辦公設(shè)備及用品管理制度

天津大地友好能源科技發(fā)展有限公司辦公設(shè)備及用品管理制度1.總則：為了公司辦公設(shè)備及用品的合理使用及正常運(yùn)行，推動現(xiàn)代化管理；為了公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、信息安全、資源共享有所遵循，提高工作效率，特制定本制度，本制度適用范圍：大地友好公司及各子公司。2.分類：2.1辦公類資產(chǎn)：包括辦公類固定資產(chǎn)及低值易耗品；2.1.1辦公類固定資產(chǎn)包括購買單價在1000元以上的辦公類資產(chǎn)（例如：臺式電腦、筆記本電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備、打印/復(fù)印設(shè)備、通訊設(shè)備等）；2.1.2低值易耗品包括購買單價在1000元以內(nèi)的部分物品（例如：移動硬盤、傳真機(jī)、桌子、椅子、日常工具、勞保用品等）。2.2 辦公用品：包括復(fù)印A4紙、筆、清潔用品、日用品等辦公所需物品。3.權(quán)限：3.1 總經(jīng)辦是大地友好公司辦公設(shè)備及用品的責(zé)任管理部門，總經(jīng)辦配備專人管理，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品的采購入庫、調(diào)配、維修與維護(hù)、零部件更換及盤點等日常管理工作。3.2 各子公司綜合辦公室是該公司辦公設(shè)備及用品的責(zé)任管理部門。4.采購：4.1 大地友好公司及各子公司辦公設(shè)備及用品由總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室統(tǒng)一采購，辦公用品的采購采用定期采購方式，即需求部門于當(dāng)月28日統(tǒng)計下月所需用品及數(shù)量，填寫辦公用品采購統(tǒng)計及發(fā)放表，交予總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室部進(jìn)行統(tǒng)一采購，并于次月初發(fā)放；其它用品類（包括茶水用品、清潔用品、日用品等）依酌實際情況統(tǒng)一采購；4.2大地友好公司采購權(quán)限：4.2.1大地友好公司采購單價在5000元以下的物品，由申請人填寫采購申請單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、大地友好總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人、大地友好財務(wù)總監(jiān)及大地友好公司總經(jīng)理審批后即可購置；4.2.2對于大地友好公司需采購單價在5000元以上（含5000元）的物品需向尼西公司提交經(jīng)大地友好公司總經(jīng)理審批后的采購申請單、供應(yīng)商、物品對比選擇表及付款申請單，經(jīng)尼西公司行政總監(jiān)、尼西首席財務(wù)官、尼西首席執(zhí)行官同意后方可購置。4.3大地友好公司各子公司采購權(quán)限：4.3.1各子公司采購單價在2000元以下的物品由申請人填寫采購申請單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理審批后即可購置；4.3.2各子公司采購單價在2000-5000元的物品由申請人填寫采購申請單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理審批后報大地友好公司審批后方可購置；4.3.3采購單價在5000元以上的物品需向大地友好公司提交經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后的采購申請單、供應(yīng)商、物品對比選擇表及付款申請單，大地友好公司按此制度中“4.2.2”項的采購流程向尼西公司提交申請，同意后方可購置。4.4采購過程中，經(jīng)辦人需做好硬件的驗機(jī)工作和軟件測試工作，確保設(shè)備系統(tǒng)的可行性；同時按照公司統(tǒng)一配備標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電腦的采購，電腦配備標(biāo)準(zhǔn)如下：4.4.1大地友好公司經(jīng)理級以上人員及各子公司總經(jīng)理可配備筆記本電腦；4.4.2員工配備臺式電腦，如員工工作有經(jīng)常出差在外辦公需求及對外開發(fā)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)部門申請及公司同意后，方可配備筆記本電腦； 4.4.3所配備電腦的型號，公司根據(jù)使用情況及市場行情統(tǒng)一決定；4.4.4對于采購價值在2000元以上的物品，經(jīng)辦人需對至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比較選擇，填寫供應(yīng)商對比選擇表，并需附上供應(yīng)商的報價單，最終選擇優(yōu)良適宜的供應(yīng)商。5.保管:5.1 配置電腦的員工需在總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室登記備案并辦理領(lǐng)用手續(xù)；電腦未經(jīng)專人許可，他人不準(zhǔn)擅自使用，違者將負(fù)責(zé)因此所發(fā)生的一切后果與責(zé)任。辦公設(shè)備及用品的使用和日常保管責(zé)任到人，分配到個人或部門使用的辦公設(shè)備及用品，使用者必須對其安全完整負(fù)有責(zé)任。配置到個人的計算機(jī)應(yīng)保持設(shè)備外部的清潔，并經(jīng)常進(jìn)行磁盤碎片整理等系統(tǒng)維護(hù)工作，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時保修，不準(zhǔn)私拆機(jī)箱；5.2任何部門不得私自挪動辦公設(shè)備（筆記本電腦除外）或因各種原因把辦公設(shè)備相關(guān)物品借走，如需挪動辦公設(shè)備或借用其相關(guān)物品，必須到總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室辦理登記手續(xù)。