備貨通知單管理制度-sc-05-待改

1、銷售備貨通知單管理制度 LT/GL-XS-01 版次：A 控制標志：山東藍天消毒科技有限公司管理制度編號：LT/GL-XS-01 控制序號：銷售備貨通知單管理制度撰稿：劉琳 審核：常世忠 批準：王茂君 藍天科技2011-01-25制定 2011-01-25實施1.目的：為規(guī)范加強公司銷售過程管理，確保為客戶提供優(yōu)質、高效的銷售服務，保證生產、備貨、物管、檢驗等各公司內部管理環(huán)節(jié)的緊密銜接 ，杜絕發(fā)生銷售差錯或延誤事故，訂立本制度。 2. 銷售備貨管理的基本要求、職責：2.1. 公司銷售的各種產成品，必須有以經總經理簽署批準的備貨通知單形式正式下達到各相關單位確認。無備貨通知單物管不得發(fā)貨。門衛(wèi)

2、無銷售副總經理或二名銷售人員同時簽署的出門證不得放行。2.2. 備貨通知單的下達由銷售部門負責。銷售在與接到客商購貨意向后，應及時與物管、生產、車間部門確認供貨日期的可行性，然后依產品銷售價格核定單程序確認產品售價，在與客商正式簽約合同后的同時及時下達備貨通知單到車間、物管、質檢、供應、生產、財務等部門。備貨通知單下達程序為：銷售與物管、車間供貨可能期限核實簽約正式合同客商意向價格核定單總經理確認下達到各相關部門報總經理批準銷售填寫備貨通知單2.3.銷售部門職責 2.3.1明確備貨的品名、規(guī)格、質量、包裝、發(fā)貨期限；采購落實包裝物的準備、嘜頭核實準備；企業(yè)有關報關、核銷、注冊資料、貨代資料的提

3、供準備；國內運輸?shù)暮贤灱s及準備；備貨過程中的監(jiān)督與裝貨現(xiàn)場監(jiān)管、現(xiàn)場拍照記錄；鉛封。2.3.2銷售合同正式簽約后二日內，填報備貨通知單并經總經理簽署批準后下達到車間、物管、質檢、生產、財務部門，以方便各部門提早準備。2.3.3妥當管理保存?zhèn)湄浲ㄖ獑我院藢嶋H發(fā)貨、質量規(guī)格、合同、臺賬等項。備貨通知單的保存期限不得少于二年，并按月整理存檔。備貨通知單的簽發(fā)與落實要及時與合同臺賬相銜接、核對。2.3.4與物管、質檢部門現(xiàn)場共同監(jiān)督發(fā)貨。及時認真記錄發(fā)貨工作情況。2.3.5內銷產品，與運輸單位明確運輸過程中的防雨、防火、放分解等安全責任。2.4. 車間職責2.4.1按備貨通知單要求及時保質保量地完

4、成備貨任務，嚴格控制生產現(xiàn)場管理，保證數(shù)量、質量、包裝、批次等符合備貨通知單要求；保證包裝完好無污漬、嘜頭齊全端正；2.4.2嚴格監(jiān)管包裝現(xiàn)場管理，加強包裝責任者落實，防止發(fā)生異物、雜物等混入包裝，嚴格計量管理與復磅核實。2.4.3根據(jù)公司安排，參與裝貨、發(fā)貨的必要現(xiàn)場監(jiān)管。2.5.物管職責2.5.1隨時掌握庫存各規(guī)格成品的數(shù)量情況，隨時掌握庫存包裝物的規(guī)格、數(shù)量情況，為備貨工作提供信息保障。 2.5.2根據(jù)備貨發(fā)貨要求，及時聯(lián)系確定裝卸人員進入現(xiàn)場裝貨，并認真核實計量裝卸費用。2.5.3確定已備貨的倉庫存放位置，保證倉庫管理現(xiàn)場整潔、有序，監(jiān)督車間的成品和備貨入庫工作。2.5.4與銷售、質檢

5、部門現(xiàn)場監(jiān)管備貨的裝車、裝箱管理，檢查確認車廂車輛清潔衛(wèi)生，符合裝貨安全要求，防止裝貨過程中出現(xiàn)包裝破損、數(shù)量差錯、發(fā)貨批次差錯問題。2.5.5發(fā)貨結束，及時記載發(fā)貨臺賬及庫存臺賬。2.6. 質檢職責2.6.1根據(jù)備貨通知單要求監(jiān)管車間的備貨質量是否符合。監(jiān)督復查單包裝量的重量符合情況，發(fā)現(xiàn)問題及時通知車間糾正。2.6.2按銷售部門要求，及時出具產品質量檢驗報告單對客商提供。2.6.3發(fā)貨完成，及時記載產品質量臺賬，就發(fā)貨的質量、數(shù)量、批次、日期、合同編號情況予以記錄供備追溯。2.6.4按有關制度，認真妥當保存發(fā)貨樣品。2.6.5與銷售、物管部門共同監(jiān)督監(jiān)管發(fā)貨現(xiàn)場的各項管理，防止差錯。2.8

6、財務職責2.8.1定期核對按備貨通知單實施的已發(fā)貨貨款回收情況，及時督促銷售部門的貨款回收工作，防止貨款損失。2.8.2與銷售部門會同，每月末向總經理書面提報已發(fā)貨的貨款應收已收情況報告，供公司決策參考。 3.獎懲： 3.1. 違反本制度，發(fā)貨無備貨通知單的，每次扣罰責任人200元。3.2. 現(xiàn)場銷售部門簽署備貨通知單不嚴格，發(fā)生差錯、漏項等錯誤，致使其他部門被動的，每次扣罰責任人20-200元；造成客商影響的，扣罰500元。3.3. 相關部門執(zhí)行本制度不力、不認真，致使發(fā)貨出現(xiàn)問題、導致公司工作效率低下或延誤出貨的，每次扣罰責任人50元。3.4.部門之間在備貨過程中推諉扯皮、推卸責任、工作進行程度不能及時掌握受控的，每次扣罰責任人100元。3.5備貨工作不細致而導致發(fā)生包裝破損、貨物受淋、變質、途中丟失等問題的，責任人承擔責任賠償。 附：備貨通知單格式： （印發(fā)1份：報?？?、物管、質檢、三氯、二氯、壓片、財務審議，回傳王總.） 印發(fā)：總經理 1 副總經理1 三氯1 二氯1 壓片1 保衛(wèi)1 物管1 銷售1 辦公室1 存檔1 共印10份 山東藍天消毒科技有限公司備貨通知單表號：LT/GL-XS-01 年 月 日品名備貨數(shù)量質量規(guī)格 嘜頭合同號確單人入庫期限要求： 年 月 日 時發(fā)貨監(jiān)管簽字部門簽名日期監(jiān)管內容車間包裝、數(shù)量、