內(nèi)部文件管理制度.doc

Q/HFF 462002XXXXXXXXXXXXXX有限公司 發(fā)布2011-06-20實(shí)施2011-06-20發(fā)布內(nèi)部文件管理制度QSB-GL02.001-2011XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) QSB 1QSB-GL02.001-2011簽 署 頁(yè)編制：審核： 會(huì)簽：會(huì)審：批準(zhǔn)：I修訂頁(yè)編制/修訂原因說明：為適應(yīng)公司新管理制度的全面建立，以及組織架構(gòu)調(diào)整，統(tǒng)一公司內(nèi)部文件，特修訂本管理辦法。章節(jié)號(hào)修訂內(nèi)容編制/修訂人/時(shí)間為適應(yīng)新的管理制度，規(guī)范公司內(nèi)部文件管理，并根據(jù)XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QG/LW-01-00XX-2008公文管理制度的相關(guān)規(guī)定，特對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行修訂。新增發(fā)文單位審計(jì)部、安全管理辦公室。公司組織架構(gòu)調(diào)整，因此調(diào)整發(fā)文部門及權(quán)限。修訂/XXX2011/06/20內(nèi)部文件管理制度1 目的及范圍為使公司各職能部門（以下簡(jiǎn)稱“各部門”）及其下屬各車間內(nèi)部文件制訂、審批、接收、發(fā)放及存檔工作進(jìn)一步程序化、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高文件處理工作效率和文件質(zhì)量，特修訂本管理規(guī)定。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門及制造部下屬各車間。2 術(shù)語(yǔ)和定義 2.1 公文歸口管理部門2.1.1 負(fù)責(zé)接收和處理外來文件及各部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，負(fù)責(zé)處理所有以各部門名義上報(bào)、下發(fā)的內(nèi)部文件，并對(duì)制造部下屬各車間的文件處理工作負(fù)有檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督責(zé)任，對(duì)不按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行內(nèi)部文件處理的各單位和相關(guān)責(zé)任人，將予以相應(yīng)的處罰（見3.5.）。2.1.2 營(yíng)運(yùn)與人力資源部為公司內(nèi)部文件一級(jí)歸口管理部門；各部門為內(nèi)部文件的二級(jí)歸口管理部門并行使相應(yīng)的職責(zé)；制造部下屬各車間、單位為內(nèi)部文件的三級(jí)歸口管理部門并行使相應(yīng)的職責(zé)。2.2 內(nèi)部文件：指在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的生效程序和規(guī)范格式，具有傳遞信息和記錄作用的載體。2.3 內(nèi)部文件管理：指圍繞著公司內(nèi)部文件起草、發(fā)布、歸檔、查詢等管控過程所進(jìn)行的一切工作。3 內(nèi)部文件管理3.1 內(nèi)部文件類別根據(jù)目前公司運(yùn)行文件種類，結(jié)合公文按文種分類標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)將文件類別分為以下幾種：3.1.1 請(qǐng)示、報(bào)告：下級(jí)部門向直接上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)工作、提出建議和咨詢（附件1）； 如用于日常費(fèi)用審批、事務(wù)說明等事項(xiàng)需向上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或批示的，可采用呈報(bào)格式（附件2）。3.1.2 通知、通報(bào)：通常為各部門、專業(yè)委員會(huì)或制造部對(duì)下屬各車間公布需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)（通知）、傳達(dá)重要情況（通報(bào)）(附件3)。3.1.3 制度、規(guī)定/規(guī)范、決定：公司內(nèi)部制定的相關(guān)管理制度；對(duì)操作標(biāo)準(zhǔn)、行為準(zhǔn)則等進(jìn)行指引或定義（規(guī)定/規(guī)范）；對(duì)內(nèi)部的各種重要事項(xiàng)做出規(guī)定或?qū)χ卮笮袆?dòng)做出安排（決定）（附件4-7）。3.1.4 會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要：（參見附件8、9）。3.2 文件發(fā)布審批流程和效力3.2.1 發(fā)文資格：公司各部門、專業(yè)委員會(huì)為具備發(fā)文資格的主體，各部門下屬各車間、單位無單獨(dú)發(fā)文資格，只能以直接上級(jí)主管部門的名義發(fā)文。