用Excel建立數(shù)據(jù)庫(kù).docx

用Excel建立數(shù)據(jù)庫(kù)日常工作中，我們常常需要建立一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如我為了管理全鄉(xiāng)的農(nóng)業(yè)稅，需建立一數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)第一個(gè)字段名為村名，第二個(gè)字段名為組別。我鄉(xiāng)共19個(gè)村，每個(gè)村717個(gè)組不等，共計(jì)258個(gè)組。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立逐個(gè)兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來(lái)輸入吧，這些數(shù)據(jù)似乎還嫌不夠規(guī)則（每個(gè)村對(duì)應(yīng)的組數(shù)不一定相同），這個(gè)程序編寫可就不那么簡(jiǎn)單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。 其實(shí)Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們?nèi)魏我粋€(gè)人都可輕松搞定這些數(shù)據(jù)庫(kù)： 第一步：打開(kāi)Excel，在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村”（注：東山17個(gè)組，217=19據(jù)此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個(gè)組：199=28），如此類推把19個(gè)村名填好。 第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”把這三個(gè)字復(fù)制剪貼板，然后在每一個(gè)填有村名的那一行的B列點(diǎn)一下鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個(gè)“第1組”。 第三步；用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標(biāo)單元格右下角（此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)閱巍笆弊中危?，按住鼠?biāo)往下拖動(dòng)，拖過(guò)的地方會(huì)被自動(dòng)填上“東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標(biāo)“一拖了之”。填組別時(shí)你別擔(dān)心Excel會(huì)把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會(huì)自動(dòng)把它識(shí)別為序列進(jìn)行處理。所以拖動(dòng)“第1組”時(shí)，填寫的結(jié)果為“第2組”“第3組”填完這兩個(gè)字段后，其它的數(shù)據(jù)可以繼續(xù)在Excel中填寫，也可等以后在數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中填寫，反正勞動(dòng)強(qiáng)度差不多。 第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數(shù)據(jù)庫(kù)，那么別管它，就用Excel默認(rèn)的“.xls”格式保存下來(lái)。如果你需要建立的是FoxPro數(shù)據(jù)庫(kù)，那么請(qǐng)以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。 第五步：如果需要的是Access數(shù)據(jù)庫(kù)，那么你還必需新建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)，在“新建表”的對(duì)話框里，你選擇“導(dǎo)入表”然后在導(dǎo)入對(duì)話框中選擇你剛剛存盤的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個(gè)對(duì)話框默認(rèn)的文件類型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導(dǎo)入文件后，你只要注意把一個(gè)“第一行包含列標(biāo)題”的復(fù)選框芯托辛耍綣 你不需要ID字段，你可以在Access向你推薦主關(guān)鍵字時(shí)拒絕選擇“不要主關(guān)鍵字”），其余的你都可視而不見(jiàn)，只管按“下一步”直至完成。導(dǎo)入完成后你可以打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數(shù)據(jù)庫(kù)，那么更簡(jiǎn)單，可以直接用FoxPro打開(kāi)上一步你存盤的“.dbf”文件，根據(jù)需要進(jìn)行一些諸如字段寬度、字段數(shù)據(jù)類型設(shè)置就可以使用了。 說(shuō)到這里，你可能會(huì)說(shuō)“呀，太簡(jiǎn)單了，我也會(huì)”，那么好了，我寫這篇文章的目的就是要大家盡可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時(shí)就偷懶”嘛。為Excel公式返回結(jié)果設(shè)置顏色希望能幫助大家輕松掌握辦公軟件的各種操作技巧。今天我們介紹如何為Excel公式返回結(jié)果設(shè)置顏色。在“條件格式”中，作為條件的不僅是具體的數(shù)據(jù)，而且可以用公式的返回結(jié)果。我們?nèi)匀灰猿煽?jī)表為例，讓前10名的成績(jī)數(shù)值以“藍(lán)色”顯示出來(lái)，讓低于平均分的成績(jī)數(shù)值以“紅色”顯示出來(lái)。 