ERP管理系統(tǒng)物資采購(gòu)管理在漳山發(fā)電有限責(zé)任公司的應(yīng)用.doc

ERP管理系統(tǒng)物資采購(gòu)管理在漳山發(fā)電有限責(zé)任公司的應(yīng)用摘要：本文主要是介紹了北京能源投資（集團(tuán)）有限公司下屬某企業(yè)在ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用前物資管理方面存在的問(wèn)題和ERP管理系統(tǒng)物資采購(gòu)管理方面應(yīng)用和推廣過(guò)程，供讀者參考。abstract : for readers ,this paper mainly introduces materials management problems the Beijing energy investment Holding co., LTD subordinate enterprises appeared before applicating the EnterpriseResourcePlanning system and the experience the subordinate enterprises applicated and extended the EnterpriseResourcePlanning system.關(guān)鍵詞：管理現(xiàn)狀 應(yīng)用推廣 數(shù)據(jù)共享一、概述：ERP是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)EnterpriseResourcePlanning的簡(jiǎn)稱(chēng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。由于ERP系統(tǒng)以其集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身的特點(diǎn)，所以北京能源投資（集團(tuán)）有限公司決定在集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)管理中推廣和應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)。本文主要是簡(jiǎn)單介紹了北京能源投資（集團(tuán)）有限公司下屬某企業(yè)物資管理方面存在的問(wèn)題和ERP管理系統(tǒng)物資采購(gòu)管理方面應(yīng)用和推廣過(guò)程，供讀者參考。由于ERP管理系統(tǒng)物資管理共涉及二十幾項(xiàng)內(nèi)內(nèi)容，相當(dāng)龐大，因本文篇幅有限，這里主要就物資管理中的物料和采購(gòu)等幾項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。二、ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用之前物資管理現(xiàn)狀：2012年之前，山西漳山發(fā)電有限責(zé)任公司曾先后應(yīng)用MIS系統(tǒng)，U890系統(tǒng)對(duì)物資進(jìn)行管理，物資管理沒(méi)有一套完整的系統(tǒng)支持，物資計(jì)劃申請(qǐng)審批、物資采購(gòu)詢(xún)報(bào)價(jià)，招投標(biāo)及審批、物資采購(gòu)到貨，收貨，驗(yàn)收，入庫(kù)管理、物資采購(gòu)結(jié)算、合同的審批和簽訂等各項(xiàng)管理工作，各個(gè)流程相對(duì)獨(dú)立，無(wú)法達(dá)到信息共享，彼此之間的信息只能通過(guò)人工匯總，整理，物資管理基本上是一種粗放式管理。因此，物資管理不能有效地為公司高層提供一些及時(shí)，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，制約著公司高層的決策。山西漳山發(fā)電有限責(zé)任公司在應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)之前，物資管理存在問(wèn)題主要表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，嚴(yán)重制約物資管理走上精細(xì)化管理： 1. 物料數(shù)據(jù)方面：物料數(shù)據(jù)名稱(chēng)、規(guī)格、單位等數(shù)據(jù)不完整，不規(guī)范，存在許多重碼，錯(cuò)碼，亂碼的問(wèn)題，一碼多物，多碼對(duì)應(yīng)一物的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，由此造成倉(cāng)儲(chǔ)物資貨位管理比較混亂。2. 供應(yīng)商管理：對(duì)于供應(yīng)商的相關(guān)資料保存基本采用紙質(zhì)收集或電子版保存，收集整理后由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，在查詢(xún)時(shí)非常不方便，供應(yīng)商進(jìn)入采購(gòu)供應(yīng)鏈的審查等程序不規(guī)范，后續(xù)監(jiān)督管理相對(duì)滯后，沒(méi)有一套較先進(jìn)的管理系統(tǒng)支持來(lái)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行行之有效的制約和評(píng)價(jià)。