辦公室人員基本工作方法

1、 公司的期待；公司的期待； 有效開(kāi)展、完成工作的前提；有效開(kāi)展、完成工作的前提； 個(gè)人能力提升的必備條件。個(gè)人能力提升的必備條件。 為什么要具備這些意識(shí)？為什么要具備這些意識(shí)？八種意識(shí)之八種意識(shí)之1目標(biāo)意識(shí) 理解工作目的理解工作目的 了解工作內(nèi)容了解工作內(nèi)容 掌握工作流程掌握工作流程 明確職責(zé)分擔(dān)明確職責(zé)分擔(dān) 為什么要做該項(xiàng)工作？為什么要做該項(xiàng)工作？ 該項(xiàng)工作包括哪些具體任務(wù)？該項(xiàng)工作包括哪些具體任務(wù)？ 完成該項(xiàng)工作需經(jīng)過(guò)哪些環(huán)節(jié)完成該項(xiàng)工作需經(jīng)過(guò)哪些環(huán)節(jié) 或步驟，先后順序如何？或步驟，先后順序如何？ 該項(xiàng)工作的分工情況如何？該項(xiàng)工作的分工情況如何？目標(biāo)意識(shí)是順利開(kāi)展工作的目標(biāo)意識(shí)是順利開(kāi)展工

2、作的前提前提八種意識(shí)之八種意識(shí)之2交貨期意識(shí)交貨期意識(shí)是工作效率的交貨期意識(shí)是工作效率的保證保證 制定具體工作日程制定具體工作日程 確保工作按期完成確保工作按期完成 延期的預(yù)見(jiàn)和對(duì)應(yīng)延期的預(yù)見(jiàn)和對(duì)應(yīng) 提早制定合理具體的工作推進(jìn)日程提早制定合理具體的工作推進(jìn)日程隨時(shí)確認(rèn)工作開(kāi)展進(jìn)度隨時(shí)確認(rèn)工作開(kāi)展進(jìn)度 （與日程進(jìn)行核對(duì)）（與日程進(jìn)行核對(duì)） 出現(xiàn)特殊情況（如接受臨時(shí)性工作）出現(xiàn)特殊情況（如接受臨時(shí)性工作） 要立即與上司溝通，調(diào)整原定工作日程要立即與上司溝通，調(diào)整原定工作日程 八種意識(shí)之八種意識(shí)之3成本意識(shí)成本意識(shí)是防止工作中出現(xiàn)浪費(fèi)的成本意識(shí)是防止工作中出現(xiàn)浪費(fèi)的根本根本金錢(qián)、設(shè)備、耗材等金錢(qián)、設(shè)

3、備、耗材等有形成本有形成本的控制的控制易易 人力、動(dòng)作、時(shí)間等人力、動(dòng)作、時(shí)間等無(wú)形成本無(wú)形成本的控制的控制難難無(wú)形成本無(wú)形成本的的管理水平管理水平是衡量公司管理水平的是衡量公司管理水平的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也重要標(biāo)志之一，同時(shí)也制約著公司的生存與發(fā)展制約著公司的生存與發(fā)展八種意識(shí)之八種意識(shí)之4改善意識(shí)新課題新課題水水平平時(shí)間軸時(shí)間軸確認(rèn)確認(rèn)改善改善改善改善確認(rèn)確認(rèn)新課題新課題新課題新課題改善改善確認(rèn)確認(rèn)持續(xù)上升持續(xù)上升改善改善是持續(xù)的、永無(wú)止境的！是持續(xù)的、永無(wú)止境的！在日常工作中培養(yǎng)問(wèn)題 意識(shí)，多問(wèn)“為什么？” 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后， 勤于思考，找出對(duì)策。課題設(shè)定課題設(shè)定改善意識(shí)是不斷提升工作水平的改

4、善意識(shí)是不斷提升工作水平的途徑途徑八種意識(shí)之八種意識(shí)之5協(xié)調(diào)意識(shí)協(xié)調(diào)意識(shí)是順利開(kāi)展團(tuán)隊(duì)合作的協(xié)調(diào)意識(shí)是順利開(kāi)展團(tuán)隊(duì)合作的基礎(chǔ)基礎(chǔ)內(nèi)部協(xié)調(diào)內(nèi)部協(xié)調(diào)（組內(nèi)）（組內(nèi)）外部協(xié)調(diào)外部協(xié)調(diào)（與其他部門(mén)）（與其他部門(mén)）協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)目標(biāo)目標(biāo)工作協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)A組工作A組B組C組良好的協(xié)調(diào)良好的協(xié)調(diào)共同的目標(biāo)共同的目標(biāo)團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作更好地工作更好地工作不斷提升的不斷提升的工作效果工作效果八種意識(shí)之八種意識(shí)之6客戶(hù)意識(shí)客戶(hù)意識(shí)是提升工作質(zhì)量的客戶(hù)意識(shí)是提升工作質(zhì)量的推動(dòng)力推動(dòng)力 牢記：牢記：后道工序是客戶(hù)后道工序是客戶(hù)目標(biāo)目標(biāo):不給下一工序不給下一工序造成麻煩造成麻煩保證：保證：本崗位工作的質(zhì)量本崗位工作的質(zhì)量提升：提升

