文件與資料管制程序.doc

文件名稱文件與資料管制程序編號PT-QPM-401版次A/0頁次7/71.目 的：確保品質系統(tǒng)所用之文件處理迅速正確流通應用及管制,以確保各相關部門能適時獲得且有效之最新文件。2.適用范圍：本公司所生產之產品自工程資料原物料采購制造檢驗測試包裝儲運至出貨等各階段作業(yè)中，不論是本公司內部或客戶供應商提供之相關資料之制作及管理均屬之。3.定 義：3.1一階文件：(品質手冊)。3.2二階文件(程序文件)：管理責任、合約審查、內部稽核等，如品質手冊內所訂定各項程序。3.3三階文件(工作指導書)：作業(yè)標準、使用手冊、技術文件、檢驗標準、圖面等之資料文件均屬之。3.3.1各部門共通性：管理辦法類文件。3.3.2單位專屬性：圖面、檢規(guī)、零件表、工程管理表、作業(yè)指示、技術資料操作說明、其它。3.3.3外來文件及其它標準。3.4四階文件(表單)：窗體、記錄、校驗記錄矯正記錄測試報告保養(yǎng)記錄訓練記錄等。3.5外來文件：客戶標準、規(guī)格、檢驗規(guī)格、圖面、國家標準、等，以及本公司程序文件或工作指導書所依據并引用之標準均屬之。3.6記錄性文件：管理審查記錄，持續(xù)改善之決策記錄等。4. 權 責： 見各類文件制作、審查、核準、管理權責區(qū)分表文件類別制 作審 查核 準管理品質手冊管理者代表總經理總經理文件管制中心程序文件相關部門承辦人管理者代表總經理文件管制中心工作指導書部門主管指定單位主管部門主管文件管制中心5.作業(yè)內容：5.1文件管制作業(yè)流程： (如附件一)。5.2 文件制訂修訂廢止作業(yè):5.2.1 文件之制訂作業(yè)：視需要由各部門指定專人完成擬案，并按本程序各類文件制作、審查、核準權責辦理。然后交文管填寫文件分發(fā)繳回記錄表，會相關單位辦理。 5.2.2 文件之修訂作業(yè)：各類體系文件在實際作業(yè)中，若有不合現狀須修改或增訂者, 得由發(fā)現單位或擬案單位填寫文件修訂廢止申請單，提出修訂原因交原制訂單位研議修改之，修訂完成后之文件，其審查核準頒布發(fā)行等作業(yè)程序同 5.2.1 項條文（文件之制訂作業(yè)）。5.2.3文件之廢止作業(yè)：文件廢止之申請核準等作業(yè)同 5.2.2 項條文（文件之修訂作 業(yè)）。但文件廢止后，原文件編號之版本版次不可再重復使用。5.2.4文件修訂內容記錄于文件修訂廢止申請單，并由文件管制中心修訂摘要轉載封面頁之修訂記錄內。5.3 文件編碼系統(tǒng)：各類文件之制訂修訂均需由文管中心依文件編碼系統(tǒng)編號管理。5.3.1 文件編碼系統(tǒng)表公司名稱取英文簡寫表流水號表文件類別 注：此為一、二階文件編碼，三、四階文件編碼及其他文件編碼依編碼規(guī)則。5.3.1.1 文件類別： QAM - 品質手冊QPM - 作業(yè)程序SOP - 作業(yè)標準書 SIP - 檢驗標準書 FOR - 表單 W L - 外來文件5.3.1.2流水號：各單位均用阿拉伯數自001起，作業(yè)程序按品質系統(tǒng)要項48章要求編號，4編4XX、 5編5XX、6編6XX、7編7XX、8編8XX依序編號應用。 5.3.2文件管制中心對各部門單位之文件編號應以文件管制總覽表列表管制,不得有重復或誤用之情形。5.3.3圖面及規(guī)格數據之編號可參照5.3.1執(zhí)行，亦可自行制訂編碼原則。5.4 版本版次：5.4.1 第一次制訂之原版以A/0表示, A版第一次修訂以A/1表示，依此類推。為避免版次修訂次數太多，影響文件之真實內容，凡版次經5次修訂后，原制訂單位得變更版本，發(fā)行第B版第C版等。5.4.2外來文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制訂發(fā)行單位，或代理發(fā)行單位協(xié)調核對，適時取得新版，并以文件管制總覽表更新記錄。 5.5 文件分發(fā)回收作業(yè)： 5.5.1 經核準之文件原稿，由文件管制中心保管并以文件管制總覽表列帳管理，影印適當份數并于封面加蓋發(fā)行章，封面及各頁蓋序號章發(fā)行之，并請收文單位簽收。經蓋發(fā)行章的文件各單位不得自行影印，四階文件可由各單位自行影印使用。5.5.2 修訂及廢止時，文件管制中心依原分發(fā)單位回收所有舊版文件，回收時須注意數量及內容之完整性，并記錄于文件分發(fā)繳回記錄表上。5.5.3文件之修訂及廢止，經核準后舊版失效文件應于新文件發(fā)行之同時，收回銷毀之，分發(fā)單位沒有改變，文件分發(fā)繳回記錄表不需再經核準。