1、選中成績(jī)所在的單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框。 2、按第1個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“公式”選項(xiàng)，然后在后面的方框中輸入公式：=C2=LARGE(C$2:C$61,10)。 注意：由于是對(duì)整個(gè)區(qū)域一次性設(shè)置的，所以我們對(duì)C2單元格和C列作了“相對(duì)引用”；而成績(jī)都位于第2行至第61行，所以我們對(duì)這個(gè)區(qū)域作了“絕對(duì)引用”，即在相應(yīng)的位置前面添加了一個(gè)“$”符號(hào)。上述公式的含義是：當(dāng)單元格中的數(shù)值大于或等于第10名成績(jī)時(shí)（用“LARGE(C$2:C$61,10)”公式確定），使用該格式。 3、按下“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“字體”標(biāo)簽中，按“顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中，選擇“藍(lán)色”選項(xiàng)，確定返回。 4、單擊一下“添加”按鈕，添加一個(gè)“條件格式”，再仿照上述操作，設(shè)置好低于平均分的“條件格式”。 注意：平均分用“AVERAGE(C$2:C$61)”公式計(jì)算。 5、設(shè)置完成后，確定返回。 具體操作的動(dòng)畫顯示過(guò)程如下： Excel和Access間復(fù)制、導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)若要將Access中的數(shù)據(jù)裝入 Excel，可以從Access數(shù)據(jù)表中復(fù)制數(shù)據(jù)并粘貼到Excel工作表中，從Excel工作表連接到Access數(shù)據(jù)庫(kù)，或者將Access數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel工作表中。 若要將Excel中的數(shù)據(jù)裝入 Access，可以從Excel工作表復(fù)制數(shù)據(jù)并粘貼到Access數(shù)據(jù)表中，將Excel工作表導(dǎo)入Access表中，或者從Access表鏈接到Excel工作表。 注釋 “導(dǎo)入”一詞在Excel和Access中的意義各不相同。在Excel中，導(dǎo)入指的是建立一個(gè)可刷新的永久數(shù)據(jù)連接。在Access中，導(dǎo)入則指將數(shù)據(jù)裝入Access中一次，但不建立數(shù)據(jù)連接。 您不能將Excel工作簿保存為Access數(shù)據(jù)庫(kù)。Excel 和Access都不提供利用Excel數(shù)據(jù)創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)的功能。在Excel中使用Access數(shù)據(jù)如果數(shù)據(jù)在Access中，但您希望在Excel中使用這些數(shù)據(jù)：操作：交換的性質(zhì)：將Access數(shù)據(jù)復(fù)制到Excel中臨時(shí)將Access數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel定期從Excel連接到Access數(shù)據(jù)永久實(shí)例解析Excel劃規(guī)求解教程貼士：我們經(jīng)常碰到需要使用斜線的情況，由于Excel中沒(méi)有“繪制斜線表頭”功能，遇到這種情況，大部分朋友就大為頭痛。其實(shí)，在Excel中有很多方法可以制作斜線表頭。10假設(shè)某一公司由點(diǎn)由于業(yè)務(wù)需要，要求在本月21號(hào)到27號(hào)這7天中安排7名員工值班，請(qǐng)運(yùn)用規(guī)劃求解安排員工的值班日期員工的個(gè)人時(shí)間安排如下：1，江雨薇要比邱朋清早有天值班2，郝思嘉比江雨薇晚2天值班3，林曉彤要比邱月清晚1天值班4，曾云兒要比沈沉早若干天值班5，邱月清要比沈沉晚若干天值班6，沈沉在24號(hào)有空，因此安排他在24號(hào)值班員工值班安排表員工姓名值班日期江雨薇郝思嘉林曉彤曾云兒沈沉蔡小蓓0若干天0目標(biāo)值0 注：目標(biāo)值為員工值班所有日期數(shù)值的平方總和；（即為4060）?？勺儐卧駷椴绦≥淼闹蛋嗳掌谝约叭舾商斓臄?shù)值。1，若干天數(shù)值須為整數(shù)2，若干天數(shù)值須小于或等于73，若干天數(shù)值須大于或等于14，蔡小蓓值班日期數(shù)值須為整數(shù)5，蔡小蓓值班日期數(shù)值須小于或等于216，蔡小蓓值班日期數(shù)值須大于或等于27Excel斜線表頭三種畫法在Excel表格的使用中，我們經(jīng)常碰到需要使用斜線的情況，由于Excel中沒(méi)有“繪制斜線表頭”功能，遇到這種情況，大部分朋友就大為頭痛。其實(shí)，在Excel中有很多方法可以制作斜線表頭。下面就讓我們一起來(lái)看看在Excel中制作斜線的各種方法(下面均以Excel2000為例進(jìn)行介紹)。方法一：利用單元格格式中的邊框?qū)崿F(xiàn)1.利用單元格中分行的效果：首先在單元格中輸入“性別”，這時(shí)候如果按回車鍵的話，光標(biāo)就會(huì)轉(zhuǎn)到其他單元格中去，所以必須按“Alt+回車鍵”，光標(biāo)轉(zhuǎn)到下一行，接著輸入“姓名”，然后再在“性別”前加入若干空格(或插入文本框分別輸入性別、姓名)，達(dá)到效果。2.在單元格中設(shè)置斜線：選擇單元格，在右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“邊框”標(biāo)簽，進(jìn)行斜線的設(shè)置。優(yōu)勢(shì)：能夠比較迅速地繪出標(biāo)準(zhǔn)的斜線表頭。