行政事務(wù)管理制度.doc

行政事務(wù)管理制度（試行）一、目的為確保本雜志社行政管理事務(wù)處于受控狀態(tài)，規(guī)范行政事務(wù)管理工作，提高辦事效率，加強(qiáng)過(guò)程及結(jié)果管控，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用于本社行政事務(wù)活動(dòng)進(jìn)行管理控制。三、主要職責(zé)1、行政辦公室負(fù)責(zé)本社行政事務(wù)的歸口管理。負(fù)責(zé)文件、檔案、勞動(dòng)紀(jì)律、行為規(guī)范、安全、公共關(guān)系、后勤等行政事務(wù)的管理。2、負(fù)責(zé)社長(zhǎng)辦公室有關(guān)行政事務(wù)的管理3、負(fù)責(zé)本社作息時(shí)間、出勤等有關(guān)行政事務(wù)工作的管理。4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本社財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、稅收等行政事務(wù)的歸口管理。5、負(fù)責(zé)本社有關(guān)的各項(xiàng)行政事務(wù)的管理。四、行政事務(wù)管理主要范圍（一）主要事務(wù)：辦公用品、印章管理、文印名片、作息管理、例行匯報(bào)、工作秩序、會(huì)議管理、網(wǎng)絡(luò)管理、企業(yè)文化、公關(guān)接待等其他事務(wù)，收發(fā)管理、辦公車輛管理、辦公易耗品、安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、勞保管理、其它后勤保障等工作（二）作息管理本社實(shí)行周一周六工作制，享受國(guó)家法定假日。員工請(qǐng)假，應(yīng)事先填寫“請(qǐng)假條”，按照程序?qū)徟?。員工因公外出，需在前臺(tái)進(jìn)行登記，并保持通訊暢通。特殊、緊急情況必須事后補(bǔ)單。（三）辦公秩序、工作作風(fēng)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、勞動(dòng)紀(jì)律及行為規(guī)范1、綜合辦公區(qū)秩序工作時(shí)間應(yīng)文明辦公，不得談?wù)撍饺嗽掝}，不隨便串崗。辦公時(shí)間要保持辦公區(qū)肅靜，辦公期間應(yīng)盡量講普通話，嚴(yán)禁大聲喧嘩、聊天、嬉戲、打鬧。研究、討論工作應(yīng)到會(huì)客室或會(huì)議室，或在相鄰座位小聲、簡(jiǎn)短交談，以免影響辦公區(qū)秩序。外來(lái)辦事人員要安排在會(huì)客區(qū)域或會(huì)議室接待。 接待本社外部人員要主動(dòng)熱情、友好大方，認(rèn)真維護(hù)本社形象。請(qǐng)求幫助，應(yīng)征求意見(jiàn)，以商量的口吻，顧全大局。需進(jìn)入其他部門辦公室，應(yīng)事先敲門，待允許后方可進(jìn)入。辦公室無(wú)人時(shí)，非該辦公室工作人員不得擅自入內(nèi)。每個(gè)員工應(yīng)保持24小時(shí)手機(jī)開(kāi)機(jī)，若本社領(lǐng)導(dǎo)或同事呼叫應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)或及時(shí)回電。任何時(shí)候不得坐在辦公桌上（包括午休時(shí)不得將腳翹在辦公桌上和全身睡在辦公桌上）或有其他不文明行為。辦公區(qū)內(nèi)不得私自使用與工作無(wú)關(guān)的電器，不得違章操作電器設(shè)備或辦公設(shè)施，做到節(jié)約用水、用電，隨手關(guān)燈、關(guān)水，人走燈熄，離開(kāi)1小時(shí)以上應(yīng)關(guān)掉空調(diào)，下班時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗、燈、電腦、飲水機(jī)等，關(guān)掉用電設(shè)備（網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等除外）。違者罰款10元/次，若造成經(jīng)濟(jì)損失要負(fù)責(zé)賠償。辦公室內(nèi)重要物品、資料應(yīng)存鎖于抽屜或文件柜內(nèi)，現(xiàn)金不能留存在辦公室。財(cái)務(wù)人員現(xiàn)金必須放存于保險(xiǎn)柜，并且不能過(guò)夜存放。否則造成一切后果由部門或個(gè)人自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。2、員工工作作風(fēng)：愛(ài)崗敬業(yè)，團(tuán)結(jié)協(xié)作。做到“遵章守紀(jì)，誠(chéng)信敬業(yè)”，“當(dāng)日事當(dāng)日畢，不完成任務(wù)不下班”。3、員工服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：您的滿意就是我的工作標(biāo)準(zhǔn)。