個人成效與時間管理-孟儒昭

1、講師：孟儒昭人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時間對盼望的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。朝菌朝生暮死；寒蟬春生復死；海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年時間的秩序時間的秩序時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 面包的比喻面包的比喻錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應付目前的一切正確：8成時間應付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時

2、刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4

3、、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們

4、？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理 總結(jié)你的時間掌控總結(jié)你的時間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進812“yes” 48 “yes”04“yes”當心！當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅持并保留你的方法平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽

5、略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.33.3大石頭大石頭小沙子小沙子水水目標目標靜思靜思秩序秩序I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U時間管理技巧一：區(qū)分時間的重要性和緊迫性時間管理技巧一：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：

6、此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無用人 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃壓力人 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動無聊人不緊急不緊急 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀律紀律 自制自制 少有危機少有危機 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重

7、第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機處理危機處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標與計劃輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責任感全無責任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生依賴他人或社會機構(gòu)維生時間管理技巧二：時間管理技巧二：4D原則原則時間管理技巧三：時間管理技巧三：80/20原則原則80/20原則于工作中的應用 20%的工作占整個工作80%的價值 集中的精力要做20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作 比如，想泡壺茶喝。當時的情況是：開水沒有；水壺要

8、洗，茶壺茶杯要洗；火生了，茶葉也有了。怎么辦？ 辦法二：洗凈水壺，灌上涼水，放在火上，坐待水開；水開了之后，急急忙忙找茶葉，洗茶壺茶杯，泡茶喝。 辦法一：先做好一些準備工作，洗水壺，洗茶壺茶杯，拿茶葉；一切就緒，灌水燒水；坐待水開了泡茶喝。辦法三：洗好水壺，灌上涼水，放在火上；在等待水開的時間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；等水開了，泡茶喝。時間管理技巧四：統(tǒng)籌方法時間管理技巧四：統(tǒng)籌方法一：全局觀點二：凡事謀劃三：預判能力四：善抓關(guān)鍵時間管理技巧五：授權(quán)時間管理技巧五：授權(quán)撿西瓜也不丟芝麻1、授權(quán)有道 2、給誰授權(quán)？ 3、哪些事情可以授權(quán)？ 4、授權(quán)為什么困難？ （1）授權(quán)太過隨意。 （2）不忍

9、心給員工更大的壓力。 （3）不信任被授予權(quán)力者 （4）猶豫不決、反復無常 （5）無反饋式的授權(quán) （6）自己重新做一遍 Parkingsons Law 帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限時間象一根彈筋：設(shè)立期限Paretos Principle 帕雷托原則80%80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20%20%的努力的努力Concentration Enigmas 注意力之謎 注意力需要及時恢復注意力需要及時恢復Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘Efficacy Efficiency 效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它時間管理技巧

10、六：時間管理自然法則時間管理技巧六：時間管理自然法則時間管理技巧七：生物鐘利用時間管理技巧七：生物鐘利用 詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。工作計劃-為每天的2-3件事項留出完整的時間時間管理技巧八：計劃制定時間管理技巧八：計劃制定避免分散注意力避免分散注意力 你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。時間管理技巧九：抽屜原理時間管理技巧九：抽屜原理順習慣做事會有越來越多的抱怨Proactive（制變）Reactive（應變）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意

11、識去選擇好時間管理要點說明時間管理要點說明確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應當完成的任務(wù)你應當完成的任務(wù)一般指應最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會去做。時間管理要點說明時間管理要點說明 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三個文件檔案2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案

12、里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動定下時間 Use Holding Files 使用活頁文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面時間管理要點說明時間管理要點說明產(chǎn)品說明書了解產(chǎn)品印刷售后服務(wù)圖片題綱初稿規(guī)格注意事項維修點打印美工公司簡介拍照大腦圖時間管理要點說明時間管理要點說明個人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效A nice manager A good manager An effective manager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人Specific 具體的Measurable 可衡量的Achie

13、vable 可實現(xiàn)的Relevant 與價值相關(guān)的Tractable 可跟進的SMARTWhat I am here for ?對我的崗位來說，最重要的職責是什么？Make a list. 分清主動工作和被動工作內(nèi)容。主動性（建設(shè)性）工作：幫助達到目標的工作被動性工作：日?，嵥榈氖虑榉艞壪矚g做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓他們并通知相關(guān)人員隨時準備提供建議并進行解答組織下屬Productivity Challenges 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、Shifting priorities/crisis management 優(yōu)先順序不明確/危機管理2、Telephone in

14、terruptions 電話打擾3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標4、Attempting too much 貪多嚼不爛5、Drop-in visitors 不速之客6、Ineffective delegation 無效授權(quán)7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無章/找不到東西8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延9、Inability to say “No” 不會說“不”10、Meetings 會議學習分配工作學習分配工作 學習將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標。今日事今日畢今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習慣。應付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個小部分 現(xiàn)在就去做將阻礙減到最低將阻礙減到最低通常造成時間浪費的環(huán)境因素有： 電話 信件 會議 等候 訪客 緊急事件瑣事集中處理！瑣事集中處理！培