實(shí)例XX物流公司-人力資源部完全操作手冊23頁HR貓貓VIP

1、XX物流公司人 力 資 源 部 完 全 操 作 手 冊 2009版參與崗位與行業(yè)人力資源部行業(yè)類別人力資源部完全操作手冊一、 總則1.1 為規(guī)范人力資源部員工的操作行為，指導(dǎo)各崗位員工有效開展工作，提高專業(yè)技能，穩(wěn)定提高工作業(yè)績，特制訂本手冊。 1.2 本本手冊規(guī)定了人力資源部員工的日常工作、工作要求、工作步驟是人力資源部每位員工必須遵循的行為準(zhǔn)則。二、每日工作- - 班前安排 2. 1 上班前工作：每日安排人員進(jìn)行檢查。 勞動紀(jì)律檢查：對公司上班前員工打卡情況進(jìn)行監(jiān)督，并到各部門巡查各部門到崗情況，對異常情況進(jìn)行記錄。 2. 1.2 辦公室巡查：對公司辦公區(qū)域（包括會議室、洗手間）的衛(wèi)生、辦

2、公桌面的整潔、固定資產(chǎn)完好情況、消防設(shè)施及安全通道進(jìn)行堅持檢查。三、每日工作- - 每日早會 每天早上8：30召開每日早碰頭會。 參加人員：在鹽田人力資源部全體員工，包括前臺文員、司機(jī)、助理、主管。員工匯報上日工作存在的問題、公司各部門反映問題的處理結(jié)果及匯報、須與其他部門溝通和配合的地方，包括員工的入離職、新人的跟進(jìn)、辦公室的日常管理，及后勤事宜。 員工上日本職工作的總結(jié)和本日工作安排。 周一早召開周會，總結(jié)上周工作四、每日工作- - 前臺工作 4.1接聽轉(zhuǎn)接電話 電話接聽必須保證電話鈴響三聲內(nèi)接通電話. 接通電話注意說話語氣溫和、口齒清晰、熱情禮貌、用語規(guī)范:接通時必須說:“您好,XX,請

3、問您找個哪個部門,哪位”， 轉(zhuǎn)接時要用“請稍等”。當(dāng)轉(zhuǎn)接電話正在通話時，要用“麻煩你過幾分鐘打過來或如果方便的話請留下您的姓名和電話號碼，我讓XXX小姐/先生復(fù)電給您”。當(dāng)所接部門無人接聽,電話回轉(zhuǎn)到前臺時前臺文員必須給客人說:您好,請問是否方便讓我轉(zhuǎn)告?或者“我能幫助您嗎”？注意事項：轉(zhuǎn)接電話時不能使用免提功能。禁止其他人員用總機(jī)聯(lián)系工作。 4.2來訪客人接待 當(dāng)來訪客人到前臺時,前臺文員必須起身站立接待，微笑示意、禮貌用語、語言規(guī)范：“您好，請問您有預(yù)約嗎？ .1對于預(yù)先有預(yù)約的客人，應(yīng)及時轉(zhuǎn)告被訪人并引座、倒茶。.2對于預(yù)先沒有預(yù)約的客人，應(yīng)問清情況，特別對于指名候見公司某領(lǐng)導(dǎo)的，必須了

4、解清楚其身份、電話等基本情況，并轉(zhuǎn)告該領(lǐng)導(dǎo)，征求該領(lǐng)導(dǎo)的同意，若領(lǐng)導(dǎo)不同意受訪，應(yīng)婉言謝絕并起身送客。 .1對于一般客人，如：快遞公司來送快遞的客人應(yīng)禮貌相迎，及時辦理。 .2 來訪者離開后，前臺文員必須立即整理接待室。 .3非業(yè)務(wù)來訪者，未經(jīng)公司許可，不得接待（包括公司員工之親戚朋友）。4.3 員工出門的監(jiān)督和系統(tǒng)考勤的核查員工出門的監(jiān)督.1員工上班時間出門須有外出申請單、請假單出差單，經(jīng)部門主管/經(jīng)理簽名，方可有效。.2當(dāng)員工未持符合手續(xù)的出門單出門時，須問清情況，進(jìn)行記錄?？记诋惓Ｇ闆r的核查.1每日下午3點(diǎn)前對員工的打卡情況進(jìn)行查看，核對當(dāng)日考勤，對異常情況進(jìn)行核實(shí)。.2每日下班前將外出

5、單情況進(jìn)行整理，并輸入電腦系統(tǒng)。.3每月5日前由前臺做出上月公司員工考勤月報表，并在宣傳欄里張貼，2天之后取下。如無異議上報，如有異議，在2個工作日內(nèi)核實(shí)后上報。4.4報紙的收放及管理每日上午11點(diǎn)到樓下將當(dāng)日報紙取來，放到規(guī)定的報架上按時間順序夾好，每周六更換一次，并將舊報紙收好，放在規(guī)定地方。員工查閱報紙上的信息只能在小接待室進(jìn)行，前臺應(yīng)隨時監(jiān)督到位。4.5快遞及其他單證的收、發(fā)、轉(zhuǎn)快遞和其他單的接收、發(fā)送與分發(fā)必須進(jìn)行登記簽名?？爝f的發(fā)送：員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)送快遞，前臺必須填寫快遞單發(fā)出記錄表，將“客戶聯(lián)”妥善保管，并對發(fā)生費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計，每月十日前將上月快遞費(fèi)用月報費(fèi)用統(tǒng)計表交財務(wù)?？爝f接

