淺談國(guó)際工程項(xiàng)目中貨物出運(yùn)管理_工程管理

1、淺談國(guó)際工程項(xiàng)目中貨物出運(yùn)管理在每一個(gè)國(guó)際工程項(xiàng)目中有一個(gè)最基本的也是必需的環(huán)節(jié)，貨物出運(yùn)。貨物出運(yùn)管理的好壞直接影響項(xiàng)目進(jìn)度和工期，項(xiàng)目成本以及項(xiàng)目質(zhì)量等各方面。本文以一個(gè)實(shí)際執(zhí)行的國(guó)際工程項(xiàng)目為背景，從實(shí)際中總結(jié)了關(guān)于貨物出運(yùn)管理方面的一些閱歷，愿與同行共同共享這方面的體會(huì)。0引言隨著上世紀(jì)改革開放以來，我國(guó)大型出口企業(yè)從簡(jiǎn)潔的設(shè)備出口逐步轉(zhuǎn)型成為以承包國(guó)際工程為核心業(yè)務(wù)的工程公司，在全球各個(gè)領(lǐng)域承攬著不同的工程項(xiàng)目。在這些簡(jiǎn)單多樣的國(guó)際工程項(xiàng)目中，通過幾十年的實(shí)踐，我們也摸索并引進(jìn)了許多關(guān)于如何進(jìn)行國(guó)際工程項(xiàng)目管理的先進(jìn)理論，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并將項(xiàng)目整體管理、范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量

2、管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及選購(gòu)管理等理論學(xué)問應(yīng)用于管理國(guó)際工程項(xiàng)目中。但是，本文涉及的是每一個(gè)國(guó)際工程項(xiàng)目都包含的也是必需經(jīng)受的工作環(huán)節(jié)-貨物出運(yùn)管理。在工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域，這一環(huán)節(jié)還有待于得到進(jìn)一步重視和關(guān)注。貨物出運(yùn)管理有別于簡(jiǎn)潔的進(jìn)出口貿(mào)易中的出貨環(huán)節(jié)。在一般出口貿(mào)易中，出貨過程比較簡(jiǎn)潔，主要是出口商與國(guó)內(nèi)廠家簽訂訂貨合同后，組織廠家生產(chǎn)并根據(jù)要求將貨物送到指定港口，然后找國(guó)際貨運(yùn)代理將貨物送至船上出運(yùn)至目的地。但是，一個(gè)國(guó)際工程承包項(xiàng)目中的貨物出運(yùn)管理絕非如此。本文以一個(gè)真實(shí)的正在執(zhí)行的國(guó)際工程為基礎(chǔ)，淺談對(duì)貨物出運(yùn)管理的一些想法。從幾個(gè)方面闡述貨物出運(yùn)管理的作用及實(shí)踐中

3、的運(yùn)用。1貨物出運(yùn)管理的地位和作用1.1貨物出運(yùn)管理是保證項(xiàng)目工期的基礎(chǔ)國(guó)際工程項(xiàng)目中，貨物出運(yùn)管理的好壞直接與項(xiàng)目是否如期完成有著親密的聯(lián)系。顯而易見，假如貨物出運(yùn)延遲了，那么貨物到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間、設(shè)備安裝的時(shí)間、調(diào)試的時(shí)間都會(huì)相應(yīng)地推遲。而且假如此設(shè)備又是關(guān)鍵路線上(CPM)的設(shè)備，那么出運(yùn)此貨物延遲的時(shí)間等量于項(xiàng)目工期延期的時(shí)間。所以說能夠準(zhǔn)時(shí)組織廠家出運(yùn)貨物是保證工期的基礎(chǔ)。1.2貨物出運(yùn)管理與項(xiàng)目成本親密相關(guān)根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度方案出運(yùn)貨物也是掌握成本的重要因素之一。只有按方案出運(yùn)才能最大程度地掌握生產(chǎn)成本，運(yùn)費(fèi)成本以及避開延期罰款。由于在簽訂合同時(shí)的預(yù)期原材料價(jià)格、其他制造成本、內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)

