精益管理：辦公用品定額管理匯編

1、辦公用品定額管理降低采購費(fèi)用和管理成本單位： 部門： （組）：1、 課題的背景、目的及意義（一）課題背景開展辦公用品定額管理是對辦公用品倉儲(chǔ)效率、辦公用品消耗、辦公用品采購成本等有針對性的管理，同樣也是對所有員工樹立節(jié)約意識有很大的幫助。什么是定額管理？定額管理是指利用定額來合理安排和使用人力、物力、財(cái)力的一種管理方法。定額是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，對人力、物力、財(cái)力的配備、利用和消耗以及獲得的成果等方面所應(yīng)遵守的標(biāo)準(zhǔn)或應(yīng)達(dá)到的水平。定額管理的內(nèi)容是什么？建立和健全定額體系；在技術(shù)革新和管理方法改革的基礎(chǔ)上，制定和修訂各項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)定額；采取有效措施，保證定額的貫徹執(zhí)行；定期檢查分析定額的完成情況，

2、認(rèn)真總結(jié)定額管理經(jīng)驗(yàn)等等。定額管理是實(shí)行計(jì)劃管理，進(jìn)行成本核算、成本控制和成本分析的基礎(chǔ)。實(shí)行定額管理，對于節(jié)約使用資源，合理組織勞動(dòng)，調(diào)動(dòng)勞動(dòng)者的積極性，提高設(shè)備利用率和勞動(dòng)生產(chǎn)率，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，都有重要的作用。（2） 課題目的及意義1.提升管理效率降低采購成本，通過辦公用品定額管理，提高辦公用品的管理工作效率，為管理人員及領(lǐng)用人員節(jié)約更多的時(shí)間，提升效率。同時(shí)定額管理的實(shí)施對領(lǐng)用部門的辦公用品消耗預(yù)計(jì)提出了要求，從用完即領(lǐng)轉(zhuǎn)變?yōu)榘从?jì)劃使用，減少了采購次數(shù)，降低采購時(shí)間成本。2. 養(yǎng)成員工節(jié)約習(xí)慣，開展辦公用品定額管理工作，是的員工使用辦公用品時(shí)按計(jì)劃領(lǐng)取，在計(jì)劃內(nèi)必須合理使用，才

3、能完成工作，這樣達(dá)到了節(jié)約辦公用品的目的，養(yǎng)成節(jié)約的習(xí)慣。例如：辦公用A4打印紙，采取定額管理前，使用完就可領(lǐng)用無需計(jì)劃，采取定額管理措施后，員工或部門必須在計(jì)劃內(nèi)使用A4紙，為確保在下次領(lǐng)用前能完成工作，就會(huì)杜絕浪費(fèi)紙張的現(xiàn)象。二、存在問題和原因分析以往辦公用品管理方法存在的問題：辦公用品采用“用完即領(lǐng)”的方式，存在著諸多問題：一是領(lǐng)用頻率比較頻繁，大大增加了辦公用品倉庫管理員的工作量；我統(tǒng)計(jì)了2015年1-7月份辦公用品領(lǐng)用次數(shù)。計(jì)算下來平均每月領(lǐng)取次數(shù)為15次，我們根據(jù)每月平均工作天數(shù)約為21天計(jì)算。 這樣的領(lǐng)用天數(shù)占比次數(shù)顯然是增加了辦公用品管理員的工作量。二是采購次數(shù)的不斷增加，以往

4、的管理模式，倉庫辦公用品無庫存就會(huì)啟動(dòng)采購工作流程，造成每次采購數(shù)量不多，但采購次數(shù)增加，增加了時(shí)間成本。我們可以看到一次簡單的采購流程，分成4個(gè)步驟，每個(gè)步驟間的用時(shí)基本在半天左右，這就造成領(lǐng)用部門也需要等待1至2天才能領(lǐng)取辦公用品，這些都是時(shí)間成本。三是“用完即領(lǐng)”的方式，員工在使用辦公用品過程中，不會(huì)有計(jì)劃的分配使用，會(huì)不可避免的造成浪費(fèi)現(xiàn)象。 我們可以看到5號電池、毛巾以及筆的都超出了正常辦公的使用量，這就是采購“用完即領(lǐng)”的方式所帶來的，不可避免的浪費(fèi)現(xiàn)象三、課題的實(shí)施過程1.數(shù)據(jù)收集定額采購，由各部門內(nèi)勤，根據(jù)往年辦公用品領(lǐng)用數(shù)量確定，每月辦公用品采購數(shù)量，并由精益管理小組根據(jù)實(shí)際

5、工作內(nèi)容，判斷調(diào)整采購數(shù)量，定額采購定額發(fā)放，各部門在定額計(jì)劃之外無法領(lǐng)取辦公用品。2.主動(dòng)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)問題，在日常工作中，加強(qiáng)對辦公用品使用情況的觀察，發(fā)覺使用過程中存在的浪費(fèi)現(xiàn)象，各部門通過監(jiān)督教育，并以定量發(fā)放的方式，使員工在正常工作的基礎(chǔ)上節(jié)省辦公用品資源。3.精益辦公用品采購過程，通過定額采購以減少采購次數(shù)，各部門加強(qiáng)管理配合量化辦公用品的發(fā)放次數(shù)，使辦公用品管理時(shí)間主動(dòng)權(quán)掌握在管理員自己手中，從而降低辦公用品管理的時(shí)間成本，提高管理員的工作效率。我們通過使用系統(tǒng)圖法（Systematic Diagram）進(jìn)行問題的改善。四、 課題總結(jié)1、 辦公用品采購費(fèi)用，通過定額管理逐步降低。2、

6、辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象，通過抽樣三種辦公用品的人均使用量，表明在使用過程中浪費(fèi)現(xiàn)象的減少。3、 辦公用品管理的時(shí)間成本，通過對比各部門領(lǐng)用單數(shù)量可以看出，管理的時(shí)間成本逐步降低。（2） 下一步工作計(jì)劃辦公用品定額管理在節(jié)省辦公用品費(fèi)用，減少辦公用品浪費(fèi)現(xiàn)象，減少管理時(shí)間成本上初見成效，但精益管理方法和工具還存在一些問題。1. 數(shù)據(jù)難定數(shù)據(jù)難定的原因是進(jìn)行定額制訂，對定額計(jì)劃制定人員的要求比較高，并且由于涉及到部門員工工作便利的問題，難度增加。2. 數(shù)據(jù)難齊定額管理是一個(gè)跨部門的協(xié)調(diào)作業(yè)，由于涉及部門多，要制定一個(gè)辦公用品的預(yù)期使用數(shù)據(jù)很難快速完成，往往需要經(jīng)過反復(fù)的協(xié)調(diào)和核對才能找出最理想數(shù)據(jù)，增加企業(yè)管理成本。3. 數(shù)據(jù)難變辦公用品定期使用數(shù)量是一個(gè)變量，是隨著公司每個(gè)時(shí)間段工作側(cè)重點(diǎn)的不同，辦公用品使用數(shù)量也會(huì)因此而變化。但由于定額管理制定期限過長的話，為及時(shí)更變定額數(shù)據(jù)增加了難度。4. 數(shù)據(jù)難找由于定額管理沒有專用的軟件進(jìn)行輔助，找一個(gè)數(shù)據(jù)往往要從一大堆的文檔（有可能是電子文