淺談我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理

1、    淺談我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理    韓曄摘要：在信息技術(shù)的不斷發(fā)展進程中，對各行各業(yè)的工作形式都產(chǎn)生了巨大的影響。就我院檔案管理方式來說，已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化的檔案存儲形式轉(zhuǎn)變，且檔案管理方式也已經(jīng)形成了完全全面的電子化管理體系。在這一背景下，文章對我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理進行一定的研究。首先闡述了當前電子化檔案管理的特點，之后總結(jié)了我院在醫(yī)療設(shè)備檔案的電力管理過程中采取的一系列措施，并對相應(yīng)的管理效果進行了描述。關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；電子化檔案管理隨著社會信息化水平的不斷深入，大型綜合性的醫(yī)療機構(gòu)中所使用的醫(yī)療設(shè)備數(shù)

2、量不斷增加，針對醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理對于醫(yī)院中整個檔案管理體系都具有很好的推動作用。醫(yī)療設(shè)備中檔案管理是醫(yī)院管理工作當中的重要組成部分，也是十分基礎(chǔ)的部分，而電子化、信息化的檔案管理方式是當前社會的主要管理形式。近年來，醫(yī)療設(shè)備的電子檔案數(shù)量正在飛速增長，在管理過程中，難免出現(xiàn)歸檔混亂、不合理分類以及分類不及時導(dǎo)致查找困難、甚至丟失等現(xiàn)象。可見，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的電子化檔案管理對于醫(yī)院管理工作的發(fā)展具有重要意義。1醫(yī)療設(shè)備電子化檔案管理的特點及作用檔案的電子化管理是通過網(wǎng)絡(luò)、計算機以及信息技術(shù)等手段，檔案資源為主要對象，檔案工作為主要的依托，以檔案管理學(xué)當中的最新理論和研究作為指導(dǎo)，按照信息社

3、會以及國家檔案行政管理部門頒布的相關(guān)要求，來開展檔案收集、整理以及保管開發(fā)等工作，這一現(xiàn)代化的管理過程，就成為檔案信息化管理。檔案的電子化管理具有操作較為方便，存儲占用空間較小，表現(xiàn)形式多樣化且在復(fù)制的過程當中不會輕易出現(xiàn)信息的丟失，資源共享更加方便等等。檔案的電子化管理方式為人們提供更加便利的檔案管理方式，在很大程度上提升工作效率。國內(nèi)各醫(yī)療機構(gòu)當中的檔案電子化已經(jīng)十分普及，新型的診療設(shè)備數(shù)量不斷上升，且設(shè)備更新的周期也在不斷縮短。隨著大量新技術(shù)和設(shè)備的引進，設(shè)備檔案管理的難度也不斷增加。醫(yī)療設(shè)備的電子化檔案管理應(yīng)當建立更加嚴格的相應(yīng)的規(guī)章制度，讓電子化管理有章可循，在信息共享和交流的過程中

4、保證檔案資料的安全，這些都是醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的基本要求。醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理在當前醫(yī)院管理中具有重要作用，可以作為處理醫(yī)患糾紛的重要法律依據(jù)。因此，為了提升醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理水平，應(yīng)當加強管理力度，建立起健全的電子檔案管理相關(guān)制度，保障醫(yī)院的信息一體化，充分發(fā)揮檔案的電子化管理在醫(yī)院發(fā)展過程中的重要作用。2我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理措施2.1建立健全的管理制度首先，在全院范圍內(nèi)建立起醫(yī)療設(shè)備電子檔案的管理制度，并在全院統(tǒng)一實施，規(guī)范電子檔案進行制作、收集整理以及歸檔等操作的時間及具體方法。明確劃分了保管期限，統(tǒng)一規(guī)定文件載體的形式以及質(zhì)量、規(guī)格等等。在該管理制度當中，針對醫(yī)療

5、設(shè)備文件的有效性以及完整性進行了確立和劃分，在存儲檔案的過程當中所保存的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及背景信息都應(yīng)當完善，并認真填寫歸檔登記表。另外，對于已經(jīng)存儲的醫(yī)療設(shè)備電子檔案應(yīng)當定期進行檢查，對計算機以及存儲所用的移動硬盤同樣要進行不定期的抽查，光盤則應(yīng)當以4年為期進行機讀檢查，確保光盤文件的有效性，一旦發(fā)現(xiàn)問題就應(yīng)當立即采取措施來加以解決。其次，建立健全的管理制度，還制定了關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案的信息網(wǎng)絡(luò)以及信息安全管理的相關(guān)制度；電子檔案對應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)安全性；網(wǎng)絡(luò)安全性以及電子檔案的管理人員等方面的管理制度，不僅如此，還應(yīng)當設(shè)立醫(yī)療設(shè)備電子檔案備份以及系統(tǒng)恢復(fù)等的記錄系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子檔案的全面保護。2.2

6、管理人員針對醫(yī)療設(shè)備的電子檔案進行管理，應(yīng)當安排專門的計算機來對電子檔案進行存儲，才能更好地保證檔案資料不受到其他類型資料的干擾，保證有效性和完整性。隨時對檔案進行歸檔并了解網(wǎng)絡(luò)的運行情況、信息的發(fā)布情況等，定期對網(wǎng)絡(luò)的運行工作狀況進行檢查，防止檔案出現(xiàn)缺失、遺漏或是遭到病毒侵襲等現(xiàn)象。檔案管理處應(yīng)當對檔案進行備份，備份檔案進行封存保管。建立起來的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)實行電子及紙質(zhì)的檔案歸檔雙軌制，這樣能夠更好地保護檔案完整、準確以及安全。檔案管理處編寫相應(yīng)的電子檔案登記表讓，內(nèi)容主要包括：載體形式、單位、文件名、時間、硬件軟件、保管期限等等。對這些內(nèi)容進行詳細的記錄，能夠方便每年對檔案的清查