6、收及轉(zhuǎn)發(fā)：外來快遞前臺在接收時必須填寫快遞單接收分發(fā)記錄表在第一時間內(nèi)進(jìn)行分類登記，登記時應(yīng)分清是月結(jié)還是到付，及時通知有關(guān)人員領(lǐng)取并簽名。備用金準(zhǔn)備：前臺文員到財務(wù)借300元現(xiàn)金，作為現(xiàn)付快遞或其他之用。 對于月結(jié)的快遞必須做月結(jié)快遞費(fèi)用表，并及時報賬。對于到付的快遞應(yīng)及時確認(rèn)，每兩周報銷一次費(fèi)用。4.6會議室及其相關(guān)附屬物的管理 會議室的管理 .2會議室安排：會議室的使用實(shí)行登記備案制，前臺必須對會議室使用情況進(jìn)行登記，當(dāng)日會議較多且會議時間發(fā)生沖突時，應(yīng)首先安排公司會議，再安排部門會議，并及時與其部門經(jīng)理進(jìn)行溝通；.3會議室衛(wèi)生管理：會前檢查衛(wèi)生，會后清理雜物； .4 會議室物品管理：每

7、日下班前必須對會議室的物品進(jìn)行清點(diǎn)，對于存放在會議室的物品應(yīng)的領(lǐng)用應(yīng)及時登記入賬，領(lǐng)用手續(xù)齊全。 4.6文件資料的打印對于安排前臺打印的文件，前臺必須迅速及時的完成，確保打印文件的準(zhǔn)確。前臺打印文件時對文件資料的內(nèi)容必須保密，不得將涉密內(nèi)容文稿任意放在臺面上 ，打印時因特殊情況要離開必須將文件收好。文件資料打印完成后必須將件親手交給起草人，并在征的起草人同意后對電子文進(jìn)行響應(yīng)處理。4.7保管物品盤點(diǎn)每月5日前協(xié)助總務(wù)后勤主管對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)庫存；并出具上月后勤用品使用及庫存報表；做到帳、實(shí)相符。4.8通訊費(fèi)用統(tǒng)計每月8日前到電信公司打單，10日前完成上月通訊費(fèi)用月報4.8.其他事項4.

8、8.2金魚缸燈的開關(guān)金魚缸必須早上上班打開，晚上六點(diǎn)后關(guān)燈。4.8.3飲用水的安排：前臺根據(jù)用量情況進(jìn)行訂送 大桶水訂送：通常情況下每兩天訂送一次，每次送四桶。 小瓶水的訂送：用完即訂，通常情況下一星期訂送一次，一次兩箱。4.9須填寫或上報的報表快遞單接收分發(fā)記錄表-備查表快遞單發(fā)出記錄表-備查表快遞費(fèi)用月報-備查及報賬附件表員工考勤月報表-上傳報表 來客來訪登記表-備查表 礦泉水用量及費(fèi)用表-備查及報賬附件表 紙巾用量表-備查及報賬附件表快遞費(fèi)用分類登記表-備查及報賬附件表五、每日工作- - 人事工作5.1招聘計劃的編制每日根據(jù)公司組織架構(gòu)圖，各部門、各崗位的定員定崗，崗位空缺、公司擬新增崗

9、位編制人力資源需求計劃，寫清基本任職條件，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.2 招聘5.2.1 網(wǎng)上招聘招聘計劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在網(wǎng)上發(fā)布招聘廣告：“人才熱線網(wǎng)址：. 所發(fā)布的信息須每在三天刷新日期，保證招聘效果； 每日早上人事文員/助理打開電腦進(jìn)行相關(guān)簡歷的收集，交經(jīng)理進(jìn)行初步篩選后打電話通知相關(guān)應(yīng)聘者到公司面試，在簡歷上寫明通知情況，并做面試報表。重要崗位須公司總經(jīng)理面試的須提前與總經(jīng)理預(yù)約面試時間，再通知?，F(xiàn)場招聘根據(jù)各部門職位申報情況，公司不定期安排到人才大市場招聘或參與專場招聘。辦理上述招聘須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提前申報招聘展位，并報送招聘職位報表。 招聘前一日須對臨時增加的職位要求進(jìn)行準(zhǔn)備，并辦理招

10、聘借款和安排次日招聘用車，并通知次日參加招聘人員。招聘當(dāng)日參加招聘人員根據(jù)職位要求認(rèn)真進(jìn)行初步簡歷篩選，開出面試單，在簡歷上寫明通知情況，并做面試報表。重要崗位須公司總經(jīng)理面試的須提前與總經(jīng)理預(yù)約面試時間，再通知。5.3其他形式的招聘媒體發(fā)布：在各報刊雜志上發(fā)布招聘信息，招聘職位為高級職位；張貼廣告：在鹽田社會信息欄張貼招聘信息，招聘職位為操作崗位； 學(xué)校招聘：通過校企合作方式，招聘職位為儲備人才和專業(yè)人才；5.4面試通知人員面試后，人事助理應(yīng)及時做好面試準(zhǔn)備工作，如面試表格、考試題目的準(zhǔn)備等。面試當(dāng)天人事文員應(yīng)按照“先來后到”的原則安排同一崗位應(yīng)聘人員面試順序，并通知面試主考官進(jìn)行面試?？荚?/p>

