新形勢下干部人事檔案工作中存在的問題和對策

1/5新形勢下干部人事檔案工作中存在的問題和對策干部人事檔案為組織人事部門招用、調(diào)配、培訓、獎懲、任用干部等工作提供真實信息，但當前干部人事檔案立卷歸檔中存在著一些不容忽視的問題，影響是了干部檔案管理的質(zhì)量。問題主要表現(xiàn)在以下三個方面一、立卷歸檔受政策法規(guī)變化的影響大近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放，1992年以后要放，并只須放九類11號，可是20XX年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料，入黨積極分子考察表，預(yù)備黨員考察表，20XX年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。二、干部檔案立卷不規(guī)范1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔2/5的材料沒有認真把關(guān)、鑒別，再加上部分單位領(lǐng)導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了案卷質(zhì)量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來源HTTP/久遠，原件無法找到。責成有關(guān)部門補辦的材料雖經(jīng)認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實性。2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)雜燴定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19規(guī)格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用A4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用A4紙。凡此種種問題的出現(xiàn)，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質(zhì)量。3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數(shù)檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。3/5三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高干部檔案立卷工作是一項專業(yè)性、知識性較強的工作，需要有一定業(yè)務(wù)知識的人才能做好。但現(xiàn)實并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領(lǐng)導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調(diào)整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又被調(diào)到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過程。以上問題已經(jīng)影響到干部檔案立卷工作和案卷質(zhì)量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。首先，統(tǒng)一標準，強化管理。要建立健全各項規(guī)章制度，統(tǒng)一標準，強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用A4紙，特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷，少改動，少切紙，避免浪費過多的人力、物力，同時也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導下，走上健康發(fā)展的道路。其次，嚴格把關(guān)，認真鑒別歸檔材料。干檔管理人員讓送材料者填寫移交單，對每一份材料都要認真鑒別。一要看材料填寫是否規(guī)范，有無漏填，有無使用純藍、圓珠4/5筆、鉛筆、紅墨水等，若不規(guī)范退回重填。二要看材料是否經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字，只有在蓋章簽字后，才能歸檔。三要看表格是否印制規(guī)范。鑒別審核后要核實移交單，看該送材料的單位還有哪些沒送來，然后及時催交，并及時歸檔，這樣就不會遺留問題，使檔案管理工作走上正常化軌道。同時，各有關(guān)部門要把收集移交干部檔案材料作為應(yīng)盡的責任，及時移交。為解決立卷中存在的問題，干部檔案管理部門要建立健全嚴格的歸檔制度，使收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓、認真鑒別，及時歸檔，牢牢嚴把入口關(guān)。再次，加強領(lǐng)導，建好隊伍。各級組織人事部門的領(lǐng)導，不僅要把檔案立卷管理工作列入每年的工作計劃目標，還要明確領(lǐng)導分管，對考核、任免等工作中形成的材料明確要求，責成相關(guān)科室手續(xù)齊全后及時送交干部檔案室，在配備檔案專兼職人員時，要選擇政治思想好、事業(yè)心強、能熟練掌握檔案專業(yè)知識的人擔任，并注意保持人員的相對穩(wěn)定。各級組織人事部門的領(lǐng)導對干部檔案管理人員，在工作上要多關(guān)心，幫助解決收集、整理方面遇到的難題，要在檔案的庫房設(shè)備，經(jīng)費使用上給予保；對兼職干檔管理人員要在工作時間上給予保證；在政治上要多關(guān)懷。為了提高專兼職干檔人員的素質(zhì)，要不斷強化業(yè)務(wù)培訓和交流，有計劃地