古脊椎所綜合檔案信息管理辦法

附件附件 1:1: 古脊椎所綜合檔案信息管理辦法古脊椎所綜合檔案信息管理辦法 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中國科學院各類檔案建檔規(guī)范的 要求，為使我所檔案管理工作進一步制度化、規(guī)范化，提高檔案資源的 利用率，特制定本管理辦法。 、總則總則 （一）、我所檔案工作采取由主管檔案工作管理的所領導統(tǒng)籌領導， 綜合處全面負責檔案管理工作的開展，綜合檔案室人員具體負責檔案 工作業(yè)務管理，文書檔案、科研課題檔案、會計檔案、儀器設備檔案、 基建檔案、聲像檔案等各部門兼職檔案人員承擔、完成檔案預立卷工 作，形成全所由上至下職責明確、管理有序的檔案管理運行網(wǎng)絡。 （二）、為保障我所各類檔案的完整、準確和便于利用，檔案工作要 做到依法治檔。 1、文書檔案工作執(zhí)行文書處理部門立卷制度。 2、科研課題檔案、儀器設備檔案、基建檔案工作實行建檔工作和 “三參加”、“四同步”管理，即：檔案人員參加科研課題、基建項目驗收 及設備開箱驗收工作；下達計劃同時提出歸檔要求，檢查計劃進度同 時檢查建檔情況，驗收、鑒定成果同時驗收歸檔材料，上報成果和科技 人員考核晉級，檔案部門同時出具專題歸檔情況材料。 全所職工要認真學習并嚴格執(zhí)行中華人民共和國檔案法等法律、 法規(guī)和制度，增強法制觀念和檔案意識，自覺保護我所的檔案資源，維 護我所的檔案權益。 二、檔案工作二、檔案工作崗崗位位責責任制任制 （一）、主管檔案工作的所領導職責 1、組織貫徹國家和中國科學院有關檔案工作的方針、政策和法規(guī)。 2、把檔案工作列入研究所工作計劃，定期檢查和研究解決檔案工 作中存在的實際問題，為檔案工作提供保證和條件。 （二）、綜合處負責人職責 1、負責將綜合檔案室工作列入本部門長遠規(guī)劃和工作計劃，并定 期檢查落實。 2、負責檢查綜合檔案室的基本建設，不斷改善基礎設施，提高管 理手段，使之適應工作要求。 （三）、綜合檔案室職責 1、負責組織監(jiān)督、指導、檢查各類檔案預立卷部門的收集、整理、 預立卷及歸檔工作。 2、完成各類檔案的接收、完善、保管和利用、統(tǒng)計工作。 （四）、各兼職檔案人員職責： 1、貫徹執(zhí)行有關檔案工作的條例、規(guī)定和辦法 2、做好檔案材料的形成、積累、整理和歸檔等工作 3、負責本部門歸檔材料保管期限進行初步劃分工作 4、嚴格執(zhí)行國家保密制度，確保檔案安全 5、積極參與檔案文件匯編及檔案信息編纂工作 （五）、文書處理部門職責 1、將文書檔案工作列入本部門工作計劃，執(zhí)行文書處理部門預立 卷制度 2、按照文書處理部門預立卷制度的要求，設立兼職文書檔案人員， 專門負責本部門文書材料的收集、整理、分類、預定歸檔材料保管期限、 立卷，在次年六月底以前向綜合檔案室移交。 （六）、科研課題管理、承擔部門職責 1、科研課題管理部門 （1） 制定單位的科研管理工作制度，應對科研課題建檔工作提 出要求。 （2） 組織管理各類科研課題，應要求承擔任務的課題組完成科 研課題建檔工作。 （3） 按科研課題形成積累有關的管理性文件，課題結束后整理關 交綜合檔案室。 （4） 在科研課題任務進行驗收鑒定前，組織科研課題檔案驗收。 2、研究室主任的職責 （1）把建立科研檔案列為研究室的工作內容，提出要求，定期檢查， 做到各課題組形成積累科研文件材料的工作與科研進程同步。 （2）研究課題結束后，審查科研文件材料是否完整、系統(tǒng)、準確、 確定保管期限和密級，并簽署意見。 3、各課題組 （1）科研課題或項目負責人指定兼職檔案員負責收集本課題或項 目的檔案材料，在課題或項目結束之后，及時整理，向綜合檔案人員移 交歸檔。 （2） 科研人員或負責人將本人形成的研究資料向課題組或項目 移交。 三、三、歸歸檔范檔范圍圍 凡在公務活動中形成的、能反映事物全過程的、不同載體的，有保 存價值的文件材料均需按類歸檔（接收）。 （一）、文書檔案 1、綜合管理類，2、黨群工作類，3、科研管理類，4、外事工作類， 5、人事工作類，6、教育工作類，7、財務與資產管理類，8、基建、行政 與后勤工作類，9、所屬企業(yè)類 具體歸檔范圍見古脊椎所文書材料歸檔范圍及保管期限表 （二）、科研課題檔案 具體歸檔范圍見古脊椎所科研課題檔案材料歸檔范圍及保管期 限表 （三）、基建檔案 具體歸檔范圍按照中國科學院基建檔案建檔案規(guī)范（科發(fā)辦字 200647 號）執(zhí)行 （四）、科研儀器設備檔案 具體歸檔范圍按照中國科學院儀器設備檔案建檔案規(guī)范（科發(fā) 辦字2006106 號）執(zhí)行 （五）、會計檔案 1、綜合報表，2、帳簿，3、憑單，4、工資表 具體歸檔范圍按照中國科學院會計檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字 2006106 號）執(zhí)行 （六）、著名人物檔案 具體歸檔范圍按照中國科學院著名人物檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦 字2006106 號）執(zhí)行 （七）、聲像檔案 具體歸檔范圍按照中國科學院聲像檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字 2006137 號）執(zhí)行 四、檔案的四、檔案的歸歸檔、接收制度檔、接收制度 （一）、文書檔案歸檔、接收辦法： 1、各部門的兼職檔案人員應有足夠的時間從事予立卷工作，工作 中形成的檔案材料歸研究所所有，任何人不得據(jù)為己有。 2、接收范圍：本單位在工作中形成的具有保存價值的檔案，包括 綜合管理類、黨群工作類、科研管理類、外事工作類、人事工作類、教 育工作類、財務與資產管理類、基建、行政與后勤工作類、所屬企業(yè)類 等各類工作、各種形式和載體的檔案。 3、接收要求：部門兼職檔案人員應注意日常文件的收集和積累， 特別是一些沒有編號的上報材料、表格、統(tǒng)計等，按照綜合檔案室要求， 定期向綜合檔案室移交。 4、對應歸檔的文件材料要收集齊全完整，其中來文和復文、請示 與批復、正本和副本、轉發(fā)與原件不得拆散。 5、接收時間：部門兼職檔案人員在每年第二季度向所綜合檔案室 移交上年度的檔案。接收時，雙方應認真進行檢查、核對、清點，履行 簽字手續(xù)。移交清單一式二份，雙方手中各存一份。 （二）、科研課題檔案歸檔、接收辦法： 按照中國科學院科研課題建檔規(guī)范要求，科研課題檔案應包括管 理性文件和科研性文件，分別由科研管理部門和課題組形成、積累?？?研課題文件的形成應從課題的預研、開題、研究過程到結題，隨時收集、 整理。 科研課題檔案建檔流程： 1科技處將新開課題及時通知綜合處檔案； 2綜合處檔案請課題負責人填寫科研課題檔案立項登記表， 由課題組長指定專人擔任兼職檔案員； 3綜合處檔案向科技處、課題負責人發(fā)放課題積累袋； 4綜合檔案定期指導、檢查科技處、課題組兼職檔案員科研課 題文件的形成、積累情況； 5課題任務結束、進行驗收或鑒定前，科技處向綜合檔案室發(fā) 科研課題檔案預驗收通知單； 6綜合檔案向科技處、課題組下達科研課題檔案預驗收檢查通 知，查看結題前檔案文件收集情況，并將結果反饋回科技處； 7綜合檔案室參與科研課題驗收鑒定會，正式檢查檔案是否完 整、準確、系統(tǒng)； 8課題結束后請課題組長組織立卷歸檔工作，提出科研課題檔 案整體鑒定級別以及案卷保管期限和密級，填寫科研課題檔案歸檔說 明書； 9科研課題在通過驗收或鑒定后，綜合處檔案下達課題檔案歸 檔通知，按照歸檔手續(xù)要求，請科技處、課題組在三個月之內立卷歸檔 完畢。 課題結束后，課題組如不按期移交檔案，則不能進行鑒定，不能 進行成果登記，不能申報成果獎。 （三）、財務檔案歸檔、接收辦法： 凡在研究所會計核算活動中形成的，記錄和反映本研究所經(jīng)濟業(yè) 務活動的重要材料和憑據(jù)均屬于歸檔范圍。負責會計核算材料的收集、 分類、整理、立卷等建檔工作，當年形成的會計檔案，在會計年度終了 后，可暫由財務部門保管 1 年后，移交本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。財 務部門保管期滿后的會計檔案，應在每年第二季度前交接至綜合檔案 室。 （四）基建檔案歸檔、接收辦法： 基建項目檔案必須經(jīng)過分類整理、案卷質量應符合中國科學院 基建檔案建檔規(guī)范的要求。