11、：人事助理應(yīng)安排應(yīng)聘人員進(jìn)行考試,根據(jù)不同的職位從題庫中選擇不同的題型?？荚嚂r間一般在30分鐘左右。書面考試占30%。.1題庫中考試題目由人力資源部和各部門經(jīng)理共同制訂。面談：人事助理對于考試完成的應(yīng)聘人員按考試交卷的先后順序安排面談，面談時間一般在10-45分鐘左右。面談?wù)?0%。人力資源部經(jīng)理根據(jù)職位要求，就應(yīng)聘者的“求職意愿、離職原因、工作經(jīng)驗、基本技能、基本道德觀念”等進(jìn)行了解，對應(yīng)聘主管以上崗位的人員進(jìn)行管理技能測試，做出基本評價。.2用人部門經(jīng)理根據(jù)崗位專業(yè)特點(diǎn)對應(yīng)聘者的專業(yè)技能進(jìn)行系統(tǒng)、詳細(xì)的詢問和測試，并做出詳細(xì)評價。.4在部門面談的基礎(chǔ)上，對于重要的崗位，人力資源部提交公司領(lǐng)

12、導(dǎo)進(jìn)行面試。面試完成后，人力資源部進(jìn)行對簡歷進(jìn)行重新整理，對于面試合格人員應(yīng)與公司領(lǐng)導(dǎo)就薪資和其他相關(guān)事情進(jìn)行確認(rèn)。5.4錄用擬錄用人員工作背景調(diào)查：主管或同職崗位由人事助理進(jìn)行，如實(shí)記錄調(diào)查情況。由經(jīng)理對擬錄用人員進(jìn)行確認(rèn)：普通崗位與部門經(jīng)理確認(rèn)，主管以上崗位須與公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。擬錄用人員確認(rèn)后，須打電話通知相關(guān)人員，經(jīng)理以上的職位由經(jīng)理通知，主管及以下崗位由人事文員/ 助理通知。報到當(dāng)日辦理正試錄用手續(xù)（入職手續(xù)）。5.5 辦理入職手續(xù)基本資料的辦理新員工來公司報到時,須備齊下列資料到人力資源部人事助理處填寫入職登記表，辦理入職手續(xù)。 .1個人簡歷一份;.2一寸照片2張;.3身份證,學(xué)歷證,

13、職稱證、英語等級證、健康證、社?？ǖ认嚓P(guān)證件復(fù)印件各一份;.4 健康證或在深圳市區(qū)級醫(yī)院體檢證明原件；.5入職申請表上須標(biāo)明最后一家工作單位電話、證明人。5.5. 2辦理基本材料后人事助理應(yīng)組織簽訂員工試用期合同和保密協(xié)定的簽訂。 辦理好上述手續(xù)后，人事助理應(yīng)在立即建立員工檔案，并在員工花名冊和員工入離職表進(jìn)行登記錄入。5.6宿舍安排：新員工辦理入職后，根據(jù)其行政級別由行政助理/主管辦理具體安排，詳見每日工作 -宿舍管理。5.6試用期的培訓(xùn)：新入職的員工試用期為3個月，特殊情況經(jīng)公司批準(zhǔn)的除外。在試用期內(nèi)由人力資源部進(jìn)行崗前培訓(xùn)、考試，由各用人單位進(jìn)行在崗培訓(xùn)及考評，人力資源部進(jìn)行日常跟蹤。新

14、員工辦理入職手續(xù)，員工即進(jìn)入考核期。入職崗前培訓(xùn)對辦好入職手續(xù)后的新進(jìn)員工，人事文員/助理通知培訓(xùn)主管，安排其進(jìn)行崗前培訓(xùn)。.1 崗前培訓(xùn)內(nèi)容公司基本概況、公司發(fā)展及企業(yè)文化、XX員工手冊員工所在部門部門崗位完全操作手冊、崗位工作職責(zé)。.2崗前培訓(xùn)時間：一般崗前培訓(xùn)為一天，業(yè)務(wù)員培訓(xùn)期為七天。.3崗前培訓(xùn)形式：人力資源部現(xiàn)場講解和自學(xué)相結(jié)合，以自學(xué)為主。.4 崗前培訓(xùn)考試 培訓(xùn)結(jié)束后，人力資源部組織考試，考試合格者由人力資源部開出報到通知單，到用人部門報到；不合格者進(jìn)行淘汰。5.6.2試用期員工的在崗培訓(xùn)及考評：由培訓(xùn)專員進(jìn)行跟蹤。.1新員工到用人部門報到后，用人部門必須派專人進(jìn)行崗位工作職責(zé)

15、理論和實(shí)際操作技能的培訓(xùn)。.2在崗培訓(xùn)期間，用人部門每天對其學(xué)習(xí)、操作流程掌握情況進(jìn)行必要的測試、記錄情況，并及時向人力資源部反映異常情況。.3主管及以下崗位從“考核、考試、總體評估、重新評估進(jìn)行 考核： 用人部門須從學(xué)習(xí)能力、工作經(jīng)驗、工作能力、工作業(yè)績、責(zé)任心、日常表現(xiàn)、員工關(guān)系等方面進(jìn)行考核，按照人力資源部的要求報送周表、月報； 考試：一個月的在崗培訓(xùn)后，用人部門必須組織對試用員工就崗位操作流程理論和實(shí)踐，進(jìn)行書面考試，并將考試成績交人力資源部備案；總體評估：通過上述考核、考試，用人部門必須在一個月內(nèi)做出結(jié)論：繼續(xù)試用或者停止試用。重新評估：對于繼續(xù)試用的，用人部門進(jìn)行跟蹤考核直到試用期

