程序文件-樣品管理程序

1、邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所程序文件文件編號：SYCJQS04-2011第1頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日1目的樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響檢測結(jié)果的準(zhǔn)確與否， 因此必須對樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置和樣品的識別等各個環(huán)節(jié)實(shí) 施有效的質(zhì)量控制。根據(jù)客戶要求做好樣品的保密與安全工作。2范圍本程序適用于檢測業(yè)務(wù)中樣品的接收、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、貯存、處置等 環(huán)節(jié)的管理。3職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)對樣品的收發(fā)、標(biāo)識、流轉(zhuǎn)、貯存、處置的管理；3.2 專業(yè)室負(fù)責(zé)檢測過程中樣品的管理；3.3 辦公室對樣品管理進(jìn)行日常監(jiān)督。4工作程序4.1 樣品的接收4.1.1

2、抽取樣品的接收抽樣人員回站后應(yīng)立即將隨身帶回或親自押交的樣品及抽樣單交辦 公室，辦公室應(yīng)清點(diǎn)樣品，認(rèn)真檢查并記錄樣品狀況（包括外觀、數(shù)量、 型號規(guī)格等）、配件及資料的完整性，填寫相應(yīng)的樣品登記表、任務(wù)分 配單和流程卡。4.1.2 客戶送檢樣品的接收辦公室在接收客戶送檢的樣品時，應(yīng)對樣品（名稱、標(biāo)識、狀態(tài)、 數(shù)量）、檢驗項目、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法（尤其是非標(biāo)準(zhǔn)方法、自定的 檢驗方法）及其它相關(guān)信息給予確認(rèn)，并指導(dǎo)客戶準(zhǔn)確填寫樣品檢測 委托單中所有信息，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求的樣品，退還給客戶 或按雙方達(dá)成的協(xié)議進(jìn)行處理。樣品接收后接樣人員將樣品信息分別登 記在檢測樣品登記表上。樣品檢測委托單經(jīng)核

3、對驗收雙方簽字后，將第二聯(lián)交客戶作為領(lǐng)取檢驗報告的憑證。邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所 程序文件文件編號：SYCJQS04-2011第2頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日4.1.3 辦公室接收樣品后，對樣品進(jìn)行編號，加貼唯一性識別標(biāo)識。4.1.4 檢測員在對接收的樣品是否適合于檢測有任何疑問，或?qū)蛻舻臋z測要求不明確，或認(rèn)為樣品不符合規(guī)定要求，有異常情況時（包括包 裝和封條），辦公室應(yīng)與客戶聯(lián)系，取得進(jìn)一步說明和認(rèn)可后再進(jìn)行檢 測。4.1.5 當(dāng)檢測方法要求對樣品進(jìn)行重新抽樣時，執(zhí)行抽樣程序。4.2 樣品的識別4.2.1 樣品的識別包括不同樣品的區(qū)別識別和

4、樣品不同檢測狀態(tài)的識別， 按編號規(guī)則要求對送檢樣品進(jìn)行唯一性編號，其編號要和委托書的編號 以及原始記錄、報告編號相對應(yīng)，樣品的唯一性標(biāo)識中不包含客戶名稱。4.2.2 本實(shí)驗室編號規(guī)則：SYZJ+年號+W （D、F）十樣品序號"（“年號” 4位數(shù)、W為委托檢驗、D為定期監(jiān)督抽查、F為職能部門（質(zhì)監(jiān)、工商、 法院、農(nóng)業(yè)等）委托檢驗、“樣品序號”為位順序號），如：2013年縣工 商局送來化肥產(chǎn)品委托檢測，樣品編號為 SYZJ2013-F000 。4.2.3 樣品的檢驗狀態(tài)標(biāo)識：樣品根據(jù)其不同的檢驗狀態(tài)分別標(biāo)識為待檢 （黃色）、在檢（紅色）、檢畢（綠色），并按不同的樣品存放架（區(qū)域） 存放。

