建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程剖析

1、建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程剖析摘要:電子文件是將來建設(shè)項目文件的進步方向，然而目前各地市對建設(shè)項目電子文件的建設(shè)辦法和策略仍未明晰。在書面項目文件管理當(dāng)前情況的根本原理上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。使用電子文件日期節(jié)點和手機實景拍照等方法確保電子文件在擬定環(huán)節(jié)的真實性。提出標(biāo)準(zhǔn)化的電子簽章平臺，強化簽章寫作格式模板以及元數(shù)據(jù)整合的統(tǒng)一性，便于電子文件的管理和歸檔。確立統(tǒng)一的電子文件整理目錄，并且倡議在檔案整理時間層次納入第三方查看機構(gòu)，強化電子文件的完備性和詳實性，清晰了歸檔移交程序和檔案載體的需求。關(guān)鍵詞:建設(shè)項目電子文件;電子簽章;電子歸檔緒論建設(shè)項目文件是

2、建設(shè)項目從前期準(zhǔn)備時間層次到最后竣工驗收時間層次建立的具有記錄性和儲存性的項目檔案材料。建設(shè)項目文件是建筑項目實體施工質(zhì)量的重要保障和控制方法，是在一定監(jiān)督管理力度下對建設(shè)項目施工細(xì)節(jié)的記錄，關(guān)鍵包含項目準(zhǔn)備時間層次文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗收文件等。當(dāng)前，建設(shè)項目文件關(guān)鍵是以書面為主的信息記錄媒介，書面材料在時效性上具有相對的隱蔽性，材料的真實建立日期難以直觀地反映在文件上，材料的現(xiàn)實制作日期往往滯后于項目的現(xiàn)實日期，如此就導(dǎo)致了材料與現(xiàn)實項目的脫離和滯后。同時，書面材料在真實性上亦具有相對的隱蔽性，監(jiān)督管理人員難以非簡潔運用材料直觀地分辨數(shù)據(jù)是否真實切實，并且目前某些項目

3、材料制作應(yīng)用程序能按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定自行產(chǎn)生具有一定精確度的數(shù)據(jù)，使得建設(shè)項目文件的真實性難以得到確保。伴著計算機技術(shù)的進步和普遍化，運用以先進信息技術(shù)為措施，對大中型建設(shè)項目開展信息的搜索和積累、加工和傳輸，撐持項目工程決策者對項目工程開展策動、協(xié)調(diào)和控制，可以切實提升大中型建設(shè)項目工程的管理質(zhì)量和速度和效果1。項目電子文件能到達(dá)內(nèi)業(yè)材料的精細(xì)化管理，更要綜合、真實、真實地反映施工進程的各個細(xì)節(jié)。雖然相繼有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)的出臺23，然而，目前各省市現(xiàn)實開展情形比擬遲緩，建設(shè)電子文件信息化的辦法和策略還尚不明晰?；?，筆者在建設(shè)項目書面文件材料管理當(dāng)前情況的根本原理上，提出電子文件從編輯、審核、

4、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。1建設(shè)項目電子文件管理的當(dāng)前情況剖析11項目材料管理關(guān)注度不夠房屋建筑的形式更復(fù)雜，施工難度亦更大，新的施工技術(shù)亦層出不窮。施工管理者，往往把企業(yè)的關(guān)鍵技術(shù)力量放在怎么處理好復(fù)雜項目的施工及提升施工速度和效果、減少費用支出上。如QC質(zhì)量小組、公司研發(fā)中心，甚至是施工公司技術(shù)中心的考核重點放在專利、工法上，對公司的資質(zhì)等級考慮總量、人員構(gòu)成、項目業(yè)績等。另外，施工公司在對人員的考核、栽培、晉升上，向從事技術(shù)、運營和管理的人員傾斜。而內(nèi)業(yè)材料的填寫、搜索和積累等，僅是旨在應(yīng)對關(guān)聯(lián)部門的查看、歸檔，越來越多地被認(rèn)為是一個短少本質(zhì)價值的工作。如，許多施工項目工程部擬定施工召

5、集進行設(shè)計，是旨在辦理動工報告而擬定，在具體施工進程并短少起到輔導(dǎo)施工的作用。有些資料的進場檢測報告，大都旨在應(yīng)對將來的竣工驗收，資料進場已經(jīng)在運用了才開展補充，進而引起了內(nèi)業(yè)材料員進步空間有限、工作上不利。12材料員水準(zhǔn)參差不齊建筑項目的施工是一項學(xué)科性極強的工作，亦是一項既軟件工程又繁瑣的工作。如建筑項目內(nèi)業(yè)材料表格包含:項目管理與項目質(zhì)量查看驗收材料、施工技術(shù)材料、施工資料材料、施工進程記錄、檢測報告、施工驗收記錄。各類材料都包括了幾十種甚至上百種的內(nèi)業(yè)材料表格。故而，內(nèi)業(yè)材料員對各個材料的填寫要點、填寫日期、先后順序都應(yīng)該有較強的熟悉才可以做好相應(yīng)工作。但是，因為內(nèi)業(yè)材料的搜索和積累管