劣勢(shì)：只能在單元格中畫出對(duì)角斜線，并不能畫出任意斜線。方法二：利用繪圖工具實(shí)現(xiàn)，這也是大家比較常用的一種方式。首先在Excel中選擇一個(gè)單元格，然后打開(kāi)Excel的“繪圖”工具欄，單擊該工具欄的“直線”圖標(biāo)，將所需要的線段全部畫在工作表上，并調(diào)整好合適的位置，可以為表格創(chuàng)建出任意樣式的斜線表頭來(lái)。下面我們就說(shuō)明具體制作。1.制作字符文本框 注意：為了能在斜線區(qū)域中方便地調(diào)整字符位置，使字符在斜線區(qū)域中合理地布局，需要將每一文本框中設(shè)定只有一個(gè)字符。其原因也很簡(jiǎn)單，這樣能盡可能減小表頭空間大小，從而將表頭做得更加緊湊。使用“方框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消，可選中文字框，調(diào)出快捷菜單，選擇“對(duì)象格式”“圖案”，選擇“無(wú)邊框”即可。2.創(chuàng)建直線對(duì)象 單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標(biāo)變成十字形狀，將直線移至要添加斜線的開(kāi)始位置，按鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來(lái)了。3.組合斜線表頭 在組合斜線表頭時(shí)，最好按照從上到下的次序進(jìn)行。首先，將一條直線放入表頭中，單擊鼠標(biāo)使直線出現(xiàn)編輯點(diǎn)，然后分別拖動(dòng)線段兩端的編輯點(diǎn)，將直線與斜線表頭表格線上的相應(yīng)位置相重合，然后在該線的中段產(chǎn)生一個(gè)新的編輯點(diǎn)，將直線拖放到表格線的相應(yīng)位置上；這樣斜線區(qū)域就設(shè)置好了；最后，再添加該斜線區(qū)域中的標(biāo)題字符或圖像，這一區(qū)域的全部操作就完成了。優(yōu)勢(shì)：能夠?qū)崿F(xiàn)各種不規(guī)則的斜線表頭。劣勢(shì)：對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)難度頗高，需要一定的技巧。方法三：粘貼word中已制好的斜線表頭對(duì)于Word中有多種添加斜線表頭的方式，如“表格”菜單中的“繪制斜線表頭”即有多種樣式，也可按上述方法操作繪制斜線表頭，完成大家熟悉的表頭制作后，復(fù)制到Excel中，同樣可達(dá)到相應(yīng)的效果。優(yōu)勢(shì)：這種方法最為簡(jiǎn)便，也很省力。劣勢(shì)：Word只提供了五種斜線表頭樣式，選擇范圍有限。以上介紹的制作Excel斜線表頭的方法，可以較好地解決用戶在實(shí)際工作中所遇到的問(wèn)題，而且操作起來(lái)并不復(fù)雜，如果有興趣不妨一試。Excel里輸小數(shù)技巧單位的財(cái)務(wù)MM一直超贊Excel 2003是個(gè)強(qiáng)大的好東東。不過(guò)，一旦遇到小數(shù)的輸入，她也會(huì)大呼“麻煩”。因?yàn)檫@不僅涉及到數(shù)字的輸入，還涉及到了小數(shù)點(diǎn)的輸入，尤其是在中文輸入狀態(tài)下，很容易將小數(shù)點(diǎn)輸成句號(hào)。下面介紹兩種常用的快速輸入小數(shù)的實(shí)用方法。方法一：自動(dòng)添加小數(shù)點(diǎn)法首先選定需要輸入小數(shù)的單元格，在菜單欄依次單擊“工具”“選項(xiàng)”，并在彈出的對(duì)話框中切換到“編輯”選項(xiàng)卡。然后勾選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”框中輸入小數(shù)位數(shù)，比如“2”（保持兩位小數(shù)），最后單擊“確定”即可。接下來(lái)，我們只需要在單元格中輸入相應(yīng)的數(shù)字就可以了，不需要輸入小數(shù)點(diǎn)。比如要輸入12.34，只需輸入1234，回車即可。方法二：自定義數(shù)據(jù)格式法首先還是選定需要輸入小數(shù)的單元格，依次單擊“格式”“單元格”“數(shù)值”，并在“分類”下拉框中選中“自定義”。然后，單擊“類型”輸入框，輸入新的格式類型“0.00，”，注意逗號(hào)“，”為半角英文字符，最后“確定”即可。值得注意的是，利用這種方法輸入小數(shù)時(shí)，需要多輸入一個(gè)0，比如要輸入12.34，需要輸入12340，回車即可。管理Excel2007條件格式規(guī)則的優(yōu)先級(jí)通過(guò)使用“條件格式規(guī)則管理器”對(duì)話框，您可以在工作簿中創(chuàng)建、編輯、刪除和查看所有條件格式規(guī)則。(在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“管理規(guī)則”。) 當(dāng)兩個(gè)或更多個(gè)條件格式規(guī)則應(yīng)用于一個(gè)單元格區(qū)域時(shí)，將按其在此對(duì)話框中列出的優(yōu)先級(jí)順序評(píng)估這些規(guī)則。列表中較高處的規(guī)則的優(yōu)先級(jí)高于列表中較低處的規(guī)則。默認(rèn)情況下，新規(guī)則總是添加到列表的頂部，因此具有較高的優(yōu)先級(jí)，但是您可以使用對(duì)話框中的“上移”和“下移”箭頭更改優(yōu)先級(jí)順序。多個(gè)條件格式規(guī)則評(píng)估為真時(shí)將發(fā)生何種情況對(duì)于一個(gè)單元格區(qū)域，可以有多個(gè)評(píng)估為真的條件格式規(guī)則。這些規(guī)則可能沖突，也可能不沖突：規(guī)則不沖突 例如，如果一個(gè)規(guī)則將單元格格式設(shè)置為字體加粗，而另一個(gè)規(guī)則將同一個(gè)單元格的格式設(shè)置為紅色，則該單元格格式設(shè)置為字體加粗且為紅色。因?yàn)檫@兩種格式間沒(méi)有沖突，所以兩個(gè)規(guī)則都得到應(yīng)用。