公務(wù)接待和指引來(lái)訪人員，應(yīng)熱情主動(dòng)，搞好窗口服務(wù)，能滿足的要求要及時(shí)予以辦到。不能滿足的要求要及時(shí)予以答復(fù)，并耐心說(shuō)明原因。對(duì)不屬于自己職責(zé)范圍的要禮貌指引責(zé)任部門；本社同事之間互為服務(wù)關(guān)系，遵循前述原則和方法。接聽(tīng)和撥打電話的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：a）在電話響鈴三聲之前應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)電話。b）接聽(tīng)電話應(yīng)使用普通話，做到聲音親切、清楚，語(yǔ)氣和藹友善，使用規(guī)范的禮貌用語(yǔ)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。接聽(tīng)重要電話應(yīng)做好電話筆錄，不得發(fā)表有損本社形象和利益的言論，不得在電話中高談闊論，不得長(zhǎng)時(shí)間占線，保持接聽(tīng)電話儀態(tài)端莊，不得有肩夾電話等不雅姿態(tài)。接聽(tīng)外線：應(yīng)主動(dòng)報(bào)出本社名稱，統(tǒng)一使用稱呼： “您好！中國(guó)西部雜志社！”等。接聽(tīng)內(nèi)線：部門人員接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)主動(dòng)報(bào)出所在部門的名稱，稱呼：“您好！ xx（部門名稱）！”當(dāng)被呼叫人員不在座位上時(shí)，應(yīng)禮貌告知并做好留言記錄及轉(zhuǎn)告。撥打外線：“您好！我是中國(guó)西部雜志社xx部的xxx！請(qǐng)幫我找xx聽(tīng)電話好嗎？”撥打內(nèi)線：“您好！我是xx（部門名稱）的xx！請(qǐng)幫我找xx聽(tīng)電話好嗎？”c）不得使用本社電話辦私事及撥打聲訊電話。違者罰款20-100元/次人。早會(huì)操作標(biāo)準(zhǔn)a）早會(huì)時(shí)間：周一至周五早上 9 : 00-9:10。b）參加早會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加，不得遲到或無(wú)故缺席。一般員工遲到罰款10元/次，管理級(jí)人員遲到罰款20元/次。c）遇有公事當(dāng)天不能參于早會(huì)，必須提前向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并報(bào)行政辦公室，違者罰款30元/次。d）著裝：必須穿著符合本社的著裝要求，正確佩戴工作牌，不按公司要求著裝或佩戴工作牌者，按照公司相關(guān)制度執(zhí)行處罰。e）精神飽滿，列隊(duì)整齊。f）站姿要求：雙腿直立, 與兩肩平行, 抬頭挺胸收腹，眼睛平視前方，雙手自然下垂或左手握右手腕垂于小腹前。g）早會(huì)主持實(shí)行各部門負(fù)責(zé)人輪值主持，由行政辦公室具體安排，各部門遵照?qǐng)?zhí)行。i）早會(huì)程序：9點(diǎn)整，由前臺(tái)文員組織集合，各員工應(yīng)在30秒內(nèi)，按高矮順序橫排列隊(duì)，前臺(tái)文員組織點(diǎn)名，統(tǒng)計(jì)缺勤人數(shù)。（具體操作見(jiàn)早會(huì)管理制度。4、勞動(dòng)紀(jì)律（1）員工拒絕完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)或參與集體罷工，罰款50-300元/次人，如因此造成經(jīng)濟(jì)損失，要全額賠償，可同時(shí)給予行政處分。（2）因違章造成辦公設(shè)備、設(shè)施損壞，視其情節(jié)部分或全部賠償經(jīng)濟(jì)損失，罰款50-500元，可同時(shí)給予行政處分。（3）因違章造成火災(zāi)或人身傷亡，要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，可同時(shí)給予行政處分，并依法追究法律責(zé)任。員工非本職工作造成傷亡，員工自己承擔(dān)全部責(zé)任并視其情節(jié)予以處罰（員工私自調(diào)換工作崗位視為非本職工作）。（4）有意或無(wú)意泄露本社文件、資料等技術(shù)或商業(yè)機(jī)密，在工作中吃拿卡要、收受賄賂、營(yíng)私舞弊的，應(yīng)賠償損失，予以500-2000元罰款，可同時(shí)給予行政處分。情節(jié)嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。（5）凡盜竊本社及員工私人財(cái)物（未經(jīng)允許把本社財(cái)物帶離本社辦公區(qū)域視為盜竊），罰款200-1000元，情節(jié)嚴(yán)重者加倍賠償損失，予以開(kāi)除，并依法追究法律責(zé)任。