3.2.2 發(fā)布范圍：公司各部門、各車間及各單位3.2.2.1各部門內(nèi)部文件包含但不限于：公司各部門范圍內(nèi)的重要人事任免決定、重大事件的處理決定；各部門的各種重要事項(xiàng)（如戰(zhàn)略規(guī)劃、方針政策、管理制度、工作計(jì)劃、活動(dòng)、慶典等）的通告或安排；向公司領(lǐng)導(dǎo)或政府部門匯報(bào)有關(guān)工作的請(qǐng)示、批準(zhǔn)或報(bào)告等。3.2.2.2各車間或各單位文件包含但不限于：上報(bào)下發(fā)本單位工作安排、通報(bào)、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、管理制度等。3.2.3 審批流程3.2.3.1 各部門發(fā)文須填寫XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件處理單（附件10），并嚴(yán)格按照下面審批流程簽字同意后，各部門一級(jí)信息員方可發(fā)布。 3.2.3.2 各車間或各單位發(fā)文，如不需要單位外會(huì)簽，可由審批流程節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人在紙質(zhì)公文最后一頁(yè)空白處簽字同意后，由各車間或各單位上級(jí)主管部門信息員發(fā)布（如制造部各車間內(nèi)部的相關(guān)文件）；如需單位外會(huì)簽或會(huì)審，須填寫XXXXXXXXXXXXXX油泵有限公司文件處理單（附件10），經(jīng)審批流程各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人簽字同意后，各車間或各單位上級(jí)主管部門信息員方可發(fā)布。3.2.3.3發(fā)文審批流程：編制 部門審核（部門負(fù)責(zé)人）部門外會(huì)簽（如有必要） 營(yíng)運(yùn)與人力資源部會(huì)審 分管總監(jiān)或副總監(jiān)審批批準(zhǔn)（總經(jīng)理） 下發(fā)（備案）。3.2.3.4各車間或各單位發(fā)文審批流程：編制 單位（車間）審核（負(fù)責(zé)人）上級(jí)主管部門審核（部門負(fù)責(zé)人） 其他職能部門會(huì)審（決定是否需要其他部門會(huì)簽、是否需要部門負(fù)責(zé)人審批） 會(huì)簽（如有必要） 該部門負(fù)責(zé)人審核（部門負(fù)責(zé)人） 分管總監(jiān)或副總監(jiān)審批（如有必要） 下發(fā)（備案）。3.2.3.5內(nèi)部文件審批流程的級(jí)別取決于該文件內(nèi)容的性質(zhì)。3.2.4內(nèi)部文件效力：內(nèi)部文件的效力對(duì)該公文的接收對(duì)象具備約束力，對(duì)該文件的非接收對(duì)象不具備效力，但非接收對(duì)象必須對(duì)該文件在接收對(duì)象的執(zhí)行、落實(shí)上給予支持。公司各部門的文件是公司最具權(quán)威性的行政文件，對(duì)下屬各車間和各單位具有普遍的效力。車間、單位文件只對(duì)本單位或職能范圍具有指令性。對(duì)沒有按照審批流程審批的公文，發(fā)布后可視為無效文件。3.3 內(nèi)部文件格式3.3.1內(nèi)部文件結(jié)構(gòu)包含但不限于：發(fā)文單位、文頭標(biāo)識(shí)、編號(hào)及公文落款署名、密級(jí)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、結(jié)束語(yǔ)、附件、署名、日期、文尾等。特殊公文形式如：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.3.1 具體格式規(guī)定3.3.2.1內(nèi)部文件一覽表內(nèi)部文件一覽表文件類別發(fā)文機(jī)構(gòu)文頭標(biāo)識(shí)管理編號(hào)落款署名請(qǐng)示報(bào)告文件起草部門XXXXXXXXXXXXXX有限公司請(qǐng)示報(bào)告XXXXXXXXXXXXXX請(qǐng)字201*00*號(hào)文件起草部門通知總經(jīng)辦（01）XXXXXXXXXXXXXX有限公司總經(jīng)辦通知QSB-TZ01-*(順序號(hào))-201*總經(jīng)辦營(yíng)運(yùn)及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司營(yíng)運(yùn)及人力資源部通知QSB-TZ02-*-201*營(yíng)運(yùn)及人力資源部財(cái)務(wù)部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司財(cái)務(wù)部通知QSB-TZ03-*-201*財(cái)務(wù)部審計(jì)部（04）XXXXXXXXXXXXXX有限公司審計(jì)部通知（通報(bào)）QSB-TZ04-*-201*審計(jì)部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通知QSB-TZ05-*-201*工程部設(shè)備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司設(shè)備部通知QSB-TZ06-*-201*設(shè)備部質(zhì)量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司質(zhì)量部通知QSB-TZ07-*-201*質(zhì)量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