3. 詢(xún)報(bào)價(jià)管理:由于沒(méi)有一個(gè)較好的詢(xún)比價(jià)和招投標(biāo)平臺(tái)，采購(gòu)詢(xún)價(jià)的方式多采用單一的傳真詢(xún)報(bào)價(jià)和邀請(qǐng)招標(biāo)方式，供方市場(chǎng)面較窄，所以在實(shí)施過(guò)程中，往往無(wú)形中會(huì)發(fā)生一些采購(gòu)成本高，采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)管理漏洞等問(wèn)題。4. 倉(cāng)庫(kù)管理：倉(cāng)庫(kù)收發(fā)貨雖然有一套管理制度，但由于沒(méi)有一套比較可靠的管理系統(tǒng)支持，倉(cāng)庫(kù)管理受工作人員的職業(yè)素質(zhì)影響較大，工作效率整體比較低。例如，倉(cāng)庫(kù)借出的物資，是由手工制成的憑證，一旦保管和整理不善，查找非常不便。倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨時(shí)，由于沒(méi)有一套較為先進(jìn)和完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，查找物料時(shí)，從原來(lái)的管理系統(tǒng)查找貨位時(shí)非常繁瑣，有時(shí)還沒(méi)有靠庫(kù)管人員的記憶來(lái)的方便，如果倉(cāng)庫(kù)管理人員不在，則無(wú)從查找。尤其是機(jī)組大修時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)外面排隊(duì)領(lǐng)料的場(chǎng)面，另外，在倉(cāng)庫(kù)盤(pán)庫(kù)時(shí)，也經(jīng)常出現(xiàn)盤(pán)虧，盤(pán)盈，但經(jīng)過(guò)再查找，卻發(fā)現(xiàn)一碼多位或多碼一位。倉(cāng)庫(kù)收貨，發(fā)貨，驗(yàn)收入庫(kù)等不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，倉(cāng)庫(kù)物資帳面與財(cái)務(wù)帳面數(shù)據(jù)月月存在差異，需人工進(jìn)行核對(duì)，致使物資管理帳面物資暫估數(shù)據(jù)居高不下，嚴(yán)重影響制約管理精細(xì)化發(fā)展要求。5. 物資采購(gòu)結(jié)算:由于財(cái)務(wù)和物資沒(méi)有一套資源共享的管理系統(tǒng)，因此財(cái)務(wù)和物資管理脫節(jié)，采購(gòu)人員無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)許確掌握結(jié)算情況，物資采購(gòu)合同款付款往往滯后甚或遺漏，極易引發(fā)合同違約責(zé)任等問(wèn)題，給公司造成許多的負(fù)面影響。由于物資收發(fā)貨沒(méi)有一套較完整的管理軟件，在物資庫(kù)存出入庫(kù)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)不能全面正確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，物資帳面與財(cái)務(wù)帳面經(jīng)常差異，帳務(wù)暫估數(shù)值長(zhǎng)期居高不下，物資管理不能為公司高層提供準(zhǔn)確的信息進(jìn)行管理決策。三、ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用和推廣：2012年年初，我公司為響應(yīng)集團(tuán)號(hào)召，決定引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)。公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，責(zé)成專(zhuān)人成立ERP項(xiàng)目組，在ERP軟件開(kāi)發(fā)公司埃森哲公司的技術(shù)人員的大力支持和幫助下，在公司各部門(mén)工作人員齊心攜力，共同努力下， 2012年9月ERP管理系統(tǒng)已逐步替代原來(lái)的管理軟件，在公司各管理層面實(shí)施和應(yīng)用。ERP管理物資管理部門(mén)的推廣和應(yīng)用主要分三個(gè)階段：第一階段，準(zhǔn)備階段：在開(kāi)始ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用之初，公司召開(kāi)了一次全公司范圍內(nèi)“ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用”動(dòng)員大會(huì)，將ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用列入公司年度工作中的一項(xiàng)重要的任務(wù)。