16、滿，試用期滿前一周對試用員工須進(jìn)行重新評估，評估結(jié)果報人力資源部，確定是否轉(zhuǎn)正。.4主管崗位增設(shè)“管理能力”的考核?？荚u從“員工考評、部門經(jīng)理考評、關(guān)聯(lián)部門”三方面進(jìn)行，考評內(nèi)容由各部門經(jīng)理和人力資源部共同指訂。.5 經(jīng)理以上崗位由人力資源部考核，考核結(jié)果直報公司領(lǐng)導(dǎo)。 經(jīng)理以上職位的考核：除上述.3所列事項外，側(cè)重對其管理能力考核，管理能力主要從計劃能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、控制能力等方面考核。5.7試用期員工轉(zhuǎn)正：由人事助理進(jìn)行辦理。每日人事助理在電腦中查詢員工試用期到期情況，在到期前一星期向用人部門催交試用期員工評估表和轉(zhuǎn)正表。 普通崗位試用期員工轉(zhuǎn)正由用人部門和人力資源部確認(rèn)，主管以上

17、職位由用人部門提出建議，人力資源部審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。員工試用期轉(zhuǎn)正后，人事助理應(yīng)在當(dāng)月辦理社保辦理申報、報批。并第一時間告知該員工。具體詳見每日工作-社保購買。員工試用期轉(zhuǎn)正后，人事文員/助理應(yīng)在一星期內(nèi)通知員工到人力資源部簽訂正式合同，合同期為一年。六、每日工作-員工離職手續(xù)辦理人事文員/助理負(fù)責(zé)員工離職手續(xù)的日常辦理工作。6.1 員工離職的確認(rèn)：辭職確認(rèn)：員工因個人原因離職，由本人提出申請，經(jīng)部門經(jīng)理同意，人力資源部審核備案。試用期員工離職須提前3天申請，正式員工須提前一個月，以人力資源部收到辭職申請為準(zhǔn)。辭退確認(rèn)：因試用不合格，或因員工嚴(yán)重違反公司紀(jì)律，或因工作出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，造成公司重

18、大損失，依照公司相關(guān)規(guī)定予以辭退。辭退由部門經(jīng)理提出，人力資源部審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辭退員工手續(xù)在一天內(nèi)辦完。6.2員工離職手續(xù)的辦理交接.1人事助理接到辭職、辭退單以后，按下列要求辦理交接手續(xù)按離職交接清單的內(nèi)容進(jìn)行交接：部門交接內(nèi)容：崗位文件、電腦文件/磁盤、專用公章、密鑰、內(nèi)部郵箱、短信平臺；財務(wù)交接內(nèi)容：清還個人欠款；人力資源部交接內(nèi)容：辦公用品（U盤），手機(jī)、移動電話卡、宿舍鑰匙、辦公鑰匙、工作牌回收及物品的回收、入庫處理。.2上述交接單，須經(jīng)接受人簽名，部門主管/經(jīng)理簽名，人力資源部經(jīng)理簽名審核，方能辦理手續(xù)工資結(jié)算.1人事助理接到辭職、辭退單以后，按下列要求辦理工資結(jié)算 制作考

19、勤表和工資單：根據(jù)當(dāng)月考勤和上月未結(jié)工資考勤計算相應(yīng)的工資.2上述表單做好后，填寫付款審批單，連同交接清單及其他附件，一并粘貼，附在付款審批單之后，由經(jīng)理簽名審核，一并交財務(wù)審核、發(fā)放。.3工資結(jié)算表單交財務(wù)后，人事助理應(yīng)與財務(wù)溝通付款情況，對于當(dāng)日不能及時付款的，應(yīng)確認(rèn)付款日期，應(yīng)及時告知離職人員本人。6.3員工離職手續(xù)的辦理完成后，人事助理應(yīng)在當(dāng)日更新花名冊、停止社保、檔案資料的注銷。6.4員工在辦理離職手續(xù)期間，人事助理應(yīng)告知離職人員不能擅自進(jìn)入辦公區(qū)域，并請總務(wù)后勤人員協(xié)助處理。七、日常工作- -薪資核算7.1 正常月薪資核算考勤收集、核對與匯總：各分公司按照公司要求的考勤報表格式，于

20、每月5日前交至人力資源部人事助理處，人事助理于10日前完成考勤的核對與匯總。薪資核算：人事助理于15日前完成薪資核算。具體核算項目如下：.1應(yīng)付薪資核算：“正常出勤工資和周六工資”的核算：人事助理根據(jù)員工工資總額和出勤情況，按公司規(guī)定的核算方法進(jìn)行“正常出勤工資和周六工資”的核算。獎金核算：按公司獎金考核辦法進(jìn)行獎金核算，員工獎金由各部門經(jīng)理考核并計算，于10日前報人力資源部審核。.2應(yīng)扣部分核算： 個人所得稅核算：按國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行核算扣減 應(yīng)交社保：按每月社保清單/報表進(jìn)行扣減 房 租、水電汽費(fèi)：每月由清潔公司每月月底抄報報表，由行政助理/主管核對通訊費(fèi)：按移動公司清單，每月8日由前臺在系