通知QSB-TZ08-*-201*物流部供應(yīng)鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司供應(yīng)鏈管理部通知QSB-TZ09-*(順序號(hào)) -201*供應(yīng)鏈管理部市場(chǎng)部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限公司市場(chǎng)部通知QSB-TZ10-*-201*市場(chǎng)部技術(shù)服務(wù)部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司技術(shù)服務(wù)部通知QSB-TZ11-*-201*技術(shù)服務(wù)部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政辦公室通知（QSB-TZ12-*-201*行政辦公室安全生產(chǎn)管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理辦公室通知QSB-TZ13-*-201*安全生產(chǎn)管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通知QSB-TZ14-*-201*制造部通報(bào)總經(jīng)辦(01)XXXXXXXXXXXXXX有限公司總經(jīng)理辦公室通報(bào)QSB-TB01-*(順序號(hào))-201*總經(jīng)辦營(yíng)運(yùn)及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司營(yíng)運(yùn)及人力資源部通報(bào)QSB-TB02-*-201*營(yíng)運(yùn)及人力資源部財(cái)務(wù)部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司財(cái)務(wù)部通報(bào)QSB-TB03-*-201*財(cái)務(wù)部審計(jì)部（04）XXXXXXXXXXXXXX有限公司審計(jì)部通報(bào)QSB-TB04-*-201*審計(jì)部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司工程部通報(bào)QSB-TB05-*-201*工程部設(shè)備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司設(shè)備部通報(bào)QSB-TB06-*-201*設(shè)備部質(zhì)量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司質(zhì)量部通報(bào)QSB-TB07-*-201*質(zhì)量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司物流部通報(bào)QSB-TB08-*-201*物流部供應(yīng)鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司供應(yīng)鏈管理部通報(bào)QSB-TB09-*-201*供應(yīng)鏈管理部市場(chǎng)部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限公司市場(chǎng)部通報(bào)QSB-TB10-*-201*市場(chǎng)部技術(shù)服務(wù)部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司技術(shù)服務(wù)部通報(bào)QSB-TB11-*-201*技術(shù)服務(wù)部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司行政辦公室通報(bào)QSB-TB12-*-201*行政辦公室安全生產(chǎn)管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司安全管理辦公室通報(bào)QSB-TB13-*-201*安全生產(chǎn)管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司制造部通報(bào)QSB-TB14-*-201*制造部制度、規(guī)定/規(guī)范、決定總經(jīng)辦（01）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL01.*（順序號(hào)）-201*總經(jīng)辦營(yíng)運(yùn)及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) QSB-GL02.* -201*營(yíng)運(yùn)及人力資源部財(cái)務(wù)部（03）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL03.*-201*財(cái)務(wù)部審計(jì)部（04）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL04.*-201*審計(jì)部工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL05.*-201*工程部設(shè)備部（06）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL06.