公司在人力，財(cái)力，物力方面，給予了大力支持，先后投資采購(gòu)一批電腦，并安排了專(zhuān)門(mén)的辦公場(chǎng)地，作為ERP培訓(xùn)基地，并且從有關(guān)部室抽調(diào)技術(shù)股干，做為ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用專(zhuān)責(zé)人，赴京能集團(tuán)總部參加為期二個(gè)月的ERP培訓(xùn)。公司結(jié)合ERP管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行修訂，在保持原來(lái)比較成熟的管理模式，引入ERP軟件開(kāi)發(fā)公司軟件的先進(jìn)管理重新進(jìn)行設(shè)計(jì)。公司在應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)之前，組織各有關(guān)人員對(duì)ERP管理系統(tǒng)基本知識(shí)和操作技能進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，摸擬ERP軟件培訓(xùn)，通過(guò)多次培訓(xùn)，使有關(guān)人員基本掌握了ERP管理系統(tǒng)的基本知識(shí)，具備簡(jiǎn)單的操作技術(shù)。第二階段：分段實(shí)施階段：首先，由物資部牽頭，對(duì)物資管理中的物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)審批流程、物資采購(gòu)詢(xún)報(bào)價(jià)，招投標(biāo)及審批流程、物資采購(gòu)到貨，收貨，驗(yàn)收，入庫(kù)流程、物資采購(gòu)結(jié)算流程、合同的審批和簽訂流程等進(jìn)行了認(rèn)真細(xì)致的梳理，在公司現(xiàn)有管理模式基礎(chǔ)上，結(jié)合ERP管理系統(tǒng)的先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念，對(duì)相關(guān)的物資管理流程進(jìn)行了設(shè)計(jì)。第二，整理完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。首先將公司之前收集的物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總，補(bǔ)充、修改完善，然后導(dǎo)入ERP管理系統(tǒng)；供應(yīng)商數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集整理，對(duì)之前與我公司長(zhǎng)期合作，有著良好信譽(yù)的供應(yīng)商收集有關(guān)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼、以及代理證明等有關(guān)資料，進(jìn)行重新評(píng)價(jià)后補(bǔ)入進(jìn)ERP管理系統(tǒng)，對(duì)京能集團(tuán)內(nèi)有著較好業(yè)績(jī)的供應(yīng)商進(jìn)行拓展轉(zhuǎn)入漳山發(fā)電有限責(zé)任公司業(yè)務(wù)合作名錄。倉(cāng)庫(kù)庫(kù)儲(chǔ)物資數(shù)據(jù)的整理，導(dǎo)入。對(duì)倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)物資，依據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一分類(lèi)分別轉(zhuǎn)入相應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)，對(duì)之前出現(xiàn)的暫估數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，按照未入庫(kù)、已入庫(kù)、未結(jié)算，已結(jié)算進(jìn)行摸查，消除了暫估，符合標(biāo)準(zhǔn)的全部轉(zhuǎn)入正式庫(kù)存。第三，繼續(xù)開(kāi)展培訓(xùn)教育，雖然在應(yīng)用之前，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行了培訓(xùn)，然而在實(shí)施過(guò)程中，依然會(huì)發(fā)生這樣或那樣問(wèn)題，因此，邀請(qǐng)ERP軟件開(kāi)發(fā)公司埃森哲公司的技術(shù)人員，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，在具體實(shí)施過(guò)程中，發(fā)生的問(wèn)題，逐一解決。