規(guī)則沖突 例如，一個(gè)規(guī)則將單元格字體顏色設(shè)置為紅色，而另一個(gè)規(guī)則將單元格字體顏色設(shè)置為綠色。因?yàn)檫@兩個(gè)規(guī)則沖突，所以只應(yīng)用一個(gè)規(guī)則。應(yīng)用優(yōu)先級(jí)較高的規(guī)則。粘貼、填充和格式刷如何影響條件格式規(guī)則編輯工作表時(shí)，可以復(fù)制和粘貼具有條件格式的單元格值，用條件格式填充單元格區(qū)域，或者使用格式刷。這些操作對(duì)條件格式規(guī)則優(yōu)先級(jí)的影響是：為目標(biāo)單元格創(chuàng)建一個(gè)基于源單元格的新條件格式規(guī)則。如果將具有條件格式的單元格值復(fù)制并粘貼到在 Microsoft office Excel 的另一個(gè)實(shí)例中打開(kāi)的工作表中，則不創(chuàng)建條件格式規(guī)則并且不復(fù)制格式。條件格式和手動(dòng)格式?jīng)_突時(shí)將發(fā)生何種情況對(duì)于單元格區(qū)域，如果格式規(guī)則為真，它將優(yōu)先于手動(dòng)格式。可以通過(guò)使用“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上“單元格”組中的“格式”命令應(yīng)用手動(dòng)格式。如果刪除條件格式規(guī)則，單元格區(qū)域的手動(dòng)格式將保留。注釋 手動(dòng)格式?jīng)]有在“條件格式規(guī)則管理器”對(duì)話框中列出或者沒(méi)有用于確定優(yōu)先級(jí)。編輯條件格式規(guī)則優(yōu)先級(jí)1、在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“管理規(guī)則”。為當(dāng)前選擇(包括規(guī)則類型、格式、應(yīng)用規(guī)則的單元格區(qū)域以及“如果為真則停止”設(shè)置)顯示條件格式規(guī)則的列表。如果沒(méi)有找到所需的規(guī)則，請(qǐng)?jiān)凇帮@示其格式規(guī)則”列表框中，確保已選中適當(dāng)?shù)膯卧駞^(qū)域、工作表、表或數(shù)據(jù)透視表。2、選擇一個(gè)規(guī)則。一次只能選擇一個(gè)規(guī)則。3、要在優(yōu)先級(jí)中向上移動(dòng)所選規(guī)則，請(qǐng)單擊“上移”。要在優(yōu)先級(jí)中向下移動(dòng)所選規(guī)則，請(qǐng)單擊“下移”。4、另外，要在特定規(guī)則處停止規(guī)則評(píng)估，請(qǐng)選中“如果為真則停止”復(fù)選框。選中“如果為真則停止”復(fù)選框可實(shí)現(xiàn)與不支持多個(gè)條件格式規(guī)則的 Microsoft Office Excel 2007 早期版本的向后兼容性。例如，如果對(duì)某單元格區(qū)域有三個(gè)條件格式規(guī)則，則默認(rèn)情況下，Office Excel 2007 之前的 Excel 版本將優(yōu)先應(yīng)用最后一個(gè)規(guī)則。如果要應(yīng)用第一個(gè)或第二個(gè)規(guī)則，則為該規(guī)則選中“如果為真則停止”復(fù)選框。Excel 將工作表保存為網(wǎng)頁(yè)在Excel 2000中，我們可以將整個(gè)工作簿保存為一個(gè)主頁(yè)（HomePage），操作步驟如下：1. 打開(kāi)要保存為主頁(yè)的文件。2. 在“文件”菜單下執(zhí)行“另存為Web頁(yè)”命令，之后出現(xiàn)一個(gè)另存為對(duì)話框。3. 輸入一個(gè)，按下“保存”按鈕即可。如果在保存為主頁(yè)前要預(yù)覽輸出的效果，可以先執(zhí)行“文件”菜單下執(zhí)行“Web頁(yè)預(yù)覽”命令，之后可以看到如圖14-10的顯示畫面。該畫面就是在主頁(yè)上顯示的內(nèi)容。建立Excel超級(jí)鏈接在Excel 2000中是通過(guò)對(duì)工作表中的對(duì)象設(shè)定超鏈接來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)Internet資源的訪問(wèn)的。實(shí)際上超級(jí)鏈接還能夠跳轉(zhuǎn)至硬盤，公司的內(nèi)部網(wǎng)或諸如其上的全球廣域網(wǎng)的某頁(yè)。例如，可創(chuàng)建超級(jí)鏈接，從 word 文件跳轉(zhuǎn)到提供詳細(xì)內(nèi)容的 Microsoft Excel 中的圖表。超級(jí)鏈接由“熱”映射或藍(lán)色的帶有下劃線的顯示文本表示。單擊它們，即可跳轉(zhuǎn)至其他位置。14.2.1 將單元格文本創(chuàng)建為超級(jí)鏈接插入超級(jí)鏈接的操作步驟如下：1. 請(qǐng)選擇作為超級(jí)鏈接顯示的單元格或單元格區(qū)域，如圖14-7所示。2. 單擊“插入超級(jí)鏈接”按鈕，出現(xiàn)如圖14-8的對(duì)話框。3. 在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”輸入框中，輸入超級(jí)鏈接目標(biāo)文件的地址 。4. 按下“確定”按鈕即可。可以看到如圖14-9的結(jié)果，在建立超鏈接的單元格內(nèi)容下有下劃線出現(xiàn)同時(shí)用蘭色顯示。14.2.2 修改超級(jí)鏈接的目標(biāo)1. 選定包含文本超級(jí)鏈接的單元格，請(qǐng)單擊超級(jí)鏈接旁邊的單元格。然后使用方向鍵移動(dòng)到包含超級(jí)鏈接的單元格上。2. 單擊“插入超級(jí)鏈接”按鈕，出現(xiàn)如圖14-8的對(duì)話框。3.在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”輸入框中，輸入新的目標(biāo)地址。4. 按下“確定”按鈕即可。14.2.3 復(fù)制或移動(dòng)超級(jí)鏈接1. 