6、理仍未受到關(guān)注，內(nèi)業(yè)材料員普通是由剛畢業(yè)的本科生、或者能力不高的施工人員擔(dān)任。此外，對內(nèi)業(yè)材料人員的培訓(xùn)較少，亦未能展現(xiàn)傳、幫、帶的以往，關(guān)于新人往往是過渡12個月就各自啟動內(nèi)業(yè)材料工作。有的項目工程內(nèi)業(yè)材料外包，有的承包內(nèi)業(yè)人員閉門編材料，與項目現(xiàn)實不吻合。有的承包內(nèi)業(yè)材料的單位或個人，使用其它已竣工項目工程的內(nèi)業(yè)材料，非簡潔拷貝略作修正，作為在建項目內(nèi)業(yè)材料，內(nèi)業(yè)材料與施工進程完全脫離。13內(nèi)業(yè)材料短少實時性書面化的管理是當(dāng)前內(nèi)業(yè)材料的關(guān)鍵形式，但是書面的管理容易引起內(nèi)業(yè)材料不具有實時性。如一份資料，第一施工單位的內(nèi)業(yè)材料員填寫，其次到施工單位負(fù)責(zé)人，再到監(jiān)理單位或建設(shè)單位，關(guān)聯(lián)部門簽字后

7、再返回，所需的日期較長。突出的可能影響施工進度，亦滋生了項目上有些先施工后補資料情況。14內(nèi)業(yè)材料真實性存在短板書面化形式，亦給內(nèi)業(yè)材料的修正甚至造假具備了空間。當(dāng)前，書面化資料普通是各方簽字后，最后驗收時由施工單位統(tǒng)一搜索和積累、整理等，關(guān)于假設(shè)干漏掉的資料或者最后核算評定不達(dá)標(biāo)的資料，施工單位可開展補充或替換。如鋼筋原資料的進場驗收，發(fā)當(dāng)前些批次漏檢或者查看的批次不夠或報告不對應(yīng)等情況。而這時，項目亦已施工實現(xiàn)，參建各方只能彼此協(xié)商，運用假設(shè)干方法開展補充等，進而使內(nèi)業(yè)材料在外表上合乎驗收的需求。2項目電子文件一體化建設(shè)21擬定期文件真實性控制書面文件的真實性和切實性在一定程度上難以得到完

8、全確實保。基此，要提升電子文件的真實性和切實性，總需確立相應(yīng)的控制方法。211電子文件節(jié)點日期記錄電子材料應(yīng)用程序需確立健全電子文件日期記錄系統(tǒng)，清晰電子文件的創(chuàng)立日期、修正日期以及提交關(guān)聯(lián)責(zé)任人蓋章等日期，如此能運用電子文件表格內(nèi)部輸入的施工日期與軟件工程記錄日期的比擬，查驗電子材料管理軟件工程核算各類文件現(xiàn)實填報日期與項目現(xiàn)實建造日期的脫離程度。212運用掌上設(shè)備采集數(shù)據(jù)軟件工程應(yīng)憑借物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，運用數(shù)據(jù)自行采集設(shè)備或掌上輸入設(shè)備采集數(shù)據(jù)，能運用對現(xiàn)場現(xiàn)實查看情形開展拍照，檢驗該驗收項目工程現(xiàn)場記錄，監(jiān)理人員的現(xiàn)場確認(rèn)以及現(xiàn)場驗收日期，使其難以越來越改以切實提升數(shù)據(jù)采集的速度和效果和確切性

9、。保證所建立的電子文件質(zhì)量和速度和效果，進而從源頭上保障電子文件及其所記載數(shù)據(jù)確實切性，為建立優(yōu)質(zhì)電子檔案及項目建設(shè)項目工程信息化管理的底層數(shù)據(jù)奠定根本原理。22標(biāo)準(zhǔn)化簽章審核平臺旨在確保電子文件簽章進程的切實性和合法性，并且避免局部應(yīng)用程序廠商運用相應(yīng)的計算機功能創(chuàng)新建立，以運用后臺效勞器在關(guān)聯(lián)人員還短少審批的狀態(tài)下開展批量蓋章，需要確立標(biāo)準(zhǔn)化的簽章審核平臺。運用標(biāo)準(zhǔn)化的簽章審核平臺，確立和健全相應(yīng)的簽章流程，確保每個環(huán)節(jié)的簽章總是由對應(yīng)責(zé)任人開展簽章，參建各方把內(nèi)業(yè)材料上傳到信息適應(yīng)平臺上。運用確立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字簽章管理平臺，并且對簽章的各個環(huán)節(jié)開展記錄和比對，確保內(nèi)業(yè)材料的實時性和不能越來