4、以及海運(yùn)費(fèi)價(jià)格、港雜費(fèi)價(jià)格等已經(jīng)確定，一旦出貨延期，上述因素都可能變化，從而增加掌握成本的風(fēng)險(xiǎn)。而且延遲交貨還會(huì)面臨業(yè)主延期罰款。1.3貨物出運(yùn)管理為項(xiàng)目質(zhì)量供應(yīng)保證在貨物出運(yùn)管理中，通過派遣技術(shù)監(jiān)造人員赴工廠監(jiān)造，對(duì)設(shè)備/產(chǎn)品技術(shù)性能和生產(chǎn)質(zhì)量把關(guān)，保證項(xiàng)目質(zhì)量，削減質(zhì)量隱患。1.4貨物出運(yùn)管理是項(xiàng)目文件管理的重要環(huán)節(jié)工程項(xiàng)目中的文件管理是每一個(gè)工程項(xiàng)目簡(jiǎn)單疏忽的問題。一個(gè)項(xiàng)目完成后，保存下來的過程文件是珍貴的財(cái)寶。在貨物出運(yùn)管理過程中，要求廠家供應(yīng)原始文件如檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備使用修理手冊(cè)、圖紙等文件，為將來項(xiàng)目的安裝調(diào)試供應(yīng)基本保障，并對(duì)以后的類似項(xiàng)目供應(yīng)了珍貴的借鑒。2貨物出運(yùn)的貨物管理在具

5、體闡述貨物出運(yùn)管理之前，首先介紹貨物出運(yùn)管理流程。如圖1。估最早及最晚發(fā)貨期，并提交正式工作報(bào)告。如預(yù)期廠家拖期遲交貨將狀況，分析緣由并馬上協(xié)調(diào)廠家排產(chǎn)人員重新制定趕工方案，保證按期交貨。2.2.2訂貨范圍管理依據(jù)與廠家簽訂的選購(gòu)合同技術(shù)附件，技術(shù)監(jiān)造人員要了解廠家的供貨范圍并赴廠家準(zhǔn)時(shí)提示簡(jiǎn)單疏忽的部分。例如：依據(jù)合同規(guī)定，廠家需要供應(yīng)設(shè)備連接電纜。而廠家實(shí)際生產(chǎn)過程中忽視了電纜的選購(gòu)，技術(shù)監(jiān)造人員提示廠家后，廠家才進(jìn)行選購(gòu)。但是電纜屬于出口商檢產(chǎn)品，還需要支配商檢，從而導(dǎo)致交貨延遲。為了避開這種狀況的發(fā)生，技術(shù)監(jiān)造人員應(yīng)依據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度方案及早赴廠家監(jiān)造。為了提高效率，技術(shù)監(jiān)造人員可以實(shí)行短期

6、多次監(jiān)造方式。2.2.3質(zhì)量管理技術(shù)監(jiān)造人員的主要責(zé)任是依據(jù)簽訂合同的技術(shù)附件對(duì)設(shè)備的制造質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)造。對(duì)生產(chǎn)過程和生產(chǎn)結(jié)果要進(jìn)行照片記錄。2.2.4文件管理商務(wù)監(jiān)造人員要依據(jù)合同條款向廠家列明文件清單以及需要的份數(shù)，提示廠家盡早開頭預(yù)備。這些文件主要指隨機(jī)單據(jù)。隨機(jī)單據(jù)的詳細(xì)內(nèi)容在后面的章節(jié)中有具體描述。這里重點(diǎn)提一下裝箱單的制作。裝箱單通常是依據(jù)業(yè)主要求格式編制或出口企業(yè)自行編制。目的是為了讓現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)主方開箱驗(yàn)貨時(shí)能夠清晰快捷地完成點(diǎn)貨和驗(yàn)收。所以裝箱單的填寫特別重要。實(shí)踐過程中，常常發(fā)生裝箱單與實(shí)際貨物不符的狀況，造成貨物驗(yàn)收的困難。所以商務(wù)監(jiān)造人員應(yīng)當(dāng)輔導(dǎo)并監(jiān)督廠家填寫合格的裝箱單。而