在通過竣工驗收后一個月之內，向綜合檔 案室移交，移交檔案時，應編制清單，并辦理交接手續(xù)。 （五）、科研儀器設備檔案歸檔、接收辦法： 科研儀器設備檔案在歸檔前由綜合檔案室人員按照中國科學院 科研儀器設備檔案建檔規(guī)范的要求審查其歸檔材料的完整性和組卷、 分類的合理性，在設備驗收完畢投入使用后的 2 個月內由設備管理部 門的兼職檔案員負責填寫設備檔案移交目錄，并通過單位負責人審查 后向綜合檔案室移交。 （六）、著名人物檔案歸檔、接收辦法： 凡名人在工作、學習和生活中形成的，真實反映其一生經(jīng)歷和貢 獻的、具有查考、利用價值的各種文字、聲像等形式的文件材料均應收 集歸檔。每年第一季度由綜合檔案室接收有關部門及兼職檔案員初步 整理的名人檔案。 （七）、聲像檔案歸檔、接收辦法： 在各項工作和活動中形成的具有保存價值的聲像材料均應收集歸 檔。聲像材料形成部門（或人）負責完成聲像材料的形成、收集、初步整 理和歸檔工作。綜合檔案室負責聲像檔案的接收、再整理、保管和借閱 利用等工作。 五、檔案的管理和利用（五、檔案的管理和利用（統(tǒng)計統(tǒng)計） ） 1、 全所職工和各部門都應當重視檔案歸檔工作。歸檔工作的 績效將作為對職工考核、晉級的一項依據(jù)，作為對各部門考評的一項 內容。 2、綜合檔案室人員應根據(jù)管理的檔案性質采取與之相適應的 分類方法，按分類要求對接收來的檔案材料進行管理、分類、編目、立 卷、登記。檔案柜（上架）要有規(guī)律，便于查找。 各類檔案要定期檢查、清點，為每年統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)。 各類檔案要定期進行鑒定。對已失去查考和利用價值的檔案， 按有關規(guī)定處理。 綜合檔案部門要定期組織檔案宣傳、咨詢、編研、統(tǒng)計匯編等工 作，反饋檔案利用效果 保管檔案的目的是為了查考和利用，綜合檔案室應建立適應工 作需要的檔案查詢方法，提供完善、方便的檔案查詢工具。 附件附件 2:2: 古脊椎所全宗檔案分類方案及管理方法古脊椎所全宗檔案分類方案及管理方法 1文文書書檔案檔案 我所文書檔案分為案卷級（從建所2001 年）和件盒級（2002 年以 后）兩種建檔方式，案卷級建檔依據(jù)中國科學院科研單位文書材料歸 檔范圍及保管期限表（89辦字 039 號），分為十二類，包括綜合管理 類、科研管理類、外事管理類，人事管理類，教育工作類，財務工作類， 保衛(wèi)、技術安全類，技術條件（物資）工作類，行政后勤服務類，基建管 理類，科技開發(fā)類，黨團群工作類，采用年度問題分類法，按永久、 長期、短期排序，即 1958-01-001，1958-02-001，依次類推。件盒級建檔 依據(jù)中國科學院文書檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字【2006】106 號），分為 九類，包括綜合管理類，黨群工作類，科研管理類，外事工作類，人事 工作類、教育工作類，財務與資產管理類，基建、行政與后勤工作類， 所各企業(yè)類。采用年度問題保管期限的方法進行分類，即 2004- 01-Y01，2004-01-C01，2004-01-D01。 案卷級如： 1958 01 01 案卷號（綜合管理類 01 號） 問題（如：綜合管理類） 表示年度 件盒級如： 2004 01 Y1 案卷號（綜合管理類永久 01 號 卷） 問題（如：綜合管理類） 表示年度 2科研科研課題課題檔案檔案 依據(jù)中國科學院科研課題檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字200647 號）， 為便于檔案管理和利用，古脊椎所的科研檔案共分五類，即古脊椎動 物學、人類學、地層學與歷史地質學、研究生畢業(yè)論文及其他；每類包 括若干子分類?？蒲姓n題檔案的檔號編寫為：研究所分類號+案卷順序 號（為本分類中的課題序號加案卷卷號）。 如： 0102 001 01 案卷卷號（第 001 個課題第 01 卷） 本分類中的課題序號（本分類中第 001 個課 題） 研究所科研課題分類號（古脊椎動物學魚類） 3基建檔案基建檔案 依據(jù)中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字【2006】 47 號），按照基建檔案工程性質分類，即 J01 為科研辦公用房、J02 為 居住用房、J03 輔助工程、J04 為園區(qū)、J05 為其他。