5、：整體工作水平整體工作水平所有所有我們提供服務(wù)的對(duì)象，都是我們的客戶(hù)！八種意識(shí)之八種意識(shí)之7品質(zhì)意識(shí)品質(zhì)意識(shí)是工作效果和成果的品質(zhì)意識(shí)是工作效果和成果的保證保證 我們手中的 工作工作我們制造的 產(chǎn)品產(chǎn)品工作完成的質(zhì)量質(zhì)量工作產(chǎn)生的效果效果決定決定工作品質(zhì)的提升工作品質(zhì)的提升需要我們堅(jiān)持不懈需要我們堅(jiān)持不懈的努力！的努力！八種意識(shí)之八種意識(shí)之8人才培養(yǎng)意識(shí)人才培養(yǎng)意識(shí)是新生力量產(chǎn)生的人才培養(yǎng)意識(shí)是新生力量產(chǎn)生的原動(dòng)力原動(dòng)力有效的有效的指導(dǎo)指導(dǎo)做給對(duì)方看讓其說(shuō)說(shuō)看讓其做做看讓其寫(xiě)寫(xiě)看說(shuō)給對(duì)方聽(tīng)寫(xiě)給對(duì)方看將自己擁有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)傳授傳授給別人的過(guò)程過(guò)程自身知識(shí)水平提升提升的過(guò)程過(guò)程2.PDCA 方針管

6、理 組內(nèi)日程 預(yù)算 育成計(jì)劃PDCA 工作委派 工作協(xié)調(diào)、支援 (組內(nèi)、他組) 團(tuán)隊(duì)合作 工作指導(dǎo)2.PDCAPlanDoCheckAction 工作確認(rèn) 如何批評(píng) 激勵(lì)下屬 工作改善結(jié)束頁(yè)結(jié)束頁(yè)1. 根據(jù)部門(mén)的年度方針，根據(jù)部門(mén)的年度方針，設(shè)定工作課題設(shè)定工作課題。2. 根據(jù)工作目的、期限等根據(jù)工作目的、期限等5W2H信息，信息，制定業(yè)務(wù)計(jì)劃制定業(yè)務(wù)計(jì)劃。3. 針對(duì)上司委派的工作，考慮對(duì)策針對(duì)上司委派的工作，考慮對(duì)策（根據(jù)情況可與上司商量（根據(jù)情況可與上司商量),并在計(jì)劃中加以體現(xiàn)。并在計(jì)劃中加以體現(xiàn)。 明確工作的目的，優(yōu)先順序，整理實(shí)施項(xiàng)目明確工作的目的，優(yōu)先順序，整理實(shí)施項(xiàng)目P (Pla

7、n)2.PDCA注： 合理的計(jì)劃可以使合理的計(jì)劃可以使D,C,A有效率地進(jìn)行。有效率地進(jìn)行。 日程要書(shū)面化、進(jìn)程要可視化日程要書(shū)面化、進(jìn)程要可視化 。返返 回回D (Do)2.PDCA 1. 經(jīng)常有意識(shí)地回想工作目的，并且推進(jìn)工作。經(jīng)常有意識(shí)地回想工作目的，并且推進(jìn)工作。 2. 隨時(shí)保持與相關(guān)部門(mén)的溝通。隨時(shí)保持與相關(guān)部門(mén)的溝通。 3. 根據(jù)需要，中途向上司報(bào)告進(jìn)展情況。根據(jù)需要，中途向上司報(bào)告進(jìn)展情況。 4. 如果情況有變，應(yīng)重新討論計(jì)劃。如果情況有變，應(yīng)重新討論計(jì)劃。 按照計(jì)劃確實(shí)執(zhí)行按照計(jì)劃確實(shí)執(zhí)行返返 回回C（Check）C (Check) 1. 以最初制定的計(jì)劃為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行效果評(píng)價(jià)。

