英文書信格式規(guī)范21476

1、Lecture 8 English Letters 書信是應用文主要考試題型書信是應用文主要考試題型, ,包括自薦信、邀請包括自薦信、邀請信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、投訴信、感謝信、介紹信、說明書、推薦信、求職信、祝賀信等。如信、求職信、祝賀信等。如20012001年年6 6月（寫一封月（寫一封信給一位校友，對度假安排提出建議）以及信給一位校友，對度假安排提出建議）以及20022002年年1 1月（要求就本校食堂的狀況給校長寫一月（要求就本校食堂的狀況給校長寫一封信）。書信寫作格式非常重要，格式不正確封信）。書信寫作格式非常重要，格式不正確往往是很多考生失分的主要原因。往往是很

2、多考生失分的主要原因。 一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成一封正式的英文書信通常包括下面幾個組成部分：信頭部分：信頭(Heading)(Heading)、信內地址、信內地址(Inside (Inside Address)Address)、稱呼、稱呼(Salutation)(Salutation)、正文、正文(Body)(Body)、結束語結束語(Complimentary Close)(Complimentary Close)、簽名、簽名(Signature)(Signature)、附件、附件(Enclosure)(Enclosure)、副本轉送、副本轉送(Carbon Copies)(C

3、arbon Copies)、再啟、再啟(Postscript)(Postscript)等。等。 一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號式信函的信頭還包括寫信人或單位的電話號碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信碼、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱。頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱。信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。 寫信頭時，先寫發(fā)信人的地址，然后寫其他寫信頭時，先寫發(fā)

4、信人的地址，然后寫其他項目和發(fā)信日期。項目和發(fā)信日期。具體次序是具體次序是：第一行寫門：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市、省、國家名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面名；國家名前加上郵政編碼，國家名稱后面可以加上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期?？梢约由想娫捥柎a，最后一行寫發(fā)信日期。Foreign Languages DepartmentForeign Languages DepartmentCollege of Foreign LanguagesCollege of Foreign LanguagesBeijing UniversityBeijing

5、 UniversityBeijing,100044Beijing,100044PeoplePeoples Republic of Chinas Republic of ChinaTel:86el:86ug.20,2009 (Aug.20,2009 (美式美式) )579 Qianwangang Road579 Qianwangang Road Huangdao,Qingdao,Shandong Huangdao,Qingdao,Shandong People Peoples Republic of Chinas Republic of C

6、hina 20 Aug.,2009 ( 20 Aug.,2009 (英式英式) ) 并列式并列式斜列式斜列式 信內地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信內地址即收信人的姓名和地址，它要寫在信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期信紙的左上角，低于寫信人地址和發(fā)信日期一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、一兩行寫。其書寫順序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行?？烧级了男?。Mr.William Wood81 Fifth StreetWashington D.C. 10038U.S.A.Mr.William Wood 81 F

7、ifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A. 并列式并列式斜列式斜列式Junior Class 1Dept. of EducationShandong UniversityNo.579 Qianwan RoadQingdao, 266000Apr. 6, 2008信頭信頭寄信人寄信人的地址的地址和日期和日期Zhiyuan Middle School,No.579 Qianwan RoadQingdao, 266000信內地址信內地址收信人地址收信人地址Dear Mr. Wang,稱呼稱呼Learning from Mr. Zhou, a teacher in

8、正文正文每段開每段開頭右縮頭右縮進約五進約五個字母個字母Sincerely yours,Li Wei結束語結束語及簽名及簽名正文正文下下一、二一、二行處行處Encl: Personal Resume 關于稱呼關于稱呼不認識的人：不認識的人：Dear Sir/Madam認識但不熟悉的人：認識但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith朋友：朋友：Dear Mary關于結束語關于結束語寫給機關、團體或不認識的人：寫給機關、團體或不認識的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely寫

9、給長者或上級：寫給長者或上級：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently 朋友或親戚：朋友或親戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend信件常用稱呼和落款用法信件常用稱呼和落款用法情況稱呼落款未知收信人姓名Dear Sir(s)Dear MadamDear Sir or MadamYours FaithfullyFaithfully Your

10、s知道收信人的姓名，但關系一般Dear Mr. BushDear Ms. BushDear Dr. BushDear Prof. BushYours SincerelySincerely Yours知道收信人姓名且關系親密Dear MaryDear SmithBest regardsBest wishesLoveWith (Lots of ) Love附件附件信件若有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。若多個附件，則應寫Encls.副本轉送副本轉送信件若有副本轉送，應在左下角注明CC.再啟再啟再啟部分用來補充正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的文件中更應避免使用。如果有可用P.S.補敘

11、并列式并列式/齊頭式齊頭式/正排式正排式 這種格式的要領：每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮進，因而 整封信的左邊成一垂直線，右邊參差不齊，單倍行距，段與段之間要空一行。這種格式在商務英語信函中是目前最為流行的英文書信格式。Your NameAdressPhoneDateRe: To what this letter refersCERTIFIED MAILPERSONALRecipients NameCompany NameAddressAttention Recipients NameDear*BodySincerely,SignitureEncl: cc:信封的寫法信封的寫法Wa

12、ng HaiboDepartment of EnvironmentHefei University of TechnologyHefei, 230009Anhui,China寄信人姓名地址寄件人姓名地址Dr. William Jones收件人姓名University of PittsburghPittsburgh 15213收件人地址英文書信的基本原則英文書信的基本原則 英文書信的書寫可概括為7個C原則：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具體）, Conciseness（簡明）, Correctness（正確）, Courtesy（謙恭）