如果要復(fù)制超級(jí)鏈接，請(qǐng)單擊“復(fù)制”按鈕。如果要移動(dòng)超級(jí)鏈接，請(qǐng)單擊“剪貼”按鈕。2. 單擊希望包含復(fù)制或移動(dòng)的超級(jí)鏈接的單元格。3. 單擊“粘貼”按鈕即可。Excel 2007字段設(shè)置出處：2345軟件大全時(shí)間：2010-07-14人氣：11438我來(lái)評(píng)論教程貼士：使用Excel 2007“字段設(shè)置”對(duì)話框可以控制數(shù)據(jù)透視表中字段的各種格式、打印、分類匯總和篩選器設(shè)置。使用Excel 2007“字段設(shè)置”對(duì)話框可以控制數(shù)據(jù)透視表中字段的各種格式、打印、分類匯總和篩選器設(shè)置。源名稱顯示數(shù)據(jù)源中的字段名稱。自定義名稱顯示數(shù)據(jù)透視表中的當(dāng)前字段名稱，如果不存在自定義名稱，則顯示源名稱。要更改“自定義名稱”，請(qǐng)單擊框中的文本并編輯該名稱。布局和打印“布局”部分以大綱形式顯示項(xiàng)目標(biāo)簽 單擊此選項(xiàng)可通過(guò)大綱形式顯示字段項(xiàng)目。顯示同一列(緊湊形式)中下一字段的標(biāo)簽 選擇或清除此選項(xiàng)可顯示或隱藏同一列或緊湊形式中下一字段的標(biāo)簽。它可以為選定字段在打開(kāi)或關(guān)閉緊湊形式之間切換。僅當(dāng)選擇了“以大綱形式顯示項(xiàng)目”后才會(huì)啟用此復(fù)選框。在每個(gè)組的頂端都顯示分類匯總 選擇或清除此選項(xiàng)可在每個(gè)組的頂端顯示或隱藏分類匯總。僅當(dāng)選擇了“以大綱形式顯示項(xiàng)目”后才會(huì)啟用此復(fù)選框。 以表格形式顯示項(xiàng)目標(biāo)簽 單擊此選項(xiàng)可通過(guò)表格形式顯示字段項(xiàng)目。此設(shè)置只影響行標(biāo)簽區(qū)域中的字段。在每個(gè)項(xiàng)目后面插入空白行 選擇此選項(xiàng)可在每個(gè)項(xiàng)目后面插入一個(gè)空白行，以此為項(xiàng)目（例如分類匯總）提供更大的間距。清除此復(fù)選框后，將顯示不帶空白行的字段項(xiàng)目。 注釋 可以對(duì)空行應(yīng)用字符和單元格格式，但不能在其中輸入數(shù)據(jù)。顯示空數(shù)據(jù)項(xiàng) 選擇或清除此選項(xiàng)可顯示或隱藏空數(shù)據(jù)項(xiàng)。 注釋 此復(fù)選框?qū)?OLAP 數(shù)據(jù)源不可用?！按蛴　辈糠衷诿總€(gè)項(xiàng)目后面插入分頁(yè)符 選擇或清除此選項(xiàng)可在打印數(shù)據(jù)透視表時(shí)每個(gè)項(xiàng)目后面插入或不插入分頁(yè)符。分類匯總和篩選“分類匯總”部分選擇下列選項(xiàng)之一：自動(dòng)：對(duì)字段使用默認(rèn)函數(shù)。 無(wú)：顯示不帶分類匯總的字段。 自定義：允許選擇下列函數(shù)之一作為分類匯總。 函數(shù) 說(shuō)明 Sum 值的總和。它是針對(duì)數(shù)值的默認(rèn)函數(shù)。 Count 值的數(shù)目。Count 匯總函數(shù)與 COUNTA 工作表函數(shù)的工作方式相同。Count 是針對(duì)數(shù)值之外的值的默認(rèn)函數(shù)。 Average 值的平均值。 Max 最大值。 Min 最小值。 Product 值的乘積。 Count Nums 數(shù)值的數(shù)目。Count Nums 匯總函數(shù)與 COUNT 工作表函數(shù)的工作方式相同。 StDev 總體標(biāo)準(zhǔn)偏差的估計(jì)值，其中樣本是整個(gè)總體的子集。 StDevp 總體的標(biāo)準(zhǔn)偏差，其中總體是要匯總的所有值。 Var 總體方差的估計(jì)值，其中樣本是整個(gè)總體的子集。 Varp 總體的方差，其中總體是要匯總的所有值。 注釋 自定義函數(shù)不能用于 OLAP 數(shù)據(jù)源。“篩選”部分在手動(dòng)篩選中包含新項(xiàng)目 選擇或清除此選項(xiàng)可在Excel 2007數(shù)據(jù)透視表的已應(yīng)用篩選中包含或排除任何新項(xiàng)目。教你用Excel來(lái)聊天很多單位都組建了局域網(wǎng)，雖然有不少能在局域網(wǎng)上聊天的工具，但一來(lái)使用不方便，二來(lái)不安全(容易被老板發(fā)現(xiàn))。為此，筆者建議大家用Excel來(lái)聊天。第一步:打開(kāi)Excel2003，新建一個(gè)工作簿文檔，取名保存(如“工作記錄.xls”)。第二步:執(zhí)行“工具共享工作簿”，打開(kāi)“共享工作簿”對(duì)話框(見(jiàn)圖1)，選中“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”選項(xiàng)，確定返回。第三步:將上述工作簿文檔保存在局域網(wǎng)上某臺(tái)電腦的一個(gè)共享文件夾中。第四步:局域網(wǎng)內(nèi)用戶同時(shí)打開(kāi)上述工作簿，大家約定好輸入的單元格位置(如A用戶在A列輸入內(nèi)容、B列輸入時(shí)間；B用戶在C列輸入內(nèi)容、D列輸入時(shí)間)。第五步:選定相應(yīng)的單元格(如A1)，將聊天內(nèi)容輸入到其中，再選中B1單元格，按下“Ctrl+Shift+;”組合鍵輸入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間。第六步:單擊工具欄上的“保存”按鈕，將上述輸入內(nèi)容保存一下，對(duì)方只要再按一下“保存”按鈕，即可看到上述輸入的內(nèi)容。Excel 2007中輕松設(shè)置文本的樣式Excel 2007中，您可以隨意設(shè)置文本樣式，包括加粗、傾斜、下劃線、刪除線、上下標(biāo)等。將文本格式設(shè)置為加粗、傾斜或帶下劃線1、選擇要設(shè)置格式的單元格、單元格區(qū)域、文本或字符。