（6）員工正常上班時(shí)間內(nèi)不得用餐、吃零食（公務(wù)接待等除外），三餐不得在工作場(chǎng)所或其他工作場(chǎng)地用餐（正常就餐時(shí)間有緊急工作任務(wù)而不能離開(kāi)工作崗位的情況除外）。任何時(shí)間在工作、休息場(chǎng)地不得亂扔果皮、紙屑、雜物，不得亂倒飯菜、污水，違者罰款10元/次。（7）員工上班時(shí)間不得影響他人工作。上班不得打瞌睡，不得看與工作無(wú)關(guān)的讀物和做與工作無(wú)關(guān)的事。違者罰款10元/次。（8）節(jié)約成本，人人有責(zé)。不得有任何浪費(fèi)行為發(fā)生，違者罰款10-50元/次。（9）值班員工必須按時(shí)按要求值好班，凡未按時(shí)按要求值班者按考勤制度考核，（10）員工吸煙只能在規(guī)定地點(diǎn)且每次吸煙不得超過(guò)5分鐘。不得在辦公區(qū)、辦公室、會(huì)議室及其他公共場(chǎng)所吸煙，違者罰款20元/次；若客戶或來(lái)賓吸煙，應(yīng)通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞教嵝眩⑵湟龑?dǎo)至吸煙區(qū)。（11）雜志社內(nèi)嚴(yán)禁打牌等形式的賭博，違者賭資沒(méi)收，并對(duì)參與人罰款50-200元/次；嚴(yán)禁玩電腦游戲，違者罰款20-100元/次?？梢暺淝楣?jié)同時(shí)給予行政處分。（12）未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自帶外來(lái)人員進(jìn)入本社辦公區(qū)域。違者罰款10元-100/次，若造成傷害，責(zé)任自負(fù)。（13）員工不得酒后上班（重要公關(guān)接待任務(wù)除外），違者罰款30-100元/次，給予行政處分。若造成經(jīng)濟(jì)損失，全額賠償；若造成傷害，責(zé)任自負(fù)。（14）愛(ài)護(hù)花草、樹(shù)木，不踐踏花草、折損樹(shù)木。（15）本社設(shè)置的各種廣告牌、宣傳欄、標(biāo)語(yǔ)、宣傳畫等公共設(shè)施不得污損；不得破壞、損壞本社財(cái)物或客戶物品。違者罰款10-200元，若造成損失要照價(jià)或加倍賠償，可同時(shí)給予行政處分。（16）員工下班之后，若無(wú)工作任務(wù)，不得無(wú)故在辦公區(qū)域逗留，違者罰款10-100元。（17）員工應(yīng)注意安全，不得私自挪動(dòng)各種電器和消防器材，防止安全事故發(fā)生。違者罰款20-500元/次，可視其情節(jié)給予行政處分，若造成經(jīng)濟(jì)損失要負(fù)責(zé)賠償。（18）不得利用職務(wù)之便謀取不正當(dāng)利益或替他人謀取不正當(dāng)利益；不得在外兼職或利用職務(wù)之便從事?tīng)I(yíng)利活動(dòng)。違者視其情節(jié)予以50-500元/次經(jīng)濟(jì)處罰，可同時(shí)給予行政處分。（19）故意降低工作效率，干擾工作任務(wù)的完成或故意防礙本社集體活動(dòng)和其它活動(dòng)的，罰款30-500元，可同時(shí)給予行政處分。（20）受到懲戒后仍不改正錯(cuò)誤或拒絕接受集本社對(duì)其錯(cuò)誤行為的處罰，除按原處罰決定執(zhí)行外，可視其情節(jié)追加處罰直至開(kāi)除。（21）不得無(wú)理取鬧、吵架、打架（不論是否有理）、聚眾鬧事，也不得在本社之外與任何人（含同事）打架斗毆或邀約人打擊報(bào)復(fù)任何人（含同事）。違者予以50-300元/次經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重從重處罰，直至開(kāi)除，觸犯法律的要依法追究法律責(zé)任。5、行為規(guī)范（1）員工在工作時(shí)間必須佩掛工作牌。工作牌應(yīng)整潔、無(wú)破損，工作牌需佩掛在胸前，不允許倒戴、斜戴、反戴或沒(méi)有本人照片等情況。違者予以10元/次經(jīng)濟(jì)處罰。（2）員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男性員工頭發(fā)不過(guò)耳，不準(zhǔn)染發(fā)，不準(zhǔn)蓄胡須。女員工上班提倡化淡妝，金銀或其它飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。（3）儀表形象a）男員工：1）衣著整潔、干凈。公共場(chǎng)所不得赤背或僅穿背心，上班時(shí)間不得穿拖鞋、短褲。穿襯衫時(shí)不得挽起袖子或不系袖扣。2）不得留長(zhǎng)發(fā)（前不蓋眉，側(cè)不過(guò)耳，后不蓋衣領(lǐng)）和染異色頭發(fā)。3）整體形象要協(xié)調(diào)、自然、大方，充滿朝氣。b）女員工：1）上班時(shí)間不穿拖鞋，不染異色頭發(fā)，上班穿深藍(lán)、黑色職業(yè)裝或本社規(guī)定的工裝，不得穿超短裙、低胸衫、吊帶裝或其它有礙觀瞻的奇裝異服。2）參加正式活動(dòng)或接待客人須化淡妝。