7、且商務(wù)監(jiān)造人員應(yīng)盡早確定初步裝箱單，以便定船 。2.2.5包裝管理商務(wù)人員赴廠家要進(jìn)行包裝指導(dǎo)。首先，檢查包裝是否符合設(shè)備進(jìn)行海運(yùn)及陸運(yùn)的要求。例如：監(jiān)督檢查包裝材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)。木箱包裝要求的包裝材料是1厘米厚的復(fù)合木板。而廠家為了節(jié)約包裝成本將包裝材料換成了0.7厘米厚的復(fù)合木板。在港口裝卸時(shí)包裝破損，導(dǎo)致設(shè)備損壞。其次，掌握包裝及運(yùn)輸成本。有些狀況下，廠家裝貨時(shí)為了簡(jiǎn)潔省事，將一個(gè)部件裝在一個(gè)木箱內(nèi)，造成木箱空間的鋪張，提高了陸運(yùn)及海運(yùn)成本?；蛘吣承C(jī)械設(shè)備可以裸裝，廠家因沒有閱歷進(jìn)行了木箱包裝，即造成起吊困難又鋪張了包裝費(fèi)用。最終，檢查包裝運(yùn)輸標(biāo)志是否和實(shí)際貨物相符。在實(shí)際發(fā)貨過程中，

8、常常發(fā)生運(yùn)輸標(biāo)志的貨物名稱或體積或箱號(hào)與實(shí)際不符。2.2.6檢驗(yàn)管理商務(wù)監(jiān)造人員，在赴廠家監(jiān)造時(shí)要了解設(shè)備是否需要商檢。如需要?jiǎng)t盡早提示廠家聯(lián)系當(dāng)?shù)厣虣z機(jī)構(gòu)并了解需要預(yù)備的文件。尤其是出口企業(yè)需要向當(dāng)?shù)厣虣z機(jī)構(gòu)供應(yīng)的文件，以便準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。商務(wù)監(jiān)造人員還要伴隨業(yè)主指定的第三方檢驗(yàn)人員赴廠家進(jìn)行出貨前的檢驗(yàn)。2.3貨運(yùn)代理管理2.3.1確定船期出口企業(yè)與廠家簽訂選購(gòu)合同以后，將初步的貨量供應(yīng)給貨運(yùn)代理(簡(jiǎn)稱貨代)，要求貨代供應(yīng)初步船期。依據(jù)初步船期和監(jiān)造方案最終核實(shí)此批發(fā)運(yùn)貨物的最晚交貨期。依據(jù)監(jiān)造人員供應(yīng)的最晚交貨期，確定船期。2.3.2運(yùn)費(fèi)出運(yùn)方式通常有兩種：一是集裝箱出運(yùn)，二是散貨出運(yùn)。在選擇

9、集裝箱出運(yùn)后，有出口企業(yè)特地負(fù)責(zé)出運(yùn)的人員根據(jù)貨量制作初步集裝箱配載圖。然后與貨代的配載圖進(jìn)行核對(duì)，選擇更加經(jīng)濟(jì)的配載方案。在選擇散貨出運(yùn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量避開產(chǎn)生超大超重件的發(fā)運(yùn)。由于超大超重件的起吊費(fèi)特別昂貴，提高了運(yùn)輸成本。在海關(guān)進(jìn)行散貨打尺時(shí)，出口企業(yè)監(jiān)裝人員肯定在場(chǎng)。由于打尺是散貨計(jì)算運(yùn)費(fèi)的基礎(chǔ)。即使打尺時(shí)有較小的誤差，也會(huì)使運(yùn)輸成本有很大程度的提高。例如：實(shí)際尺寸為1m*1m*1m=1m3。假如打尺時(shí)，各邊長(zhǎng)多量了0.1m，則體積為1.1m*1.1m*1.1m=1.331m3。體積增大了0.331倍，運(yùn)費(fèi)成本也相應(yīng)增加33.1%。2.3.3約檢約檢工作主要分為三方面。一是與第三方檢驗(yàn)公司