提示 要取消選擇的單元格區(qū)域，請(qǐng)單擊工作表中的任意單元格。2、在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“字體”組中，執(zhí)行下列操作之一：要使文本加粗，請(qǐng)單擊“加粗”。鍵盤快捷方式 您也可以按 Ctrl+B 或 Ctrl+2。要使文本傾斜，請(qǐng)單擊“傾斜”。鍵盤快捷方式 您也可以按 Ctrl+I 或 Ctrl+3。要使文本帶下劃線，請(qǐng)單擊“下劃線”。鍵盤快捷方式 您也可以按 Ctrl+U 或 Ctrl+4。注釋 若要應(yīng)用其他類型的下劃線，請(qǐng)?jiān)凇伴_(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“字體”組中，單擊“字體”旁邊的“設(shè)置單元格字體格式”“對(duì)話框啟動(dòng)器”(或者按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1)，然后在“下劃線”列表中選擇所需的樣式。將文本設(shè)置為上標(biāo)或下標(biāo)格式1、選擇要設(shè)置格式的單元格、單元格區(qū)域、文本或字符。提示 要取消選擇的單元格區(qū)域，請(qǐng)單擊工作表中的任意單元格。在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“字體”組中，單擊“字體”旁邊的“設(shè)置單元格字體格式”對(duì)話框啟動(dòng)器。鍵盤快捷方式 您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速顯示“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡。在“特殊效果”下，選擇“上標(biāo)”或“下標(biāo)”復(fù)選框。將文本格式設(shè)置為帶刪除線1、選擇要設(shè)置格式的單元格、單元格區(qū)域、文本或字符。提示 要取消選擇的單元格區(qū)域，請(qǐng)單擊工作表中的任意單元格。2、在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“字體”組中，單擊“字體”旁邊的“設(shè)置單元格字體格式”對(duì)話框啟動(dòng)器。鍵盤快捷方式 您也可以按 Ctrl+Shift+F 或 Ctrl+1 快速顯示“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡。3、在“特殊效果”下面，選擇“刪除線”復(fù)選框。鍵盤快捷方式 要在不使用對(duì)話框的情況下快速應(yīng)用或去掉刪除線格式設(shè)置，請(qǐng)按 Ctrl+5。Excel使用技巧在工作當(dāng)中用電子表格來(lái)處理數(shù)據(jù)將會(huì)更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡(jiǎn)單，不過(guò)真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。快速定義工作簿格式首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開(kāi)“樣式”對(duì)話框；然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對(duì)齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容；單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對(duì)話框，Excel工作簿的格式就會(huì)按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求?？焖?gòu)?fù)制公式復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：一是拖動(dòng)制復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實(shí)心十字時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵沿列（對(duì)行計(jì)算時(shí)）或行（對(duì)列計(jì)算時(shí)）拖動(dòng)，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計(jì)算。公式復(fù)制的快慢可由小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來(lái)調(diào)節(jié)：小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快；反之，復(fù)制越慢。也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復(fù)制到已選中的單元格?？焖亠@示單元格中的公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項(xiàng)”命令，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕。這時(shí)每個(gè)單元格中的公式就顯示出來(lái)了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可?？焖賱h除空行有時(shí)為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會(huì)將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動(dòng)篩選”功能來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動(dòng)篩選”命令。