Excel2010_2建立Excel工作簿與輸入資料

1、2 建立Excel工作簿與輸入資料l建立新文件及工作簿視窗的操作l在單元格輸入資料l資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度l選取單元格的方法l快速輸入出現(xiàn)過的資料l快速填滿相同的內(nèi)容l自動建立等差、日期及等比數(shù)列l(wèi)工作表的操作l存儲文件2-1 2-1 建立新文件及工作簿視窗的操作建立新文件及工作簿視窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的動作，通常可借由啟動Excel一并完成，因為啟動Excel時，就會順帶開啟一份空白的工作簿。啟動Excel就會建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”標簽，切換到“文件”標簽后按下“新建”鈕來建立新的工作簿。開啟的新工作簿，Excel會依

2、次以工作簿1、工作簿2來命名，要重新替工作簿命名，可在存儲文件時變更。（后面章節(jié)會介紹）2-1-2 2-1-2 切換工作簿視圖切換工作簿視圖p 利用剛才所學的方法，再建立一個新工作簿，現(xiàn)在就有2個工作表視窗。p 切換至“視圖”頁次，再按下“窗口”區(qū)的“切換窗口”，即可從中選取工作簿。檔名前顯示打鉤符號，表示是目前所在的工作簿顯示Excel中所有已開啟的工作簿按一下即可切換至此工作簿2-2 2-2 在單元格中輸入資料在單元格中輸入資料2-2-1 2-2-1 認識資料的種類認識資料的種類p 單元格的資料大致可分成兩類：一種是可計算的數(shù)字資料（包括日期、時間），另一種則是不可計算的文字資料。 可計算

3、的數(shù)字資料：由數(shù)字0-9及一些符號（如小數(shù)點、+、-、$、%.)所組成，例如15.36、-99、$350、75%等都是數(shù)字資料。日期與時間也是屬于數(shù)字資料，只不過會含有少量的文字或符號，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可計算的文字資料：包括中文字樣、英文字元、文數(shù)字的組合（如身份證號碼）。不過，數(shù)字資料有時亦會被當成文字輸入，如：電話號碼、郵遞區(qū)號等。2-2-1 2-2-1 輸入資料的程序輸入資料的程序p 現(xiàn)在我們要練習在單元格輸入資料，不管是文字或數(shù)字，其輸入程序都是一樣的，底下我們以文字資料來做示范。 首先是選取要放入資料的單元格，例如在B3單元格按一下: 輸

4、入“貨號”2個字，在輸入資料時，環(huán)境會發(fā)生一些變化，請看下圖的說明：在B2單元格按一下狀態(tài)列表顯示就緒，表示可以開始輸入資料輸入資料時，資料編輯列會出現(xiàn)取消鈕或輸入鈕輸入的資料會同時顯示在資料編輯欄以及單元格中狀態(tài)由就緒變成輸入 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認，Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2 在單元格中輸入多行資料在單元格中輸入多行資料p 若想在一個單元格內(nèi)輸入多行資料，可在換行時按下Alt+Enter鍵，將插入點移到下一行，便能在同一單元格中繼續(xù)輸入下一行資料。 在A2單元格中輸入“訂單”，然后按下Alt+Enter鍵，將插入點移

5、到下一行。插入點移到第二行了其它單元格內(nèi)容請自行練習輸入 繼續(xù)輸入“明細”兩個字，然后按下Enter鍵，A2單元格便會顯示成2行文字。單元格的行高會自動調(diào)整 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認，Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2 清除單元格內(nèi)容清除單元格內(nèi)容p 如果要清除單元格的內(nèi)容，先選取欲清除的單元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標右鍵，在彈出的對話框中選擇“清除內(nèi)容”。2-3 2-3 資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度p Excel會自動判斷使用者輸入的資料型態(tài)，來決定資料的預設顯示方式，例如數(shù)字資料將會