3）整體形象要協(xié)調(diào)、自然、大方、高雅。4、體姿禮儀a）站姿，抬頭挺胸收腹，雙腳靠攏，不倚不靠。b）坐姿，雙腿并攏，立背直腰，不蹺二郎腿。c）工作場(chǎng)所行走，速度適中，步伐輕盈，勿跑步前行。d）讓道或上下樓梯，靠右行。（四）接待禮儀接待客人應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)。對(duì)待客人要熱情周到，有禮有節(jié)。1）賓客來(lái)訪，向其問(wèn)好，熱情周到提供服務(wù)。2）應(yīng)盡量記住來(lái)賓姓名（尤其是前臺(tái)接待員）恰當(dāng)稱呼，以示尊重。3）送人名片，雙手正面奉上，表示感謝。4）接收名片，雙手接回，當(dāng)場(chǎng)閱讀，以示尊重。5）陌生來(lái)賓，問(wèn)明來(lái)由，提供幫助。6）對(duì)待來(lái)賓，有禮有節(jié)，不以貌取人，不私下議論客人 。7）帶客參觀，應(yīng)做介紹，行于客人右前方一米左右，并伴有相應(yīng)的指引手勢(shì)。8）不得與客爭(zhēng)道，主動(dòng)站立于旁，讓客先過(guò)。（五）語(yǔ)言禮儀a）同事間應(yīng)相互尊重，友好相處，遇到領(lǐng)導(dǎo)或同事要主動(dòng)打招呼。b）文明用語(yǔ)，討論問(wèn)題或平時(shí)交流應(yīng)避免不雅詞句。c）提倡全員說(shuō)普通話，行政辦公室參加招聘面試的工作人員和前臺(tái)接待人員必須說(shuō)普通話。（六）行為操守a）不允許一切有傷風(fēng)化行為發(fā)生。b）同事之間，不捕風(fēng)捉影，不傳遞小道消息，不做影響團(tuán)結(jié)的事情。c）本社內(nèi)外，一言一行都應(yīng)從有利于工作、維護(hù)本社利益和榮譽(yù)出發(fā)。（七）在本社外部的行為規(guī)范要求a）形象要求1）員工出差執(zhí)行任務(wù)，個(gè)人形象代表中國(guó)西部雜志社的形象，外出人員應(yīng)以比在本社上班更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己。2）出差人員按工作安排統(tǒng)一行動(dòng)，嚴(yán)禁單獨(dú)行動(dòng)和不守時(shí)，切忌沒(méi)有時(shí)間觀念。b）行為要求1）外出工作應(yīng)保持文明、禮貌，有禮有節(jié)。2）切忌不懂裝懂。3）嚴(yán)格遵守保密守則，不得有損本社利益和形象。（八）工作環(huán)境a）保持工作場(chǎng)所整潔有序，不亂扔亂放，養(yǎng)成班前班后的清潔整理習(xí)慣。b）離開(kāi)坐位，把座椅擺正或歸位，保持整齊。c）不得隨地吐痰。d）辦公室員工每天下班之前應(yīng)自覺(jué)對(duì)工作場(chǎng)所、辦公桌進(jìn)行清潔整理整頓，辦公物品必須歸位。如果進(jìn)行大掃除，則應(yīng)做到清潔更徹底、更干凈、更整潔。e） 辦公物品應(yīng)擺放整齊，不準(zhǔn)在辦公桌上擺放與工作無(wú)關(guān)的物品，座位下不得堆放雜物。f）正確使用辦公設(shè)施，愛(ài)護(hù)公物，厲行節(jié)約。g）入廁方便后，自覺(jué)沖水，紙屑入框，保持清潔。h）看完報(bào)紙，放回報(bào)架，不擅自取走。（九）辦公室布置要點(diǎn)1、辦公室內(nèi)辦公桌椅、保險(xiǎn)柜、文件柜顏色協(xié)調(diào)。2、部門識(shí)別牌掛于適當(dāng)位置。3、文件柜、柜櫥頂上不得堆放任何物品。4、辦公物品須擺放整齊有序。5、辦公桌上必須隨時(shí)保持整潔，不得擺放與當(dāng)日工作無(wú)關(guān)的物品（常用且必須者除外）。經(jīng)營(yíng)部、廣告部、前臺(tái)除遵守以上相關(guān)規(guī)定外還應(yīng)遵守更嚴(yán)格的規(guī)范要求。前述行為規(guī)范、辦公秩序及工作環(huán)境的要求，如有違反，予以10-200元罰款。若造成經(jīng)濟(jì)損失，視其責(zé)任由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。若工作牌遺失，賠償10元/個(gè)。員工辭離職時(shí)須退還工作牌，否則按規(guī)定加倍賠償。本社行政辦公室對(duì)本社辦公秩序、辦公紀(jì)律、行為規(guī)范、品牌形象等方面進(jìn)行抽查。根據(jù)具體情況考核，檢查結(jié)果按有關(guān)獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行。（十）會(huì)議管理本社會(huì)議分臨時(shí)專題會(huì)議和例會(huì)兩種，對(duì)臨時(shí)專題會(huì)議可根據(jù)實(shí)際需要和具體情況有選擇地進(jìn)行會(huì)議前的準(zhǔn)備；例會(huì)按照例會(huì)管理制度執(zhí)行。