8、以最初制定的計(jì)劃為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行效果評(píng)價(jià)。 2. 檢查實(shí)施過(guò)程是否完全按照日程進(jìn)行。檢查實(shí)施過(guò)程是否完全按照日程進(jìn)行。對(duì)實(shí)施的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)及反省對(duì)實(shí)施的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)及反省注：如經(jīng)評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)未達(dá)到預(yù)期計(jì)劃，如經(jīng)評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)未達(dá)到預(yù)期計(jì)劃， 一定要找出一定要找出真正的原因真正的原因。 2.PDCA返返 回回A (Action) 1. 報(bào)告給上司及相關(guān)人員。報(bào)告給上司及相關(guān)人員。 2. 評(píng)價(jià)結(jié)果要反映到下次計(jì)劃中，以期改善，評(píng)價(jià)結(jié)果要反映到下次計(jì)劃中，以期改善， 防止同樣錯(cuò)誤再次發(fā)生防止同樣錯(cuò)誤再次發(fā)生 。考慮更好的應(yīng)對(duì)策略，并使之貫徹執(zhí)行考慮更好的應(yīng)對(duì)策略，并使之貫徹執(zhí)行2.PDCA返返 回回方 針 管

9、 理經(jīng)營(yíng)環(huán)境經(jīng)營(yíng)環(huán)境年度方針年度方針部門(mén)年度方針部門(mén)年度方針?lè)纸夥纸饨M內(nèi)工作目標(biāo)組內(nèi)工作目標(biāo)設(shè)定新課題設(shè)定新課題分解分解公司公司部門(mén)部門(mén)各組各組2.PDCA-方針管理方針管理返返 回回向組員解釋和介紹公司、部門(mén)目標(biāo)向組員解釋和介紹公司、部門(mén)目標(biāo)下屬自我設(shè)定目標(biāo)下屬自我設(shè)定目標(biāo)與下屬進(jìn)行目標(biāo)商討與下屬進(jìn)行目標(biāo)商討確認(rèn)、合成組內(nèi)日程確認(rèn)、合成組內(nèi)日程如何制訂組內(nèi)工作日程？2.PDCA-日程管理日程管理日程管理中需考慮的問(wèn)題 對(duì)曾經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，要分析原因，明確解決對(duì)策，并使之對(duì)曾經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，要分析原因，明確解決對(duì)策，并使之反映到日程中。反映到日程中。 發(fā)現(xiàn)組員間的工作日程遵守差距，并給予適當(dāng)提醒發(fā)

10、現(xiàn)組員間的工作日程遵守差距，并給予適當(dāng)提醒 實(shí)施項(xiàng)目有無(wú)增減實(shí)施項(xiàng)目有無(wú)增減 實(shí)施期間有無(wú)延長(zhǎng)或縮短實(shí)施期間有無(wú)延長(zhǎng)或縮短 是否需要增加或減少與上司、老員工進(jìn)行協(xié)商的機(jī)會(huì)是否需要增加或減少與上司、老員工進(jìn)行協(xié)商的機(jī)會(huì)2.PDCA-日程管理日程管理制訂工作日程時(shí)應(yīng)注意什么？制訂計(jì)劃日程時(shí)應(yīng)注意：制訂計(jì)劃日程時(shí)應(yīng)注意：利用利用5W2H工作的工作的優(yōu)先順序優(yōu)先順序突發(fā)事件突發(fā)事件的處理程序的處理程序工作工作日程的制訂日程的制訂方法方法如何通過(guò)匯報(bào)如何通過(guò)匯報(bào)修訂工作計(jì)劃修訂工作計(jì)劃案案 例例指指 導(dǎo)導(dǎo)B組組長(zhǎng)一天的工作：組組長(zhǎng)一天的工作：8:009:00 接待來(lái)訪(fǎng)客人接待來(lái)訪(fǎng)客人9:009:30 吸

11、煙吸煙 9:3010:30 品質(zhì)會(huì)議品質(zhì)會(huì)議10:3010:45 私人電話(huà)私人電話(huà)10:4512:00 支援組員小王工作支援組員小王工作12:0012:30 與組員小李談話(huà)與組員小李談話(huà)13:1015:10 新人教育新人教育15:1015:25 吸煙、休息吸煙、休息15:2516:40 緊急工作對(duì)應(yīng)緊急工作對(duì)應(yīng)加加 班班 時(shí)時(shí) 間：間： 開(kāi)始制作一份明天就要提交開(kāi)始制作一份明天就要提交 的方案的方案2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回突發(fā)事件的處理程序 step1 把握問(wèn)題內(nèi)容把握問(wèn)題內(nèi)容 Step2 討論討論臨時(shí)對(duì)應(yīng)、制訂臨時(shí)對(duì)應(yīng)、制訂對(duì)策對(duì)策、指示下屬、指示下屬開(kāi)展對(duì)應(yīng)開(kāi)展對(duì)應(yīng) Ste

