文件管理制度.doc

沃森車用機器 （密件/普通）文 件 管 理 制 度目 錄第一章總則第二章 職責(zé)第三章 文件種類（一）內(nèi)部文件種類（二）外部文件種類第四章 文件行文規(guī)則（一）公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。（二）文件格式（三）文件的密級（四）文件資料的急級（五）文件的發(fā)文字號第五章 文件的發(fā)送與接收（一）內(nèi)部文件（二）外部文件第六章 文件立卷、歸檔和銷毀第七章 文件的修訂沃森人力資源部二零零九年十月二十八日文 件 管 理 制 度頁一章 總則為有效的發(fā)揮管理體系的功能，使各項文件資料的管理統(tǒng)一化，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用, 確保公司的各類文件制度更有效地落實執(zhí)行，結(jié)合我公司實際情況，特制定本制度。第二章 職責(zé)（一）總經(jīng)理負責(zé)公司決定、決議的承認、審批工作。（二）總經(jīng)辦負責(zé)公司所有相關(guān)制度的審核與審批工作。（三）人力資源部負責(zé)公司人事、行政管理制度的擬制、日常通知擬制發(fā)放工作。（四）財務(wù)部負責(zé)公司財務(wù)管理機制的擬制。（五）事業(yè)部負責(zé)公司業(yè)務(wù)規(guī)范制度及運作的擬制。（六）市場部負責(zé)市場規(guī)劃、渠道管理等相關(guān)管理制度的擬制。（七）采購部負責(zé)本公司有關(guān)采購流程及供應(yīng)商管理等規(guī)范的制定。(八) 技術(shù)部負責(zé)本公司有關(guān)技術(shù)規(guī)范及技術(shù)支持制度方面的制定。（九）倉儲部負責(zé)本公司有關(guān)倉儲運輸機制的制定。（十）其它通知通告等內(nèi)部文件由各部門按需出具。第三章 文件種類（一）內(nèi)部文件種類及審批權(quán)限1、公司決定、決議類。（總經(jīng)理級審批）2、適用于全公司的行政管理制度類。（人力資源部/總辦審批）3、部門制定的本部門的管理制度、工作職責(zé)、作業(yè)流程等。（部經(jīng)理審批）4、通知通報類：傳達及有關(guān)部門需要周知或者共同執(zhí)行的事項。（經(jīng)理級以上）5、會議紀要類:適用于記載和傳達會議情況和議定事項（根據(jù)會議內(nèi)容由經(jīng)理級以上人員批）。6、報告類:適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，請求指示、批準；答復(fù)上級單位的詢問。7、其它需要各部門聯(lián)合辦理的文件。（二）外部文件種類1、政府法律、法規(guī)文件。2、當(dāng)?shù)卣呐R時發(fā)文。3、其它相關(guān)聯(lián)公司來文來函。第四章 文件行文規(guī)則（一）文件格式1、公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。2、頁眉：采用本公司統(tǒng)一樣式的臺頭LOGO，在頁眉的右上角標注文件的密級/急級。3、頁腳：要以居中格式標注“第*頁共*頁。（二）文件的密級：普通件、密件、機密件、絕密件。等級描 述處 理 方 式普通件指非機密文件正常文件處理方式密 件只限公司內(nèi)部指定人員核閱處理機密件只限部門內(nèi)部部門經(jīng)理以上人員或指定人員核閱處理絕密件只限承辦人，不得向無關(guān)人員泄漏公司經(jīng)營班子成員或指定人員核閱處理（三）文件資料的急級：分加急、急、普通、其它四類，按以下標準處理：等級描 述處 理 方 式一類普通限二個工作日內(nèi)完成；二類急限一個工作日內(nèi)完成；三類加急限半個工作日內(nèi)完成（隨到隨辦）；四類-特殊要求在其它欄中標注。（四）文件的發(fā)文字號1、公司決定、決議類。“沃鄭辦決（2009）*號”（見附件模版1）2、適用于全公司的管理制度類。（見本制度版式）3、部門制定的本部門的管理制度、工作職責(zé)、作業(yè)流程等。