刻公章管理制度

刻公章管理制度?總則目的為規(guī)范公司公章的刻制、使用、保管等行為，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涉及公司公章的刻制、使用、保管、廢止等相關(guān)事宜均需遵循本制度。定義1.公章：本制度所指公章是指公司法定名稱章，用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等重要文書的簽署，代表公司的正式意思表示。2.專用章：包括但不限于財務(wù)專用章、合同專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署，具有特定的法律效力。3.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，僅用于本部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)聯(lián)系，不具備對外法律效力。公章的刻制刻制申請1.因公司新設(shè)、名稱變更、業(yè)務(wù)拓展等原因需要刻制公章時，由相關(guān)部門填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、原因、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公章刻制申請表》提交至公司行政部門，行政部門審核申請信息的真實性和必要性后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及重大事項或重要業(yè)務(wù)的公章刻制申請，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過。2.審批通過后，行政部門將審批結(jié)果通知申請部門，并安排專人負(fù)責(zé)公章的刻制工作。刻制規(guī)定1.公章必須由具有合法資質(zhì)的印章制作單位刻制，行政部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、資質(zhì)齊全的印章制作單位，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.刻制的公章應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定，印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等應(yīng)與公司要求一致。3.印章制作完成后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，檢查印章的質(zhì)量、清晰度、文字準(zhǔn)確性等是否符合要求。驗收合格后，填寫《公章驗收單》，由行政部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人及驗收人員簽字確認(rèn)。備案登記1.新刻制的公章需在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，行政部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)備案手續(xù)，并將備案回執(zhí)復(fù)印件留存歸檔。2.備案登記完成后，行政部門應(yīng)及時更新公司公章管理臺賬，記錄公章的刻制時間、名稱、規(guī)格、使用范圍、保管人等信息。公章的使用使用原則1.公章的使用必須嚴(yán)格遵循公司的審批流程，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用公章。2.使用公章應(yīng)確保文件內(nèi)容真實、合法、有效，符合公司的利益和規(guī)定。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、財務(wù)報表等重要文書的簽署。2.專用章：財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的簽署。合同專用章：用于公司各類合同、協(xié)議的簽署，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.部門章：用于本部門內(nèi)部文件的流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系函、通知、報告等，不得用于對外簽署具有法律效力的文件。使用流程1.申請：使用部門填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、文件名稱、文號、份數(shù)、使用期限等信息，并附上相關(guān)文件的復(fù)印件。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.審核：行政部門對《公章使用申請表》及相關(guān)文件進(jìn)行審核，重點審核用章事由是否合理、文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、審批流程是否完整等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及重大事項或重要業(yè)務(wù)的用章申請，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過。審批通過后，在《公章使用申請表》上簽署審批意見。4.用章：行政部門根據(jù)審批意見，通知公章保管人用章。用章時，公章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容進(jìn)行蓋章操作，確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。蓋章完成后，在《公章使用登記表》上登記用章時間、文件名稱、文號、份數(shù)、用章人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。5.文件存檔：用章完畢后，使用部門應(yīng)及時將蓋章后的文件原件及《公章使用申請表》、《公章使用登記表》等相關(guān)資料交行政部門存檔。行政部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，妥善保存。特殊情況處理1.如遇緊急情況（如合同簽訂、文件報送等），無法按照正常流程進(jìn)行用章審批時，使用部門可通過電話、郵件等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后先進(jìn)行用章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)，并向行政部門說明情況。2.對于異地用章的情況，原則上應(yīng)通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式將需蓋章的文件及《公章使用申請表》寄回公司辦理用章手續(xù)。如因特殊原因無法回公司蓋章，可委托當(dāng)?shù)鼐哂泻戏ㄙY質(zhì)的公證機(jī)構(gòu)對用章行為進(jìn)行公證，并將公證書原件及相關(guān)文件復(fù)印件寄回公司存檔。公章的保管保管人員1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，部門章由各部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。2.公章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司公章管理制度，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全防范設(shè)施，如保險柜、密碼鎖等，確保公章的安全。2.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將公章帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要帶出公司，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由專人陪同，確保公章安全。3.公章保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。交接手續(xù)1.公章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應(yīng)提前辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)由行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)交，交接雙方應(yīng)在《公章交接清單》上詳細(xì)記錄公章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接時間、交接人、監(jiān)交人等信息，并簽字確認(rèn)。2.交接完成后，原公章保管人員應(yīng)將公章及相關(guān)文件資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉公章管理制度和使用流程。公章的廢止廢止原因1.公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因?qū)е鹿虏辉偈褂脮r，應(yīng)及時辦理公章廢止手續(xù)。2.公章因磨損、損壞、遺失等原因無法正常使用時，應(yīng)予以廢止。廢止流程1.由行政部門填寫《公章廢止申請表》，詳細(xì)說明公章廢止的原因、名稱、規(guī)格等信息，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公章廢止申請表》提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止的公章交回公安機(jī)關(guān)備案，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.行政部門應(yīng)及時更新公司公章管理臺賬，將廢止的公章信息進(jìn)行注銷，并通知相關(guān)部門停止使用該公章。銷毀規(guī)定1.廢止的公章應(yīng)進(jìn)行銷毀處理，銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復(fù)使用。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。記錄資料應(yīng)留存歸檔，以備查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對公章的刻制、使用、保管等情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保公章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括公章的使用審批流程是否規(guī)范、用章記錄是否完整、公章保管是否安全等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相