檔案管理實(shí)施要求.doc

針對(duì)加強(qiáng)工程檔案管理的實(shí)施要求尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)、各項(xiàng)目部：通過(guò)參加集團(tuán)信息化特級(jí)資質(zhì)考評(píng)，讓我們認(rèn)識(shí)到原有的檔案管理完全不能夠達(dá)到現(xiàn)有的信息化要求，不能只停留在只錄入檔案目錄、案卷、備考表及索引卡，而是要把所錄入的相關(guān)內(nèi)容全部掃描到檔案軟件系統(tǒng)中，進(jìn)行全盤(pán)信息化管理。 為了確保完成集團(tuán)提出的檔案信息化建設(shè)的要求，加強(qiáng)十二公司工程檔案電子文件歸檔與管理，保障歸檔電子文件的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，減少因工程檔案資料不齊或不合格給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失，達(dá)到為公司管理服務(wù)的目的，結(jié)合集團(tuán)信息化特級(jí)資質(zhì)考評(píng)的要求和工程檔案的實(shí)際情況，特提出了以下的具體措施：一：檔案資料整理的具體要求：1：在提交紙質(zhì)資料的同時(shí)，還要提交與紙質(zhì)資料一一對(duì)應(yīng)的電子掃描版；2：做好紙質(zhì)資料分類、裝訂、編碼。注：編碼時(shí)每一冊(cè)都是從第一頁(yè)開(kāi)始編，不能一冊(cè)接一冊(cè)連續(xù)編碼；3：竣工圖紙按照手風(fēng)琴式的折法，折成A4紙大小；4：資料裝訂厚度不能超過(guò)4；5：紙質(zhì)資料中不能有金屬釘、熱敏紙、復(fù)寫(xiě)紙；6：資料中不能用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等易褪色、不易保存的材料；7：資料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備；8：復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條要清晰；9：資料分類裝訂后，要做好各分類資料的電子目錄，如下：卷內(nèi)文件目錄件號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1xxx公司竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20100612001-006原件2xxx公司工程開(kāi)工報(bào)告及報(bào)審表（xxx工程x號(hào)樓）20081010001-002原件3xxx公司工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20100612001-008復(fù)印件4xxx公司質(zhì)量保修書(shū)（xxx工程x號(hào)樓）20100612001-004原件5xxx公司竣工申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20100606001-001原件5xxx公司地基與基礎(chǔ)分部質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20090101002-002原件5xxx公司主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20090512003-003原件5Xxx公司勘察報(bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20081111004-021復(fù)印件5Xxx公司室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告（xxx工程x號(hào)樓）20100614022-030P.49說(shuō)明：、件號(hào)1盒檔案卷里有幾本竣工資料，按順序排列分成1件、2件等等，以此類推。所編寫(xiě)的內(nèi)容屬于第1件的，就在件號(hào)這一欄填寫(xiě)1，屬于第2件的內(nèi)容，填寫(xiě)2。、文件編號(hào)只針對(duì)圖紙，如下：件號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1建施1/14Xxx公司設(shè)計(jì)總說(shuō)明（xxx工程x號(hào)樓）20081100001-001 、責(zé)任者是指該資料的負(fù)責(zé)方。如：工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告是由監(jiān)理公司發(fā)出，那么針對(duì)評(píng)估報(bào)告的責(zé)任者就是監(jiān)理公司。、文件材料題名是文件資料內(nèi)容全稱、括號(hào)里是資料所屬工程的名稱。 、日期是文件資料形成的日期，以最早產(chǎn)生的日期為主。 、頁(yè)號(hào)001是第1頁(yè)，不能用1或者01.只能有3個(gè)數(shù)組成。其它頁(yè)數(shù)同上，頁(yè)號(hào)由開(kāi)始頁(yè)和結(jié)束頁(yè)組成。 、備注是針對(duì)所屬資料需要說(shuō)明的地方進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明。開(kāi)竣工報(bào)告必須添加備注是否原件。 10：除了開(kāi)、竣工報(bào)告、合同、招投標(biāo)文件、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、勘察及設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、分部驗(yàn)收?qǐng)?bào)告在移交時(shí)必須提供原件外，其它資料如不是原件或缺失需要提供情況說(shuō)明并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。（資料的分類詳見(jiàn)附表一）。除了附表一中的資料類別，各項(xiàng)目部還可在施工的具體細(xì)節(jié)中所產(chǎn)生的其它重要資料按上述要求對(duì)其整理移交。及其重要的資料，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等這些資料要獨(dú)立成冊(cè)，不能和其它任何資料裝訂在一起；開(kāi)工報(bào)告、開(kāi)工報(bào)審表、竣工申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等本身只有一張的可以一起裝訂并加上封面組成一冊(cè)。二：檔案查、借閱的要求：1、凡查、借閱涉及訴訟問(wèn)題的檔案、經(jīng)公司總經(jīng)理、本部門(mén)負(fù)責(zé)人、法律債權(quán)部負(fù)責(zé)人審批后，方可提供；2、凡查、借閱工程檔案，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，方可提供；3、外單位查閱檔案須持單位介紹信，由相關(guān)部門(mén)經(jīng)辦人辦理，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可提供；4、借出檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自翻印、復(fù)制、抽拆，不得在檔案上涂改、劃道、圈點(diǎn)、污損檔案的內(nèi)容，不得丟失和損毀檔案；5、查、借閱檔案一般在檔案閱覽室進(jìn)行，辦理借閱登記，妥善保管、注意保密；6、未經(jīng)同意，外人不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。三：檔案管理人員的職責(zé)要求：1、貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)、政策及企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度，忠于職守、保守秘密、熱情服務(wù)；2、探案歸檔范圍，做好本部門(mén)檔案的形成、積累、分類、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、使用等管理工作。