1、會(huì)議的提出根據(jù)會(huì)議的規(guī)格和具體要求，由集團(tuán)行政辦公室安排會(huì)議室，按需要準(zhǔn)備姓名牌、簽到簿、議程表、投影儀、幻燈機(jī)、ppt、話筒、照相機(jī)、攝像機(jī)、茶水、紙巾、咖啡、水果、點(diǎn)心、鮮花、會(huì)議資料、宣傳資料及會(huì)間餐等。本社行政辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項(xiàng)會(huì)議，提前安排并公示會(huì)議室的使用。2、會(huì)議前的準(zhǔn)備 會(huì)議組織者擬訂議題內(nèi)容、發(fā)言順序和發(fā)言時(shí)間。 提前通知與會(huì)者會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題和應(yīng)準(zhǔn)備的材料，對(duì)重大會(huì)議的材料至少提前三天發(fā)放并落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)。 準(zhǔn)備好要發(fā)放的資料或?qū)⒉牧咸崆鞍l(fā)放與會(huì)者。 根據(jù)會(huì)議需要安排會(huì)務(wù)和會(huì)議記錄。 。 會(huì)議需要時(shí)準(zhǔn)備好其它設(shè)施。 3、對(duì)與會(huì)者的要求對(duì)會(huì)議議題涉及內(nèi)容有所了解或有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。 會(huì)議的結(jié)論將對(duì)其所負(fù)責(zé)的工作有所影響。 對(duì)會(huì)議涉及保密的事項(xiàng)與會(huì)者必須遵守保密守則。 對(duì)會(huì)議議題有充分的準(zhǔn)備，并能提出意見(jiàn)、建議或相關(guān)資料。 4、會(huì)議紀(jì)律嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，如遇特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。 會(huì)議組織部門按要求填寫“會(huì)議記錄”，記錄準(zhǔn)確、清晰、完整并統(tǒng)一歸檔備案。 會(huì)議期間與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無(wú)聲狀態(tài)，并不在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)使用電話。如果到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)電話，必須盡量簡(jiǎn)潔、簡(jiǎn)短，以免影響會(huì)議的進(jìn)行。 參加會(huì)議人員必須攜帶記錄本和筆，做好重要會(huì)議內(nèi)容的記錄。 會(huì)議主持人在會(huì)議開(kāi)始時(shí)就議題的要旨做簡(jiǎn)潔說(shuō)明。 會(huì)議討論過(guò)程中，每個(gè)與會(huì)者應(yīng)結(jié)合自己的工作提出建設(shè)性意見(jiàn)。 發(fā)言內(nèi)容圍繞議題，做到言簡(jiǎn)意賅，既抓住重點(diǎn)又盡量具體。 會(huì)議中做到專心聆聽(tīng)每個(gè)發(fā)言人的發(fā)言，不隨意打斷他人發(fā)言。 會(huì)議結(jié)束時(shí)全體與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議結(jié)論進(jìn)行確認(rèn)。 會(huì)議中途不得退場(chǎng)，如確需退場(chǎng)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。 5、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)和歸檔本社辦公例會(huì)、管理人員例會(huì)等本社級(jí)會(huì)議由行政辦公室負(fù)責(zé)整理“會(huì)議紀(jì)要”，經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)，由辦公室主任統(tǒng)一編號(hào)印發(fā)，并統(tǒng)一歸檔。 會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)、督辦、反饋工作由行政辦公室負(fù)責(zé)。 會(huì)議記錄應(yīng)與個(gè)人記錄分開(kāi)，使用專用記事簿并進(jìn)行存檔。 6、例行匯報(bào)要求匯報(bào)內(nèi)容清楚、簡(jiǎn)要。 對(duì)匯報(bào)中提出的待解決問(wèn)題，要講明背景、發(fā)生原因和目前情況，并提出至少兩個(gè)解決方案。 如遇突發(fā)性重大事件或重大工作變化時(shí)，可進(jìn)行臨時(shí)匯報(bào)或申請(qǐng)，由辦公室負(fù)責(zé)安排，執(zhí)行有關(guān)工作制度。 