按照綜合管理、主 體工程、輔助工作、監(jiān)理文件、會計檔案、聲像檔案分別組卷?；n 案的檔號編寫為：研究所分類號+案卷順序號（為本分類中的課題序號 加案卷卷號）。 如： J01 01 01 案卷卷號（第 01 個基建項目第 01 卷） 本分類中的基建項目序號（本分類中第 01 個基 建項目） 研究所基建檔案分類號（科研辦公用房類） 4 設備設備檔案（檔案（50 萬元以上萬元以上設備設備） ） 依據(jù)中國科學院科研儀器設備檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字【2006】 106 號），按照科研儀器設備檔案按儀器設備性質分類，即 S01 分析儀 器、S02 核儀器、S03 氣體壓縮機、S04 制冷空調設備、S05 電子計算機 及其外圍設備、S06 其他，每類包括若干子分類?？蒲袃x器設備檔案的 檔號編寫為：研究所分類號+案卷順序號（為本分類中的課題序號加案 卷卷號）。 如: S01 001 01 案卷卷號（第 01 套儀器設備第 01 卷） 本分類中的儀器設備序號（本分類中第 01 套 儀器設備） 研究所儀器設備檔案分類號（分析儀器類） 5 財務財務檔案檔案 我所財務檔案依據(jù) 1984 年財政部和國家檔案局頒發(fā)的會計檔案 管理辦法，分為綜合報表類、賬薄類、憑單類、工資冊，采用年度問 題分類法。 如： 1990 C01 001 案卷號（綜合報表類 001 卷） 問題（如綜合報表類） 表示年度 6著名人物檔案著名人物檔案 依據(jù)中國科學院文書檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字【2006】106 號）， 分為 01 生平傳記、02 音像、03 證書、04 信件、05 手稿、06 著作、07 新 聞報道、08 逝世后形成的材料、09 其它，采用問題年度分類法。 如： P01 1970 01 案卷號（生平傳記類 01 卷） 表示年度 問題（如裴文中生平傳記類） 7聲像檔案聲像檔案 依據(jù)中國科學院聲像檔案建檔規(guī)范（科發(fā)辦字【2006】137 號）， 分為重要會議和主要活動形成的聲像材料、參觀考察活動中形成的聲 像材料、重要科研業(yè)務活動中形成的聲像材料、主要基建和重大工程 項目過程的聲像材料、有關人物的聲像材料、各種重大事件、責任和災 害事故中形成的聲像材料、其他具有長久保存價值的聲像材料，采用 載體類別年度保管實體順序號。 照片檔案如： Z01 1970 01 案卷號（生平傳記類 01 卷） 表示年度 表示為照片（含光盤）類 其他載體聲像檔案如： S01 1970 01 案卷號（錄像帶（含光盤）類 01 卷） 表示年度 表示為錄像帶（含光盤）類 附件附件附件附件 3:3:3:3: 古脊椎所檔案整理制度古脊椎所檔案整理制度 根據(jù)中華人民共和國檔案法的規(guī)定，中國科學院全面貫徹檔案管 理工作標準的要求，所綜合檔案室對各類檔案實行統(tǒng)一管理。為使檔 案整理工作更加制度化、規(guī)范化，特制定本檔案整理制度。 、接收：接收： 綜合檔案室按照研究所的歸檔范圍，文書檔案在次年 6 月底前完 成向各部門兼職檔案人員接收預立卷材料工作，具體接收、歸檔手續(xù) 按照中國科學院文書檔案建檔規(guī)范執(zhí)行?？蒲姓n題在通過驗收、鑒 定后均應在兩個月內立卷歸檔，綜合檔案室按照中國科學院科研課 題檔案建規(guī)范的有關規(guī)定向科技處及課題組兼職檔案人員辦理檔案 驗收、接收、歸檔手續(xù)，于三個月內完成歸檔工作。 、分分類類原原則則： ： 文書檔案按年度問題保管期限分類。 科研檔案按研究所學科分類。 、整理：整理： 1 文書檔案 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值， 便于保管和利用，使歸檔的文件真實地反映各項職能活動的歷史原貌。 保管期限分為永久、長期、短期三種。歸檔文件以“件”為整理單位。 