10、越改性3。標(biāo)準(zhǔn)化的簽章審核平臺應(yīng)具合乎下面3點要求。221文件蓋章應(yīng)獨自授權(quán)文件無法運用后臺電子章的批量蓋章，在短少得到關(guān)聯(lián)責(zé)任人授權(quán)的情形下，不同意后臺自行開展簽字章的加蓋。并且，各份文件都需要由關(guān)聯(lián)責(zé)任人審核后加蓋數(shù)字簽章，或經(jīng)關(guān)聯(lián)責(zé)任人授權(quán)前方可加蓋數(shù)字簽章，不得運用所有快速或者便捷的措施在責(zé)任人未開展文件評閱之前開展加蓋個人簽字章。222簽章應(yīng)產(chǎn)生文件元數(shù)據(jù)電子文件的進程信息、版本信息、根底信息是大數(shù)據(jù)環(huán)境下到達(dá)對電子文件建立和管理進程的追溯及適應(yīng)知識管理要求的重要信息。故而，總需軟件工程可以盡快、切實、完備地捕獲關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，并且在開展電子文件歸檔時，元數(shù)據(jù)信息亦是電子文件歸檔時切實性

11、的重要根據(jù)。223電子簽名的技術(shù)要求電子簽章是確保電子文件真實、確切、詳實的重要措施。為保證電子簽章的法學(xué)效力，各單位應(yīng)運用得到國家工業(yè)和信息化部、國家密碼管理局等部門許可的電子認(rèn)證機構(gòu)發(fā)放的電子簽章。為避免反復(fù)購買，各單位可申請在各地市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)專業(yè)范圍可以通行通用的電子簽章。23電子文件整理、鑒定電子文件在開展項目竣工后，總需在電子文件移交檔案館之前對電子文件開展整理，并對電子文件的切實性開展鑒定。231標(biāo)準(zhǔn)化的整理標(biāo)準(zhǔn)各個項目工程應(yīng)按“項目工程·案卷·文件的層級整理文件夾樹型結(jié)構(gòu)，并逐級著錄元數(shù)據(jù)信息。項目工程級元數(shù)據(jù)著錄，解決一個項目的全部檔案的要點及形式特點開

12、展剖析、記錄。案卷級元數(shù)據(jù)著錄，解決電子案卷的檔案要點和形式特點開展剖析、記錄。文件級元數(shù)據(jù)著錄，解決項目電子文件的要點和形式特點開展剖析、記錄。參建各方在各自的項目電子文件報送軟件工程中確立電子案卷目錄，在目錄下整理、著錄項目電子文件。提交時報送軟件工程的電子文件、著錄數(shù)據(jù)將自行對應(yīng)匯總到公共適應(yīng)平臺的指定案卷內(nèi)。參建各方亦可參考圖1結(jié)建立起立電子案卷、整理電子文件。圖1電子案卷邏輯結(jié)構(gòu)例如232第三方查看機構(gòu)電子文件歸檔前，由建立部門負(fù)責(zé)對文件信息包開展鑒定和檢測。經(jīng)鑒定和檢測后，由關(guān)聯(lián)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。電子文件由建立部門負(fù)責(zé)電子文件的鑒定和檢測，難免存在對檢驗工作的不關(guān)注，故

13、而收到部門在收到電子檔案時解決電子檔案第三開展檢驗，以保證電子檔案的質(zhì)量。然而在現(xiàn)實情形中，“運用單位可能會不關(guān)注這項工作，或不具有檢驗的技術(shù)能力。故而，倡議引入有技術(shù)能力的第三方檢測機構(gòu)或檔案管理部門協(xié)助電子檔案的檢驗工作，保證其真實、詳實、完備、可用。24電子文件歸檔勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位建立的建設(shè)項目電子檔案向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位匯總后的建設(shè)項目電子檔案向項目工程所屬城建檔案館移交。全部移交進程中，交接雙方均應(yīng)填寫建設(shè)電子檔案移交、收到登記表，交接雙方負(fù)責(zé)人需要簽署審核意見、加蓋電子簽章。電子檔案建立單位和保留及管理單位，應(yīng)配備光盤刻錄設(shè)備，以利于在線電子檔案脫機保留。對電子檔案

14、載體的定期檢測及抽樣機讀檢驗，應(yīng)制訂詳盡的方案和嚴(yán)格的制度。普通而言，磁性載體各滿2年、光盤各滿4年須開展一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。轉(zhuǎn)存和遷移總是確保電子檔案永遠(yuǎn)保留的技術(shù)措施4。在現(xiàn)實工作中，應(yīng)將二者融會貫穿起來，以降低工作量，提升工作速度和效果。3結(jié)語建設(shè)項目電子文件是強化對建筑實體質(zhì)量控制的切實措施，并且是無紙化辦公的切實渠道。在電子文件建設(shè)進程中，總需確立健全關(guān)聯(lián)的電子文件一體化流程:(1)提升電子文件在擬定時材料的切實性和合法性，應(yīng)確立切實的日期節(jié)點以及開展現(xiàn)場現(xiàn)實情形拍攝，保障電子文件的真實性。(2)確立標(biāo)準(zhǔn)化的簽章平臺，標(biāo)準(zhǔn)電子文件的簽章流程，并確立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)整合模式以強化數(shù)據(jù)后處理的統(tǒng)一性。(3)確立統(tǒng)一的文件整理目錄，并運用有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)對電子文件開展查看，