5、4.2.4 樣品標(biāo)識一直跟隨樣品出入庫及整個檢測過程。4.3 樣品流轉(zhuǎn)4.3.1 樣品檢測工作按“客戶-辦公室-檢測室一辦公室一客戶”流程流轉(zhuǎn)， 由辦公室將已編號并貼有黃色待檢標(biāo)識的樣品與相關(guān)資料一同分發(fā)至檢 測室。在辦理交接過程中，相關(guān)科室必須在樣品登記表或流轉(zhuǎn)卡記錄樣 品的狀況。4.3.2 檢測人員在接收樣品和歸還樣品均應(yīng)在 檢測樣品流轉(zhuǎn)卡上簽字， 檢測樣品流轉(zhuǎn)卡由樣品管理員保管。4.3.3 檢測的樣品由辦公室及時通知專業(yè)室領(lǐng)取，領(lǐng)取人在樣品登記表邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所 程序文件文件編號：SYCJQS04-2011第3頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12

6、月01日或流轉(zhuǎn)卡上簽收，如檢測員暫不能領(lǐng)取，可暫存放在辦公室。4.3.4 樣品接收后，檢測人員應(yīng)在檢測工作開始前認(rèn)真核對樣品信息及相 關(guān)資料要求。如發(fā)現(xiàn)疑問時，應(yīng)及時通知綜合辦公室并與客戶取得聯(lián)系， 提出需要詢問的具體問題。如需要客戶必須進(jìn)一步明確的，則應(yīng)通過書 面方式向客戶提出書面答復(fù)的要求，在取得進(jìn)一步說明確認(rèn)后再進(jìn)行檢 測工作。4.3.5 樣品外包項目由辦公室負(fù)責(zé)將外包樣品按保存要求送到分包單位， 并按分包控制程序執(zhí)行。4.4 樣品的制備4.4.1 需進(jìn)行加工制備的樣品由檢測人員加工制備， 并負(fù)責(zé)制備過程中標(biāo) 識的轉(zhuǎn)移；4.4.2 樣品的制備應(yīng)遵循檢測標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行；4.4.3 在

7、樣品制備、檢測過程中發(fā)現(xiàn)樣品有缺陷，要及時通知客戶。4.4.4 樣品在制備、檢測、傳遞過程中應(yīng)加以防護(hù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)樣品 的使用說明，避免受到非檢測性損壞，并防止丟失。樣品如遇意外損壞 或丟失，應(yīng)在原始記錄中說明，并向室主任報告，在辦公室備案，必要 時應(yīng)立即與客戶聯(lián)系。4.4.5 檢測人員在完成檢測后，應(yīng)將樣品及其檢測報告、任務(wù)分配單，流 轉(zhuǎn)卡及相關(guān)資料一并交辦公室入庫保管。4.4.6 監(jiān)督抽查不允許客戶與檢測人員接觸，并謝絕客戶進(jìn)入檢測室觀 察，檢測報告中體現(xiàn)客戶名稱的頁面由辦公室打印，最后由辦公室裝訂。 4.5樣品的存儲、處置4.5.1 檢測室負(fù)責(zé)樣品在檢測期間的管理。4.5.1.1 檢

8、測室將檢測完畢后并標(biāo)識為綠色檢畢的樣品交樣品管理員保 管。4.5.1.2 樣品室的樣品管理應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，限制出入。樣品應(yīng)分類存放，邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所 程序文件文件編號：SYCJQS04-2011第4頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日標(biāo)識清楚，做到賬物一致。樣品存貯環(huán)境應(yīng)安全、無腐蝕、清潔干燥且 通風(fēng)良好。4.5.1.3 已保管的樣品無特殊情況，不得調(diào)出和借出。當(dāng)遇以下特殊情況 經(jīng)檢測室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才可調(diào)出、查看：a.當(dāng)樣品用于抽樣檢查時；b.當(dāng)樣品有異議或抱怨時；c.客戶要求歸還時。4.5.1.4 各類檢測后的樣品均應(yīng)在其各自的保管期內(nèi)分類妥善保