12、p3 及時(shí)向上司及時(shí)向上司匯報(bào)匯報(bào)突發(fā)事件的突發(fā)事件的內(nèi)容及對(duì)應(yīng)情況內(nèi)容及對(duì)應(yīng)情況 Step4 制訂改善計(jì)劃制訂改善計(jì)劃 Step5 監(jiān)督實(shí)施監(jiān)督實(shí)施 Step6 改善確認(rèn)改善確認(rèn)2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回如何通過(guò)匯報(bào)修訂工作日程將組內(nèi)工作日程向上司匯報(bào)、確認(rèn)。根據(jù)根據(jù)上司委派任務(wù)的重要度、緊急度重要度、緊急度，適當(dāng)調(diào)整組內(nèi)工作日程調(diào)整組內(nèi)工作日程。避免避免工作日程中出現(xiàn)任務(wù)過(guò)于任務(wù)過(guò)于集中集中或過(guò)于或過(guò)于空閑空閑的情況。根據(jù)工作任務(wù)、育成計(jì)劃、組員的工作日程，選取合適的人選、調(diào)選取合適的人選、調(diào)整組內(nèi)工作日程整組內(nèi)工作日程。調(diào)整后調(diào)整后的工作日程及時(shí)與上司商量、確認(rèn)及時(shí)與上司商

13、量、確認(rèn)2.PDCA-日程管理日程管理返返 回回為什么要進(jìn)行預(yù)算管理2.PDCA-預(yù)算管理預(yù)算管理重點(diǎn)項(xiàng)目成本支出資源支持評(píng)估未來(lái)效益工作中節(jié)約成本改善經(jīng)營(yíng)狀況降低風(fēng)險(xiǎn)提高成功率企業(yè)發(fā)展全年的工作計(jì)劃預(yù)算管理的要點(diǎn)預(yù)算制作考慮要點(diǎn)：預(yù)算制作考慮要點(diǎn)：全年工作計(jì)劃全年工作計(jì)劃公司預(yù)算承受能力公司預(yù)算承受能力預(yù)算準(zhǔn)確性預(yù)算準(zhǔn)確性工作完成效果優(yōu)劣工作完成效果優(yōu)劣預(yù)算控制的考慮要點(diǎn)：預(yù)算控制的考慮要點(diǎn)：按計(jì)劃及預(yù)算開(kāi)展工作按計(jì)劃及預(yù)算開(kāi)展工作節(jié)約開(kāi)支節(jié)約開(kāi)支2.PDCA-預(yù)算管理預(yù)算管理返返 回回1. 對(duì)部下的職責(zé)、能力、特性把握對(duì)部下的職責(zé)、能力、特性把握 2. 領(lǐng)會(huì)上司的育成計(jì)劃領(lǐng)會(huì)上司的育成計(jì)劃

14、 根據(jù)上司的育成計(jì)劃根據(jù)上司的育成計(jì)劃 安排安排OJT工作任務(wù)工作任務(wù) 、推進(jìn)個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃。推進(jìn)個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃。育成計(jì)劃OJT是什么？是什么？ OJTOn the Job Training 通過(guò)工作來(lái)鍛煉、提高能力通過(guò)工作來(lái)鍛煉、提高能力2.PDCA-育成計(jì)劃育成計(jì)劃工作分析工作分析參考人材培養(yǎng)計(jì)劃參考人材培養(yǎng)計(jì)劃合適的人選合適的人選委派工作委派工作選擇時(shí)間選擇時(shí)間目的目的緊急度緊急度難度難度工作目的、內(nèi)容工作目的、內(nèi)容交給他的原因交給他的原因何時(shí)完成、匯報(bào)何時(shí)完成、匯報(bào)工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)下屬制訂工作日程下屬制訂工作日程日程確認(rèn)日程確認(rèn)現(xiàn)狀把握、尋找差異現(xiàn)狀把握、尋找差異下下屬屬2.PDC