2 科研課題檔案 遵循科研課題文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有 機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 、排列卷（盒）內文件：排列卷（盒）內文件： 按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性 文件可集中排列。 、審審卷（盒）卷（盒）調調整整 案卷在裝訂、編目前，立卷部門應會同檔案人員對案卷質量進行 審查，不符合要求的案卷要進行調整：要求卷內文件齊全，無重份及無 保存價值的文件；卷內文件問題集中、排列有序；題目確切、精練；保存 價值與保管期限相符。 、卷（盒）內文件卷（盒）內文件編編號、登號、登記記卷內文件目卷內文件目錄錄和填寫卷末和填寫卷末備備考表考表 1、卷內文件不論大小頁都要逐張按順序編號。編號位置在右上角 2、每卷（盒）要登記卷內文件目錄 3、案卷（盒）整理人，在卷（盒）末備考表填寫需要說明的問題并簽 名 、案卷裝案卷裝訂訂步步驟驟與不裝與不裝訂訂卷盒的整理卷盒的整理 案卷是檔案管理的最基本單位，有兩種形式，一種是裝訂案卷，另 一種是以單份文件集合放入卷盒保存的不裝訂卷盒。 、填寫案卷封面和卷脊填寫案卷封面和卷脊 用鋼筆或水筆按要求填寫封面和卷脊。 、案卷排列、案卷排列、編編寫案卷目寫案卷目錄錄和和歸歸檔檔 文件材料立卷后既為歸檔。為方便查找，在保持案卷間有機聯(lián)系 的基礎上進行系統(tǒng)排列。 附件 4: 古脊椎所科研課題檔案管理規(guī)定古脊椎所科研課題檔案管理規(guī)定 科研檔案是研究所科技人員辛勤勞動的結晶，是珍貴的科技信息 資源和國家的寶貴財富，是檢驗科研工作質量、鑒定科研成果、考核科 技人員的科學依據(jù)之一，是科研管理工作的重要組成部分。為完整、準 確、系統(tǒng)保存和科學地管理好我所在科研活動中所形成的科研文件材 料，以“國家檔案法”為準則，根據(jù)我單位的具體情況特制定檔案管理 辦法。 、 科研檔案工作的基本要求科研檔案工作的基本要求 （一）、凡在科研技術活動中形成的具有保存價值的文字、聲像等 記錄形成的科研文件材料均屬科研檔案。 （二）、在職務內完成的科研項目其歸屬權屬于單位的知識產權， 課題結束后應定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管 理，任何個人不得據(jù)為己有。 （三）、科研文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔是每個科技 人員的職責，必須認真對待，科技檔案是科研工作的重要記載方式，。 各課題組或研究人員應將其納入科研工作環(huán)節(jié)之中。 （四）、科研檔案工作必須與課題管理和成果管理等工作緊密結合， 實行科研工作和建檔工作“四同步”管理。 1、下達計劃任務與提出科研任務文件材料的歸檔要求同步； 2、檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步； 3、驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步； 4、上報登記和評審獎勵科技成果，以及科技人員提職考核與檔 案部門出示課題歸檔情況證明材料同步。 （五）、科研檔案管理人員要不斷提高自身業(yè)務水平，努力掌握先 進的管理手段，積極開發(fā)檔案信息資源。 、 科研檔案科研檔案歸歸檔范檔范圍圍、密、密級級、保管期限及分、保管期限及分類類 （一）.歸檔范圍 古脊椎所目前科研方向主要以基礎研究為主的研究課題。 科研檔案歸檔材料分為：課題申請、課題計劃、年度工作進展情況、 課題總結、成果申報和獎勵等階段。詳見歸檔范圍表。 （二）科研檔案密級分為：“機密、秘密、內部、公開”4 級。 （三）科研檔案期限分為：永久（50 年）、長期（30 年）、短期（15 年）。 根據(jù)古脊椎所科研檔案現(xiàn)狀，獲院和其它部委各類獎的項目，保 管期限均定為永久。由院和其它部委下達的重大、重點項目，由國家基 金委資助的科研項目及博士論文，保管期限均定為長期；碩士論文、前 期研究課題和中間完成項目保管期限均定為短期。 