出差費用報銷與借款管理規(guī)定2015年.docx

出差費用報銷與借款管理規(guī)定版次第一版批 準 人有效期限12個月審 核 人會 簽起草部門人力資源部起草人熊 雁發(fā)布日期實施日期出差費用報銷與借款管理規(guī)定1 目的為完善公司各項費用報銷標準及借款管理規(guī)定，做到“執(zhí)行與監(jiān)督”崗位相分離的內(nèi)控管理原則，特制定本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用于*有限公司費用報銷及借款的相關(guān)內(nèi)容.3 主要內(nèi)容3.1 差旅費報銷規(guī)定3.1.1 出差管理規(guī)定3.1.1.1 員工因公出差需提前兩天必須填寫出差申請表，并提前兩天知會行政部統(tǒng)一訂票，審批表作為員工報銷差旅費的憑據(jù)，未填寫出差申請表公司一律不予核銷差旅費（有特殊突發(fā)情況按最快速度緊急處理）。3.1.1.2 出差申請表必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，權(quán)限內(nèi)由分管總監(jiān)審批；權(quán)限外報副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，遇審批人外出時可電話請示，但出差返回公司后要補辦出差申請審批手續(xù)。3.1.2 出差申請表一式三份，經(jīng)批準后出差申請表一份作為出差借款及報銷差旅費憑據(jù)；一份交人力資源部門考勤；一份交行政部作為派車依據(jù)。3.1.3 出差天數(shù)核定根據(jù)出差申請表審批天數(shù)，結(jié)合本人所乘坐車票的起止日期進行核定。原則上不準超過出差申請表審批天數(shù)，如出差人在中途遇到意外情況，確需延長出差時間的，應(yīng)事先打電話向上級主管請示并經(jīng)出差審批人的批準后方可延期，返回公司后補辦出差延期手續(xù)。未補辦審批手續(xù)的，按出差申請表核定天數(shù)報銷費用，超過批準時間按曠工處理。3.1.4 公差人員返回后應(yīng)在3天內(nèi)完成費用報銷手續(xù)，因公事特殊需延期，要經(jīng)財務(wù)部門同意后方可辦理延期核銷手續(xù)，正常情況下財務(wù)有權(quán)拒絕核銷。3.1.5 交通費用報銷規(guī)定3.1.5.1 員工因公出差乘坐交通工具按照“出差乘車交通費報銷明細表”規(guī)定標準執(zhí)行，交通費用按出差申請表批準的路線及所對應(yīng)的報銷標準辦理報銷。由公司安排車輛出差的，原則上不報銷交通費用。3.1.5.2 乘坐飛機實行先批準后乘坐的辦法。凡公司出差人員因公需要乘坐飛機（軟臥）出差的必須提前申請，并在出差申請表上注明，報經(jīng)副總經(jīng)理批準后方可乘坐。3.1.5.3 不同級別的人同行出差執(zhí)行同一公務(wù)的，可以按照較高一級標準報銷往返車票；如果執(zhí)行非同一公務(wù)而順路出差的，按各自標準進行報銷。出差乘車交通費報銷標準明細表職級 車 票等級(副)總經(jīng)理/總監(jiān)/經(jīng)理主管/職員員工飛機票經(jīng)濟艙先申請經(jīng)總經(jīng)理批準后再報銷不予以報銷火車票軟臥實報先申請經(jīng)總經(jīng)理批準后再報銷不予以報銷硬臥/動車/高鐵實報實報在火車上的夜間時間超過8小時可報特快以下的硬臥（晚21:00開始），乘坐高鐵、動車須提前申請，經(jīng)過部門總監(jiān)批準后再報銷。從始發(fā)站到達目的地時間超過30小時以上的可以乘坐硬臥，20-30小時以內(nèi)乘坐硬座每人每次補貼60元。硬座實報實報實報實報汽車票臥鋪實報實報實報實報普客實報實報實報實報備注：1、當出差時汽車票價與火車票或動車票價相差50元以內(nèi)時，優(yōu)先考慮火車票或動車票。3.1.6 住宿費、膳食費、市內(nèi)交通費報銷補貼標準： 住宿費、膳食補貼及市內(nèi)交通費分城市級別，報銷控制標準如下表：（單位：元/天/人）類別 職級總(副)經(jīng)理/總監(jiān)/經(jīng)理主管/職員員工城市分類一線二線一線二線一線二線一線二線住宿費（夜）200180180160160140140120膳食補貼（含水）5050505050505050話費補貼參照公司福利管理規(guī)定的相關(guān)條款4元/天備注：1、港澳臺住宿、膳食標準按一線城市3倍報銷，一線城市包括：深圳、上海、北京、天津、重慶、廈門、廣州、南京、沈陽、武漢、成都、西安、大連、青島、哈爾濱、蘇州、無錫，其他均為二線城市。