9、管，應(yīng)按樣品性質(zhì)和專業(yè)要求將其不同貯存條件通知樣品室，在檢測過程中出現(xiàn) 異常的樣品要及時上報綜合辦公室解決，這些樣品需妥善保存至問題解 決。4.5.1.5 各類不同樣品的保存期限：實(shí)驗室對檢測樣品的保管期限一般設(shè) 定為6個月，對穩(wěn)定性差的樣品的保管期根據(jù)樣品性質(zhì)可縮短為2周至1個月。4.5.1.6 樣品管理員對樣品在其保管期間的保存、安全、保密、完好負(fù)責(zé)。4.5.1.7 樣品貯存條件應(yīng)達(dá)到客戶提出的要求，對有特殊貯存要求的樣品 應(yīng)建立貯存環(huán)境的監(jiān)控設(shè)施，并對環(huán)境監(jiān)控過程實(shí)施記錄。4.5.1.8 易燃、易爆和有毒的危險樣品的貯存必須遵守安全作業(yè)管理程 序，應(yīng)隔離存放，做出明顯標(biāo)記，相關(guān)檢測室應(yīng)根

10、據(jù)專業(yè)要求，對危 險樣品保管和處理作出具體規(guī)定。4.5.1.9 當(dāng)貯存保管條件達(dá)不到客戶要求時，及時向客戶聲明，經(jīng)客戶同 意后采取其它保管方式。4.5.1.10 超過保存期的樣品由樣品管理員負(fù)責(zé)清理。4.5.1.11 如果已檢樣品的報告存在申訴期，則樣品留樣期不得少于報告 申訴期，一般不少于15天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定。4.5.1.12 已檢樣品的處置可能存在以下情況：邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所文件編號：SYCJQS04-2011程序文件第5頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日 客戶要求領(lǐng)回的樣品（包括客戶委托處理的樣品）； 客戶不要求領(lǐng)回，但有利用

11、價值的樣品；報廢、報損的樣品； 會造成公害，必須監(jiān)護(hù)處理的樣品。4.5.2 處理方式4.5.2.1 對于事先有協(xié)議客戶需領(lǐng)回的樣品，辦公室應(yīng)及時書面或電話通 知客戶領(lǐng)回?？蛻纛I(lǐng)回樣品時，領(lǐng)樣人員需憑取樣憑證，由辦公室辦理 退樣手續(xù)（未交檢測費(fèi)的暫不退還樣品）?？蛻粜柙诹魳悠趦?nèi)提前領(lǐng)回 樣品時，應(yīng)在所保存的委托檢測單上簽注“對本檢驗報告無異議”之后，方 可由辦公室辦理退樣手續(xù)。4.5.2.2 留樣期已過的客戶委托處理檢測樣品，辦公室應(yīng)按與客戶簽訂 的合同要求處理。有約定的處理結(jié)果應(yīng)以書面形式通知客戶，取得客戶 認(rèn)可。4.5.2.3 客戶不要求領(lǐng)回，但有利用價值的樣品（包括部分報廢、報損樣 品），

12、辦公室應(yīng)分類填寫樣品處理申請表，說明處理方式，由辦公 室負(fù)責(zé)人審核，報質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理。必須監(jiān)護(hù)處理的樣 品，收發(fā)員應(yīng)征求檢測員的建議，按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理，防止污染環(huán)境 及造成危害，監(jiān)護(hù)處理應(yīng)有記錄。辦公室應(yīng)歸檔保存所有樣品處理記錄， 保存期一般為三年。4.5.2.4 客戶暫不要求領(lǐng)回，超過留樣期半年的樣品，辦公室應(yīng)分類造冊 后，移入樣品封存庫保存。4.6樣品的保密與安全4.6.1 本所應(yīng)嚴(yán)格按照與客戶簽訂的合同或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行樣品的檢測、存貯和處置，嚴(yán)格執(zhí)行保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)的程序的規(guī)定，對 客戶的樣品、附件及有關(guān)信息負(fù)保密責(zé)任。留樣期內(nèi)的樣品不得以任何 理由挪作他用。4.6.2 對要求擔(dān)保的樣品，應(yīng)根據(jù)客戶的特殊要求作出相應(yīng)安排，包括邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗及的檢定所文件編號：SYCJQS04-2011程序文件第6頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及附件資料的管理，采