6、靠右對齊；文字資料則會考左對齊。若輸入的資料超過單元格寬度時，Excel將會改變資料的顯示方式。p 當單元格寬度不足顯示內(nèi)容時，數(shù)字資料會顯示成“#”,而文字資料則會由右邊相鄰的儲存格決定如何顯示。當右鄰單元格有內(nèi)容時，文字資料會被截斷當右鄰單元格是空白時，文字資料會跨越到右邊單元格太窄，數(shù)字會顯示成#字p 這時候只要調(diào)整單元格的寬度或在標題欄的右框線上雙擊鼠標左鍵就可以調(diào)整寬度。p 調(diào)整高度的方法和調(diào)整寬度的方法一樣，只要拉曳行下方的框線就可以了。2-4 2-4 選取單元格的方法選取單元格的方法2-4-1 2-4-1 選取多個單元格選取多個單元格p 在單元格內(nèi)按一個鼠標左鍵，可選取該單元格；

7、若要一次選取多個相鄰的單元格，將鼠標指在欲選取范圍的的第一個單元格，然后按住鼠標左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個單元格，最后再放開左鍵。p 假設我們選取A2到D5這個范圍，選取的單元格范圍我們會以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內(nèi)按下任一個單元格即可。先點選A2單元格按住鼠標左鍵不放，拉曳至D5單元格2-4-2 2-4-2 選取不連續(xù)的多個范圍選取不連續(xù)的多個范圍p 如果要選取多個不連續(xù)的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個范圍A3：A5，選好后再放開Ctrl鍵，就可以

8、同時選取多個單元格范圍了。 先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A52-4-3 2-4-3 選取整行或整列選取整行或整列p 要選取整行或整列，在行編號或列編號上按一下：在此按一下，選取整個B列在此按一下，選取整個第4列2-4-4 2-4-4 選取整張工作表選取整張工作表p 若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表2-5 2-5 快速輸入出現(xiàn)過的資料快速輸入出現(xiàn)過的資料2-5-1 2-5-1 利用利用“自動完成自動完成”輸入相同的資料輸入相同的資料p 在輸入同一列的資料時，若內(nèi)容有重復，就可以透過“自動完成”功能快速

9、輸入。例如在工作表3的B2到B4單元格輸入內(nèi)容，然后再B5單元格中輸入“成”字，此時“成”之后自動填入與B3單元格相同的文字，并以反白額方式顯示。p 若自動填入的資料正好是想輸入的文字，按下Enter鍵就可以將資料存入單元格中；若不是想要的內(nèi)容，可以不予理會，繼續(xù)完成輸入文字的工作，p “自動完成”功能，只適用于文字資料。p 此外，當同欄中出現(xiàn)兩個以上單元格數(shù)據(jù)雷同時，Excel在無從判定內(nèi)容的情況下，將暫時無法使用自動完成功能。當你繼續(xù)輸入至Excel可判斷的內(nèi)容，才會顯示自動完成的文字內(nèi)容：一直要輸入到“風”字，才會發(fā)揮“自動完成”的功能2-5-1 2-5-1 從從下拉式清單挑選輸入過的下

10、拉式清單挑選輸入過的資料資料p 當同一欄單元格的數(shù)據(jù)太雷同，總是得輸入到最后自動完成才能判斷出正確的內(nèi)容，這時你可以改用從下拉式列表挑選功能來輸入。 接續(xù)上例，我們要繼續(xù)在C6單元格輸入內(nèi)容。請先如圖輸入C2:C5的內(nèi)容，然后在C6儲存格按右鈕執(zhí)行從下拉式清單挑選命令： 從下拉式列表挑選功能與自動完成功能一樣，都只適用于文字數(shù)據(jù)。 執(zhí)行此命令p C6單元格下方會出現(xiàn)一張列表，記錄同一欄（即C欄）中出現(xiàn)過的數(shù)據(jù)，如：”品項”、”超靜音風扇”、”超靜音立扇”，只要由清單中選取就可輸入數(shù)據(jù)了：p 哪些資料會列入下拉式清單中Excel會從選取的單元格往上、往下尋找，只要找到的單元格內(nèi)有資料，就把它放到