21、統(tǒng)打印，分發(fā)每個部門核對私人電話，計算私人話費(fèi)。罰 款：根據(jù)當(dāng)月公司罰款通報，登記罰款金額7.2離職人員薪資核算按辦理。八、日常工作- - 社保的辦理（按社保操作指引辦理，詳細(xì)流程附后）8.1 社保的購買 員工試用期轉(zhuǎn)正后，按公司要求購買社保，人事助理應(yīng)告知本人。對于在深圳新購社保的員工，人事助理應(yīng)告知本人時與其核對身份證。.2對于在深圳已購社保的員工，人事助理應(yīng)告知本人時，要求員工將其社保卡復(fù)印件及時交人力資源部。8.2社保的停交處理員工因離職或其他特殊原因須停交社保，人事助理應(yīng)在第一時間內(nèi)停交處理，以免產(chǎn)生額外費(fèi)用。8.3社?？ǖ霓k理員工須辦理社保卡時，由員工本人向人力資源部人事助理提出申

22、請。人事助理告知申請的員工到社保局定點(diǎn)照相館照社保照，并及時督促交上。每月10、26日人事助理到社保局集中辦理：打印社保清單/制證清單、交納制卡費(fèi)用。人事助理按社保局的取卡約定準(zhǔn)時取卡，同時通知辦卡人員到人力資源部取卡，并將制卡費(fèi)用在下月工資中扣除。8.4社保的核對與報表：每日人事文員應(yīng)打開電腦瀏覽公司員工社保購買情況，核對人員名單，每月25日打印社保清單，統(tǒng)計員工購買情況，并將報表交財務(wù)。九、日常工作- - 證照的辦理（按相關(guān)操作指引辦理，詳細(xì)流程附后） 行政助理/主管負(fù)責(zé)證照日常辦理工作。9.1港澳通行證： 9.1.1辦證地點(diǎn)：深圳市公安局鹽田分局 深圳市鹽田區(qū)田心東路1號 0755-84

23、465490 9.1.2辦證時間： 周一至周五9：00-12：00 14：00-18：009.1.3辦證流程：（詳細(xì)流程附后）.1確定時間后，首先要向深圳市公安局分局申領(lǐng)中國公民出境入境申請審批表（一式四聯(lián)）。沒有護(hù)照的要提前40天辦理手續(xù);.2填表申請護(hù)照，深圳市居民往來港澳地區(qū)申請表并準(zhǔn)備8張本人2寸免冠正面護(hù)照照片。.3政審蓋章;.3填好表格后由檔案所在單位加蓋公章，蓋章同時由領(lǐng)導(dǎo)簽名。如果檔案存放于人才交流中心（限于各區(qū)、全國、國際人才交流中心），需要到人才交流中心辦理手續(xù)。如果已有5年因私護(hù)照的公民，可提前25天左右直接到旅行社報名.9.2居住證：（按相關(guān)操作指引辦理，詳細(xì)流程附后）

24、9.2.1辦證地點(diǎn)：派出所 0755- 9.2.2辦證時間: 周一至周五9：00-12：00 14：00-18：009.2.3辦證流程: 新辦、續(xù)辦居住證：.1提供由公安部門指定照像點(diǎn)照的居住證照片2張(白底彩色照片，照片上有污跡、變色、鋼印、破損一律拒收)。.2上外企部網(wǎng)站下載深圳市暫住人口登記表，輸入相關(guān)資料，打印一式兩份(不需蓋公章)。原則上要求一人一張表，如多人填寫同一張表必須是同時新辦或同時續(xù)辦且續(xù)辦時間相同；新辦人員須在表背面復(fù)印身份證，續(xù)辦人員復(fù)印上年度居住證和身份證；并在表上貼好照片；代表處名稱不可超過12個字，一律寫成“XXXXX深圳代表處”，否則視為無效證件；續(xù)辦居住證需提

25、前一個月，跨年度時須另行通知。.3辦證費(fèi)用在當(dāng)月個人工資中扣除，交納工本費(fèi)每人人民幣15元(不收支票)，只辦一年有效居住證。遺失居住證或居住證錯誤辦理：一律重新辦理，工本費(fèi)人民幣15元，辦證時間：20個工作日。辦理居住證所需時間：20個工作日：外企5個工作日，派出所(公安局)15個工作日，但有時因派出所(公安局)的原因而拖延時間，出證時間另行通知。9. 3公司證照年審：行政助理根據(jù)各級行政機(jī)關(guān)的要求提前準(zhǔn)備證照原件及相關(guān)資料，并與辦證人員取得聯(lián)系。證照原件在公司總經(jīng)理助理處。 附表：證照年檢辦理明細(xì)表證照年檢辦理明細(xì)表項目名稱公司辦理時間辦理機(jī)構(gòu)證照年審營業(yè)執(zhí)照每年月工商局辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證市