為了充分發(fā)揮ERP管理系統(tǒng)物資集約化，信息化的特點(diǎn)，進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化計(jì)劃、執(zhí)行、控制、組織和獲益等一系列管理行為，在ERP較件開(kāi)發(fā)公司埃森哲公司的支持和幫助下，在公司各級(jí)人員的共同努力，經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的實(shí)際操作，于2012年11月中旬，ERP管理系統(tǒng)已在物資采購(gòu)計(jì)劃管理、物資采購(gòu)申請(qǐng)審批管理、物資采購(gòu)詢(xún)報(bào)價(jià)管理、物資收發(fā)貨、物資倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存管理，物資預(yù)算管理、物資合同審批管理，物資采購(gòu)結(jié)算等方面完全代替原有的管理軟件，開(kāi)始正式應(yīng)用。通過(guò)應(yīng)用，基本解決了公司在ERP管理系統(tǒng)之前存在的幾個(gè)問(wèn)題，物資管理工作走上精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、物料數(shù)據(jù)錄入建立了套審批程序，規(guī)范物料申請(qǐng)，審批環(huán)節(jié)，同時(shí)，對(duì)ERP管理系統(tǒng)內(nèi)物料數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，完善。2、在物資采購(gòu)利用SRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子商務(wù)采購(gòu)基礎(chǔ)上，又將“修理加工”和服務(wù)類(lèi)引入SRM管理系統(tǒng)內(nèi)。大大增加了物資采購(gòu)和修理加工類(lèi)的采購(gòu)的透明度，實(shí)現(xiàn)了物資采購(gòu)和修理加工類(lèi)實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。3、物資計(jì)劃管理和預(yù)算管理規(guī)范化，由于ERP管理系統(tǒng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一流程，使得物資計(jì)劃管理和預(yù)算管理得以順利實(shí)施，4、加強(qiáng)以物資需求計(jì)劃、資金支付、采購(gòu)實(shí)施以及物資倉(cāng)儲(chǔ)等為主要內(nèi)容的項(xiàng)目化、專(zhuān)業(yè)化管理，建立健全物資供應(yīng)全過(guò)程各環(huán)節(jié)之間、物資供應(yīng)部門(mén)與使用單位及相關(guān)部門(mén)之間的職責(zé)明確、相互配合、相互監(jiān)督的運(yùn)行機(jī)制。5、理順物資供應(yīng)管理，建立專(zhuān)業(yè)化分工合作、公開(kāi)透明、相互制約、協(xié)調(diào)配合、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、快速反應(yīng)的物資供應(yīng)管理運(yùn)行機(jī)制，提升管理功能，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息透明。第三階段：深化應(yīng)用階段：ERP管理系統(tǒng)物資管理在2016年年初進(jìn)入深化應(yīng)用階段：一、通過(guò)主數(shù)據(jù)管理、采購(gòu)管理和庫(kù)存管理流程，實(shí)現(xiàn)物資管理職能的專(zhuān)業(yè)化分工；通過(guò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程線內(nèi)操作進(jìn)行固化，實(shí)現(xiàn)物資管理的提升；通過(guò)與財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理和生產(chǎn)管理的集成，實(shí)現(xiàn)物資管理相關(guān)信息在系統(tǒng)內(nèi)傳遞和共享。通過(guò)ERP管理系統(tǒng)物資管理，規(guī)范化和優(yōu)化了的物資供應(yīng)和集中采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，集集團(tuán)整體優(yōu)勢(shì)于一體，一方面，充分挖掘物資采購(gòu)市場(chǎng)，保證物資采購(gòu)的成本最低；另一方面，將各下屬發(fā)電企業(yè)，事故備件等做為集團(tuán)整體儲(chǔ)備，進(jìn)而為各發(fā)電企業(yè)降低物資儲(chǔ)備成本，提高物資儲(chǔ)備周轉(zhuǎn)率，降低發(fā)電成本。通過(guò)ERP管理系統(tǒng)，物資管理實(shí)現(xiàn)全過(guò)程可監(jiān)控，對(duì)于有效提高管理，提供了最基礎(chǔ)的技術(shù)支持。為了充分發(fā)揮集采優(yōu)勢(shì)，引用集采率，出入庫(kù)沖銷(xiāo)率，采購(gòu)申請(qǐng)集成率，采購(gòu)訂單集成率等幾項(xiàng)指標(biāo)管理，（備注：采購(gòu)SRM使用率計(jì)算公式為：SRM系統(tǒng)生成的、物料采購(gòu)（不含框架協(xié)議）的采購(gòu)訂單/物料采購(gòu)（不含框架協(xié)議）的采購(gòu)訂單。