行政接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

1、行政接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹立公司品牌形象，擴(kuò)大對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、規(guī)范接待，標(biāo)準(zhǔn)管理，成本控制”的原則制定本標(biāo)準(zhǔn)。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各類接待工作。三、職責(zé)辦公室為公司行政接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要客戶的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障，并做好后續(xù)重要信息的傳遞及存檔工作；公司各部門在接到重要客戶來訪預(yù)約后，應(yīng)在填寫接待聯(lián)系單及用車申請單及時(shí)把信息傳遞到辦公室，并協(xié)助其擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面或由辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前 2 天告知。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門接待聯(lián)系單時(shí)，應(yīng)充分與申

2、請部門溝通，詳細(xì)了解客戶的基本情況：客戶職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、訪問期限、目的和接待要求等。在此基礎(chǔ)上擬定相關(guān)接待計(jì)劃， 編制日程安排表， 酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、辦公室根據(jù)擬定計(jì)劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會晤時(shí)間及場所。3、辦公室根據(jù)客戶情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請客戶的 酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；需住宿的應(yīng)提前按 接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好客戶下榻酒店。4、辦公室根據(jù)情況計(jì)劃安排客戶用餐酒店、游覽路線、購 物商場、娛樂項(xiàng)目。5、因會議需要辦公室需準(zhǔn)備會場花卉、水果、煙茶、音響 設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、 安排禮儀人員，并安排現(xiàn)場攝影攝像等。6、辦公室根據(jù)情

3、況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安 全性能良好，接送人員負(fù)責(zé)協(xié)作辦公室接待人員協(xié)調(diào)安排， 統(tǒng)一調(diào)度。7、如有需要辦公室應(yīng)根據(jù)情況提前為客戶購買車票及機(jī)票。 五、接待標(biāo)準(zhǔn) 一級接待標(biāo)準(zhǔn)： 陪同人員：董事長、總裁及相關(guān)人員1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理在機(jī)場、車站、公司門口迎接， 注意把握迎候時(shí)間，提前等候于迎接地點(diǎn)，接待人員引見介 紹主 賓時(shí)，要注意順序（遵守介紹時(shí)的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。在接待外國來訪者時(shí)，若賓主雙方皆不止一個(gè)，則為其雙方進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹主人一方

4、，后介紹客戶一方。不過在介紹各方人士時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時(shí)主人先伸手表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時(shí)，時(shí)間一般控制在 3 秒內(nèi)。介紹時(shí)就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。 )2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪同，由指定人員沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、 燈光合適， 將公司簡介或相關(guān)資料、 紙筆、 茶水杯、水果、 香煙擺放于接待室。 可根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、 橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備

5、、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、辦公室根據(jù)情況、客戶意愿和興趣提前計(jì)劃參觀游覽路線。 7、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、辦公室主任、業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及相關(guān)人員1、迎接：由辦公室人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)客戶。2、參觀：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由指定人員沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、 燈光合適， 將公司簡介或相關(guān)資料、 紙筆、 茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店

6、：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及相關(guān)人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹城市基本情況以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店： 3六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時(shí)

7、，要注意順序。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請” 。8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、 送客時(shí)： 根據(jù)身份確定規(guī)格， 若送至公司門口、 汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、保密事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司 商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。 八、重要信息反饋接待人員應(yīng)及時(shí)記錄重

8、要來訪客戶信息，并將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價(jià)值的信息傳遞有關(guān)部門負(fù)責(zé)人并由辦公室存檔。九、行政接待中的座次安排（圖）（一）關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)， 1、 2 號領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)依然在1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)依然在1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適

9、當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的客戶，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會議，在開會前務(wù)必逐 4一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn) 備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字由現(xiàn)主席臺人數(shù)為奇數(shù)時(shí)主席臺人數(shù)為偶數(shù)時(shí)（二）關(guān)

10、于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的 對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號 客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以 隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊 因素，應(yīng)視情而定。中餐桌.西餐桌（三）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人， 則3號座位在 后排的中間）。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排， 1號座位在臨 窗的位置。乘車座次安排，（五）合影座次安排與主

11、席臺安排相同附：會議座位安排長條桌，為主方席B為上級領(lǐng)導(dǎo)，A注: 洽談室.與外賓會談注：A為主方，B為客方與上級領(lǐng)導(dǎo)座談為主方領(lǐng)導(dǎo)B為上級領(lǐng)導(dǎo)，A注：十、相關(guān)文件附1行政接待流程圖附2接待聯(lián)系單附3用車申請單十一、附則本流程及標(biāo)準(zhǔn)由辦公室制訂、修改及解釋。本流程及標(biāo)準(zhǔn)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，自發(fā)布日生效。附1行政接待流程圖，接到行政接待預(yù)約 填寫接待聯(lián)系單及用車申請單擬定接待計(jì)劃及標(biāo)安排接待人機(jī)場（車站）接住宿、用餐安參觀或會議座 機(jī)場（車站）送 重要來訪客戶信息的存重要交流信息的傳遞及 存行政接待流程結(jié)束附接待聯(lián)系單2來訪單位人數(shù)來訪事由日程安排其他要求接待工接待部接待負(fù)責(zé)電詳細(xì)要求請?zhí)顚懹密嚿暾垎危┯密囈?電腦投影儀會議室 會議室 其他：,歡迎牌發(fā)布 不需要發(fā)布需要發(fā)布）（視頻系統(tǒng) 內(nèi)容:.需要預(yù)定 不需