時(shí)間管理培訓(xùn)課件(PPT 50頁)

1、 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存在的目的，生命誕生的時(shí)刻其存在的目的，生命誕生的時(shí)刻, 生命枯萎的時(shí)刻生命枯萎的時(shí)刻, 播種播種的時(shí)刻的時(shí)刻, 收成的時(shí)刻收成的時(shí)刻以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話的時(shí)刻。的時(shí)刻。在開始之前如果您的餘生只剩下三天如果您的餘生只剩下三天, ,您會(huì)做那三件事情您會(huì)做那三件事情? ?請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問題 時(shí)間銀行時(shí)間銀行 如果有一間銀行，每天早上都匯入￥86400到你的帳號(hào)，但不允許你的帳號(hào)中存有余款和現(xiàn)金，每天 晚上你所沒有花掉的就不再歸你所有，遇到這種情況你會(huì)怎么做呢？當(dāng)然是

2、把所有的通通花掉！你確實(shí)有一間這樣的銀行，它的名字叫“時(shí)間”。每天早上，它都會(huì)讓你擁有86400秒；每天晚上，所有你沒有加以利用的時(shí)間都會(huì)被刪掉。它不允許你儲(chǔ)蓄結(jié)余，也不會(huì)允許你透支。每天你都會(huì)重新開一個(gè)新的帳戶，每天晚上，這個(gè)帳戶的余額就會(huì)消失。如果你沒用光這天的“存款”，其損失就是你自己造成的。你沒有機(jī)會(huì)回去追尋，更沒有可能去預(yù)支明天。你必須把握住現(xiàn)在，付出所有的努力，充分地利用你所擁有的時(shí)間，以獲得更多的快樂和更大的成功。時(shí)間管理不是什麼? 時(shí)間本身不是問題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問題本身不在於時(shí)間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間時(shí)間管理是什麼

3、? 時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃人, 為何安於現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時(shí), 表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì) “新的思考方式”“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問題；所謂時(shí)間太少，只是表示在這段

4、時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已；時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事。案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時(shí)間把報(bào)告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、該處理的文件沒處理 善忘8、上班交通堵塞XXXX1216 “yes” 救命救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南可以可以！方向正確，但需要提高沖

5、勁恭喜！恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性 人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不有時(shí)間觀念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng) 帕金森原則帕金森原則時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限 帕雷托原則帕雷托原則80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20%的努力的努力 注意力之謎注意力之謎 注

6、意力需要及時(shí)恢復(fù)注意力需要及時(shí)恢復(fù) 內(nèi)在能量水平內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘 效能與效率效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它成本成本/效果妥協(xié)效果妥協(xié)-80：20法則法則效果效果 100 80 60 40 20 00 20 40 60 80 100時(shí)間和精力考慮因素：最先的數(shù)量級(jí)估計(jì)的結(jié)果說明什么？如果出錯(cuò)，意味著多大的問題？分析的難度有多大？尋求十全十美尋求好的答案報(bào)告軍長：報(bào)告軍長：天太黑，我無法天太黑，我無法一個(gè)一個(gè)地去清一個(gè)一個(gè)地去清點(diǎn)人數(shù)點(diǎn)人數(shù) 用正確的方法做錯(cuò)誤之事用正確的方法做錯(cuò)誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法

7、做正確之事用錯(cuò)誤的方法做正確之事 用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事 危機(jī)危機(jī) 急迫的問題急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃等有期限壓力的計(jì)劃等 不速之客不速之客 某些電話、會(huì)議某些電話、會(huì)議 某些信件與報(bào)告等某些信件與報(bào)告等 防患未然防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系等建立人際關(guān)系等 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 浪費(fèi)時(shí)間之事等浪費(fèi)時(shí)間之事等 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生 壓力壓力 精疲力竭精疲力竭 危機(jī)處理危機(jī)處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局 短視近利短視近利 危機(jī)處理危機(jī)處理 缺乏自制力缺乏自制力 人際