3、堅(jiān)持日常整理，編制檔案目錄。 4、管理本級(jí)機(jī)關(guān)的檔案，檢查檔案的保管，保證檔案的完整與安全；5、編制檔案檢索工具，開(kāi)展檔案提供利用工作；6、對(duì)本級(jí)機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促各部門(mén)做好各類檔案材料的收集、整理、立卷工作；7、負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)和移交工作；8、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施的維護(hù)和管理工作。 華西十二公司工程檔案室 2011年8月17日附表一：經(jīng)濟(jì)管理文件材料招標(biāo)文件投標(biāo)文件中標(biāo)通知書(shū)施工合同工程分包（含專業(yè)分包、單項(xiàng)分包）、設(shè)備租賃、勞務(wù)供應(yīng)等合同工程預(yù)算、經(jīng)審查簽字的工程決算書(shū)工程合同范圍以外、應(yīng)向建設(shè)單位收取費(fèi)用的憑證、文件工程結(jié)算后形成的債權(quán)文件工程竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告交工驗(yàn)收記錄及證明及相關(guān)文件、材料工程評(píng)優(yōu)材料及評(píng)優(yōu)證書(shū)質(zhì)量保證文件材料原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定復(fù)檢單建筑材料試驗(yàn)報(bào)告土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖樁基礎(chǔ)工程記錄地基驗(yàn)槽記錄結(jié)構(gòu)吊裝、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄中間檢驗(yàn)記錄隱蔽工程驗(yàn)收記錄質(zhì)量管理技術(shù)文件材料開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)（方案）及報(bào)批文件、施工計(jì)劃、施工技術(shù)及安全措施、施工工藝文件設(shè)計(jì)變更圖紙、工程更改洽商單、技術(shù)核定單材料代用核定審批文件、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備案錄施工定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、基準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)、控制點(diǎn)等）測(cè)量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探文件各類工程記錄及測(cè)試、沉降、位移、變形監(jiān)測(cè)記錄、事故處理報(bào)告防水工程抗?jié)B漏試驗(yàn)記錄混凝土及砂漿相關(guān)試驗(yàn)檢測(cè)資料分部、分項(xiàng)工程技術(shù)復(fù)核記錄施工日志、大事記技術(shù)總結(jié)施工安全技術(shù)交底記錄質(zhì)量評(píng)定文件材料分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件分部工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定文件單位工程觀感質(zhì)量評(píng)定文件質(zhì)量保證資料核查文件單位工程綜合評(píng)定文件材料安裝施工文件材料1.設(shè)備及管線安裝施工文件開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)（方案）及審批文件、施工計(jì)劃、技術(shù)措施文件原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)檢單建筑材料試驗(yàn)報(bào)告設(shè)計(jì)變更圖紙、材料、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄焊接試驗(yàn)記錄、施工檢驗(yàn)、探傷記錄隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告設(shè)備網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查評(píng)定及施工處理報(bào)告系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄管線標(biāo)高、位置、坡度測(cè)量記錄中間交工驗(yàn)收記錄、證明、工程質(zhì)量評(píng)定竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、施工預(yù)算、決算2.電氣、儀表安裝施工文件開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要施工組織設(shè)計(jì)（方案）及審批文件、施工計(jì)劃、技術(shù)措施文件原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)檢單設(shè)計(jì)變更圖紙、材料、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄系統(tǒng)調(diào)試、整定記錄絕緣、接地電阻等性能測(cè)試、校核材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗(yàn)記錄、施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)報(bào)告電氣裝置交接記錄中間交工驗(yàn)收記錄竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告監(jiān)理施工監(jiān)理文件設(shè)計(jì)變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批單監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會(huì)審紀(jì)要、監(jiān)理工程師指令、指示、往來(lái)函件工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告施工文件材料各項(xiàng)測(cè)控量成果及復(fù)核文件、外觀質(zhì)量文件、檢查、抽查記錄施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告工程進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施分析統(tǒng)計(jì)文件變更價(jià)格審查、支付審批、索賠處理文件單位工程檢查及開(kāi)工（開(kāi)倉(cāng)）簽證、工程分部分項(xiàng)工程質(zhì)量認(rèn)證、評(píng)估文件主要材料及工程投資計(jì)劃完成報(bào)表設(shè)備采購(gòu)、監(jiān)造工作監(jiān)理文件設(shè)備、材料采購(gòu)招標(biāo)文件、合格、出廠質(zhì)量合格證證明設(shè)備制造的檢驗(yàn)記錄和檢驗(yàn)要求、檢驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告、分包單位資格審查表原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗(yàn)報(bào)告開(kāi)動(dòng)、復(fù)工審報(bào)表、暫停令監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單設(shè)備驗(yàn)收、交接文件、支付