2、住宿費發(fā)票應(yīng)盡量開正規(guī)發(fā)票，無正規(guī)發(fā)票時收據(jù)必須有旅館的電話和相應(yīng)印章。兩人出差時，住宿標準按單人的70%報銷，例：（2人*120元*0.7=168元），三人及三人以上時按單人標準的60%報銷，例：（3人*120元*0.6=216元）。3、員工出差時，因購買較大材料或租用設(shè)備需要租用車輛時，須提前向主管領(lǐng)導(dǎo)申請批準后方可報銷，因維修或安裝外出時在22點-早上6點打的費可以報銷，其余時間不予報銷。3.1.7 住宿費報銷實施細則- 住宿費報銷一律提供出差所在地的旅館正式發(fā)票或?qū)Ｓ檬論?jù)，實行分職級按標準控制，超標自付，欠標不補。- 同性別同公務(wù)（兩人）以上出差的，必須兩人或兩人以上一間，住宿費用報銷按照職級較高的標準。- 異性的同一公務(wù)（兩人）出差時，按出差人員中較高職級標準報銷；非同一公務(wù)的，按各自標準報銷。- 乘車或下車地點在宜昌市范圍內(nèi)的，不得在旅館住宿。- 隨同公司總經(jīng)理出差的，住宿費由總經(jīng)理墊付的，其他人員不得再另行報銷。3.1.8 膳食費補貼規(guī)定- 按核定出差天數(shù)（含途中時間24小時以內(nèi)按一天計算）依照“住宿費報銷及膳食費、市內(nèi)交通費報銷補貼標準表”計發(fā)膳食費補貼，在標準范圍內(nèi)憑票按實報銷，若無正式發(fā)票或收據(jù)的，需開具由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認的證明即可。- 中午12點之前為半天，享受50%膳食補貼，中午12點之后為一天，享受一天膳食補貼（返廠時間在中午12點之前為半天），出差在晚21:00至凌晨06:00夜宵費用按8元/人報銷。- 駕駛員隨同公司內(nèi)部公差人員一起出差的膳食補助費與出差人員同一標準由公差人員統(tǒng)一進行報銷。3.1.9 市內(nèi)交通費報銷實施細則- 市內(nèi)交通費報銷實行限額控制，額度內(nèi)按實憑票報銷，超支自負。- 市內(nèi)交通費報銷范圍包括公交車票、地鐵車票等。- 公司派車公差的原則上不允許報銷市內(nèi)交通費，如果所出差省份有禁止規(guī)定的，根據(jù)具體情況按規(guī)定報銷。- 夜間（晚22時以后早6點以前）在宜昌下車（飛機），公司未派車接站的，憑票按實報銷，但報銷總額不能超過80元，超過4人時，每增加一人增加20元。- 以上規(guī)定適用常規(guī)出差報銷，如果業(yè)務(wù)特殊或超過核定標準，一律需經(jīng)（副）總經(jīng)理批準后方可報銷。3.1.10 業(yè)務(wù)招待費規(guī)定3.1.10.1 申請批準程序在公司因業(yè)務(wù)確實需要招待客人的，一律需要填寫業(yè)務(wù)招待申請審批表，經(jīng)（副）總經(jīng)理或授權(quán)人簽字批準后，執(zhí)行招待。若(副)總經(jīng)理外出，經(jīng)電話請示批準后，方可執(zhí)行招待。招待業(yè)務(wù)發(fā)生后，需補辦業(yè)務(wù)招待申請審批表簽字手續(xù)。未按業(yè)務(wù)招待申請審批表程序批準的，財務(wù)一律不予核銷。3.1.10.2 招待標準 來我司辦事者，一般業(yè)務(wù)人員不予以接待、一級客戶及社會專業(yè)性審核人員來公司辦事，需到外面招待的，每人次標準50元，陪同人員按同樣標準執(zhí)行；在公司食堂招待的，按每人次30元的標準報銷。超過標準，要書面向(副)總經(jīng)理請示審批后方可報銷。 到異地辦事需業(yè)務(wù)招待，一律書面請示(副)總經(jīng)理批準后方可按實報銷。特殊情況，可電話請示，返回后必須補辦審批手續(xù)。 招待用香煙原則上經(jīng)(副)總經(jīng)理批準后，到行政部領(lǐng)取。需外購的，必須經(jīng)(副)總經(jīng)理簽字同意后報銷。3.1.10.3 陪客規(guī)定業(yè)務(wù)招待應(yīng)以業(yè)務(wù)洽談為主，除主業(yè)務(wù)人員及主管領(lǐng)導(dǎo)參加，其他人員不得參與陪客。每次陪客人員最多不超過二人（主業(yè)務(wù)人員、主管經(jīng)理），超過二人其報銷標準按二人計算。業(yè)務(wù)招待原則上安排在公司食堂。3.2 借款規(guī)定3.2.1 公差借款公司公差人員填寫出差申請單及借款憑據(jù)，部門經(jīng)理審核，部門總監(jiān)或總經(jīng)理批準后到所屬財務(wù)部辦理借款（300元及以內(nèi)由出差人員先行墊付，301元以上可按程序辦理借款），（副）總經(jīng)理外出時財務(wù)部門電話請示（副）總經(jīng)理同意后方可辦理，待（副）總經(jīng)理返回后要補辦簽字手續(xù)。 