解讀檔案信息資源針對(duì)性收集模式

1、    解讀檔案信息資源針對(duì)性收集模式    孔凡瑩摘  要：當(dāng)今社會(huì)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度發(fā)達(dá)和普及，將人們代入到了一個(gè)信息化的時(shí)代，一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，檔案信息資源也因信息化時(shí)代的到來，使得其使用價(jià)值與日俱增，檔案管理工作也越來越受到人們的關(guān)注和重視。但是也正是由于信息時(shí)代的到來使得如今的信息資源處于“大爆炸”的狀態(tài)，這對(duì)檔案信息資源的收集帶來了巨大的挑戰(zhàn)，在一定程度上加大的檔案信息資源收集工作的難度，利用檔案信息資源針對(duì)性收集模式進(jìn)行檔案信息資源的收集能夠大大的提升收集檔案信息資源的質(zhì)量，基于此本文將對(duì)檔案信息資源針對(duì)性收集模式進(jìn)

2、行解讀。關(guān)鍵詞：檔案信息資源;信息收集;針對(duì)性;收集模式自從人類社會(huì)進(jìn)入21世紀(jì)以來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)就進(jìn)入了一個(gè)飛速發(fā)展的階段，直至今日計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚幕A(chǔ)設(shè)施，不僅如此網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的大面積普及也改變了檔案的存在形式，檔案的信息資源也呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸被新型檔案所代替，這即使檔案管理遇到的一次巨大的發(fā)展機(jī)遇，又是檔案管理遇到的一次巨大的挑戰(zhàn)，特別是對(duì)于檔案信息資源收集來講，檔案形式的改變、檔案信息資源含量的擴(kuò)大，這些是檔案信息資源收集現(xiàn)需要面對(duì)的問題。為此對(duì)本文將以高校的檔案收集為例對(duì)檔案信息資源針對(duì)性收集模式進(jìn)行解讀。1 現(xiàn)階段高校檔

3、案信息收集工作的狀態(tài)經(jīng)過對(duì)我國高校的檔案信息資源收集工作調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前我國絕大多數(shù)的高校的檔案信息資源收集工作主要都是由社會(huì)兼職人員來完成，除此之外，在實(shí)際的檔案管理工作中，各個(gè)職能部門的檔案工作人員也有兼職人員的存在，并且所占比例還不少，人員的變動(dòng)也非常的大。這是一個(gè)十分不好且非常嚴(yán)重的現(xiàn)象，因?yàn)檫@樣會(huì)造成檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不能進(jìn)行有效的連接，從而導(dǎo)致檔案得不到有效的利用，發(fā)揮不出檔案信息資源應(yīng)用的價(jià)值。高校的檔案收集工作還存在這樣一種現(xiàn)象，那就是有些部門在利用完檔案信息資源之后不能及時(shí)的進(jìn)行歸檔，特別是對(duì)于一些重要性很高的檔案，這種現(xiàn)象尤其容易出現(xiàn)。同時(shí)高校工作人員對(duì)檔案信息資源收

4、集工作的認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤也是一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象，有些工作人員錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案信息資源的收集工作只是檔案管理部門自己的工作，和他人沒有任何關(guān)系，因此對(duì)檔案信息資源收集工作即不關(guān)心也不重視。這種種現(xiàn)象的存在都在一定程度上增大了檔案信息資源收集工作的開展難度，如果不采取有效的措施對(duì)這些不良現(xiàn)象進(jìn)行處理，那么不僅不能有效的、順利的開展檔案信息資源的收集工作，還會(huì)造成檔案信息資源的流失，為高校和國家?guī)碇卮蟮膿p失。以我國某著名高校為例進(jìn)行分析，該高校從建立檔案館開始就加大了檔案管理工作的管理工作，檔案信息資源的收集工作涵蓋了學(xué)校日常工作的方方面面，但是該高校的檔案信息資源收集工作還是存在著非常嚴(yán)重的問題，例如檔案

5、信息資源的門類不全、檔案信息資源的內(nèi)容有缺失等等問題。就該校的教務(wù)系統(tǒng)來說，該校的教務(wù)系統(tǒng)需要進(jìn)行收集、整理、歸檔的檔案信息資源主要有以下幾種：第一，綜合性檔案;第二，招生工作檔案;第三，學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室檔案;第四，課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐檔案;第五，畢業(yè)生工作檔案;第六，學(xué)位工作檔案;第七，教材檔案;第八，學(xué)籍管理檔案。但是在實(shí)際的收集工作中只有第二、第五、第六、第八這幾種檔案進(jìn)行了歸檔，其他種類的檔案都因沒有受到足夠的重視而放在了相應(yīng)的科室中，并沒有及時(shí)的歸入到檔案館進(jìn)行科學(xué)的、有時(shí)效的統(tǒng)一管理。這樣一來就為后期的檔案信息資源開發(fā)和利用帶來了極大的不便，極大程度的降低了檔案信息資源的利用率。2 常規(guī)