古脊椎所科技檔案分古脊椎所科技檔案分類類表表 所分所分類類國家分國家分類類 01 古脊椎古脊椎動動物學物學HA 675 古脊椎古脊椎動動物學物學 0101 無顎類 6751 無顎類 0102 魚類 6752 魚類 0103 兩棲類 6753 兩棲類 0104 爬行類 6754 爬行類 0105 鳥類 6755 鳥類 0106 哺乳動物類 6756 哺乳動物類 0107 綜合類 0108 其他（以上類別中未 涵蓋的科研課題檔案及不能 歸入課題檔案的研究材料） 02 人人類類學學HA 848 人人類類學學 0201 古人類學 8482 古人類學 0202 今人類學 0203 舊石器考古學HP1941 中國史前考古（不含 外國） 0204 綜合類 0205 其他（以上類別中未 涵蓋的科研課題檔案及不能 歸入課題檔案的研究材料） 03 地地層層學與學與歷歷史地史地質質學學HA 6611 地地層層學與學與歷歷史地史地 質質學學 04 研究生研究生論論文（文（碩碩士、博士、博 士、博士后）士、博士后） 0401 碩士畢業(yè)論文 0402 博士畢業(yè)論文 0403 博士后論文 0404 其他 05 其他其他 、 科研檔案管理的科研檔案管理的職責職責范范圍圍 （一）科技處職責范圍 1以國家檔案法為準則，以中國科學院科研檔案建檔規(guī)范為標 準，結合本所具體情況在制定科研管理工作制度時對科研課題建檔工 作提出要求。 2組織管理各類科研課題，應要求承但任務的課題組完成科研課 題建檔工作。 3按科研課題形成積累有關的管理性文件，課題結束后整理送交 綜合檔案室。 4指導并參與科研課題檔案的鑒定和密級的確定等工作。 5將每年新開課題和結題清單及時提供給綜合檔案室，并協(xié)助督 促、檢查科研課題建檔工作。 6在科研課題任務結束、進行驗收或鑒定前，組織科研課題檔案 預驗收。 （二）綜合檔案室 1根據(jù)中國檔案分類法科學研究檔案分類表，結合學科、專業(yè) 等情況，組織編制本單位科研檔案分類表。 2制發(fā)科研課題文件積累袋，并隨課題的進展，定期指導、檢查 科學課題文件的形成、積累和立卷歸檔工作。 3參與科研課題驗收鑒定會，檢查檔案是否完整、準確、系統(tǒng)。 （三）.課題組長 1布置科研課題建檔工作，指定兼職檔案員。 2課題結束組織立卷歸檔工作，做到歸檔質量符合規(guī)范要求。 3提出科研課題檔案整體鑒定級別以及案卷保管期限和密級，填 寫科研課題檔案歸檔說明書。 4督促科研人員在課題結束二個月內將科研材料及時歸檔，如不 按時歸檔將不能重新開題立項，不允許申報科研成果。 5與外單位合作完成的課題，由主要完成單位保存一份完整的原 始材料，合作單位保存本單位課題完成后全部內容的復印件。 （四）科技人員 1按照歸檔要求建立本人課題文件的預立卷，課題結束后交兼職 檔案員。 2各科研人員在課題結束后或離開課題崗位時，應將本人課題文 件清理、移交后方可辦理手續(xù)。 3研究生在結束課題工作或畢業(yè)答辯后應在一個月內，將本人研 究課題的全部材料及論文經(jīng)導師審查后按時歸檔。 四科研檔案的管理、借四科研檔案的管理、借閱閱和利用和利用 （一）.科研檔案的管理 1檔案部門對接收的科技檔案要及時登記、分類和編目，同時要 按有關規(guī)定劃分保管期限及密級。 2已歸檔的科技檔案材料需要補充改正時，必須經(jīng)項目負責人同 意后方能修改，不得私自任意改動。 3對歸檔的材料要按保管期限定期進行檢查，對到期限的科技檔 案 經(jīng)學術委員會鑒定后要進行銷毀注冊。 （二）.科研檔案的借閱 1查閱他人的科技檔案材料需經(jīng)業(yè)務處主管領導批準，需要的材 料只能在檔案室查閱。 2外單位人員查閱時須憑所在單位介紹信，由主管領導批準后方 可查閱。未經(jīng)許可不得摘錄、照相和復制。 （三）.科研檔案的開發(fā)利用 積極開展科技檔案的開發(fā)利用工作，使科研檔案面向科研、面向 社會、為科技進步、經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。 附件附件 5:5: 古脊椎所科研課題檔案預立卷制度古脊椎所科研課題檔案預立卷制度 科研檔案材料的完整與否，直接影響歸檔案卷的質量及其推廣利 用。為了使科研人員將研究過程中的材料系統(tǒng)、完整、及時地收集、整 理、歸檔，確?？蒲袡n案的質量。