倉庫材料分工管理制度

倉庫材料分工管理制度一、總則（一）目的為了加強公司倉庫材料管理，規(guī)范倉庫材料的分工管理流程，提高工作效率，確保材料的安全、完整和合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及倉庫材料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、研發(fā)部門等。（三）基本原則1.分工明確原則：明確各部門和人員在倉庫材料管理中的職責和權(quán)限，避免職責不清導致的工作混亂。2.高效協(xié)作原則：各部門和人員之間應(yīng)密切配合，協(xié)同工作，確保倉庫材料管理流程的順暢運行。3.安全第一原則：確保倉庫材料的存儲和使用安全，防止發(fā)生安全事故。4.規(guī)范操作原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行倉庫材料的管理操作，保證工作質(zhì)量。二、職責分工（一）采購部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)、研發(fā)等需求，制定準確的材料采購計劃，并提交給倉庫管理部門。2.負責尋找合格的供應(yīng)商，進行采購談判，簽訂采購合同，確保所采購材料的質(zhì)量、價格和交貨期符合公司要求。3.及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時、按量到貨。4.負責收集、整理供應(yīng)商的相關(guān)資料，建立供應(yīng)商檔案，并定期對供應(yīng)商進行評估和管理。（二）倉庫管理部門1.負責倉庫的日常管理工作，包括倉庫的規(guī)劃、布局、整理和清潔等。2.按照規(guī)定的驗收流程，對采購到貨的材料進行驗收，檢查材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購合同一致。3.負責倉庫材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保材料的安全、完整和有序存放。4.建立詳細的倉庫材料臺賬，記錄材料的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息，并定期進行盤點和核對，保證賬實相符。5.對倉庫設(shè)施設(shè)備進行定期維護和檢查，確保其正常運行，滿足倉庫管理的需要。6.根據(jù)倉庫存儲條件和材料特性，合理安排材料的存儲位置，采取必要的防護措施，防止材料損壞、變質(zhì)或丟失。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向倉庫管理部門提交材料領(lǐng)用申請，明確領(lǐng)用材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.在領(lǐng)用材料時，按照規(guī)定的流程辦理領(lǐng)用手續(xù)，確保領(lǐng)用材料的真實性和合理性。3.負責對領(lǐng)用材料的使用情況進行跟蹤和管理，提高材料的使用效率，避免浪費。4.定期對生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的邊角料、廢料等進行清理和回收，并及時交回倉庫管理部門。（四）研發(fā)部門1.根據(jù)研發(fā)項目的需求，向倉庫管理部門提交特殊材料或樣品的領(lǐng)用申請，并說明領(lǐng)用的用途和數(shù)量。2.在研發(fā)過程中，合理使用領(lǐng)用的材料，確保材料使用的合理性和必要性。3.及時將研發(fā)過程中剩余的材料交回倉庫管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.協(xié)助倉庫管理部門對研發(fā)過程中涉及的特殊材料進行盤點和管理。（五）財務(wù)部門1.負責審核倉庫材料采購、領(lǐng)用等相關(guān)費用的報銷憑證，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.定期與倉庫管理部門核對材料賬目，對倉庫材料的成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.參與倉庫材料的盤點工作，監(jiān)督盤點過程，確保盤點結(jié)果的真實性和準確性。三、倉庫材料采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司的年度生產(chǎn)計劃、研發(fā)計劃以及庫存情況，定期（每月/每季度）制定材料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息。2.在制定采購計劃時，采購部門應(yīng)充分考慮材料的市場供應(yīng)情況、價格波動趨勢以及公司的資金狀況等因素，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司主管領(lǐng)導批準后實施。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行跟蹤和評估，及時了解供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量等信息。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行整改或更換。（三）采購訂單下達與跟蹤1.采購部門根據(jù)批準的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細注明材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨地點、交貨時間等信息。2.在采購訂單執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保材料按時、按量到貨。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，保證公司生產(chǎn)和研發(fā)的順利進行。3.采購部門應(yīng)定期向相關(guān)部門通報采購訂單的執(zhí)行情況，包括已到貨數(shù)量、未到貨數(shù)量、預計到貨時間等信息，以便各部門合理安排工作。（四）采購驗收1.倉庫管理部門在收到采購到貨的材料后，應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等方面。2.對于驗收合格的材料，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在倉庫材料臺賬中記錄相關(guān)信息。對于驗收不合格的材料，應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨等問題。3.采購部門應(yīng)參與重要材料的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)和處理。四、倉庫材料入庫管理（一）入庫準備1.倉庫管理部門在收到采購部門下達的到貨通知后，應(yīng)提前做好入庫準備工作。包括安排倉庫存儲空間、準備驗收工具和設(shè)備、通知相關(guān)人員等。2.根據(jù)材料的特性和存儲要求，合理安排材料的存放位置，確保材料存放安全、有序。（二）驗收流程1.倉庫管理部門在材料到貨時，應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.對材料的外觀、包裝等進行檢查，查看是否有損壞、變形等情況。3.按照相關(guān)標準和檢驗方法，對材料的質(zhì)量進行檢驗。對于需要進行理化檢驗的材料，應(yīng)及時送相關(guān)檢驗部門進行檢驗。4.驗收合格的材料，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、登記倉庫材料臺賬等。入庫單應(yīng)注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等信息。5.驗收不合格的材料，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上注明不合格原因，并及時通知采購部門。采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨等問題。（三）入庫登記1.倉庫管理部門應(yīng)建立詳細的倉庫材料臺賬，對每一筆入庫材料進行登記。