（見本制度版式）4、通知通報類：統(tǒng)一使用通知模版，發(fā)文字號為“沃鄭發(fā)（2009）*號”傳達及有關(guān)部門需要周知或者共同執(zhí)行的事項。（見附件模版2-通知模版）5、會議紀要類:統(tǒng)一使用會議紀要模版，發(fā)文字號為“沃鄭紀（2009）*號”，適用于記載和傳達會議情況和議定事項（見附件模版3-會議紀要模版）。6、報告類:“頁眉頁腳可參照本制度模版”，正文抬頭“關(guān)于*的報告”落款寫上報告人及報告日期即可，如需抄送，可以末頁最后一行寫上抄送部門或抄送人。(見附件模版4-報告模版)7、其它需要各部門聯(lián)合辦理的文件。（五）發(fā)文字號索引1、決議：沃鄭辦決（2009）*號2、通知：沃鄭發(fā)字（2009）*號 3、會議紀要：沃鄭紀字（2009）*號第五章 文件的發(fā)送與接收一、內(nèi)部文件（一）發(fā)送：需發(fā)放文件的部門應(yīng)根據(jù)模版要求統(tǒng)排版，或交由人力部排版及編撰發(fā)文字號打印，后經(jīng)相關(guān)層級人員簽署后方可發(fā)至各部門。（二）接收：文件發(fā)至各部經(jīng)理處，經(jīng)理不在的由助理或經(jīng)理指定人員簽收，簽收人應(yīng)在發(fā)文原件背面統(tǒng)一簽收，原件由人力資源部歸檔。文件的簽收應(yīng)使用黑色或藍色鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。（三）公告欄：需在公告欄中張?zhí)?，需?jīng)人力資源部方可貼出。（四）文件的發(fā)送特別緊急時，有必要注明需送達時間。（五）內(nèi)部文件發(fā)放流程發(fā)文人撰稿統(tǒng)一格式排版打印發(fā)文人簽字/蓋章發(fā)至各部門簽收（發(fā)文部門負責(zé)）公告欄張?zhí)ㄈ肆Σ控撠?zé)）原件歸檔（人力部負責(zé)）二、外部文件（一）發(fā)送：對外交住與合作中需要提供公司文件資料的，均應(yīng)經(jīng)副總級以上人員批準方可，需外送由指定人員或人力資源部送達。（二）接收：外來文件注明接收人的，由文件接收人簽收；未注明接收人的，根據(jù)文件性質(zhì)及類型交由部經(jīng)理簽收，前臺人員應(yīng)做好登記工作。（三）政府性質(zhì)等的相關(guān)文件由人力資源部或總經(jīng)理辦接收，后收人力資源部歸檔。第六章 文件立卷、歸檔和銷毀（一） 文件歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理制度，按文件相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本公司的主要工作情況以便于保管和利用。人力資源部歸口管理公司所有公司決議、規(guī)章制度、作業(yè)標準書、勞資合同、會議紀要、通知等。其它部門內(nèi)部文件由其本部內(nèi)部統(tǒng)一歸口管理，但應(yīng)在人力部備檔，以備日后查閱。（二） 存檔文件普通保存期為三年，機密文件保存期為五年，對已沒有歸檔和存查價值的文件，經(jīng)過鑒別和主管人批準，涉及公司規(guī)定的保密文件采用碎紙機碎掉，其它文件應(yīng)蓋“失效”或“作廢”印章。（三）各部門文件不得隨意復(fù)制、摘抄、翻閱傳遞，如其它部門人員需申閱屬公司機密性文件，需經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)辦批準方可。（四）文件發(fā)文人、取得人、保管人均對公司各種文件負有保密責(zé)任。“機密件”、“絕密件級”必須在電腦中保存的文檔設(shè)置密碼。（六）文件保管員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公司文內(nèi)容。第七章 文件的修訂（一）文件的修訂工作，由原作成部門擔(dān)當(dāng)。（二）禁止使用鉛筆或涂改液修訂文件。（三）因急需而不能及時修改的