7、工作，讓檔案的檢查工作變得更加精確、快捷，讓醫(yī)療設(shè)備的檔案管理進入信息化管理的范疇。2.3建立完善的電子檔案共享平臺在我院內(nèi)部已經(jīng)設(shè)立了局域網(wǎng)，在全院范圍內(nèi)的中層以上干部以及各個科室的業(yè)務(wù)骨干都可以通過上網(wǎng)專線，設(shè)立獨立的密碼來對醫(yī)療設(shè)備檔案進行查看及管理。通過基于局域網(wǎng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺，能夠?qū)︶t(yī)療設(shè)備檔案進行遠程傳輸以及查閱等，在檔案管理方面可以以科室為單位來建立相關(guān)的檔案目錄，在每個目錄下又根據(jù)年度來對檔案類別進行劃分，同時，建立起醫(yī)療設(shè)備的電子檔案自動上傳平臺，安排專門的檔案管理員來對有用的醫(yī)療設(shè)備檔案信息進行收集捕捉，再通過醫(yī)院專門的局域網(wǎng)傳輸?shù)綑n案管理部門，用電子數(shù)碼簽名的方式

8、來進行封簽認證，檔案管理處的工作人員負責(zé)對其進行接收等級，接收之后應(yīng)當立即對其進行編碼，編制唯一檔案號，給出相應(yīng)分類號，歸檔的時候完成主題詞的標收及著錄工作。通過上述編制，用戶在對檔案進行查閱時，只需要提供分類號或是主題詞就能夠找到相應(yīng)的檔案及附件，減輕檔案人員工作量，實現(xiàn)各個科室之間及科院之間等的資源共享。2.4檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新在我院內(nèi)部建立相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作專門的服務(wù)網(wǎng)頁，一方面單位可以通過該網(wǎng)頁來制作并對外發(fā)布信息，另外能夠?qū)W(wǎng)上有用的信息及數(shù)據(jù)等進行手機，為院內(nèi)外的用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，不僅能夠擴大社會影響，對于醫(yī)院來說，也拓寬了服務(wù)的范圍。院外的認識可以通過注冊登記的方式來成

9、為檔案管理中心的會員，之后就可以通過遠程注冊的方式，獲取到經(jīng)過權(quán)限許可的查閱內(nèi)容，可以查詢相關(guān)電子檔案信息，或是進行登記借閱以及繳納查詢費用。醫(yī)院在對新設(shè)備進行采購論證時，可以借助網(wǎng)絡(luò)對于設(shè)備的外觀大小、其他各種指標性能以及功能等來對系統(tǒng)進行整合，讓使用科室能夠?qū)ο鄳?yīng)的設(shè)備具有充分了解，通過比較來選擇針對自己科室的合適的醫(yī)療設(shè)備進行使用，同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也能夠據(jù)此作出更加明智和有效的選擇。設(shè)備安裝調(diào)控以及后期維護等的資料數(shù)據(jù)都可以由廠家通過該服務(wù)中心直接傳輸，利用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式來同廠家共同進行設(shè)備的維護，建立起專門的醫(yī)療設(shè)備報損報廢的網(wǎng)頁選項，將需要報廢設(shè)備的相關(guān)信息都上傳，讓可是通過網(wǎng)頁來對設(shè)

10、備的電子申請報廢單進行填寫，再傳輸?shù)皆O(shè)備管理部門，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核之后，科室可以直接通過網(wǎng)絡(luò)來查看報修報廢設(shè)備的世紀情況，確認有損后由臺賬管理部門直接將已報廢及損壞的醫(yī)療設(shè)備及時進行核銷，報廢后的信息不能立即刪除，而應(yīng)當留存在檔案管理系統(tǒng)中，方便日后查詢。3我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理措施實施效果通過對設(shè)備申購到報廢整個過程構(gòu)建了完整的電子化檔案管理體系，對于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的信息資源來說提供了完整了供應(yīng)鏈。院領(lǐng)導(dǎo)可以通過院內(nèi)的局域網(wǎng)來設(shè)立醫(yī)療設(shè)備電子檔案的專門區(qū)域，以供本院內(nèi)部能夠隨時了解醫(yī)療設(shè)備的分部以及使用的情況、維修記錄以及保費管理等等，為設(shè)備更新提供了科學(xué)合理的參考依據(jù)。檔案管理人員可以通過主動學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化管理以提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識以及崗位意識。各個科室內(nèi)部不同階段的經(jīng)辦人員都能夠積極主動地將醫(yī)療設(shè)備資料進行上交，讓設(shè)備檔案收集工作更加及時、更加完整。醫(yī)療設(shè)備電子檔案的利用率同樣由原來的五分之一增加到五分之四以上，轉(zhuǎn)變了重管輕用的傳統(tǒng)管理局面，實現(xiàn)全員范圍內(nèi)的資源共享，完善了檔案工的工作職責(zé)，優(yōu)化工作流程，同樣也減輕了管理人員的工作量，設(shè)備維修信息能夠通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，同廠家分享設(shè)備數(shù)據(jù)，實現(xiàn)問題共同查找，能夠有效節(jié)約時間及成本等，避免出現(xiàn)醫(yī)療事故。醫(yī)院所購置的各種醫(yī)療設(shè)備也得到很大程度的提升，醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及效率等都大