10、約檢;二是與中國(guó)檢驗(yàn)認(rèn)證集團(tuán)(簡(jiǎn)稱CCIC)約檢;三是預(yù)約海關(guān)查驗(yàn)。首先，依據(jù)貨物出運(yùn)監(jiān)造方案確定交貨期后，提前一周支配第三方檢驗(yàn)公司赴工廠進(jìn)行檢驗(yàn)。第三方檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括包裝箱外觀及包裝箱內(nèi)部檢查，檢查單貨是否全都，檢查質(zhì)量文件是否齊全以及是否符合規(guī)范、設(shè)備焊縫質(zhì)量以及表面噴漆狀況等。例如：第三方檢驗(yàn)人員一般會(huì)拿卷尺測(cè)量木板厚度。假如木箱厚度達(dá)到了1cm以上就符合要求。其次，貨物集港后，向港口的中國(guó)檢驗(yàn)認(rèn)證集團(tuán)(簡(jiǎn)稱CCIC)申請(qǐng)貨物檢驗(yàn)，預(yù)約檢驗(yàn)日期。通常確定船期后，向廠家發(fā)集港通知。在集港過程中，在港口進(jìn)行接收貨物手續(xù)。如因裝卸時(shí)造成包裝損壞，則馬上協(xié)調(diào)有關(guān)部門進(jìn)行損壞確認(rèn)，并處理狀況

11、。假如僅僅是包裝破損，設(shè)備本身為遭到損壞，則在港口處理。若包裝損壞導(dǎo)致設(shè)備本身?yè)p壞則聯(lián)系保險(xiǎn)部門進(jìn)行解決。CCIC檢驗(yàn)分兩種狀況進(jìn)行。假如貨物出運(yùn)方式為集裝箱發(fā)運(yùn)，則需要對(duì)全部做過商檢的設(shè)備進(jìn)行集裝箱裝箱過程監(jiān)督。假如貨物出運(yùn)方式為散貨出運(yùn)，CCIC檢查木箱上是否貼有商檢批號(hào)。CCIC檢驗(yàn)過程中會(huì)抽查開箱檢驗(yàn)。最終，預(yù)約海關(guān)查驗(yàn)。海關(guān)查驗(yàn)部門將會(huì)查驗(yàn)包裝標(biāo)識(shí)與報(bào)關(guān)單是否全都。對(duì)一些質(zhì)疑產(chǎn)品進(jìn)行抽檢并送至海關(guān)檢驗(yàn)中心。一旦消失抽檢狀況，過程比較繁瑣耗時(shí)，嚴(yán)峻影響貨物出運(yùn)。因此為了避開這種狀況的發(fā)生，在確定裝箱單后，報(bào)關(guān)之前應(yīng)清晰地了解貨物歸類及相應(yīng)的海關(guān)HS編碼。仔細(xì)了解和熟識(shí)中國(guó)海關(guān)報(bào)關(guān)有用手

