報給辦公室，臨時增加的材料或超出預(yù)算的材料請購由工程部負責審批（將請購表發(fā)給工程部，由工程部發(fā)給采購員）4、 市場詢價、比價、議價：詳細說明采購材料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。對于單個品種采購價在5萬元以上的同種規(guī)格產(chǎn)品應(yīng)詢價于不少與三家供應(yīng)商報價，應(yīng)提供同規(guī)格，不同品牌做比較。隨時跟蹤好價格上漲下跌有何因素。數(shù)額特別巨大的采購由公司組織招標購買。參見附件二；5、 材料設(shè)備定價表：定價表里應(yīng)詳細注明與廠家議定的價格、運輸方式、稅率、結(jié)算方式?，F(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門說明其原因。定價完成后交公司領(lǐng)導審核。參見附件三；6、 合格材料供應(yīng)商：公司對材料、設(shè)備采購實行統(tǒng)一管理，以保證質(zhì)優(yōu)價廉。由辦公室牽頭，工程部和項目組配合共同完成建立材料供應(yīng)商考察、評審制度，形成供應(yīng)商評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導認可后，建立合格的供應(yīng)商名冊。參見附件四；7、 采購方式: 由辦公室、工程部和項目組協(xié)商確定;一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行采購： 7.1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。 7.2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。 7.3、未經(jīng)公司主管領(lǐng)導書面同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。 7.4、詢價、議價結(jié)束后，需公司領(lǐng)導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格（特殊情況下，需電話征得總經(jīng)理同意）；由此引起后果由責任人負全責。 7.5、采購合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負責，否則視為無效。8、 供貨監(jiān)督：采購訂單完成后，由辦公室配合倉庫監(jiān)督和督促供應(yīng)商完成采購合同，按時、按質(zhì)、按量和指定地點交付材料。9、 收貨驗收：項目組和倉庫對到貨的材料必須進行數(shù)量和質(zhì)量的驗收，驗收內(nèi)容包括：材料需用計劃、發(fā)票票據(jù)、數(shù)量、包裝、材質(zhì)證明材料和產(chǎn)品合格證，隨行技術(shù)資料以及相關(guān)質(zhì)量安全、環(huán)保標準材料和生產(chǎn)許可證（復印件）；數(shù)量較多的材料可抽樣檢查。驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的材料應(yīng)及時報告說明。10、 入庫登記：倉管員對到貨材料與送料單上的相應(yīng)項目內(nèi)容是否一致進行核對驗收入庫，入庫單必須經(jīng)過采購員,參管員簽字;入庫單一式三份, 第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給財務(wù)，第三聯(lián)交給采購員。不合格品由相關(guān)人員辦理退貨事宜;對已進場檢驗合格的材料建立材料出入庫臺賬正確標識、記錄規(guī)格、數(shù)量、進出庫情況，定期盤點、核對帳、物。參見附件五；11、 倉庫保管員收到材料驗收入庫單后，填寫材料入庫結(jié)算單交于辦公室付款。12、 采購付款方式與核算：（一）預(yù)付款采購 1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請單、合同復印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準手續(xù)后(付款通知書須由總經(jīng)理簽字)，交公司財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。 2、貨物及發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財務(wù)做賬。 （二）現(xiàn)款采購 采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款，采購回來后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由質(zhì)監(jiān)部門、倉庫保管員驗收，并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用途簽字）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報銷手續(xù)。 （三）后付款采購 采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購申請單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。供應(yīng)商需要結(jié)款時，由財務(wù)將款項匯出。 （四）貨物已到發(fā)票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款。 參見附件六；（五）物資采購必須取得發(fā)票方可報銷，如無特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票。工程設(shè)備材料采購細則及注意事項1、 設(shè)備、主材、批量輔材、重要工具的采購由公司負責，工程部、各項目部配合執(zhí)行。2、 一般輔材、易耗品由各項目部在施工現(xiàn)場采購，一次性采購價格不得超過2000元，超過2000元須報部門經(jīng)理批準(填寫費用申請報告,注明用途、品名、規(guī)格、品牌、數(shù)量和單價)。采購后須填寫入庫單，單價超過100元及總價超過500的材料必須填寫品名、規(guī)格、品牌、數(shù)量和單價。3、 工程項目立項后指定一名該項目成員為材料管理人員，負責項目材料的采購和驗收入庫工作，確保工作暢通。4、 辦公室收到請購單之后，發(fā)現(xiàn)請購單內(nèi)容填寫不清楚（型號規(guī)格不詳、沒有預(yù)算號、收貨人等），采購部有權(quán)退回。5、 采購數(shù)量超過預(yù)算數(shù)量必須做預(yù)算變更，經(jīng)工程部領(lǐng)導批準備案。6、 訂購的材料已付款后，發(fā)生型號、數(shù)量等原因變更，如發(fā)生損失，相關(guān)人自行負責。7、 項目組和倉庫收到貨后三天內(nèi)必須對到貨的數(shù)量和質(zhì)量進行驗收，對于驗收不合格的材料應(yīng)及時報告說明給采購部。8、 各項目部每月25日必須和公司倉庫對帳（填寫材料入庫單），包括公司