部門負(fù)責(zé)人的年度述職報(bào)告經(jīng)社長(zhǎng)閱辦后由行政辦公室歸入干部個(gè)人檔案。各部門負(fù)責(zé)人的例行工作匯報(bào)由社長(zhǎng)查閱；部門人員的例行工作匯報(bào)由部門負(fù)責(zé)人定期查閱。7、例行工作計(jì)劃年度計(jì)劃、月度計(jì)劃作為直接上級(jí)了解、檢查下級(jí)工作的內(nèi)容之一，年度計(jì)劃制定后應(yīng)在月計(jì)劃中予以分解、實(shí)施。本社年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后由行政辦公室歸檔，其它須經(jīng)批準(zhǔn)的年度計(jì)劃和月度計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后由計(jì)劃制定部門歸檔，不須批準(zhǔn)的計(jì)劃上報(bào)同時(shí)由制定部門自行備份留存。8、考核各種例行匯報(bào)、工作計(jì)劃、報(bào)表沒(méi)按時(shí)上交或報(bào)表不準(zhǔn)確影響工作的，由接收部門將信息書(shū)面?zhèn)鬟f到行政辦公室，按有關(guān)規(guī)定和本社績(jī)效考核制度予以考核。開(kāi)會(huì)期間與會(huì)人員通訊工具（手機(jī)等）應(yīng)設(shè)置為無(wú)聲狀態(tài)，且不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽(tīng)。如有違反，罰款30元/次。會(huì)議出勤考核規(guī)定如下：a）遲到、早退14分鐘，罰款10元；b）遲到、早退59分鐘，罰款20元；c）遲到、早退1030分鐘，罰款30元；d）遲到30分鐘以上，作無(wú)故缺席一次處理；e）無(wú)故缺席一次，罰款50元；f）事假一次扣罰10元（因公事先請(qǐng)假的視為公假，不考核）。違反會(huì)議其他紀(jì)律者每次罰款10元。（十一）、外聯(lián)接待1、本社對(duì)外接待工作由行政辦公室統(tǒng)一安排。本著禮貌、熱情、節(jié)儉的原則接待來(lái)本社的上級(jí)政府機(jī)關(guān)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員，以及來(lái)本社聯(lián)系工作、洽談業(yè)務(wù)的客戶、新聞媒體、應(yīng)聘人員等。2、接待上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要熱情接待，周密安排，主動(dòng)詢問(wèn)來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的身份，來(lái)訪的工作內(nèi)容和目的。及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)的指示意見(jiàn)，通知有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行接待。由前臺(tái)接待人員引見(jiàn)，對(duì)口部門負(fù)責(zé)人陪同活動(dòng)。必要時(shí)請(qǐng)社領(lǐng)導(dǎo)親自接見(jiàn)。3、對(duì)事先聯(lián)系或通知到本社參觀訪問(wèn)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要安排好接送，必要時(shí)安排食宿，擬定接待方案。4、接待洽談工作的客人。對(duì)來(lái)本社洽談工作的客人，要熱情友好接待，認(rèn)真查驗(yàn)介紹信及證件，了解客人來(lái)本社的目的和需要洽談的工作內(nèi)容，根據(jù)情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，和有關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，協(xié)調(diào)接待事宜。并及時(shí)填寫來(lái)訪人員記錄表。5、凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的接待任務(wù)，要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，盡力完善，圓滿完成任務(wù)。6、對(duì)大型會(huì)議、參觀、訪問(wèn)、考察、檢查等工作應(yīng)提前制定活動(dòng)方案。方案應(yīng)包括活動(dòng)目的、活動(dòng)范圍、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)方式、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)日程安排、主要責(zé)任人、配合人員、需要的配合及支持、所需資源、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。