時間管理培訓(xùn)講義(PPT 46頁)

1、12/8/20211時間的概念時間的概念l“時間就是效率”l“時間就是金錢”l“時間就是生命”l“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰” 最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時 。12/8/20212哲學(xué)家這樣說： “時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！?12/8/20213時間的四項(xiàng)獨(dú)特性時間的四項(xiàng)獨(dú)特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 12/8/20214要懂得管理自己，要懂得管理自己，首先要認(rèn)識自己首先要認(rèn)識自己12/8/20215什么是時間殺手什么是時間殺手? ? 12/8/20216時間殺手的

2、分類時間殺手的分類12/8/20217時間殺手的分類時間殺手的分類12/8/20218人最容易掉進(jìn)的時間陷阱l工作欠目標(biāo)， 優(yōu)先次序不明確l危機(jī)管理能力薄弱l多項(xiàng)工作須同時進(jìn)行l(wèi)自我組織問題l外界騷擾l無力拒絕要求l不能有效授權(quán)l(xiāng)拖延工作12/8/20219l減少時間的浪費(fèi) l有效地完成既定目標(biāo)時間管理概念12/8/202110時間管理的錯誤觀念l時間管理只是常識，只要我把工作做好，時間管理只是常識，只要我把工作做好， 我我的時間管理應(yīng)該還不錯的時間管理應(yīng)該還不錯l我在壓力下表現(xiàn)較好，我在壓力下表現(xiàn)較好， 時間管理會令我失去時間管理會令我失去我的優(yōu)勢我的優(yōu)勢l我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎

3、？我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？12/8/202111時間管理的基本原則時間管理的基本原則 l1、明確目標(biāo)明確目標(biāo) l2 2、有計劃、有組織地進(jìn)行工作、有計劃、有組織地進(jìn)行工作 l3 3、分清工作的輕重緩急、分清工作的輕重緩急 l4 4、合理地分配時間、合理地分配時間 l5 5、與別人的時間取得協(xié)作、與別人的時間取得協(xié)作 l6 6、立即行動、立即行動、持之以恒持之以恒12/8/20211212/8/202113 目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈! !為什么需要目標(biāo)？12/8/202114成功就等于目標(biāo)，成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大

4、師伯恩美國潛能大師伯恩崔西語崔西語為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？12/8/202115哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？12/8/20211625年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo) 為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士12/8/202117長期目標(biāo):l個人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)?l事

5、業(yè)目標(biāo)12/8/202118短期目標(biāo)項(xiàng)目計劃( 例如推行 新系統(tǒng))日常運(yùn)作計劃每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的! !12/8/202119lS Specific - pecific - 明確的明確的lM Measurable - easurable - 可以量度的可以量度的lA Achievable - chievable - 可以達(dá)成的可以達(dá)成的lR Realistic - ealistic - 實(shí)際可行的實(shí)際可行的lT Time Bound - ime Bound - 有時間性的有時間性的確定目標(biāo)確定目標(biāo)12/8/202120l命中是偶然的，打

6、不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如如 果果 沒沒 有有 目目 標(biāo)標(biāo)12/8/20212112/8/202122訂立計劃以掌握時間 運(yùn)用企劃的概念運(yùn)用企劃的概念- 擬定計劃擬定計劃 訂好長期目標(biāo), 以及的短期目標(biāo) 根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序 搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效 的工作時間, 勾勒出“ 理想工作時間表” 以目標(biāo), 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎(chǔ), 想好一天的計劃12/8/202123TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單l每天做每天做l每天同一時間做每天同一時間做l將優(yōu)先次序?qū)懴聦?yōu)先次序?qū)懴耹將最重要的事情寫下將最重要的事情寫下12/8/2021

7、24四象限原則四象限原則 重要、緊急重要、不緊急不重要、緊急不重要、不緊急重要重要緊急緊急12/8/202125區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作12/8/202126理想的工作時間表1/ 要有正面的工作態(tài)度2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線3/ 預(yù)留自己安靜的時間4./利用工作日志12/8/202127 時間的時間的“20/80”定理定理(效率原則效率原則)12/8/202128以行動配合計劃以行動配合計劃將目標(biāo)寫下來- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下 完成日期及排列優(yōu)先次序時間估計 每項(xiàng)的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預(yù)留時間給不可估計的突

8、發(fā)事情時間表 什么時候處理什么事項(xiàng)？12/8/202129立立 即即 行行 動動 ! 1/改 變 你 的 習(xí) 慣 行為科學(xué)研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。江山易改，本性難移 !性格決定命運(yùn) ! 12/8/202130立立 即即 行行 動動 ! 2/ 修 正 你 的 態(tài) 度 時光對有些人像張滿的風(fēng)帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。12/8/202131怎樣可以增加你的生產(chǎn)力? 12/8/2021321. 你你的工作環(huán)境的工作環(huán)境l你的工作環(huán)境是怎么樣你的工作環(huán)境是怎么樣? ? l有什么方法令你有什么方法令你的工作環(huán)境的工作環(huán)境可以令你感到可以令你感到愉快

9、和增加效率愉快和增加效率? ? 12/8/202133改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境l將所有可以吸引你視線的東西全挪開l將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)l將你要用的器材放在容易找到的地方l把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方12/8/202134l將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄l 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境12/8/2021352. 歸檔歸檔l所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理只作參考?xì)w檔12/8/202136歸檔系統(tǒng)歸檔系統(tǒng)l一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOWl 一些你需要這個星期完成的工

10、作 - FILEl 一些你需要?dú)w檔的文件 - FILEl 有空才閱讀的書本 - READl 需要傳閱的文件 - PASS ONl 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS12/8/2021373. 3. 如何處理電話如何處理電話/ / 電郵電郵l如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電l打電話之前, 要把事情重點(diǎn)寫下來l 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時間l備有有關(guān)文件l 自設(shè)時限12/8/2021384. 處理會議處理會議l每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): l 我是否一定要出席這個會議l 會議之前應(yīng)派發(fā)

11、議程l 說明開會的目的l 如果你是主持, 你應(yīng)鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題l 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作12/8/2021395. 授權(quán)授權(quán)( (善用他人的時間善用他人的時間) )授權(quán)的定義和原因l委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)l 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器l 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個經(jīng)理的聰明才智 12/8/2021406. . 要懂得說不要懂得說不l 說不應(yīng)該是有禮貌l 要給對方的清晰的解釋l 給對方另外的選擇和建議 12/8/2021417. 處理拖延心態(tài)處理拖延心態(tài)l為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后12/8/202142改善拖延方法改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設(shè)立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備, 才會把事情做好時間就是金錢12/8/202143我們可以怎樣贏得每一分秒我們可以怎樣贏得每一分秒? ?