在每一列的項(xiàng)部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。自動(dòng)切換輸入法當(dāng)你使用Excel 2000編輯文件時(shí)，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對(duì)于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對(duì)不同類型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。新建或打開(kāi)需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開(kāi)”，單擊“確定”按鈕。選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。之后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置，自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換。就是說(shuō)，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們?cè)O(shè)置為輸入漢字的單元格時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)切換到中文輸入狀態(tài)，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們?cè)O(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時(shí)，系統(tǒng)又能自動(dòng)關(guān)閉中文輸入法。自動(dòng)調(diào)整小數(shù)點(diǎn)如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高。單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，然后單擊“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.04”。方便多了吧！此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?8.88”。用“記憶式輸入”有時(shí)我們需要在一個(gè)工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時(shí)如果采用“記憶式輸入”會(huì)幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計(jì)表中要多次輸入“助理工程師”，當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒?，第二次又要輸入這些文字時(shí)，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會(huì)用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項(xiàng)相符，則Excel2000會(huì)將剩下的“助理工程師”四字自動(dòng)填入。按下列方法設(shè)置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項(xiàng)”命令，然后選擇“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“編輯”選項(xiàng)卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。用“自動(dòng)更正”方式實(shí)現(xiàn)快速輸入使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語(yǔ)，當(dāng)輸入該條短語(yǔ)時(shí)，“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動(dòng)更正”項(xiàng)目：首先，選擇“工具”中的“自動(dòng)更正”命令；然后，在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“替換”框中鍵入短語(yǔ)“愛(ài)好者”，在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛(ài)好者的讀者”；最后，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛(ài)好者”，則整個(gè)名稱就會(huì)輸?shù)奖砀裰小Ｓ孟吕斜砜焖佥斎霐?shù)據(jù)如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來(lái)實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域；接著，選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，從有效數(shù)據(jù)對(duì)話框中選擇“序列”，單擊“來(lái)源”欄右側(cè)的小圖標(biāo)，將打開(kāi)一個(gè)新的“有效數(shù)據(jù)”小對(duì)話框；接著，在該對(duì)話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目和項(xiàng)目之間用逗號(hào)隔開(kāi)，比如輸入“工程師，助工工程師，技術(shù)員”，然后回車。注意在對(duì)話框中選擇“提供下拉箭頭”復(fù)選框；最后單擊“確定”即可。第七步:如果老板來(lái)了，只要切換到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先輸入一些與工作相關(guān)的內(nèi)容)，即可轉(zhuǎn)換到“工作狀態(tài)”。