出差借款必須在返回公司后3日內(nèi)辦理報銷清賬手續(xù)，多退少補，延期未報賬的，財務(wù)部門將從借款人當月工資中予以扣除（以報送財務(wù)處審核時間為準）。3.3 報銷審核規(guī)定3.3.1 費用審核程序：所屬部門經(jīng)理/主管審核財務(wù)復(fù)核后(副)總經(jīng)理權(quán)限內(nèi)批準，出納進行結(jié)算或現(xiàn)金支付。3.3.2 報銷差旅費時需提供核準后出差申請（借款）審批表、 差旅費報銷單以及相關(guān)支出票據(jù)，報銷業(yè)務(wù)招待費時需提供批準后的業(yè)務(wù)招待申請審批表。3.3.3 對所有超標費用報銷不予核銷3.3.4 報銷發(fā)票的填寫要求3.3.4.1 以發(fā)票聯(lián)作為報銷依據(jù)，所有聯(lián)次要一次性復(fù)寫填入，不得用筆直接在發(fā)票報銷聯(lián)上書寫。3.3.4.2 開票規(guī)定發(fā)票上對付款單位必須注明公司全稱或公差人名稱，如*有限公司等，對日期、金額、項目等要填寫齊全，字跡要清楚，內(nèi)容要準確，大、小金額書寫要一致，所有項目均不得涂改，否則視為無效票據(jù)不予報銷，填寫的費用內(nèi)容必須與實際報銷內(nèi)容一致，數(shù)量較多時應(yīng)附清單。3.3.4.3 住宿發(fā)票填寫規(guī)定必須注明年月日、單位全稱、住宿起止日期及入住天數(shù)、金額大小寫必須相符，同時要加蓋所在旅館的印章。3.3.4.4 膳食補助規(guī)定膳食補助費按公司統(tǒng)一規(guī)定辦理，憑正式發(fā)票或非正式發(fā)票給予報銷。不能提供發(fā)票的，需附由主管部門領(lǐng)導(dǎo)審核確認后的情況說明書為證。3.3.5 報銷審核中發(fā)現(xiàn)有資金差異的情況，審核人承擔(dān)70%的責(zé)任，核準人承擔(dān)30%的責(zé)任。如員工出差借款后中途自行離開公司而導(dǎo)致借款金額大于本人未發(fā)工資的金額時，審核人承擔(dān)100%的責(zé)任。3.4 違規(guī)責(zé)任3.4.1 業(yè)務(wù)人員若在費用報銷中有弄虛作假，不按標準或規(guī)定執(zhí)行的，財務(wù)人員將不予核準；費用報銷部門的審核人承擔(dān)連帶責(zé)任；數(shù)額200元以上的相關(guān)主管雙倍罰款，上級領(lǐng)導(dǎo)三倍罰款。業(yè)務(wù)人員沒有按規(guī)定時間辦理費用報銷，其責(zé)任自行承擔(dān)。3.4.2 財務(wù)審核部門在接到票據(jù)之日起應(yīng)在2個工作日之內(nèi)完成審核工作,如報銷票據(jù)存有不符合項，應(yīng)在第一時間內(nèi)返回報送部門并反饋不符合項內(nèi)容，凡超期辦理的應(yīng)納入審核部門月度考核，并一次處罰500元樂捐。4 其他 4.1 本規(guī)定由*有限公司人力資源部負責(zé)修訂與解釋；4.2 本規(guī)定為第一版（試行版），自執(zhí)行之日起原報銷流程及標準予以廢止，在執(zhí)行之日前發(fā)生的費用參照原標準及流程執(zhí)行； 4.3 本規(guī)定自2014年3月17日開始試行，試行三個月，試行后若有調(diào)整將另行發(fā)布說明。附件1：員工出差費用報銷審批流程出差人部門主管財務(wù)部門副總經(jīng)理總經(jīng)理部門總監(jiān)填寫票據(jù)核算金額出差申請審核審核復(fù)審審批審核審批審批權(quán)限外不符合規(guī)定退回附件2：管理及以上人員出差費用報銷審批流程出差人部門總監(jiān)財務(wù)部總經(jīng)理填寫票據(jù)核算金額出差申請審核審批審批審核不符合規(guī)定退回附表2：出差申請表 年 月 日部門出差人出差路線：_至_ _至_ _至_ _至_事由計劃天數(shù)交通工具起止日期 年 月 日至 年 月 日部門領(lǐng)導(dǎo)審核年 月 日分管領(lǐng)導(dǎo)審核年 月 日本聯(lián)一式三聯(lián)，出差部門填寫一聯(lián)（白）,人力資源部一聯(lián)（紅），行政部一聯(lián)（黃）。附表3：業(yè)務(wù)招待申請審批表年 月 日 申請部門申 請 人接待事由來客人數(shù)接待部門陪同人數(shù)接待時間 年 月 日至_年_月_日 早餐 中餐 晚餐 其他：來客級別總經(jīng)理 副總經(jīng)理 部門經(jīng)理 辦事人員 其他說明：招待標準標準（元/人餐）：住宿標準合計說明此次招待按 元/人/餐計算， 合計： 元