公司辦公室接待工作流程的規(guī)范.doc

辦公室接待工作流程的規(guī)范（擬 定）一、目的“外交無小事”，“接待無小事”，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業(yè)精神、企業(yè)文化的一項重要內容，為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，更好的展示企業(yè)文化，為進一步規(guī)范接待工作，特針對辦公室接待工作流程作出規(guī)范。二、原則本著“熱情禮貌，服務周到，厲行節(jié)約，對口接待”的原則。三、管理辦公室為公司接待工作的對口管理部門，負責接待工作的安排和管理，協(xié)調相關部門落實接待任務，提供后勤服務和保障。四、接待流程1、總體工作安排接到客人到訪通知后，根據(jù)公司領導安排及到訪客人單位、職務及到訪目的等具體情況，確定接待級別，級別可暫分為A、B、C三種級別的接待，根據(jù)接待級別，擬定接待方案，具體安排相關接待人員，做好接待前的準備工作。A級為一級接待標準，一般為總經理陪同重要客人到訪；B級為二級接待標準，一般為副總經理、等公司領導陪同到訪客人；C級為三級接待標準，一般為相關對口部門領導或人員到訪，按照領導要求做好接待工作。2、接站安排接到客人來訪通知后，辦公室應在客人來訪前一天提前做好車輛接站安排，確定接站時間、地點、客人的聯(lián)系方式，做好出車前的車輛清潔、安全檢查工作，并配備礦泉水、濕巾等所需用品。負責接站司機必須提前半小時到接車地點，如客人首次到訪，必要時打印接站牌。3、住宿安排根據(jù)接待級別，安排合適的入住地點，提前做好房間預定，必要時需提前前往酒店落實入住房間情況，包括要求酒店前臺人員做好房卡，開通電話外線業(yè)務，擺放洗漱包、茶葉、干果、香煙等接待用品，并提前做好客人房間分配工作。4、宣傳工作安排接到客人來訪通知后，根據(jù)客人情況與接待級別，收集相關資料，設計并制作公司宣傳欄及廣告機歡迎字幕；客人到訪后，做好跟隨參觀、會議拍照攝影等相關工作。5、參觀安排接到客人來訪通知后，提前通知公司相關各部門根據(jù)接待級別開展參觀接待的準備工作?？腿说皆L公司前，需提前通知相關領導及接待人員前往迎接，參觀過程中接待人員做好服務，拍照及攝影，并及時調配好接送車輛。6、會議安排辦公室在客人到訪的前一天做好相關資料、鮮花、水果、茶葉、筆記本、紙、簽字筆等準備工作，打印好會議列席人員的坐席牌，準備好筆記本電腦，做好歡迎字幕的投影，檢查會議室及周邊衛(wèi)生環(huán)境等一切會議準備工作。會議開始時，辦公室人員應及時為客人添加茶水，間隔10-15分鐘加水；若同一批客人有幾天會議，則需更換水果品種，并做好會議室茶杯、煙灰缸等的清洗工作。備注：主席臺及會議座位安排圖示。7、就餐安排根據(jù)接待客人級別提前安排酒店用餐，通知參加就餐人員，確定就餐人數(shù)，根據(jù)客人飲食口味、是否有忌口等提前點菜，并備好酒水、香煙等，安排車輛，及時接送。備注：宴請客人坐席安排圖示8、活動安排客人在公司期間，按照公司領導安排如需陪同客人到周邊游玩，接待人員須提前確定游玩路線，安排景區(qū)導游，就餐地點，出行車輛等，并準備好相機、濕巾、礦泉水、雨傘等，游玩過程中根據(jù)客人需要服務到位，安排好整個出行游玩活動。9、返程安排根據(jù)客人行程和需要，幫客人預定好返程機票或火車票，準備饋贈禮品，安排車輛安全送至出發(fā)點，接待人員做好酒店的退房等后續(xù)工作五、接待禮儀1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、接收名片：以恭敬態(tài)度雙手接收，看后鄭重收入口袋。6、引領：通常走在客人右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸手示意。7、進電梯時：引領客人先進、先出，及時按電梯。六、注意事項 接待過程中涉及機要事物、重要會議等特殊情況下，要特別注意保密，接待中既要得當介紹公司情況，又要內外有別，對不宜拍照攝影的場合，應持委婉態(tài)度向參觀人員