既方便又安全！小提示提高效率，多人同時(shí)錄入一個(gè)Excel文件這個(gè)應(yīng)用主要利用了Excel的“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”功能，在實(shí)際工作中，可以用做多人共同錄入一個(gè)Excel表格，Excel會(huì)自動(dòng)保持信息不斷更新。比如:有A、B、C、D四個(gè)用戶分工合作共同完成2005.xls文件的錄入，首先打開(kāi)這個(gè)文件，并按上面的操作勾選“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”，最后點(diǎn)擊“文件另存為”，將其保存在E電腦的D盤中。接下來(lái)四個(gè)用戶就可以同時(shí)在這個(gè)文件中錄入了。Excel IF函數(shù)應(yīng)用教程if函數(shù) （一）IF函數(shù)說(shuō)明 IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測(cè)試的真假值返回不同的結(jié)果，因此 If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。它的應(yīng)用很廣泛，可以使用函數(shù) IF 對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。它的語(yǔ)法為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達(dá)式。本參數(shù)可使用任何比較運(yùn)算符。 Value_if_true顯示在logical_test 為 TRUE 時(shí)返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 為 FALSE 時(shí)返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。 簡(jiǎn)言之，如果第一個(gè)參數(shù)logical_test返回的結(jié)果為真的話，則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)Value_if_false的結(jié)果。IF 函數(shù)可以嵌套七層，用 value_if_false 及 value_if_true 參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測(cè)條件。 Excel 還提供了可根據(jù)某一條件來(lái)分析數(shù)據(jù)的其他函數(shù)。例如，如果要計(jì)算單元格區(qū)域中某個(gè)文本串或數(shù)字出現(xiàn)的次數(shù)，則可使用 COUNTIF 工作表函數(shù)。如果要根據(jù)單元格區(qū)域中的某一文本串或數(shù)字求和，則可使用 SUMIF 工作表函數(shù)。（二）IF函數(shù)應(yīng)用 1、 輸出帶有公式的空白表單圖1 人事分析表1 以圖中所示的人事?tīng)顩r分析表為例，由于各部門關(guān)于人員的組成情況的數(shù)據(jù)尚未填寫，在總計(jì)欄（以單元格G5為例）公式為： =SUM(C5:F5) 我們看到計(jì)算為0的結(jié)果。如果這樣的表格打印出來(lái)就頁(yè)面的美觀來(lái)看顯示是不令人滿意的。是否有辦法去掉總計(jì)欄中的0呢？你可能會(huì)說(shuō)，不寫公式不就行了。當(dāng)然這是一個(gè)辦法，但是，如果我們利用了IF函數(shù)的話，也可以在寫公式的情況下，同樣不顯示這些0。如何實(shí)現(xiàn)呢？只需將總計(jì)欄中的公式（僅以單元格G5為例）改寫成： =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),) 通俗的解釋就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，則在單元格中顯示SUM(C5:F5)的結(jié)果，否則顯示字符串。 幾點(diǎn)說(shuō)明： （1） SUM(C5:F5)不等于零的正規(guī)寫法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0； （2） 表示字符串的內(nèi)容為空，因此執(zhí)行的結(jié)果是在單元格中不顯示任何字符。 如果對(duì)上述例子有了很好的理解后，我們就很容易將IF函數(shù)應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域。比如，在成績(jī)表中根據(jù)不同的成績(jī)區(qū)分合格與不合格?，F(xiàn)在我們就以某班級(jí)的英語(yǔ)成績(jī)?yōu)槔唧w說(shuō)明用法。 圖2某班級(jí)的成績(jī)?nèi)鐖D6所示，為了做出最終的綜合評(píng)定，我們?cè)O(shè)定按照平均分判斷該學(xué)生成績(jī)是否合格的規(guī)則。如果各科平均分超過(guò)60分則認(rèn)為是合格的，否則記作不合格。 根據(jù)這一規(guī)則，我們?cè)诰C合評(píng)定中寫公式（以單元格B12為例）： =IF(B1160,合格,不合格) 語(yǔ)法解釋為，如果單元格B11的值大于60，則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)即在單元格B12中顯示合格字樣，否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)即在單元格B12中顯示不合格字樣。 在綜合評(píng)定欄中可以看到由于C列的同學(xué)各科平均分為54分，綜合評(píng)定為不合格。其余均為合格。 3、 多層嵌套函數(shù)的應(yīng)用 在上述的例子中，我們只是將成績(jī)簡(jiǎn)單區(qū)分為合格與不合格，在實(shí)際應(yīng)用中