根據(jù)本單位的具體情況制定如下制度： 一、研究課題在開題報告、基金申請或簽定合同后，科研檔案管理 人員應及時對該課題人員進行預立卷指導，首先發(fā)給檔案積累袋和實 驗記錄本，并告知應歸檔材料的范圍。 二、明確課題專門科研檔案管理人員，其職責是負責本課題研究 過程中所形成的一系列文件和科研材料。 三、在做好預立卷工作的同時，向科研人員宣傳有關研究項目（或 課題）歸檔的一些法規(guī)和知識，加強科研人員對科研檔案歸檔工作的 意識。 四、科研檔案管理人員要經(jīng)常與項目（或課題）組成員進行溝通與 交流，檢查并指導科研人員做好項目的預立卷工作，應告訴研究人員 盡量保存原件材料，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。 五、在項目（或課題）進展期間，應讓研究人員按照科研檔案歸檔 要求，積極做好預立卷。在課題結束一定期限內按時歸檔。不及時歸檔 的項目（或課題）要按獎懲制度實施，獎懲要分明。 附件附件 6 6: : 古脊椎所文書檔案鑒定、銷毀規(guī)定古脊椎所文書檔案鑒定、銷毀規(guī)定 第一條為更好地保管有價值的檔案，有效地解決檔案的數(shù)量與 質量，根據(jù)中國科學院文書檔案建檔規(guī)范、 古脊椎所文書歸檔范圍 及保管期限表的有關規(guī)定，制訂本辦法。 第二條鑒定即檔案價值鑒定。是檔案管理部門按照一定原則、標 準和方法，判定檔案價值、確定保管期限、剔除無價值檔案，予以銷毀 的一項檔案業(yè)務工作。一般由檔案管理部門負責。 第三條根據(jù)國家檔案局機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范規(guī)定，機 關檔案價值鑒定工作，必須在研究所主管負責人的領導下，由檔案部 門和文書部門的有關人員共同組成鑒定小組，鑒定工作結束后，提出 工作報告。檔案室對已無保存價值的檔案進行鑒定處理，需征求有關 部門意見，并經(jīng)主管領導機關批準。 第四條檔案價值鑒定工作，一般由檔案管理部門組織定期進行， 也可同檔案整理工作同時進行。在案卷編立中，利用審閱案卷進行鑒 定價值，在調整案卷、修改案卷題名時亦可結合進行檔案價值鑒定工 作。 第五條檔案價值鑒定工作原則：必須從國家與研究所的整體利益 出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，判定檔案價值。 第六條檔案價值分析方法，采用經(jīng)驗性描述分析法。（1）分析文件 內容，凡具有科學研究和實際查證意義的文件為重大或較大保管價值。 （2）分析文件來源、時間、形成（文種），文件來源以本單位為主，時間 以距今越遠（早）、越為珍貴、數(shù)量少、價值大；形式多以重要的文種、 音像為重點（一般通知、通報、簡報、函價值次之）。分析文件的權威性、 有效性、外形特征、可利用性。 第七條檔案價值分析中，對無把握文件材料可采取“彈性”處理 方法，即在目錄備注欄注明“緩銷”。 第八條對于保管期限介于（即可長，又可短期）“兩可”之間的則 采取“就高不就低”方法處理。 第九條鑒定價值的基本方法： 1. 根據(jù)鑒定檔案價值的原則和標準進行。參照檔案保管期限表逐條套 定對照。 2. 要求鑒定人員逐件、逐頁審查檔案。不得以標題定論。 第十條研究所現(xiàn)行文件屬不歸范圍的文處理工作： 現(xiàn)行機關文件中，無保存價值的文件材料，以主管部門為主，檔 案室協(xié)辦，共同進行。需將其預銷毀的文件材料進行分類登記，送部門 負責人審批后，一并送交檔案室集中監(jiān)銷處理。根據(jù)保密規(guī)定，嚴禁挪 為他用，更不得擅自出售處理，否則后果自負。 第十一條鑒定工作中，對無價值保存的檔案，需登記清冊（銷毀 清冊表由檔案室提供）。銷毀清冊同報告送主管機關或領導審批，一式 兩份（檔案室、主管部門領導各一份，審批文存檔）。 第十二條銷毀檔案方法： 預銷檔案，在未批準前須單獨保管，批準后亦可造紙廠監(jiān)銷，也可 自行焚毀，并指派兩人以上進行監(jiān)銷，至檔案確已銷毀結束，監(jiān)銷人應 分別在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣與銷毀日期，并簽字以示負責。 第十三條自規(guī)定批準之日起實施。 