26、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局國稅、地稅登記證每年1-4月年審稅務(wù)局辦理貿(mào)工局批準(zhǔn)證書；外商投資企業(yè)財政登記證；每年1-4月年審工貿(mào)局、外匯局辦理外匯登記證每年1-4月年審?fù)鈪R管理局貸款卡每年4-5月年審廣東省出口企業(yè)退稅登記證每年4月年審自理報關(guān)登記證書每年1-4月年審代理報關(guān)企業(yè)注冊登記證書每年1-4月年審深圳海關(guān)用工指標(biāo)本每年4月年審勞動局增值稅一般納稅人資格證書每3月?lián)Q發(fā)一次公司所有非深戶職員海港大廈1402-1409；金融中心704-705天利明園東1303東部陽光10套房社保每月15日前為職員購買社保9.4房產(chǎn)土地費(fèi)的交納 9.4.1交納地點(diǎn)：鹽田國土資源局9.4.2交納時間：每年6月9.4.3交

27、納流程：9.5員工招調(diào)手續(xù)的辦理（按相關(guān)操作指引辦理，詳細(xì)流程附后） 公司每年招調(diào)立戶每年6月完成。公司員工招調(diào)由個人提出申請，人力資源部按公司規(guī)定的條件進(jìn)行審核報總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理9.6其他證件及相關(guān)事情的辦理十、每日工作-小車管理 行政助理/主管負(fù)責(zé)小車管理日常辦理工作。10.1派車管理.3用車申請：由用車人提前一天提出申請，說明用車?yán)碛桑块T經(jīng)理簽字，方能有效。10.11 每日下班前行政助理必須與各用車部門就次日用車進(jìn)行溝通，收集次日各部門用車情況，進(jìn)行次日車輛的初步安排，做到計劃用車。 每日早上上班，司機(jī)參加早會，行政助理進(jìn)行車輛安排，強(qiáng)調(diào)紀(jì)律、開車安全，聽取司機(jī)反饋的建議和意見。.1業(yè)

28、務(wù)用車按業(yè)務(wù)地點(diǎn)、業(yè)務(wù)性質(zhì)、業(yè)務(wù)的重要程度的不同進(jìn)行派車，對于同一地點(diǎn)，同一路線的業(yè)務(wù)，原則上只派一車。.2除業(yè)務(wù)用車外，一般情況下須留一臺車到公司以備其他部門使用。.3行政助理安排車輛時做到均衡安排，避免忙閑不均。10.2 車輛使用跟蹤 行政助理必須對車輛的使用過程進(jìn)行跟蹤，掌握小車的運(yùn)行狀況。督促司機(jī)填寫車輛管理記錄周報表，嚴(yán)格執(zhí)行公司車輛管理規(guī)定。 行政助理應(yīng)與司機(jī)進(jìn)行密切溝通，對于小車運(yùn)行中出現(xiàn)的處理異常情況進(jìn)行處理。.1 司機(jī)在運(yùn)行過程中，不得隨意改變線路，因用車人原因，需要改變原有線路，司機(jī)應(yīng)及時向主管報告，并有隨車人的簽字證明。 對于裝有GPS的小車，行政助理應(yīng)在電腦系統(tǒng)內(nèi)查詢小

29、車動態(tài)。行政助理必須對司機(jī)的回公司的時間、停車地方進(jìn)行記錄，督促司機(jī)按時回公司。非公司原因，不得推遲回公司（停車地點(diǎn)見車輛停放一纜表）。對于部門安排臨時性單證的取送，行政助理應(yīng)就近安排司機(jī)取送，司機(jī)應(yīng)不折不扣完成，資料交接注意仔細(xì)核對準(zhǔn)確。10.4小車的維護(hù)與保養(yǎng)行政助理必須了解公司小車的維護(hù)與保養(yǎng)情況,掌握一手資料,有計劃的安排小車的維護(hù)與保養(yǎng).行政助理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行小車實(shí)行定點(diǎn)、定期維護(hù)與保養(yǎng)，實(shí)行5000公里保養(yǎng)一次。 在4S店維護(hù)與保養(yǎng)小車有： 各區(qū)域車輛需要維護(hù)、保養(yǎng)，由車輛責(zé)任人填寫車輛維護(hù)、保養(yǎng)申請，經(jīng)區(qū)域經(jīng)理審批，傳真至人力資源部行政助理處備案，由行政助理安排具體的時間、地點(diǎn)。時間

30、安排在周六、周日，地點(diǎn)在行政助理應(yīng)對車輛的維護(hù)保養(yǎng)進(jìn)行跟蹤,督促責(zé)任人進(jìn)行檢查、試車，確認(rèn)所換部件是否屬實(shí)，所修機(jī)件是否正常。10.5小車的日常檢測行政助理應(yīng)執(zhí)行小車每周檢測制度，安排每周周一7：308：30對各車輛進(jìn)行檢測，出具檢測報告，報告注明責(zé)任人、檢測人。內(nèi)容如下： 證件是否齊全、車輛表面情況、車輛內(nèi)部衛(wèi)生情況、設(shè)備情況。各區(qū)域的檢測按上述要求辦理，經(jīng)區(qū)域經(jīng)理簽名后，傳真至人力資源部行政助理處。10.6費(fèi)用管理對于小車發(fā)生的固定費(fèi)用：如保險費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、車船使用費(fèi)、綠檢費(fèi)等，行政助理應(yīng)按國家交通部門有關(guān)規(guī)定及時辦理。對于日常非固定費(fèi)用.1油費(fèi)管理：司實(shí)行定點(diǎn)加油卡，非特別情況司機(jī)不得到定