6、收集方法2.1 定期集中收集模式2008年教育部和國家檔案局共同制定并實(shí)施的高等學(xué)校檔案管理辦法第十八條中規(guī)定了高校檔案材料歸檔時(shí)間：學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)再次學(xué)年6月底前歸檔;各院系等應(yīng)當(dāng)再次學(xué)年寒假前歸檔;科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。這就規(guī)定了學(xué)校各管理部門和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，由產(chǎn)生形成檔案資料的部門或個(gè)人，按照歸檔要求收集整理立卷，按規(guī)定時(shí)限向高校檔案館或綜合檔案室移交。每年開學(xué)的3月份到6月份基本上都是高校文書檔案、教學(xué)文件、財(cái)會(huì)檔案的收集高峰期，高校檔案館或綜合檔案室的館藏檔案基本也都是在這個(gè)時(shí)間里收集。集中收集可以依照

7、圖例所示進(jìn)行。基于這種檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，可以大大提高檔案信息資源的收集效率，也為學(xué)校不斷增加檔案信息資源提供了組織保障。然而對(duì)于立卷較差的部門，檔案材料的收集情況不盡理想，多是因?yàn)榧媛殭n案管理員檔案意識(shí)不高、經(jīng)常調(diào)動(dòng)、責(zé)任心不夠等原因造成的。因此我們?cè)谶M(jìn)行常規(guī)性檔案信息資源收集的同時(shí)還要采取針對(duì)性地檔案信息資源收集模式。2.2 針對(duì)性地檔案信息資源收集模式2.2.1 檔案信息資源的跟蹤收集于高校檔案管理活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，切實(shí)提高高校檔案利用水平。對(duì)于校內(nèi)重要活動(dòng)信息資料的收集，宜采用現(xiàn)場跟蹤收集的方法，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，及時(shí)進(jìn)行簽字驗(yàn)收并歸檔，以保證文件材料的齊全

8、完整。對(duì)科研檔案的收集，采取跟蹤收集的方法，堅(jiān)持做到“三個(gè)結(jié)合”，即堅(jiān)持檔案收集與計(jì)劃管理相結(jié)合;堅(jiān)持檔案收集與成果管理相結(jié)合;堅(jiān)持隨時(shí)收集與現(xiàn)場收集相結(jié)合。隨時(shí)收集往往與日常工作相結(jié)合，這種收集方式具有及時(shí)、靈活、簡便的特點(diǎn)。再者例如知名學(xué)術(shù)研究者的學(xué)術(shù)報(bào)告、學(xué)術(shù)發(fā)言應(yīng)注意及時(shí)錄音整理;學(xué)術(shù)研究者去世后，對(duì)其生前留下的研究材料，檔案管理人員不可能地進(jìn)行鑒定驗(yàn)收并收集歸檔。2.2.2 檔案信息資源的重點(diǎn)收集要保證學(xué)校檔案收集的齊全與完整，在全面收集的同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集。首先是對(duì)重點(diǎn)部門檔案的收集，重點(diǎn)部門指的是具有重要保存價(jià)值文件材料的形成部門，如學(xué)校辦公室、組織、人事、教務(wù)、科研、基建等

9、部門。其次是對(duì)學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件、重大項(xiàng)目、重點(diǎn)人物檔案材料的收集。掌握收集重點(diǎn)，可以防止學(xué)校主要檔案材料的丟失和遺漏。3 結(jié)束語綜上所述，可以清楚的看出高校的檔案信息資源收集工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，其中涉及了檔案信息資源的收集、檔案信息資源的整理、檔案信息資源的歸檔，同時(shí)還可以清楚的看到高校檔案信息資源收集中作中所存在的問題，管中窺豹這些問題也是社會(huì)中檔案信息資源收集工作的常見問題和收集難點(diǎn)所在，為了有效的解決這些問題，就要采取檔案信息資源針對(duì)性收集模式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行檔案信息資源的收集，只有這樣才能提高檔案信息資源的收集質(zhì)量，提高檔案信息資源的利用率與利用價(jià)值，為檔案的開發(fā)與利用以及信息化建設(shè)打下結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)1潘海燕.辦公室文書檔