倉庫材料臺賬應(yīng)包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、存放位置、供應(yīng)商名稱等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)及時將入庫信息錄入倉庫管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與倉庫材料臺賬一致。同時，應(yīng)定期對倉庫材料臺賬進行核對和清理，保證賬目的準確性和完整性。五、倉庫材料存儲管理（一）存儲規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)公司材料的種類、數(shù)量、特性等因素，對倉庫進行合理的規(guī)劃和布局。倉庫應(yīng)劃分為不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、危險品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識。2.根據(jù)材料的存儲要求，合理安排貨架、貨柜等存儲設(shè)備，確保材料存放安全、有序。對于易燃易爆、有毒有害等危險品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）存儲條件控制1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)材料的特性，控制倉庫的溫度、濕度、通風等存儲條件。對于有特殊存儲要求的材料，應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)備和設(shè)施，確保材料的質(zhì)量不受影響。2.定期對倉庫的存儲條件進行檢查和監(jiān)測，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)存儲條件不符合要求，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期（每月/每季度）對倉庫材料進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應(yīng)由倉庫管理人員會同財務(wù)人員等相關(guān)人員共同進行。2.在盤點前，倉庫管理人員應(yīng)做好準備工作，包括整理倉庫、核對賬目等。盤點過程中，應(yīng)認真清點材料的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并與倉庫材料臺賬進行核對。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。4.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，報告內(nèi)容包括盤點時間、范圍、結(jié)果、差異原因及處理情況等信息。盤點報告經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后存檔。（四）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)加強倉庫的安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程，確保倉庫安全。倉庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防盜設(shè)備等安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守安全管理制度，嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等。對于易燃易爆、有毒有害等危險品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。3.加強倉庫的門禁管理，限制無關(guān)人員進入倉庫。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.定期對倉庫進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導。六、倉庫材料發(fā)放管理（一）領(lǐng)用申請1.生產(chǎn)部門、研發(fā)部門等需要領(lǐng)用倉庫材料時，應(yīng)提前填寫材料領(lǐng)用申請單。材料領(lǐng)用申請單應(yīng)注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用用途等信息。2.領(lǐng)用申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門收到材料領(lǐng)用申請單后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括領(lǐng)用申請的合理性、材料庫存情況等。2.對于符合規(guī)定的領(lǐng)用申請，倉庫管理人員應(yīng)簽字批準，并按照申請單上的要求發(fā)放材料。對于不符合規(guī)定的領(lǐng)用申請，應(yīng)及時與領(lǐng)用部門溝通，說明原因，不予發(fā)放。（三）發(fā)放流程1.倉庫管理人員根據(jù)批準的材料領(lǐng)用申請單，從倉庫中取出相應(yīng)的材料，并與領(lǐng)用人員進行核對。核對內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.核對無誤后，領(lǐng)用人員應(yīng)在材料發(fā)放登記表上簽字確認。材料發(fā)放登記表應(yīng)注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員等信息。3.倉庫管理人員應(yīng)及時更新倉庫材料臺賬和倉庫管理系統(tǒng)，記錄材料的發(fā)放情況，確保庫存數(shù)量準確。（四）超領(lǐng)管理1.如因特殊原因需要超領(lǐng)材料，領(lǐng)用部門應(yīng)填寫超領(lǐng)申請單，詳細說明超領(lǐng)原因和數(shù)量，并經(jīng)部門負責人和公司主管領(lǐng)導批準。2.倉庫管理部門在收到超領(lǐng)申請單后，應(yīng)按照批準的數(shù)量發(fā)放材料，并在超領(lǐng)申請單上簽字確認。同時，應(yīng)及時對超領(lǐng)情況進行記錄和跟蹤，分析超領(lǐng)原因，采取措施加以控制。七、倉庫材料盤點管理（一）盤點計劃制定1.倉庫管理部門應(yīng)定期制定倉庫材料盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、人員分工等信息。盤點計劃應(yīng)報公司主管領(lǐng)導批準后實施。2.在制定盤點計劃時，應(yīng)充分考慮公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況、倉庫材料的特點等因素，合理安排盤點時間和人員，確保盤點工作順利進行。（二）盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關(guān)人員進行盤點。盤點人員應(yīng)認真負責，對倉庫材料進行逐一清點，確保盤點結(jié)果的準確性。2.在盤點過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并查明原因。（三）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，報告內(nèi)容包括盤點時間、范圍、結(jié)果、差異原因及處理情況等信息。盤點報告經(jīng)相關(guān)部門負責人審核后存檔。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。3.根據(jù)盤點結(jié)果，對倉庫材料的庫存管理情況進行分析和總結(jié)，提出改進措施和建議，不斷完善倉庫材料管理工作。八、倉庫材料報廢管理（一）報廢申請1.當倉庫材料因損壞、變質(zhì)、過期等原因無法使用時，使用部門應(yīng)填寫材料報廢申請單，詳細說明報廢原因、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.報廢申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。（二）報廢鑒定1.倉庫管理部門收到報廢申請單后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢材料進行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)材料的實際情況，判斷是否符合報廢條件。2.對于符合報廢條件的材料，應(yīng)在報廢申請