附件附件 7:7: 古脊椎所科研課題檔案鑒定、銷毀制度古脊椎所科研課題檔案鑒定、銷毀制度 科研檔案具有一定的時效性，為了對檔案材料的實用價值和保存 意義進行核查，檔案管理人員應定期對檔案材料進行鑒定、銷毀，以保 證案卷質量和存放價值。鑒定、銷毀方案如下： 檔案管理人員應將保管期限滿 20 年的檔案進行鑒定，對科研 工作有直接或潛在效益、或有利用價值的檔案應重新制定歸檔期限， 而對一些已失去時效的檔案可征求責任者的意見保存有價值的部分， 銷毀其余部分的材料。 檔案管理人員應書寫書面報告，說明鑒定或銷毀檔案材料的 原因，征得主管領導批準后實行鑒定或銷毀。 鑒定或銷毀檔案應由組成專門小組進行，檔案人員作為經(jīng)手 人參加，主管領導應在鑒定、銷毀報告書上簽署意見并簽名。 科研檔案材料鑒定表一式二份，一份與銷毀報告裝訂成冊， 備檔查閱。另一份存入延長保管期限的案卷內，并在備考表中注明。 附件附件 8:8: 古脊椎所綜合檔案管理工作考察辦法古脊椎所綜合檔案管理工作考察辦法 為了把我所綜合檔案工作的入科學、現(xiàn)代化的軌道、全面提高文書、 科研、基建、財會檔案的質量，并使我所綜合檔案工作更好地適應研究 所建設與發(fā)展的需要，特制定本綜合檔案工作考察辦法。 一、考核范圍 在所文書、科研、基建、財會工作部門及其相關部門，專（兼）職檔 案管理人員及相關人員。 二、考核內容 1先進部門 領導重視，把檔案工作列入在部門工作的議事日程，經(jīng)常管理 檢查，做好文件材料完整齊全。 配備兼職管理人員，任務落實到人。 按照本所綜合檔案室的歸檔要求，認真做好平時歸卷和年終歸 檔工作入庫歸檔率達到 90%。 2先進個人 熱愛檔案工作、實事求是、積極主動。 對本部門工作中形成的文件資料進行認真登記，并按文件資料 的時限要求，及時送到有關部門和領導簽字處理。 對已辦理完畢的各種文件資料及時收集、整理、保管、按歸類目 要求，做好平時收集歸檔工作，并按規(guī)定時間向綜檔室交歸檔， 其連續(xù)入庫歸檔率為 98/100以上。 3不合格者 不重視檔案管理，造成檔案管理混亂，檔案歸檔率成完整率未 達標者。 嚴重違反檔案管理有關條例，造成嚴重后果人員。 三、獎勵辦法 1檔案管理工作考核與所的年度總結考核工作同步進行， 2考核工作由綜合檔案目標管理領導小組主持。由綜合檔案室根 據(jù)檔案工作實際情況提出先進部門和先進個人初步名單，由檔案 目標管理領導小組確定正式候選人并報所領導會議批準。 3研究所對先進部門和先進個人予以適當獎勵。 附件附件 9:9: 古脊椎所檔案管理獎懲制度古脊椎所檔案管理獎懲制度 根據(jù)中華人民共和國檔案法和中國科學院各類檔案建檔規(guī)范的要 求，結合我所檔案工作的實際狀況，特制定以下檔案工作獎懲制度。 一、 檔案工作要按照檔案法的具體要求和本單位的實際情況，在 主管所領導的指導下，積極有效地開展工作。所領導要定期檢查和指 導該項工作。 二、檔案工作人員要嚴格執(zhí)行檔案法中具體的規(guī)定，認真負責的 完成任務。 三、全所人員要積極配合和支持檔案管理人員的工作，對檔案工 作應當予以重視。 四、各職能部門及檔案相關人員必須平時做到資料的收集整理和 預立卷工作。 五、研究人員在科研活動中形成的資料和成果要完整的移交給檔 案管理人員，把歸檔情況與本人的年終考核、職稱晉升結合起來加以 評價。 六、管理部門的檔案工作不僅僅是要列入部門的計劃和工作人員 的崗位責任制度，還要與年終總結的考核成績掛鉤。 總之，對于檔案工作中成績突出的要給予適當?shù)莫剟?，對于檔案 工作中不能很好完成任務或造成失誤的要給予必要的經(jīng)濟處罰。 附件附件 10:10: 古脊椎所綜合檔案室借閱制度古脊椎所綜合檔案室借閱制度 為了加強各類檔案的管理，積極主動地提供利用，根據(jù)中國科學 院科研檔案、文書檔案、財務檔案、基建檔案、儀器設備檔案等的建檔 范圍要求，制定本所檔案借閱規(guī)定： 一、檔案借閱人員必須遵守本室規(guī)定，聽從管理人員的指導，確保 檔案室的整潔。 檔案管理人員只接待因工作需要查閱有關資料的人員，私人 查閱恕不接待。 因工作需要查閱檔案者，只能查閱與本部門工作有關的檔案。 需跨部門查閱有關檔案者，經(jīng)被查閱部門領導簽字同意后， 辦理查閱手續(xù)。 查閱檔案一般應在檔