12、冊(cè)。2.4港口管理港口管理是貨物出運(yùn)中的最終環(huán)節(jié)也是最簡(jiǎn)單忽視的環(huán)節(jié)。做好港口管理是保證貨物是否完整無損地達(dá)到目的港的重要保證。主要分以下四個(gè)方面：2.4.1查點(diǎn)貨物在貨物及港以后,出口企業(yè)的監(jiān)裝人員要到港口依據(jù)裝清單對(duì)貨物進(jìn)行一一清點(diǎn)。防止消失漏貨、丟貨狀況的發(fā)生。2.4.2包裝檢驗(yàn)雖然監(jiān)裝人員在監(jiān)造期間對(duì)廠家進(jìn)行了包裝指導(dǎo)，但是不行能避開運(yùn)輸標(biāo)識(shí)消失各種問題。例如：字母拼寫錯(cuò)誤、箱數(shù)錯(cuò)誤以及產(chǎn)品名稱錯(cuò)誤等。所以在港口的監(jiān)裝人員需要在貨物集港后進(jìn)行檢查并準(zhǔn)時(shí)修改。發(fā)覺包裝有稍微變形或稍微破損的狀況馬上在港口進(jìn)行修補(bǔ)。2.4.3監(jiān)裝裝卸損失索賠貨物從港口裝運(yùn)至船艙時(shí)也會(huì)發(fā)生裝卸失誤造成的包裝或

13、設(shè)備損壞。依據(jù)損壞的詳細(xì)狀況進(jìn)行港口處理或由保險(xiǎn)公司介入定損解決。詳細(xì)措施如下：監(jiān)裝人 員馬上拍照片收集證據(jù)。馬上找供貨廠家派人評(píng)估技術(shù)使用性?？煞襁B續(xù)使用或回廠修理。假如需要回廠修理，受損換貨，則馬上聯(lián)系保險(xiǎn)公司進(jìn)行定損。假如損壞狀況不嚴(yán)峻，則聯(lián)系港口相關(guān)部門協(xié)商解決賠償事宜。3貨物出運(yùn)的單據(jù)管理貨物出運(yùn)單據(jù)在工程項(xiàng)目中也是特別重要的，尤其在安裝調(diào)試階段。貨物出運(yùn)單據(jù)是否完善直接影響安裝調(diào)試工作能否順當(dāng)完成。做好貨物出運(yùn)單據(jù)管理能夠?yàn)轫?xiàng)目今后避開許多后患。3.1廠家貨物單據(jù)-隨機(jī)單據(jù)依據(jù)項(xiàng)目的不同，對(duì)外合同中規(guī)定的隨機(jī)單據(jù)也不盡相同。但是，通常包括設(shè)備/產(chǎn)品出廠合格證、檢測(cè)報(bào)告、具體裝箱單、

14、設(shè)備/產(chǎn)品使用修理說明以及圖紙等。在貨物出運(yùn)前，敦促?gòu)S家預(yù)備好隨機(jī)單據(jù)與設(shè)備一起出運(yùn)。同時(shí)，要求廠家向出口企業(yè)供應(yīng)相應(yīng)份數(shù)的原始單據(jù)，由出口企業(yè)存檔并發(fā)到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)使用。3.2報(bào)關(guān)單據(jù)由出口企業(yè)將設(shè)備/產(chǎn)品申報(bào)要素說明、報(bào)關(guān)單、箱單、發(fā)票等文件交貨代進(jìn)行報(bào)關(guān)申請(qǐng)。3.3商檢單據(jù)對(duì)于需要商檢的出口設(shè)備，廠家需要在當(dāng)今商檢機(jī)構(gòu)辦理商檢。通常狀況下需要出口企業(yè)供應(yīng)箱單、發(fā)票、對(duì)外合同、出口企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、對(duì)外承包工程資格證書以及報(bào)檢托付書等文件。3.4議付單據(jù)議付單據(jù)的預(yù)備是出運(yùn)貨物管理中最終環(huán)節(jié)也是最核心的環(huán)節(jié)。由于議付單據(jù)是否符合合同規(guī)定或信用證(L/C)規(guī)定，直接影響是否能夠按時(shí)收匯。通常議付單據(jù)包括提單、箱單、發(fā)票、產(chǎn)地證、船公司聲明、運(yùn)費(fèi)發(fā)票、第三方檢驗(yàn)證書等。為了能夠準(zhǔn)時(shí)收匯，在預(yù)備好議付單據(jù)后，復(fù)印一套存檔，彩色掃描電子版存檔。