8、關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 有遠(yuǎn)見有遠(yuǎn)見 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 少有危機(jī)少有危機(jī)Diarize（定出做的定出做的時(shí)間）時(shí)間） 變?yōu)樽優(yōu)镈o it latter（呆會(huì)做）呆會(huì)做）Do it now！（馬上就做）馬上就做）Dont do it。（別去做了）別去做了）Delegate授權(quán)別人去做授權(quán)別人去做 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 個(gè)人缺乏組織能力個(gè)人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會(huì)議會(huì)議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié)文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)

9、力分不清責(zé)任和權(quán)力 過濾電話、安排專門接電話過濾電話、安排專門接電話 的時(shí)間的時(shí)間 學(xué)習(xí)終止談話的技巧學(xué)習(xí)終止談話的技巧 增加授權(quán)。增加授權(quán)。 建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每建立系統(tǒng)，包括：計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計(jì)劃一定要寫下來，記憶力有計(jì)劃一定要寫下來，記憶力有時(shí)會(huì)出錯(cuò)，強(qiáng)迫自己按期限完時(shí)會(huì)出錯(cuò)，強(qiáng)迫自己按期限完成工作成工作 清潔的桌面代表你有序的清潔的桌面代表你有序的思維思維 先處理棘手、最為優(yōu)先的先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)授工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán)權(quán)怎么辦？ 設(shè)立個(gè)人與組織的重要設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，設(shè)定完成期工作目標(biāo)，設(shè)定完

10、成期限限 學(xué)習(xí)專注的技巧，克服學(xué)習(xí)專注的技巧，克服拖延的壞習(xí)慣拖延的壞習(xí)慣 認(rèn)識(shí)真正的朋友不會(huì)認(rèn)識(shí)真正的朋友不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪灰驗(yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒觸怒 出示雙方同意的優(yōu)先出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板次序清單來拒絕老板 別人會(huì)替那些沒有優(yōu)別人會(huì)替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先先次序的人決定優(yōu)先次序次序 寫下寫下 會(huì)議的目的、議程，會(huì)議的目的、議程， 參加的人才通知參加，參加的人才通知參加， 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)，務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)， 控制會(huì)議議題，控制會(huì)議議題， 有效追蹤執(zhí)行會(huì)中完成的所有效追蹤執(zhí)行會(huì)中完成的所 有決議。有決議。 確定何種資料確定何種資料 控制資料需要量控制資料需要量

11、優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理文件當(dāng)下就處理文件 設(shè)計(jì)簡化文件處理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)簡化文件處理的系統(tǒng) 情 況 復(fù) 雜 性 解 決 方 法陳 述 問 題 在 當(dāng) 下 的 情 況 將 困 難 之 處 詳 細(xì) 列 出 以 改 善 情 況 列 出 可 能 的 解 決 途 徑 或 者 金 字 塔 結(jié) 構(gòu) 主 要 結(jié) 論 子 論 點(diǎn) 子 論 點(diǎn) 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù)問 題 或 選 擇 方 案 樹 形 圖 問 題 問 題 行 動(dòng) 1 行 動(dòng) 2 行 動(dòng) 3 行 動(dòng) 4 是否是否 準(zhǔn)備一份征得主管同意的工準(zhǔn)備一份征得主管同意的工 作責(zé)任清單作責(zé)任清單 堅(jiān)持獲得與責(zé)

12、任對(duì)等的職權(quán)堅(jiān)持獲得與責(zé)任對(duì)等的職權(quán) 擬出明確的工作項(xiàng)目說明擬出明確的工作項(xiàng)目說明 建立目標(biāo)建立目標(biāo) 每天做時(shí)間計(jì)劃每天做時(shí)間計(jì)劃 編排優(yōu)先次序，定下期限編排優(yōu)先次序，定下期限 運(yùn)用時(shí)間管理原則（找出最重要之事并先完成它）運(yùn)用時(shí)間管理原則（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打擾改善技巧，排除打擾 憑借組織安排打電話憑借組織安排打電話 利用利用“Quiet An Hour” (Quiet An Hour” (清靜一小時(shí)），學(xué)清靜一小時(shí)），學(xué) 習(xí)說習(xí)說“不不” 一次性時(shí)間處理文件一次性時(shí)間處理文件 跟隨會(huì)議議程，控制會(huì)議時(shí)間跟隨會(huì)議議程，控制會(huì)議時(shí)間 請(qǐng)別人幫忙請(qǐng)別人幫忙 克服人性弱點(diǎn)，走