11、清單中，直到遇到空白單元格為止。以下圖的例子而言，當選區(qū)A6單元格時，清單中會列出“財務部”、“人事部”、“行銷部”與“業(yè)務部”這4個項目，而不會出現(xiàn)“生產(chǎn)部”、“資訊部”。 空白單元格空白單元格不再往上找不再往下找選取的單元格2-6 2-6 快速填滿相同的資料快速填滿相同的資料p 當你要將相同的內(nèi)容連續(xù)填入數(shù)個單元格，除了可復制貼上單元格內(nèi)容外，更有效率的方法是利用自勤填滿功能來達成，此功能亦可建立日期、數(shù)列等具規(guī)則性的內(nèi)容，這部份我們將在下一節(jié)說明。p 假設我們想建立以下的數(shù)據(jù)內(nèi)容，先來看看哪些可利用自動填滿功能來快速輸入：可建立具規(guī)律變化的資料，詳細請參考下一節(jié)可為連續(xù)的儲存格填入相同的

12、數(shù)據(jù)p 請開敔一份新的工作簿，首先練習操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內(nèi)填滿”業(yè)務部”。 先如圖輸入內(nèi)容，然后在B2單元格輸入”業(yè)務部”3個字，并維持單元格的選取狀態(tài)，然后將指標移至粗框線的右下角，此時指標會呈 + + 狀：選取某個單元格或范圍時，其周圍會被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點 將指標移到填滿控點上，按住左鈕不放向下拉至單元格B6，”業(yè)務部”2個字就會填滿B2：B6范圍了：指標旁出現(xiàn)工具提示，顯示單元格將填入的資料自動填滿選項鈕 在剛才的操作中，數(shù)據(jù)自動填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現(xiàn)了一個自動填滿選項鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動填滿的方

13、式：預設的填滿方式，即填入單元格的內(nèi)容與格式（如字型、顏色設定）若改選此項，只會填入單元格格式 選此項表示只填入單元格內(nèi)容，但不要填入格式 自動填滿選項鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設定。不過，我們尚未設定格式，所以不用變更設定，當你選取了其他單元格，并進行編輯動作后，自動填滿選項鈕就會自動消失。學會單元格的格式設定后，您就會感受到此鈕的便利之處了。2-7 2-7 自動建立等差、日期及等比數(shù)列自動建立等差、日期及等比數(shù)列2-7-1 2-7-1 建立等差數(shù)列建立等差數(shù)列 首先要說明數(shù)列的類型，以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來自動建立。Exccl可建立的數(shù)列類型有4種：

14、等差級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等，例如：1、3、5、7等比級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自動填入：自動填入數(shù)列是屬于不可計算的文字數(shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已將這類型文字數(shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，讓我們使用自動填入數(shù)列時，就像使用一般數(shù)列一樣。 以下就分別說明如何建立以上這4種數(shù)列。建立等差數(shù)列 請接續(xù)上一節(jié)的練習，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數(shù)列，請如下操作： 在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來源單元格，也

15、就是要有兩個初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少。來源儲存格將指針移到填滿控點上，按住鼠標左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數(shù)字表示目前到達的儲存格將填入的值參考指針旁的數(shù)字，當建立到你要的數(shù)字后請放開滑鼠，等差數(shù)列就建立好了：建立數(shù)列后，自動填滿選項鈕 又再度出現(xiàn)了，而且下拉選單中的第1個項目略有不同：以復制數(shù)據(jù)的方式來填滿。就上例而言，A2：A6范圍會變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點還可以建立“項目1、專案3、專案5、專案7”的文數(shù)字組合數(shù)列，只要在來源單元格輸入“項目1”、“專案3”，再拉曳填滿控點即可完成，你可以自行試試看。2-7-2 2-7-