7、接待應(yīng)注意的主要事項(xiàng)a）接待原則1）對(duì)來(lái)訪人員不分內(nèi)外，都要熱情周到，落落大方；2）注意掌握保密工作原則。對(duì)有關(guān)商業(yè)或財(cái)務(wù)資料的公開(kāi)程度要適度，要視接待的需要區(qū)別對(duì)待。b）接待要求1）要有良好的精神狀態(tài)，待人熱情，態(tài)度誠(chéng)懇，做到禮貌周到；2）主動(dòng)引導(dǎo)客人到適當(dāng)?shù)慕徽劦攸c(diǎn)，等候時(shí)主動(dòng)提供報(bào)紙、資料閱讀，切忌在接待過(guò)程中讓客人受到冷落；3）如客人所訪人員不在，應(yīng)主動(dòng)設(shè)法聯(lián)系，并做到使客人得到滿意的處理結(jié)果；4）對(duì)外地來(lái)本市人員根據(jù)實(shí)際情況和需要提供必要便利；5）在對(duì)外接待中，要平等對(duì)待，注意實(shí)效，切忌無(wú)謂的鋪張、排場(chǎng)；6）對(duì)來(lái)訪人員要編制名錄登記，以備日后查找。8、接待級(jí)別及標(biāo)準(zhǔn)分為四級(jí)，如表5所示，所選級(jí)別由分管副總裁或行政總監(jiān)確定。表5級(jí)別接待標(biāo)準(zhǔn)備注a級(jí)1）社長(zhǎng)或指定專人到機(jī)場(chǎng)或車站等候接站；2）需要時(shí)預(yù)定下榻賓館；3）由社長(zhǎng)接風(fēng)和送行；4）期間日程安排；5）費(fèi)用由本社支付。根據(jù)需要，可采取主要接待人員在集團(tuán)公司門口迎接、擺放歡迎牌或標(biāo)語(yǔ)、懸掛橫幅、贈(zèng)送鮮花等接待方式b級(jí)1）部門負(fù)責(zé)人到機(jī)場(chǎng)或車站等候接站；2）需要時(shí)預(yù)定下榻賓館；3）由行政辦公室根據(jù)需要，安排接風(fēng)或送行；4）部分日程安排；5）我方負(fù)責(zé)部分費(fèi)用。c級(jí)1）一般員工到機(jī)場(chǎng)或車站等地接站；2）需要時(shí)預(yù)定下榻賓館；3）部門負(fù)責(zé)人接風(fēng)或送行。d級(jí)1）詳細(xì)告訴雜志社位置和來(lái)訪路線，并在本社等候；2）安排工作餐。9、相應(yīng)工作主要有：a）安排客人與社長(zhǎng)會(huì)談時(shí)間；b）安排客人閱讀本社對(duì)外公開(kāi)文件及宣傳資料；c）負(fù)責(zé)重大活動(dòng)的策劃與接待工作；d）為客人準(zhǔn)備地圖、日程安排表、禮物等。e）若在本社用餐，由行政辦公室請(qǐng)示社長(zhǎng)批準(zhǔn)并按有關(guān)規(guī)定安排。10、有預(yù)約的來(lái)訪客人a）對(duì)于有預(yù)約的屬于a、b級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)的來(lái)訪客人，相關(guān)部門應(yīng)把客人來(lái)訪信息提前通知本社行政辦公室，并說(shuō)明客人身份、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪目的、接待等級(jí)等。b）本社行政辦公室應(yīng)根據(jù)需要及時(shí)進(jìn)行布置和要求前臺(tái)接待等相關(guān)人員做好接待準(zhǔn)備。c）前臺(tái)人員應(yīng)首先對(duì)來(lái)賓進(jìn)行詢問(wèn)，問(wèn)明其身份并進(jìn)行登記，12、沒(méi)有預(yù)約的來(lái)訪客人a）對(duì)于沒(méi)有預(yù)約的來(lái)訪客人，前臺(tái)人員應(yīng)問(wèn)明其身份、來(lái)訪目的及訪問(wèn)對(duì)象，辦理登記手續(xù)。b）對(duì)于沒(méi)有明確訪問(wèn)對(duì)象或其它特殊情況的來(lái)訪客人，前臺(tái)人員應(yīng)立即向行政辦公室主任請(qǐng)示，不能擅自做主，將客人拒之門外。13、來(lái)訪人員到本社后，由前臺(tái)接待員進(jìn)行接待，了解其身份及來(lái)訪目的并請(qǐng)其就坐等候。14、前臺(tái)接待員隨后向相關(guān)人員或部門進(jìn)行通報(bào)，并確認(rèn)是否接待。15、對(duì)因故無(wú)法接待的來(lái)訪者，應(yīng)禮貌并策略地向其告知原因并請(qǐng)其返回。16、根據(jù)客人類別及其重要程度，前臺(tái)接待人員對(duì)被確認(rèn)接待的來(lái)訪人員提供相應(yīng)的服務(wù)。具體接待方式見(jiàn)表6：表6：會(huì)客室、備茶會(huì)客室，一次性水杯加白開(kāi)水前臺(tái)，一次性水杯自行取水約見(jiàn)拜訪社長(zhǎng)的來(lái)賓政府部門、領(lǐng)導(dǎo)歡迎標(biāo)語(yǔ)媒體單位、領(lǐng)導(dǎo)歡迎標(biāo)語(yǔ)部門負(fù)責(zé)人接待的來(lái)賓新聞媒體歡迎標(biāo)語(yǔ)業(yè)務(wù)單位上門客戶高級(jí)應(yīng)聘人員（主管級(jí)及其以上）應(yīng)聘者身份等級(jí)由主試人員進(jìn)行判斷一般應(yīng)聘人員（主管級(jí)以下）其它17、在實(shí)際接待工作當(dāng)中，如遇特殊情況，具體接待方式以社長(zhǎng)指示為準(zhǔn)。