31、點(diǎn)以外的油站加油。出車前司機(jī)必須加滿油，特殊情況應(yīng)及時報告情況，說明原因，在取得同意后，方能加油，否則費(fèi)用不予報銷。 油耗標(biāo)準(zhǔn)：捷達(dá)10L/100KM 本田10L/100KM.2過橋過路費(fèi)：實(shí)行粵通卡繳費(fèi),行政助理在派車前，根據(jù)路線，確立基本過橋過路費(fèi)用，備查。對于不能采用粵通卡繳費(fèi)的站點(diǎn)和司機(jī)報銷時若有超過正常費(fèi)用，應(yīng)查明原因。同時要有隨車人的簽字證明。 .3臨時性修理費(fèi)：司機(jī)在運(yùn)行途中發(fā)生異常情況時所產(chǎn)生的零星費(fèi)用，如補(bǔ)胎費(fèi)等必須第一間報告，說明情況，報銷時要有隨車人的簽名。行政助理對于發(fā)生的費(fèi)用實(shí)行每日分類登記，月底報表。10.7車輛的檔案管理行政助理應(yīng)建立車輛檔案，詳細(xì)記錄每臺車的狀況

32、，包括如下內(nèi)容： 小車的基本資料、費(fèi)用購買情況、修理情況、運(yùn)行情況、目前司機(jī)狀況。 十一、每日工作-宿舍管理 行政助理/主管負(fù)責(zé)宿舍管理日常工作。11.1范圍：宿舍7套 11.2新員工宿舍的安排及調(diào)整： 每天行政助理/主管必須了解宿舍床位的使用、空缺情況。做到心中有數(shù)。對于被公司錄用辦理了入職的員工，在本人提出申請后，一律按公司有關(guān)規(guī)定提供住宿；主管2人一小間，經(jīng)理1人一小間，其余員工4人一間。 行政助理/主管進(jìn)行宿舍安排時應(yīng)盡量安排在下班時間處理。11.2.4宿舍安排好后，告知員工注意事項。員工離職時，行政助理/主管在收回宿舍鑰匙和相關(guān)物品的同時，必須現(xiàn)場監(jiān)督離職員工搬離宿舍，以確保員工和公

33、司財產(chǎn)不損失。當(dāng)公司人員變化很大時，為節(jié)約資源，行政助理/主管應(yīng)進(jìn)行宿舍調(diào)整。11.3宿舍的衛(wèi)生檢查、評比每周進(jìn)行衛(wèi)生檢查2次，記錄檢查情況，對于宿舍存在的問題，應(yīng)及時與清潔公司和員工溝通，提出整改措施，限期整改并進(jìn)行跟蹤。建立宿舍衛(wèi)生檢查評比制度，每月開展一次評比活動，并將評比情況進(jìn)行通報，督促員工注意個人衛(wèi)生和宿舍公共衛(wèi)生。11.4清潔公司清潔工作檢查：11.4.1每日通過電話詢問和現(xiàn)場抽查的方式檢查清潔公司是否按合同要求每日進(jìn)行宿舍清潔工作；檢查的內(nèi)容如下：客廳（門、窗）、臥室（門、窗）、陽臺、家具，地面的清潔衛(wèi)生間的門、窗、墻面、地面、洗手盆、便池的清潔廚房的門、窗、墻面、地面、臺面、

34、爐灶、抽油煙機(jī)、廚柜的清潔各室內(nèi)垃圾的清理每半月衛(wèi)生間排氣扇要清洗一次每半月宿舍須消毒一次每周廚房抽油煙機(jī)清洗一次每周舍內(nèi)除蟑螂一次對于檢查中發(fā)現(xiàn)問題及時處理。11.4 宿舍固定資產(chǎn)管理（見12.2）11.5宿舍安全消防管理（見）十二、每日工作-辦公室管理 行政助理/主管負(fù)責(zé)辦公室管理日常工作。12.1勞動紀(jì)律管理每日上班提前到崗，監(jiān)督員工打卡，查處違歸規(guī)打卡行為。每日上班時間到各部門檢查員工在崗上班情況，對于上班時間做與工作內(nèi)容無關(guān)的行為進(jìn)行查處處理，如上班打游戲、QQ聊天等。12.2固定資產(chǎn)日常管理管理范圍包括：辦公桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等每日對辦公室巡檢時，要留意檢查辦公固定

35、資產(chǎn)的情況，發(fā)現(xiàn)異常及時落實(shí)處理。每季度對固定資產(chǎn)盤店一次，對新增、減少固定資產(chǎn)及時登記、入帳。設(shè)立固定資產(chǎn)臺帳，確保帳帳相符、帳實(shí)相符。建立固定資產(chǎn)檔案，妥善保管固定資產(chǎn)技術(shù)資料， 確立固定資產(chǎn)管理責(zé)任人。固定資產(chǎn)日常維護(hù)保養(yǎng)，當(dāng)固定資產(chǎn)需要維修時，由部門提出申請，行政助理在當(dāng)天安排，專業(yè)公司進(jìn)行維修，公用的固定資產(chǎn)由行政主管直接掌握維修，確保辦公正常進(jìn)行。12.3辦公室辦公環(huán)境管理人員作裝管理： 每日巡檢時，檢查工作牌佩戴情況。要求在辦公室內(nèi)著裝要整齊，進(jìn)入辦公區(qū)須換穿拖鞋，儀容要整潔。辦公辦桌面整潔：每日巡檢時，檢查各辦公桌上的資料、文件、辦公用品的堆放是否整潔，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)旁紙張的放

