《辦公室管理》試題及答案B卷

1、辦公室管理 B 卷、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題 1 分，共 10分)1 在辦公室的布置方面， ( ) 的位置是上座。A. 離人口最遠(yuǎn) B .離入口最近 C.靠近門口 D .靠近窗戶2在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜？( )A .準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B. 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C. 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D .下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3 .文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？( )A定好目標(biāo)，把想做

2、或需要做的事情寫下來B. 盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C. 每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D .對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限4 .為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象” ，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)？ ( )A工作人員工作盡可能專門化、單一化B. 盡可能定量控制辦公室工作C. 重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成D. 合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程5 以下哪些接打電話的行為是不正確的？ ( )A. 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)鬊. 給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C. 做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D 中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)

3、把話筒朝下放置6在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用( )A. “頃悉”、“際此” B .“謹(jǐn)啟”、鈞啟”C “臺(tái)鑒”、“惠鑒” D “臺(tái)安”、“鈞安”45CMH 120CM 應(yīng)7 .按照美國人類學(xué)家愛德華霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論, 該是 ( ) 。A. 個(gè)人區(qū) B .社交區(qū) C.親密區(qū) D .公眾區(qū)8.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中( )A. 加入自己的主觀意見B. 不記錄議題C. 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D. 對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論9 上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該 ( )。A. 和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便B. 除了送來

4、的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C. 如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D. 只在便箋上寫好會(huì)議名稱10. 在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)： 是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有 ( ) ，了解要求約會(huì)者的心理。A.社交的能力 B .說話的技巧 C.聽話的能力 D .聽寫的能力二、判斷題(正確打“V” ，錯(cuò)誤打“X”。每小題1分，共10分】1 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。( )2辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 ( )3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介

5、紹。( )4 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。( )5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。( )6日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。( )7 如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間， 應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間， 查看上司的時(shí)間表， 如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。 ( )8女性文員坐下后， 臀部在椅子上只坐三分之二， 后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 ( )9要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上 司不加采用，應(yīng)說服上司。 ( )10. 列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和 保密期限的變更和

6、解密。 ( )三、簡答題(每小題 10分，共 20分)1簡要說明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？2什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？四、設(shè)計(jì)題(每小題 15分，共 30分)1 某公司為了推銷自己的產(chǎn)品， 做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作， 以良好的社會(huì)形象及 合適的價(jià)格打人市場(chǎng)， 決定組織召開專家座談會(huì)， 對(duì)其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。 如果你是辦公室 人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？2文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題 15 分，共 30 分）1 請(qǐng)看如下案例：上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地， 一天，江蘇某城市報(bào)

7、上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā) 生爆炸的消息， 幾天之內(nèi)， 這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。 奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投 訴信或電話，而是記者紛紛上門。廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、 一名文秘人員主動(dòng)上門訪問、 調(diào)查。 在經(jīng)過周密 的檢查之后， 技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。 細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常， 又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片， 便向副廠長匯報(bào)。 副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、 誠 懇的交談， 并主動(dòng)提出了賠償冰箱和為之保密的條件。 戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn) 備過年的鞭炮， 其他人不知道， 取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說是因?yàn)猷従勇牭奖ê?向居委會(huì)報(bào)告，引起了媒

8、介的注意才上了報(bào)的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系， 在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會(huì)， 向新聞界說明了真相， 隱去了戶主的姓名， 并承認(rèn)了廠方的責(zé)任： “未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品。 ”此話引發(fā)出記者們的哄堂 大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。 幾天后， 這種品牌的冰箱銷售量迅速回升， 一臺(tái)嶄新的冰箱 也送至那位用戶的家中。從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？2. A公司原定于12月25日18:00時(shí)借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒?dòng)。為此，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨， 在請(qǐng)柬上把時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚，要求自行前 往。還通知了全體員工下班后趕

9、往。可當(dāng)部分員工提前在16：00趕去時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納 50 人的大包房已為 B 公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初 A公司預(yù)訂時(shí)，B公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂總匯變更預(yù)訂時(shí)間，沒 有最后確定。當(dāng)時(shí)大堂負(fù)責(zé)人說：“若B公司換了時(shí)間，則包房由A公司用，不用再通知了”， 事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時(shí)間沖突情況告知A公司。結(jié)果 A 公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和沖突，造成來參加活動(dòng)的50多人滯留大堂 2 個(gè)多小時(shí)， 最后交涉無果。 不得不再包車前往附近另一賓館舉行。 最后活動(dòng) 早早收?qǐng)?，大家掃興而歸。（1）為什么A公司慶?；顒?dòng)未取得預(yù)期效果？（2）如果你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組

10、織這次活動(dòng)？ （3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人 所用，應(yīng)怎樣處理？辦公室管理試題答案一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1 分，共 10分）1A 2 B 3 C 4 A 5 A 6 D 7 A 8 C 9 D 10 B二、判斷題（正確打“V” ，錯(cuò)誤打“X”。每小題1分，共10分）1.X 2 . X 3. V 4. X 5. X 6. X 7. X 8. V 9. X 10 V三、簡答題（每小題 10分，共 20 分）1 簡要說明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？答案要點(diǎn)：它是在會(huì)議記錄的基（ 2 分）以傳達(dá)會(huì)議精神和議定會(huì)議紀(jì)要是用來記載、 傳達(dá)會(huì)議情況和議定

11、事項(xiàng)的一種正式公文。 礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。 （2 分） 會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況； 也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。 （2 分） 有兩種形式：（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過商議，對(duì)某些問題作出一致決定，需要共同遵守、 執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。 （2 分）（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。（ 2分） 2什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？對(duì)于上司不必要接見的來訪者， 不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)， 不想接聽的電話， 由文

12、員出 面阻擋或謝絕。 文員沒有必要把真正原因告訴對(duì)方， 只需要禮貌地、 委婉地達(dá)到阻擋或拒絕 的目的即可。 （ 4 分）（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容 記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2 分）（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請(qǐng)示。（ 2 分）（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕。（2 分）四、設(shè)計(jì)題（每小題 15 分，共 30 分）1 題略（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于 發(fā)表意見者； （ 3 分）（2）座談會(huì)以小型為

13、主，人數(shù)以七、八人為宜； （3 分 ）（3） 座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持（2 分）1 分） （6） 座談會(huì)的時(shí)間不2 分） 2題略人密切配合； （2 分 ）（4） 主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5） 詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； 必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短； （2 分）（7） 會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（1） 整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者 結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 （3 分）（2） 回到公司上班后， 應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。 如果是與上司同行的， 可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然

14、后存檔備案。（ 3分）（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（3 分）3 分）（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(3(5) 對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。分)五、案例分析題(每小題 15分，共30分)1.(題略)(1)信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。(3) 文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的 工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。2.(1) A公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對(duì)預(yù)訂的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動(dòng)沒有取得預(yù)期效果。(2) 應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。(3) 由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，