試論檔案管理現(xiàn)代化

1、 試論檔案管理現(xiàn)代化【摘要】檔案管理現(xiàn)代化是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，它是現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的必然趨勢。本文通過分析檔案管理現(xiàn)代化的含義和當(dāng)前存在的問題，提出加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的相應(yīng)措施?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化；主要內(nèi)容；問題；對策一、檔案管理現(xiàn)代化概念檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分，如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案量展現(xiàn)代檔案管理的過程。二、現(xiàn)代化檔案管理工作的主要內(nèi)容（一）檔案技術(shù)現(xiàn)代化它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的

2、科學(xué)技術(shù)裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化、計算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。（二）檔案工作管理現(xiàn)代化檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和

3、理論的應(yīng)用，通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用，要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。（三）檔案知識化現(xiàn)代化由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適

4、應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。（四）檔案資源信息化在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立

5、檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。（五）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺

6、的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。三、面臨的主要問題（一）對檔案管理現(xiàn)代化還存在模糊認(rèn)識有人認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是多買現(xiàn)代化設(shè)備，有了錢、買了計算機(jī)、縮微機(jī)、光盤之類，就是現(xiàn)代化了；還有人認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化，沒那么容易，我們這里是要錢沒錢，要人才沒人才，要設(shè)備沒設(shè)備，現(xiàn)代化的事，先往后放放再說。其實這都是對檔案管理現(xiàn)代化的誤解，有了設(shè)備不很好利用，不等于現(xiàn)代化，消極等待等不來現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是一個二維概念，在時間方向上具有嚴(yán)格的時效性與特指性，如20世紀(jì)與22世紀(jì)的檔案管

7、理現(xiàn)代化目標(biāo)肯定不同；在空間方向上具有一定的區(qū)域性，如當(dāng)代中國與當(dāng)代美國的檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容也不盡相同。檔案管理現(xiàn)代化就是在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案和檔案工作實行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對檔案的需求。（二）現(xiàn)代化的人才隊伍不足，技術(shù)問題沒能解決檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)，相應(yīng)的文化水平。據(jù)統(tǒng)計，1996年全國檔案系統(tǒng)中專職和兼職檔案人員共計211554人，其中檔案專業(yè)的研

8、究生27人，大學(xué)本科2946人，大專學(xué)歷的12865人，初中及以下程度的占了相當(dāng)?shù)谋壤?，且分布不均，學(xué)歷較高的大都集中在中央或省一級的檔案部門，同時由于各種原因，造成人才流失嚴(yán)重。這種狀況，嚴(yán)重影響著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。（三）資金短缺，困繞檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益極其有限，主要依靠財政支持，但是由于社會上檔案意識普遍偏低，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們主要注重眼前利益而忽視了檔案工作的重要性，因而對檔案方面的投入嚴(yán)重不足，資金缺短，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，也造成人才引進(jìn)困難甚至人才流失。（四）時空差異明顯，發(fā)展極不平衡中央一級和省一級檔案館發(fā)展快，中小城市和地縣級檔案案館發(fā)展慢，

9、基層檔案科（室）更慢，這種發(fā)展不均的狀況嚴(yán)重影響我國檔案管理現(xiàn)代化的整體進(jìn)程。四、相應(yīng)對策（一）加強(qiáng)宣傳和教育，提高對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識，充分理解檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用開展豐富多彩、形式多樣、切實有效的宣傳教育活動，糾正對檔案管理現(xiàn)代化的糊涂認(rèn)識，努力提高全民性檔案意識。一方面要加強(qiáng)在職人員的再教育，采取多種形式切實提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和現(xiàn)代化的知識技能。另一方面加強(qiáng)在校檔案專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)，他們是未來檔案事業(yè)的脊梁，如果想讓他們適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，成為檔案科學(xué)化管理的中流砥柱，必須調(diào)整課程、課時設(shè)置，加大計算機(jī)、縮微等現(xiàn)代技術(shù)的課程與課時，同時，把檔案學(xué)概論作為一門公修課，使未來的領(lǐng)導(dǎo)者都能對檔案有個較系統(tǒng)、全面的了解。（二）要科學(xué)地制定，貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。（三）要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來，做到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技