36、置十分整理。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。辦公語言管理：.1 每日巡檢時，檢查上班期間工作上的談話、業(yè)務(wù)電話要輕聲細(xì)語，避免聲音過大打擾其他同事工作。不得講粗話、臟話對與大聲喧嘩、甚至影響他人工作的應(yīng)時制止。安全消防管理.1 每日巡檢時，檢查消防設(shè)施師傅符合要求，消防通道（后門）是否打開，檢查電源是否有暴露和不安全狀態(tài)。.2員工下班后，檢查電腦和其他用電器的電源是否關(guān)閉 。十三、每日工作-辦公用品管理 13.1申請每月1日公司各部門將部門每月所需的辦公用品統(tǒng)計好并填寫辦公用品請購單，報人力資源部行政助理處；每月3日行政助理收集各部門辦公用品請購單后對申請的辦公用品的品種、數(shù)量、價格審核和匯總。13.2盤查

37、庫存 每月5日前行政助理和前臺要進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，記錄實(shí)際庫存狀況。做到帳帳，帳實(shí)相符。13.3平均月耗量的確認(rèn) 根據(jù)最近三個月每種辦公用品的算術(shù)平均數(shù)取整。13.3采購量的確定前行政助理根據(jù)各部門申請匯總表、平均月耗量、實(shí)際庫存狀況，確定采購量。并經(jīng)經(jīng)理審核后，報財務(wù)總監(jiān)審批。13.2詢價、報價、供應(yīng)商的確定 詢價、報價：行政助理在采購前必須作好詢價工作，列出具體的采購品種和規(guī)格，選擇3家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報價。比價、比質(zhì)：在多家供應(yīng)商報價的基礎(chǔ)上，進(jìn)行一一對比，在付款、質(zhì)量、服務(wù)等相同的條件下選擇質(zhì)優(yōu)、價廉的供應(yīng)商。供應(yīng)商的確認(rèn)行政助理對供應(yīng)商情況進(jìn)行說明，并將各供應(yīng)商報價資料附上，報經(jīng)理審核，

38、財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。13.3審批在確定供應(yīng)商后，行政助理根據(jù)各部門請購的辦公用品匯總，制定出辦公用品采購申清審批單，并附上比價資料，一并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購：10日前完成辦公用品采購。13.4入庫與檢驗每月10日辦公用品采購回來后，按實(shí)際采購量填寫辦公用品入庫單。入庫時進(jìn)行質(zhì)量檢驗，對檢驗時出現(xiàn)的異常情況，及時進(jìn)行處理。領(lǐng)用.1按審核確認(rèn)請購單劃分各部門所需辦公用品，并統(tǒng)一分送到各部門； 對于耐用品如：釘書機(jī)、計算器等，必須登記確認(rèn)到領(lǐng)用人，同時進(jìn)入個人領(lǐng)用物品檔案； 對于日常消耗品發(fā)放時應(yīng)辦理簽字確認(rèn)手續(xù)。13.5更換辦公用品（耐用品）使用一段時間后，超過規(guī)定使用期限，實(shí)行以舊換新：辦

39、公費(fèi)用管理.1行政助理對各部門所報辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，對照前幾個月的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析找出差異存在的原因。出具分析報告，在此基礎(chǔ)上核定各部門的辦公用品合理需求量.1對于超過合理部分，行政助理在查明情況后，與部門負(fù)責(zé)人溝通，并采取降費(fèi)措施。十四、每日工作-培訓(xùn)工作培訓(xùn)計劃的編制實(shí)施 培訓(xùn)需求的調(diào)查：培訓(xùn)專員每月5日前與各部門經(jīng)理/主管溝通、并對部分員工進(jìn)行調(diào)查，了解員工的培訓(xùn)需求。 在需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司發(fā)展、各崗位知識需求特點(diǎn)編制培訓(xùn)計劃，內(nèi)容包括：專題培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)。 年度計劃于12月15前完成 月度計劃于每月25前完成 周作業(yè)計劃周五完成計劃的審批與實(shí)施 計劃編制好后，培訓(xùn)專員將計劃提交給經(jīng)理審批后實(shí)施。 14.2 入職前培訓(xùn)新員工辦理入職手續(xù)后的當(dāng)日,培訓(xùn)主管對其進(jìn)行入職培訓(xùn)。培訓(xùn)地點(diǎn)：公司會議室培訓(xùn)內(nèi)容：公司的基本概況、公司遠(yuǎn)景、組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、基本制度（薪資、績效、考勤、獎懲）、安全保密等。 培訓(xùn)記錄：在培訓(xùn)完成后，對培訓(xùn)的情況進(jìn)行記錄，受培訓(xùn)者簽名。4.2專題培訓(xùn)時間地點(diǎn)的安排按培訓(xùn)計劃的安排，在進(jìn)行培訓(xùn)的前七天，培訓(xùn)專員將確定的培訓(xùn)地點(diǎn)、時間告知各部門經(jīng)理并就參加人員與各部門經(jīng)理進(jìn)行溝通。培訓(xùn)老師的確認(rèn) 內(nèi)聘培訓(xùn)老師：須在培訓(xùn)前七天與其確認(rèn)，確定其講課內(nèi)容；并督促其安排課程準(zhǔn)備。 外聘培訓(xùn)老師：提前確定講課主題，并提前十天確認(rèn)； 培訓(xùn)教材的準(zhǔn)備、