16、2 建立日期數(shù)列建立日期數(shù)列 再來試試建立日期的功能。請開啟一份新工作簿，假設我們要在Al：El建立一個日期數(shù)列，就可以在來源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點至El儲存格即可建立由于我們建立的是日期數(shù)列，所以當你按下自動填滿選項鈕熙時 ，會看到多出幾個與日期有關(guān)的選項若改選此項，建立的日期數(shù)列會跳過星期六、日此為預設選項選此項，A1：El 會填入，2012/1/1 、2012/2/12012/5/12-7-3 2-7-3 建立文字數(shù)列建立文字數(shù)列Excel 還內(nèi)建許多常用的自動填人數(shù)列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方

17、便我們使用填滿控點快速完成輸入。如右圖操作，我們來練習在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自動填入數(shù)列，自動填滿選項鈕下拉選單中的項目也會隨數(shù)列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”2-7-3 2-7-3 建立等比數(shù)列建立等比數(shù)列不用按計算器，就能輕松建立等比數(shù)列等比數(shù)列無法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點的方式來建立，我們實際來操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比數(shù)列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開始頁次，按下編輯區(qū)的填滿鈕 ，由下拉選單中選擇數(shù)列命令開啟數(shù)列交談窗：1、選擇此項，因為 根據(jù)步驟1選 取的范圍，數(shù)列 會產(chǎn)

18、生在列2、選擇要建立的數(shù)列類型此欄可設定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字，若未設定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數(shù)值按下確定鈕，等比數(shù)列就建立完成了：2-8 2-8 工作表的操作工作表的操作2-8-1 2-8-1 插入與切換工作表插入與切換工作表目前使用中的工作表，頁次卷標會呈白色，如果想要編輯其他工作表，只要按下該工作表的頁次標簽，即可將它切換成作用工作表。一本工作簿預設有3張工作表，若不夠用時可以自行插入新的工作表。請開殷一份新工作簿，如下練習插入一張新的工作表：按下此鈕插入工作表插入的新工作表學會數(shù)據(jù)的輸入方法后，現(xiàn)在我們再來學學如何在工作簿中新增及切換工作表。當資料量多的時候

19、，善用工作表可以幫助你有效率地完成工作。2-8-2 2-8-2 為工作表重新命名為工作表重新命名p Excel Excel雙按工作表1頁次卷標，使其呈選取狀態(tài)： Exccl會以工作表1、工作表2、工作表3為工作表命名，但這類名稱沒有意義，當工作表數(shù)量多時，應更改為有意義的名稱，以利辨識。假設我們要在工作表1輸入各項商品的銷售統(tǒng)計數(shù)量，所以可以將它重新命名為”銷售數(shù)量”。輸入”銷售數(shù)量”再按下 鍵，工作表就重新命名了。2-8-3 2-8-3 設定頁次標簽顏色設定頁次標簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標的顏色也可以個別設定，這樣看起來就更容易辨識了。例如我們要將”銷售數(shù)量”這個頁次卷標改為紅

20、色：在頁次卷標上按下鼠標右鈕選擇此命令選擇頁次卷標 的顏色設定好之后，”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標會顯示紅色底線，那是因為”銷售數(shù)量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會看到”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標正是剛才設定的紅色了：選擇此項，可回復頁次標簽的默認色彩2-8-4 2-8-4 刪除工作表刪除工作表對于不再需要的工作表，可在工作表的頁次卷標上按鼠標右鈕執(zhí)行刪除命令將它刪除。若工作表中含有內(nèi)容，還出現(xiàn)提示交談窗請你確認是否要刪除，避免誤刪了重要的工作表。2-9 2-9 保存文件保存文件2-9-1 2-9-1 第一次存檔第一次存檔學習了一連串輸入數(shù)據(jù)、編輯工作表等操作，現(xiàn)在來學習最重要的存盤工作。結(jié)束工作前，一定要確實做好存盤的工作，不然辛苦的編輯可就白費了。要儲存文件，請按下快速存取工具欄的保存文件鈕 ，如果是第一次