該指標(biāo)反映物資采購(gòu)過(guò)程中，使用SRM系統(tǒng)進(jìn)行供應(yīng)商招投標(biāo)的執(zhí)行情況，該數(shù)值越大越優(yōu)秀。物資采購(gòu)使用SRM可以在一定程度上保證物資采購(gòu)價(jià)格來(lái)源的公開(kāi)和透明，出入庫(kù)沖銷(xiāo)率計(jì)算公式為：物資出入庫(kù)沖銷(xiāo)數(shù)量/物資出入庫(kù)總數(shù)量；該指標(biāo)越小越優(yōu)秀。出入庫(kù)沖銷(xiāo)率主要考核電廠倉(cāng)庫(kù)人員操作熟練度及準(zhǔn)確性，集采率是根據(jù)金額去統(tǒng)計(jì)，物資另兩項(xiàng)指標(biāo)采購(gòu)申請(qǐng)集成率（不通過(guò)需求計(jì)劃產(chǎn)生的采購(gòu)申請(qǐng)/總采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量）以及采購(gòu)訂單集成率（不通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)產(chǎn)生的采購(gòu)訂單數(shù)量）。使ERP管理系統(tǒng)在物資集中采購(gòu)等管理上，充分發(fā)揮特性。二、優(yōu)化物資到貨在線驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)物資到貨收驗(yàn)收的全程實(shí)時(shí)控制。由管庫(kù)人員發(fā)起到貨驗(yàn)收審批流，完成數(shù)量、質(zhì)量、質(zhì)量證明文件資料、供貨進(jìn)度要求、參與人員等數(shù)據(jù)四、ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用的意義ERP管理系統(tǒng) 以其集約化的物點(diǎn)，通過(guò)ERP管理系統(tǒng)上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了高效協(xié)同，集中管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一流程，數(shù)據(jù)共享，管理精細(xì)化，規(guī)范業(yè)務(wù)，節(jié)約成本等各種功能于一身 ，使我公司物資管理水平得到全面提升，集中而高效統(tǒng)一的管理機(jī)制得以實(shí)現(xiàn)，從而使公司執(zhí)行力獲得實(shí)實(shí)在在的增加。通過(guò)ERP管理系統(tǒng)，落實(shí)物資部門(mén)的分工和采購(gòu)授權(quán)范圍，統(tǒng)一物資管理平臺(tái)，對(duì)物資進(jìn)行嚴(yán)格計(jì)劃管理和預(yù)算控制，物料標(biāo)準(zhǔn)化體系，統(tǒng)一物料編碼，梳理公司各類(lèi)物料，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)過(guò)程的全程管理和庫(kù)存的實(shí)時(shí)管理。通過(guò)ERP物資模塊系統(tǒng)在物資采購(gòu)信息與物資的倉(cāng)儲(chǔ)等方面的信息集成，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)物資集中采購(gòu)的全過(guò)程管理，也能夠全面提升企業(yè)物資管理的信息化水平。五、ERP管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中不足和需繼續(xù)改進(jìn)的幾點(diǎn)：1、物料數(shù)據(jù)分類(lèi)仍需優(yōu)化。譬如對(duì)于一般的物資和修理加工類(lèi)沒(méi)有區(qū)別對(duì)待，影響整體物料數(shù)據(jù)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于一般采購(gòu)物資，都有一整套較嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，由低到高分別有企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等，通過(guò)相關(guān)的數(shù)據(jù)就可以確定產(chǎn)品，而且產(chǎn)品具有通用性，具有很強(qiáng)的互換性，因此可以將物料數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一固化。加工修理件，一般情況均是非標(biāo)準(zhǔn)件，需要提供圖紙或現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，在數(shù)據(jù)錄入時(shí)強(qiáng)調(diào)圖紙資料一項(xiàng)重要參數(shù)，采購(gòu)方如有圖紙則照?qǐng)D加工，如無(wú)圖紙，則由供應(yīng)商測(cè)繪，并且圖紙做為產(chǎn)品的一部分進(jìn)行收貨。如果這兩種混在一起，一方面造成整個(gè)ERP