（十二） 后勤保障1、安全消防本社行政辦公室負(fù)責(zé)組織消防和保衛(wèi)工作，定期或不定期地進(jìn)行消防檢查、安全工作管理檢查或其它專項(xiàng)檢查。2、衛(wèi)生保潔辦公區(qū)域衛(wèi)生由專職保潔員負(fù)責(zé)打掃，各部門員工負(fù)責(zé)自己辦公桌面的保潔。本社全體員工每周五下午組織大掃除。行政辦公室負(fù)責(zé)公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生保潔管理。3、辦公設(shè)施及辦公類固定資產(chǎn)辦公設(shè)施的申請(qǐng)、購(gòu)買、使用、維護(hù)和維修及報(bào)廢執(zhí)行有關(guān)資產(chǎn)管理管理制度。4、收發(fā)管理收發(fā)工作由前臺(tái)負(fù)責(zé)，將收到的函件、報(bào)紙、雜志及時(shí)傳遞有關(guān)人員，按要求進(jìn)行登記、分類處理：a） 政府、行業(yè)協(xié)會(huì)來(lái)文貼“來(lái)文閱辦處理單”報(bào)社長(zhǎng)閱批，行政辦公室督辦。b）本社訂購(gòu)的外來(lái)圖書(shū)、雜志交前臺(tái)（或資料室）登記、編號(hào)，可供部門借閱，借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月，到期可重新辦理手續(xù)續(xù)借。c）外來(lái)專業(yè)性資料應(yīng)先在前臺(tái)登記編號(hào)，然后可長(zhǎng)期借用。d）本社訂購(gòu)的報(bào)刊由前臺(tái)人員置于報(bào)刊架（袋）處供員工、來(lái)賓閱看，保留時(shí)間不超過(guò)一周，下架報(bào)紙另行妥善保管，根據(jù)需要按年度存放于檔案室。e） 外來(lái)宣傳、應(yīng)聘資料和寫明接受部門/人的函件等由前臺(tái)人員直接傳遞相關(guān)部門或人員處理。待發(fā)的公務(wù)函件由各部門交前臺(tái)人員統(tǒng)一匯總投遞。本社具體收發(fā)工作包括：a）準(zhǔn)確、及時(shí)地將函件、報(bào)紙、雜志、電報(bào)分類登記、簽收。b）個(gè)人信件、掛號(hào)、特快專遞等由本人簽收。不得遺失或遺留函件，避免錯(cuò)發(fā)。凡發(fā)至本社郵箱的電子郵件由本社行政辦公室負(fù)責(zé)當(dāng)日內(nèi)及時(shí)查收，并在當(dāng)日內(nèi)及時(shí)將郵件傳遞至相關(guān)部門，各部門應(yīng)按時(shí)進(jìn)行接收。5、行政車輛管理本社各部門提出用車申請(qǐng)，由用車人填寫用車申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政辦公室審批之后，由行政辦公室根據(jù)各用車部門工作重要性按順序派車。特殊及緊急情況用車，需事后補(bǔ)填申請(qǐng)單。駕駛員憑審批之后的派車單出車。駕駛員必須認(rèn)真填寫出車記錄表，按里程表記錄行駛里程，并經(jīng)用車人簽字確認(rèn)。車輛耗油、維修、保養(yǎng)嚴(yán)格按行使里程考核費(fèi)用。駕駛員出車前，應(yīng)在本社公告欄填寫出車時(shí)間、用車人、目的地等事項(xiàng)。車輛借用需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借用手續(xù)。并由駕駛員做好借車及還車時(shí)的有關(guān)數(shù)據(jù)記錄。違反前述規(guī)定，按本社車輛管理制度處理?；?qū)ω?zé)任人處以10300元罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加倍處罰，并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。車輛的使用及維修具體執(zhí)行有關(guān)行政車輛管理辦法。6、文印、名片、工作證行政辦公室負(fù)責(zé)本社文件的打印、復(fù)印和傳真工作。有保密要求的文件，按有關(guān)保密管理規(guī)定的要求執(zhí)行。各部門處理的文件由其自行安排，并注意保密要求。名片、工作證的印制由行政辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系落實(shí)，并按程序完成申請(qǐng)、審批、制作、發(fā)放等流程。（工作證發(fā)放時(shí)收取押金100元）7、辦公用品行政辦公室根據(jù)辦公用品需求實(shí)際情況，辦理購(gòu)買、發(fā)放、領(lǐng)用，并填寫入庫(kù)、領(lǐng)用登記表。行政辦公室每月做好辦公用品實(shí)際領(lǐng)用