*-201*設(shè)備部質(zhì)量部（07）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL07.*-201*質(zhì)量部物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL08.*-201*物流部供應(yīng)鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL09.*-201*供應(yīng)鏈管理部市場(chǎng)部（10）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL10.*-201*市場(chǎng)部技術(shù)服務(wù)部（11）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL11.*-201*技術(shù)服務(wù)部行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL12.*-201*行政辦公室安全生產(chǎn)管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL13.*-201*安全生產(chǎn)管理辦公室制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QSB-GL14.*-201*制造部備注：1、制造部各車間單位發(fā)文格式根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)按上表要求及附件(4-7)內(nèi)容執(zhí)行；2、凡報(bào)送各部門或呈公司高層的文件，各車間單位無權(quán)發(fā)文。3.3.2.2內(nèi)部文件密級(jí)及處理急度：密級(jí)按保密程度分為秘密、內(nèi)部和普通三級(jí)（非保密文件可省略相應(yīng)標(biāo)識(shí)），級(jí)別為秘密及以上的，須在左上角注明。1)秘密文件，指一旦泄漏將對(duì)公司利益產(chǎn)生較大影響的文件，只發(fā)給各職能部門、業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)人以上管理人員，必要時(shí)只發(fā)給公司高級(jí)管理人員。2）內(nèi)部文件，指只在公司內(nèi)部發(fā)放的文件，不得對(duì)外公開。3）普通文件，指可對(duì)外公開的文件。內(nèi)部文件急度按辦文時(shí)間可分為特急、緊急和普通三類（特急或緊急須在公文左上角注明）；具體分類如下：1）特急文件，指必須在收文或發(fā)文后一個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢的文件。2）緊急文件，指必須在收文或發(fā)文后三個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢的文件。3）普通文件，指按正常文件處理流程處理的文件。3.3.2.3標(biāo)題、正文、結(jié)束語(yǔ)、日期、文尾：標(biāo)題和正文：力求簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確、條例清楚，具體格式見附件。結(jié)束語(yǔ)和日期：根據(jù)文件文種選擇使用 “特此通知”、“特此通報(bào)”等；日期一律寫為“二*年*（五）月*（五）日”。文尾：對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或單位領(lǐng)導(dǎo)用“呈”、對(duì)上級(jí)單位（組織）用“報(bào)”、對(duì)同級(jí)或不相隸屬的單位用“送”、對(duì)下屬單位用“發(fā)”。3.3.2 會(huì)議通知和會(huì)議紀(jì)要：3.3.3.1會(huì)議通知和會(huì)議紀(jì)要相關(guān)格式要求見附件（8、9）；會(huì)議通知的編號(hào)前綴格式為：XXXXXXXXXXXXXX營(yíng)會(huì)字（營(yíng)運(yùn)及人力資源部會(huì)議通知）或XXXXXXXXXXXXXX財(cái)會(huì)字（XXXXXXXXXXXXXX財(cái)務(wù)部會(huì)議通知）； 各職能部門各職能部門發(fā)文XXXXXXXXXXXXXX會(huì)字總經(jīng)辦（01）XXXXXXXXXXXXXX總會(huì)字營(yíng)運(yùn)及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX營(yíng)會(huì)字財(cái)務(wù)部（03）XXXXXXXXXXXXXX財(cái)會(huì)字審計(jì)部（04）XXXXXXXXXXXXXX審會(huì)字工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX工會(huì)字設(shè)備部（06）XXXXXXXXXXXXXX設(shè)會(huì)字質(zhì)量部（07）XXXXXXXXXXXXXX質(zhì)會(huì)字物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX物會(huì)字供應(yīng)鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX供會(huì)字市場(chǎng)部（10）XXXXXXXXXXXXXX市會(huì)字技術(shù)服務(wù)部（11）XXXXXXXXXXXXXX技會(huì)字行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX行會(huì)字安全生產(chǎn)管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX安會(huì)字制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX制會(huì)字3.3.3.2會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)前綴格式為：XXXXXXXXXXXXXX營(yíng)會(huì)紀(jì)字（營(yíng)運(yùn)及人力資源部會(huì)議紀(jì)要）或XXXXXXXXXXXXXX財(cái)會(huì)紀(jì)字（XXXXXXXXXXXXXX財(cái)務(wù)部會(huì)議紀(jì)要）；各職能部門各職能部門發(fā)文XXXXXXXXXXXXXX會(huì)紀(jì)字總經(jīng)辦（01）XXXXXXXXXXXXXX總會(huì)紀(jì)字營(yíng)運(yùn)及人力資源部（02）XXXXXXXXXXXXXX營(yíng)會(huì)紀(jì)字財(cái)務(wù)部（03）XXXXXXXXXXXXXX財(cái)會(huì)紀(jì)字審計(jì)部（04）XXXXXXXXXXXXXX審會(huì)紀(jì)字工程部（05）XXXXXXXXXXXXXX工會(huì)紀(jì)字設(shè)備部（06）XXXXXXXXXXXXXX設(shè)會(huì)紀(jì)字質(zhì)量部（07）XXXXXXXXXXXXXX品會(huì)紀(jì)字物流部（08）XXXXXXXXXXXXXX物會(huì)紀(jì)字供應(yīng)鏈管理部（09）XXXXXXXXXXXXXX采會(huì)紀(jì)字市場(chǎng)部（10）XXXXXXXXXXXXXX市會(huì)紀(jì)字技術(shù)服務(wù)部（11）XXXXXXXXXXXXXX客會(huì)紀(jì)字行政辦公室（12）XXXXXXXXXXXXXX行會(huì)紀(jì)字安全生產(chǎn)管理辦公室（13）XXXXXXXXXXXXXX安會(huì)紀(jì)字制造部（14）XXXXXXXXXXXXXX制會(huì)紀(jì)字會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)必須與會(huì)議通知編號(hào)保持一致，如：XXXXXXXXXXXXXX會(huì)字2009003號(hào)，則對(duì)應(yīng)會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為XXXXXXXXXXXXXX會(huì)紀(jì)字2009003號(hào)；會(huì)議紀(jì)要原則上在會(huì)后2日內(nèi)下發(fā)，如遇特殊情況（如經(jīng)營(yíng)研討會(huì)、專題會(huì)等）于3日內(nèi)下發(fā)即可；會(huì)議紀(jì)要須注明發(fā)文范圍，發(fā)放時(shí)按所屬級(jí)別由相關(guān)信息員下發(fā)，并嚴(yán)格按發(fā)文范圍下發(fā)。3.3.3 工作聯(lián)系函3.3.4.1 適用范圍：公司各部門之間、制造部下屬各車間單位之間，在開展工作遇到無法自行解決的問題，需要其它單位、部門協(xié)助解決，經(jīng)過多次溝通無效時(shí)，均以“工作聯(lián)絡(luò)函”的形式，向相關(guān)單位、部門提出問題并要求反饋、落實(shí)。3.3.4.2 格式：工作聯(lián)系函相關(guān)格式要求見附件11；其編號(hào)前綴格式為：XXXXXXXXXXXXXX*函字（各部門工作聯(lián)系函）或XXXXXXXXXXXXXX制函字（制造部工作聯(lián)絡(luò)函）。3.3.4.3 工作聯(lián)絡(luò)函的編制及回復(fù)：工作聯(lián)絡(luò)函的編制及回復(fù)必須以單位的名義；部門負(fù)責(zé)人、管理職能負(fù)責(zé)人在工作聯(lián)絡(luò)函發(fā)出前進(jìn)行審定，確保問題描述準(zhǔn)確、有明確的時(shí)間及進(jìn)度要求；聯(lián)絡(luò)函發(fā)出單位對(duì)于要求落實(shí)問題的難度要預(yù)先進(jìn)行評(píng)估，難度分為四個(gè)等級(jí)：一般，預(yù)計(jì)一周內(nèi)可以解決；較難，半個(gè)月內(nèi)可以解決；難，一個(gè)月內(nèi)可以解決，特難，由雙方協(xié)商解決時(shí)間，但原則上不超過三個(gè)月。被要求反饋部門必須在收到工作聯(lián)絡(luò)函3個(gè)工作日內(nèi)或根據(jù)提出部門要求的時(shí)間予以回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容中必須有明確的階段性目標(biāo)和時(shí)間進(jìn)度，如暫時(shí)無法解決也必須反饋原因，部門負(fù)責(zé)人、管理職能負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)工作聯(lián)絡(luò)函回復(fù)內(nèi)容的審定。3.3.4.4 工作聯(lián)絡(luò)函管理內(nèi)容1）各職能部門的工作聯(lián)絡(luò)函，經(jīng)審核后須由營(yíng)運(yùn)與人力資源部進(jìn)行審查、編號(hào)、統(tǒng)一歸口發(fā)送備案。