5.5.4對外文件之分發(fā)，得由適當之對外單位代簽收之，分發(fā)時應加蓋發(fā)行章(含發(fā)行日期)并以對外文件分發(fā)記錄表記錄。失效或作廢之文件則不予回收。5.5.5 外來文件之分發(fā)：5.5.5.1 客戶提供之圖面規(guī)格或技術資料、工程標準/規(guī)范、品質體系等規(guī)章，由接受單位(一般為業(yè)務) 建檔轉送承辦單位，承辦單位應于7日內完成審查確認。原件由承辦部門保管，然后通知文件管制中心登錄于文件管制總覽表內，如需發(fā)行至其他部門則依5.5.1執(zhí)行。(1) 如為制造單位所必須用之生產規(guī)格資料時，由文件管制中心以文件分發(fā)繳回記錄表發(fā)行管理。(2) 如不能依客戶規(guī)格完成品質要求時亦應反映客戶修改，重新發(fā)行新規(guī)格；或以協(xié)議方式做成記錄為新規(guī)格之依據。(3) 若客戶提供之資料發(fā)生遺失損壞或發(fā)現不適合使用之情況，必須以書面正式報告客戶。 5.5.5.2 外來之標準規(guī)定等經由相關部門審查核準后，由文件管制中心保管，供各 單位借閱參考，除有實際生產或使用需求經申請核準發(fā)行外，原則不予分發(fā)。5.6 文件保存銷毀作業(yè)： 5.6.1 文件保存： 5.6.1.1各文件類別之保管：(1) 經頒布發(fā)行之品質手冊程序文件工作指導書文件及各式表單之原稿，均由文件管制中心列帳保管。 (2) 外來文件由文件管制中心保管之。 5.6.1.2 文件之保存：對外發(fā)行不列管者(不適用)。(1) 各類品質文件（一二三階文件）之保存，由部門主管或指定專人負責，品質記錄則按品質記錄管制程序規(guī)定保存。(2) 舊版及廢止之文件回收時，文件管制中心須注記回收情形，于文件分發(fā)繳回記錄表之繳回欄上記錄；任何單位均不得保留有舊版之正式文件（加蓋發(fā)行章者）， 但文件管制中心則須對歷次版本制訂及修訂之原案（未加蓋發(fā)行章）蓋作廢章后予以保存，并與有效文件分開保存。 5.6.2 文件銷毀： 5.6.2.1 由各單位回收之所有舊版及廢止文件，須由文件管制中心銷毀之（文件管制中心僅需保留各版本版次之原案文件）。 5.6.2.2 已逾保存期限之記錄資料等，得由各類記錄之保管單位自行銷毀之。5.7 文件之檔案管理： 5.7.1 除文件管制中心得依規(guī)定影印適當份數發(fā)行外，使用單位不得影印任何正式文件。5.7.2文件如發(fā)現有缺頁破損字跡模糊等缺陷，使用單位應填具文件補發(fā)申請單向文件管制中心申請補發(fā)，不得借（調）其它單位之文件以影印方式自行處理，而文件管制中心對于破損字跡模糊等缺陷之頁次，應于補發(fā)之同時進行回收作業(yè)（依 5.5項各條文規(guī)定辦理）并銷毀之。 5.7.3 文件之分發(fā)份數如不夠時，應由使用單位主管直接與文件之原制訂單位主管協(xié)調，修訂文件之分發(fā)單位及數量（依 5.2.2項文件之修訂作業(yè)辦理）；文件管制中心再依修訂后并經核準之文件分發(fā)繳回記錄表予以補發(fā)。 5.7.4 各單位收到新文件時，文件管制中心必須于文件修改后次月上旬發(fā)行其保管所有文件之文件管制總覽表，供各使用單位核對其所使用文件是否為最新之版本版次。未發(fā)行新文件管制總覽表前，文管中心自行于原文件管制總覽表上更新版本版次。 5.7.5 現場使用之文件必須置于作業(yè)場所，非現場使用之文件，則由各使用單位主管或指派專人自行集中管理，另任何人均不得于正式文件上加注標記或書寫任何文字符號等，以確保文件之正確性。5.7.6 文件管制中心均須設有專人管理，且其文件之管理必須納入內部品質稽核項目中，以確保資料之正確使用。5.7.7 文件之借（調）閱規(guī)定：非使用單位欲借（調）閱正式文件，須先填寫文件借（調）閱申請單呈主管核準后，再向文件管制中心借（調）閱，并須在限期內歸還。5.8 暫行/參考文件之發(fā)行：5.8.1 發(fā)行時機：(1) 客戶暫定之要求。(2) 因急需而暫時更動作業(yè)標準。(3) 量產前之樣品試作。5.8.2發(fā)行程序：依一般文件之制訂及發(fā)行程序處理(參照5.2.1項及5.5.1項條文)，但須于文件上加蓋 “暫行章”及日期，有效期間(不得超過一個月)過期則自動失效，各受文單位自行按規(guī)定銷毀之，文件管制中心不予回收。5.9文件管制與變更相關記錄依品質記錄管制程序。 6.相關文件: 6.1品質記錄管制程序 PT-QPM-4027.使用表單： 7.1文件管制總覽表 PT-FOR-401-01 7.2文件分發(fā)繳回記錄表 PT-FOR-401-02 7.3對外文件分發(fā)記錄表 PT-FOR-401-03 7.4文件修訂、廢止申請單 PT-FO