公司檔案管理辦法-精簡(jiǎn)版

1、貴州保恒建設(shè)工程有限公司管理文件公司檔案管理方法編制： 審核： 批準(zhǔn)： 貴州保恒建設(shè)工程有限公司 發(fā)布 公司檔案管理方法基本信息表 表單編號(hào)：GZBHJS-MD-2016-001-B001 貴州保恒建設(shè)工程有限公司文件編號(hào)： 執(zhí)行日期： 年 月 日公司檔案管理方法文件狀態(tài)：編 制 人： 審 核 人： 編制部門：項(xiàng)目管理中心 批 準(zhǔn) 人： 頁(yè) 數(shù)：共 頁(yè) 公司檔案管理方法 制度履歷表 表單編號(hào)：GZBHJS-MD-2016-001-B002制度名稱編制（修改）時(shí)間首次編制換版編制修訂編制廢止編制人編制部門文件編號(hào)公司檔案管理方法2016年1月13日王曉臣項(xiàng)目管理中心 注：依據(jù)貴州保恒建設(shè)工程有限

2、公司2016年1月13日會(huì)議精神要求為防止出現(xiàn)檔案資料的亂丟、亂放、丟失現(xiàn)象發(fā)生；加強(qiáng)公司檔案的科學(xué)、管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序；提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護(hù)檔案的平安、完整，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營(yíng)管理干脆服務(wù)；并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及檔案法實(shí)施方法、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 222015 -歸檔文件管理規(guī)則、保恒制度大全、保恒檔案管理制度，結(jié)合本公司實(shí)際狀況特制定本方法。修改說(shuō)明： 無(wú) 注：“說(shuō)明”主要闡述每個(gè)版本修改的主要內(nèi)容。公司檔案管理方法（試行）一 總 則本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)、管理活

3、動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。公司各部門、分子公司全部員工均有愛(ài)護(hù)公司檔案的義務(wù)。公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。二 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)公司行政管理中心為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。公司檔案工作實(shí)行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單

4、須報(bào)行政部備案，如有變動(dòng)須剛好通知行政部。檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司檔案管理方法，保守公司隱私，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。三 檔案的收集堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、各項(xiàng)目專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)剛好收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來(lái)龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。實(shí)行每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。

5、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。召開(kāi)的各種重大會(huì)議，由會(huì)議主管部門將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲像資料等向行政部移交，原則上當(dāng)月（特別狀況季度）統(tǒng)一向檔案室移交。其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔（歸檔的聲像資料均必需為原版、原件，照片含底片）。四 歸檔范圍詳見(jiàn)可查閱檔案管理制度-GZBHJS-MD-2015-011其次部分檔案管理4.1條、4、2條)五 檔案的立卷公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平常立卷工作。公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)

6、一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員協(xié)作，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。文件歸檔與移交各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；移交清單（見(jiàn)附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁(yè)數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。文件移交清單三方簽字為有效。公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先大類：以項(xiàng)目為單位，后部門：董事會(huì)、總經(jīng)辦、行政管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、經(jīng)營(yíng)管理中心、項(xiàng)目管理中心等。 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。六 檔案的

7、日常管理及保存 詳見(jiàn)詳見(jiàn)可查閱檔案管理制度-GZBHJS-MD-2015-011 其次部分檔案管理4.5條、4.6條。七 檔案的銷毀 7.1 對(duì)超過(guò)保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀詳細(xì)見(jiàn)檔案銷毀程序。 7.2 檔案須要銷毀時(shí)，由行政部檔案管理員提出銷毀看法，經(jīng)行政管理中心主管會(huì)同相關(guān)職能部門主管嚴(yán)格審查，并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)副總、總經(jīng)理審核，并在檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。八 附 則 8.1本規(guī)定由項(xiàng)目管理中心牽頭、經(jīng)營(yíng)管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、行政管理中心、總經(jīng)辦共同參加制定，經(jīng)總經(jīng)理審批，修改時(shí)亦同。 8.2本規(guī)定自2016年1月25

8、日起試實(shí)行。附件：1、檔案移交簽收單2、檔案查(借)閱審批表3、檔案查（借）閱登記表4、檔案銷毀審批表5、流程圖附件1：檔案移交簽收單公司檔案移交簽收單 歸檔部門： 年 月 日序號(hào)類別歸檔文件名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)保存年限密 級(jí)備 注 檔案移交人： 檔案接收人： 監(jiān)交人：說(shuō)明：1.本表一式二份，移交人和檔案室各留一份。2.各部門暫存的檔案，每三個(gè)月移交一次，所移交的檔案須經(jīng)檔案管理員簽字。 附件2：檔案查(借)閱審批表公司檔案查(借)閱審批表年 月 日 申請(qǐng)人部 門職 務(wù)擬借（查）檔案名稱密 級(jí)預(yù)料歸還日期用途部門負(fù)責(zé)人看法行政主管看法總經(jīng)理看法說(shuō)明：本表由查（借）閱申請(qǐng)人填寫，依據(jù)檔案密級(jí)進(jìn)行審批。附件3：檔案查（借）閱登記表公司文書檔案借（查）閱登記簿 年度日期機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）年度保管 期限 件號(hào)文 件 名 稱頁(yè)數(shù) 借（查）閱目的借閱人借閱時(shí)限 歸還時(shí)間簽收人復(fù)印份 (張)數(shù)備注 說(shuō)明：此表為檔案管理員記錄檔案借（查）閱狀況之用。附件4：檔案銷毀審批表公司檔案銷毀審批表 年 月 日申請(qǐng)人職務(wù)擬銷毀檔案狀況編號(hào)檔案名稱密級(jí)數(shù)量銷毀緣由銷毀