13、, Consideration（諒解）。1. 完整完整 一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系，可以避免由于疏漏所導致的訴訟；一封書信寫得是否完整，建議用5個W來檢驗。例如在定貨信中，必須明確說明：（1）需要什么商品 （What you want）；（2）何時需要（When you need the goods）；（3）貨物發(fā)到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）為什么（Why）；如拒絕對方的要求，或對對方提出要求時應說明理由2. 清楚清楚 清楚是指寫信者必須將

14、所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。例如：原句：I am writing to apply for admission to your university.改為：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.3. 具體具體 書信中的具體原則指信要寫得具體明確。特別是答復對方要求的信，一定要具體，如對電報、電傳的日期、號碼等要交代清楚。例如：原句：We wish to confirm our telegram yesterday.改為：

15、We confirm our telegram of March 18.4. 簡潔簡潔 書信應行文流暢、言簡意賅，避免冗長。例如：原句：We wish to acknowledge receipt of your letter改為：We apprciate your letter5. 正確正確 英文書信中，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應準確無誤。6. 謙恭謙恭 語言要有禮且謙虛，及時回信也是禮貌的表現(xiàn)。7. 諒解諒解 寫信時要處處從對方的角度考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。例如：原句：We wont be able to sent you our

16、latest catelog this month.改為：We will sent you our latest catelog next monty.特殊信函（特殊信函（1） 投訴信投訴信 開頭段：說明與收信人的相關性，并標明寫作意圖。開頭段：說明與收信人的相關性，并標明寫作意圖。 主體段：寫明投訴的原因，要展開說明?？梢哉f具主體段：寫明投訴的原因，要展開說明。可以說具體理由，也可以說問題的具體體現(xiàn)方式。此外，提體理由，也可以說問題的具體體現(xiàn)方式。此外，提出你對如何改進或解決問題的建議，清楚地表明你出你對如何改進或解決問題的建議，清楚地表明你希望問題如何得到解決。希望問題如何得到解決。 結尾

17、段：表達你希望上述問題得到迅速解決的強烈結尾段：表達你希望上述問題得到迅速解決的強烈愿望，并對有關人員作出的努力表示感謝，希望盡愿望，并對有關人員作出的努力表示感謝，希望盡快得到滿意的答復?？斓玫綕M意的答復。特殊信函（特殊信函（1） 投訴信投訴信Dear *, _. Now I am writing to complain about _. _. But I am completely disappointed at what I experienced there. Firstly, _. Moreover, _. Worse of all, _. I believe _. It is no

18、t properly settled, I would complain to the Consumers Association. At the same time, I sincerely hope that _. I would be glad to see _ and I look forward to a day when _. 句型：I am writing to you to complain about To improve this situation, it is advisable to take the following measure. For one thing.

19、 For another, I do hope that the problems will be solved as soon as possible. 特殊信函（特殊信函（2） 求職信求職信 開頭段：說明信息來源，并說明寫作意圖。開頭段：說明信息來源，并說明寫作意圖。 主體段：介紹相關工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷及個人本性，主體段：介紹相關工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷及個人本性，以表明你可以勝任這個職位。以表明你可以勝任這個職位。 結尾段：表示強烈的期盼，并希望盡快得到答復。結尾段：表示強烈的期盼，并希望盡快得到答復。特殊信函（特殊信函（2） 求職信求職信Dear Sir or Madam, I wish t

20、o apply for the position for _ that you advertised in _. I am a student _, and I feel that my qualifications and work experience make me a suitable candidate for the job, _. I have a fair mastery of _. As for experience, _. Therefore, I am confident that _. Incidentally, could you please inform me o

21、f _? I hope _. I can be reached at _. Thank you for considering my application again. I am looking forward to your reply and eventually, meeting you. 句型：I have read your advertisement in(刊物名)of(時間)for a secretary, and should be grateful if you consider me as a candidate for the position.I shall be p

22、leased to furnish you with any further information concerning my education and work experience. 特殊信函（特殊信函（3） 詢問信詢問信 開頭段：說明寫作意圖，說明寫這封信的目的是尋開頭段：說明寫作意圖，說明寫這封信的目的是尋求什么樣的信息或幫助。求什么樣的信息或幫助。 主體段：詢問具體問題，強調所需信息的重要性。主體段：詢問具體問題，強調所需信息的重要性。 結尾段：表達獲取信息的強烈期盼，提供聯(lián)系方法結尾段：表達獲取信息的強烈期盼，提供聯(lián)系方法以供收信人與你聯(lián)系。并對有關人員表示感謝。以供收信人與你

23、聯(lián)系。并對有關人員表示感謝。特殊信函（特殊信函（3） 詢問信詢問信Dear Sir or Madam, I am writing in the hope that_. I am a student majoring for _, who_. I am longing to join a club or community because _. Furthermore, _. In my spare time, _. Specifically, I would like to _. If possible, I would like to _. I would be much obliged t

24、o you if _. And I am looking forward to a favorable reply at your earliest convenience. 句型：I would like to inquire about some information onI shall be grateful if you could have details concerningI am looking forward to a favorable reply at your earliest convenience. 道歉信句型道歉信句型I must apologize to yo

25、u forPlease accept my sincere apology for once more. 感謝信句型感謝信句型I am thankful to your for your unselfish assistance duringMy appreciation to you for your generous help is beyond my words.I wish I could repay it someday.邀請信句型邀請信句型I am pleased to invite your to participate in to be held formtoinI am lo

26、oking forward to your reply, and eventually seeing you.求學信句型求學信句型I wish to apply to admission to your department as a postgraduate student.It would be appreciative of you if you could send me some relevant information at your earliest convenience. 推薦信句型推薦信句型I am very glad to recommend to you a student of mine, Mr./Miss, to be an ideal candidate for If any further information about him/her is required, please let me know.A Request for Studying AbroadDear Sir or Madam, I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to pursue my study in mathematics toward master degre