13、出時(shí)間陷阱克服人性弱點(diǎn)，走出時(shí)間陷阱圖表系統(tǒng)管理法圖表系統(tǒng)管理法Gantt chart 20世紀(jì)提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來命名的管理圖表,它被認(rèn)為是管理工作上的一次革命,社會(huì)歷史學(xué)家視為 20世紀(jì)最重要的社會(huì)發(fā)明世紀(jì)最重要的社會(huì)發(fā)明表明表明: :工作計(jì)劃中各“事件”之間在時(shí)間上的相互關(guān)系強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào): :時(shí)間和成本在計(jì)劃和控制中的重要性甘特圖簡介 甘特圖(Gantt chart)是本世紀(jì)初由亨利甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡單,基本是一條線條圖,橫軸表示時(shí)間,縱軸表示活動(dòng)(項(xiàng)目),線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況.它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行,及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比. 管理者由

14、此極為便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)(項(xiàng)目)還剩下哪些工作要做,并可評(píng)估工作是提前還是滯后,亦或正常進(jìn)行.是一種理想的控制工具.甘特思想甘特思想甘特貢獻(xiàn)甘特貢獻(xiàn)把總的計(jì)劃目標(biāo)看成把總的計(jì)劃目標(biāo)看成: 人們能夠了解和執(zhí)行的,具有相互關(guān)系的一系列計(jì)劃或各項(xiàng)事件.體現(xiàn)一個(gè)既簡單又基本的控制原理體現(xiàn)一個(gè)既簡單又基本的控制原理-從計(jì)劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容并予以密切注視.ABCDE甘特圖任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月ABCDE.帶有分項(xiàng)目的甘特圖任務(wù)261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月ABCDE.帶有分項(xiàng)目和分項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖帶有分項(xiàng)目和分項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖任務(wù)261345798一月 二月

15、 三月 四月 五月 六月 七月案例1：圖書出版甘特圖編輯加工設(shè)計(jì)版式制圖打印校樣印刷校樣設(shè)計(jì)封面1月 2月 3月 4月 案例2：集團(tuán)攝制 入司教育片 - 背景介紹 具體工作：17項(xiàng) 項(xiàng)目時(shí)間：3.5個(gè)月 甘特圖分析 19971月2月202122232425262728293031123456789101112草擬方案討論修改方案方案送審修改方案及分工撰寫腳本平安發(fā)展平安理念平安機(jī)制平安創(chuàng)新平安員工平安服務(wù)平安文化平安奉獻(xiàn)平安聲譽(yù)收集資料討論修改腳本時(shí)間進(jìn)度任務(wù)入司教育片拍攝計(jì)劃甘特圖19972月3月13141516171819202122232425262728123456789草擬方案討論修

16、改方案方案送審修改方案及分工撰寫腳本平安發(fā)展平安理念平安機(jī)制平安創(chuàng)新平安員工平安服務(wù)平安文化平安奉獻(xiàn)平安聲譽(yù)收集資料討論修改腳本時(shí)間進(jìn)度任務(wù)入司教育片拍攝計(jì)劃甘特圖（續(xù)）19973月4月101112131415161718192021223112317181920腳本送審修改腳本再審腳本聯(lián)系電視臺(tái)制作電視臺(tái)攝制電視臺(tái)制作審片修改再審片制作時(shí)間進(jìn)度任務(wù)入司教育片拍攝計(jì)劃甘特圖（續(xù)一）19974月5月2122232425262728293012345678910腳本送審修改腳本再審腳本聯(lián)系電視臺(tái)制作電視臺(tái)攝制電視臺(tái)制作審片修改再審片制作時(shí)間進(jìn)度任務(wù)入司教育片拍攝計(jì)劃甘特圖（續(xù)二）4月講師陣容1471011141516171821242528293031丁于李甘鄧趙衛(wèi)金客座企業(yè)