15、A-育成計(jì)劃育成計(jì)劃人才育成的流程返返 回回廣義和狹義的團(tuán)隊(duì)意識(shí)狹義：狹義：自己負(fù)責(zé)的組內(nèi)，班內(nèi)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)；自己負(fù)責(zé)的組內(nèi)，班內(nèi)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)；廣義：廣義：前后工序及相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。前后工序及相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。作為專(zhuān)門(mén)職作為專(zhuān)門(mén)職2 2級(jí)，積極培養(yǎng)級(jí)，積極培養(yǎng)廣義的團(tuán)隊(duì)意識(shí)廣義的團(tuán)隊(duì)意識(shí)在在開(kāi)展工作中是必不可少的。開(kāi)展工作中是必不可少的。組內(nèi)、班內(nèi)的組內(nèi)、班內(nèi)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)團(tuán)隊(duì)意識(shí)前后工序前后工序及相關(guān)部及相關(guān)部門(mén)的團(tuán)隊(duì)門(mén)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)意識(shí)2.PDCA-團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作怎樣使1+12團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)表率的作用表率的作用交流交流溝通溝通相互依賴(lài)相互依賴(lài)培養(yǎng)下屬團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)培養(yǎng)下屬團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)影

16、響組員的思想、行為影響組員的思想、行為形成共同的目標(biāo)形成共同的目標(biāo)一致的想法一致的想法避免沖突避免沖突積極配合積極配合22.PDCA-團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作返返 回回如何找出差距與不足達(dá)成目標(biāo)達(dá)成目標(biāo)過(guò)程有問(wèn)題過(guò)程有問(wèn)題過(guò)程沒(méi)有問(wèn)題過(guò)程沒(méi)有問(wèn)題未達(dá)成目標(biāo)未達(dá)成目標(biāo)2.PDCA-效果評(píng)估效果評(píng)估工作工作確認(rèn)確認(rèn)日程未完日程未完成的對(duì)策成的對(duì)策工作方向不工作方向不正確的對(duì)策正確的對(duì)策確認(rèn)日程確認(rèn)日程遵守情況遵守情況工作開(kāi)展的工作開(kāi)展的確認(rèn)方法確認(rèn)方法返返 回回工作確認(rèn) 工作方向的正確性工作方向的正確性 是否按日程完成是否按日程完成 客戶(hù)是否滿(mǎn)意客戶(hù)是否滿(mǎn)意 成本成本 OJTOJT學(xué)習(xí)情況學(xué)習(xí)情況 工作目

17、標(biāo)工作目標(biāo).工作日程工作日程.工作效果工作效果.上司指令上司指令.進(jìn)行工作確認(rèn)進(jìn)行工作確認(rèn)確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)依據(jù)確認(rèn)依據(jù)2.PDCA-效果評(píng)估效果評(píng)估返返 回回日程未完成的對(duì)策2.PDCA-效果評(píng)估效果評(píng)估 努力程度不足努力程度不足 育成方向引導(dǎo)、督促育成方向引導(dǎo)、督促 個(gè)人能力差距個(gè)人能力差距 OJT育成育成 工作量大、時(shí)間緊工作量大、時(shí)間緊 組內(nèi)協(xié)力組內(nèi)協(xié)力 工作難度大工作難度大 指導(dǎo)指導(dǎo) 資源不足資源不足 緊急對(duì)應(yīng)、聯(lián)絡(luò)緊急對(duì)應(yīng)、聯(lián)絡(luò) 他部門(mén)他部門(mén) 聯(lián)絡(luò)、協(xié)商是否按日程完成聯(lián)絡(luò)、協(xié)商是否按日程完成調(diào)查延誤的原因調(diào)查延誤的原因 對(duì)策對(duì)策返返 回回工作方向不正確的對(duì)策 理解部門(mén)方針理解部門(mén)方針 現(xiàn)狀把握現(xiàn)狀把握 確認(rèn)差異確認(rèn)差異 調(diào)整工作目標(biāo)調(diào)整工作目標(biāo)現(xiàn)地現(xiàn)物現(xiàn)地現(xiàn)物把握現(xiàn)狀、把握現(xiàn)狀、確認(rèn)差異確認(rèn)差異2.PDCA-效果評(píng)估效果評(píng)估返返 回回確認(rèn)日程遵守情況難度大、最優(yōu)先的工作難度大、最優(yōu)先的工作重點(diǎn)檢查重點(diǎn)檢查經(jīng)驗(yàn)少、有困難的下屬經(jīng)驗(yàn)少、有困難的下屬兩倍的檢查兩倍的檢查一般性工作一般性工作定期檢查定期檢查2.PDCA-效果評(píng)估效果評(píng)估返返 回回工作開(kāi)展的確認(rèn)方法要求組員匯報(bào)：要求組員匯報(bào)：做了什么做了什么怎樣做的怎樣做的以前與現(xiàn)在的對(duì)比以前與現(xiàn)在的對(duì)比差異差異改善計(jì)劃改善計(jì)劃指導(dǎo)內(nèi)容：指導(dǎo)內(nèi)容：必須完成工作的必須完成工