各單位不得越級(jí)發(fā)送。 2）各職能部門內(nèi)部下屬各車間單位（如制造部各車間）“工作聯(lián)絡(luò)函”管理：各部門內(nèi)部下屬各車間單位綜合管理部門或其他指定人員（暫定信息統(tǒng)計(jì)員）負(fù)責(zé)本單位工作聯(lián)絡(luò)函的編號(hào)、發(fā)送、跟進(jìn)與存檔等日常管理工作，其它人員不得發(fā)送聯(lián)絡(luò)函。3）各部門下屬各車間單位之間的工作聯(lián)絡(luò)函，擬稿人將經(jīng)相應(yīng)人員審批的手簽版紙質(zhì)文件連同電子版本交上級(jí)主管部門信息員存檔，由其編號(hào)后發(fā)責(zé)任單位聯(lián)絡(luò)函管理員，同時(shí)抄送營(yíng)運(yùn)與人力資源部電子備案。4）責(zé)任部門必須在3個(gè)工作日內(nèi)或指定時(shí)間給予回復(fù)，回復(fù)函必須統(tǒng)一由信息員發(fā)出，并抄送營(yíng)運(yùn)與人力資源部備案。同時(shí)責(zé)任部門按回復(fù)的時(shí)間和方案落實(shí)解決問題，相關(guān)管理職能積極跟進(jìn)、督促。5) 所有經(jīng)過工作聯(lián)絡(luò)函溝通且解決無效的問題，各部門不得再以公文形式強(qiáng)制發(fā)送，應(yīng)提交營(yíng)運(yùn)與人力資源部協(xié)調(diào)處理。6) 對(duì)于經(jīng)過問題提出單位與問題解決單位協(xié)調(diào)后，仍出現(xiàn)意見分歧與不妥，或解決難度大、耗時(shí)長(zhǎng)，或責(zé)任部門無法作出答復(fù)，也無法落實(shí)的重大問題，由發(fā)函部門將“工作聯(lián)絡(luò)函”、問題解決單位反饋意見和意見分歧報(bào)送營(yíng)運(yùn)與人力資源部，由其提交總經(jīng)理辦公會(huì)上立項(xiàng)，經(jīng)會(huì)上討論裁決予以解決。7) 跨職能部門的重大事項(xiàng)，則須報(bào)送至總經(jīng)辦提交總經(jīng)理辦公會(huì)議上立項(xiàng)，經(jīng)會(huì)上討論裁決予以解決。3.3.4.5 考核辦法：對(duì)工作聯(lián)絡(luò)函不反饋、不及時(shí)反饋、反饋無效或不按反饋結(jié)果執(zhí)行等違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)對(duì)責(zé)任單位進(jìn)行考核，同時(shí)對(duì)責(zé)任人視情節(jié)嚴(yán)重程度給予100500元的處罰。3.4 內(nèi)部文件管控流程3.4.1 行文原則遵循各部門相關(guān)職責(zé)權(quán)限，涉及外部文件由營(yíng)運(yùn)與人力資源部負(fù)責(zé)簽收或會(huì)簽發(fā)布、不得越級(jí)報(bào)送；3.4.2 擬稿、會(huì)簽、審核、打印校對(duì)、簽發(fā)、發(fā)放歸檔及查詢3.4.2.1 擬稿：符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)章制度；情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，文字精練，條例清楚，層次分明，用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，簡(jiǎn)明扼要；文種、體式、密級(jí)、急度劃分、行文符合規(guī)定；文件實(shí)施日期要盡可能明確。3.4.2.2 會(huì)簽：所有規(guī)范性文件或涉及到其它部門職責(zé)范圍需要共同遵守協(xié)力完成的文件在送審前必須會(huì)簽。會(huì)簽原則上由擬稿單位組織進(jìn)行。會(huì)簽時(shí)間一般不超過兩個(gè)工作日，會(huì)簽單位如有意見需注明，以供擬稿單位和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)參考。3.4.2.3 審核：所有以公司各部門名義下發(fā)的文件必須經(jīng)營(yíng)運(yùn)與人力資源部審核，車間單位下發(fā)的文件必須以上級(jí)主管部門名義，經(jīng)所屬主管部門審核后下發(fā)（如機(jī)修間下發(fā)文須經(jīng)制造部審核），一般審核時(shí)間不超過一個(gè)工作日；審核原則：必要性、規(guī)范性。3.4.2.4 打印校對(duì)：擬稿部門若要報(bào)送文件，須提供電子版本于營(yíng)運(yùn)及人力資源部審核，文件經(jīng)校對(duì)無誤后可送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，發(fā)送前要先按發(fā)文編號(hào)方法對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)。3.4.2.5 簽發(fā)：以公司名義下發(fā)的文件必須由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)簽發(fā)。文件一經(jīng)簽發(fā)立即生效，其他不做要求。3.4.2.6 發(fā)放歸檔及查詢：各職能范圍內(nèi)發(fā)文時(shí)，須由各部門信息管理員向文件接收單位的信息管理員發(fā)送，隨后由文