對擅自挪動計算機(jī)（筆記本電腦除外）或相關(guān)物件，一律對其責(zé)任人扣罰100元罰款；5.3 所有辦公設(shè)備，未經(jīng)總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室專人授權(quán)同意，任何人不得擅自拆換任何部件、配件、外設(shè)。對于擅自拆、換計算機(jī)零部件的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以200元罰款；同時由于私拆辦公設(shè)備造成的損壞維修費(fèi)用，由責(zé)任人承擔(dān)。5.4筆記本電腦發(fā)生丟失損壞，依情由個人定額賠償；5.5對所采購的低值易耗品，總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室需進(jìn)行登記，員工領(lǐng)用填寫低值易耗品登記/領(lǐng)用表，由總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室對其負(fù)責(zé)日常監(jiān)管；5.6對所采購的辦公類固定資產(chǎn)，總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室需進(jìn)行登記、建立資產(chǎn)臺帳，員工領(lǐng)用填寫辦公類固定資產(chǎn)登記/領(lǐng)用表，由總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室對其負(fù)責(zé)日常監(jiān)管，定期盤查固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。6.領(lǐng)用、報廢:6.1計算機(jī)到位后由公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室登入計算機(jī)臺賬，并建立計算機(jī)的檔案（注明配置情況），在計算機(jī)上貼好封口標(biāo)簽后由部門主管確認(rèn)后簽字領(lǐng)??；6.2計算機(jī)報廢處理時，由公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室根據(jù)計算機(jī)配置及使用年限核實電腦使用狀況，填寫資產(chǎn)處置審批單，根據(jù)行政工作審批權(quán)限中資產(chǎn)處置的審批權(quán)限流程經(jīng)對應(yīng)審批人同意簽字后回收并由總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室做報廢處理。7.配件損耗和增加配置:7.1計算機(jī)內(nèi)置配件損耗及更換由公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室負(fù)責(zé)，由使用部門提出配件更換申請，由公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室進(jìn)行確認(rèn)，換下的硬件進(jìn)行登記并作好標(biāo)識，能利用的盡量利用，不能利用的總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后作報廢處理。7.2計算機(jī)需增加的配置由使用部門填制采購申請單，提出具體要求，并說明用途，由大地友好公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室進(jìn)行分析及報價，主管經(jīng)理簽字審核，確保不造成計算機(jī)資源浪費(fèi)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室按批準(zhǔn)的要求執(zhí)行。8.使用和維護(hù):8.1 計算機(jī)設(shè)備開機(jī)順序：先開電源、打印機(jī)、掃描儀等、顯示器等外設(shè)，再開主機(jī)；關(guān)機(jī)順序相反，不得強(qiáng)行開/關(guān)機(jī)。8.2 計算機(jī)連接有打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、光驅(qū)等外部設(shè)備時，應(yīng)首先在關(guān)機(jī)狀態(tài)（關(guān)掉所有設(shè)備電源）下將計算機(jī)及外設(shè)連接好，禁止帶電連接或去掉計算機(jī)外部設(shè)備。8.3 計算機(jī)外部設(shè)備不使用時，應(yīng)關(guān)掉外部設(shè)備的電源。禁止長期打開不使用的外部設(shè)備電源，顯示器應(yīng)設(shè)置節(jié)能模式，要求做到人走機(jī)關(guān)，下班時關(guān)機(jī)。8.4 計算機(jī)系統(tǒng)的電源應(yīng)與功率大的用電設(shè)備（電梯、空調(diào)等）分開。8.5 及時按正確方法清潔和保養(yǎng)設(shè)備上的污垢，保證設(shè)備正常使用。8.6 打雷閃電時應(yīng)暫時關(guān)閉電腦系統(tǒng)及周邊設(shè)備，防止出現(xiàn)雷擊現(xiàn)象。8.7 不得私自拆卸機(jī)械、增加、減少或試用新配件，不得隨意增加、刪改計算機(jī)主要設(shè)備的驅(qū)動程序。重要的公用程序（應(yīng)用軟件）不允許任意復(fù)制，防止出現(xiàn)版權(quán)問題。8.8當(dāng)部門電腦出現(xiàn)故障時填寫，交公司總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解決，若需要外部維修網(wǎng)點進(jìn)行維修，要注意保護(hù)公司的重要及機(jī)密文件，維修前把文件備份，并把電腦里的重要及機(jī)密文件刪除，若計算機(jī)故障無法及時解決影響到正常工作，則報修人可以到總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室填寫辦公資產(chǎn)交接單辦理機(jī)器借用手續(xù)，從而保證工作的正常開展。8.9公司計算機(jī)只限于工作使用，不得在電腦上安裝各類游戲軟件，不得用于處理私人事務(wù)或玩游戲、聊天等；與工作無關(guān)的網(wǎng)站將由公司統(tǒng)一屏蔽掉；8.10員工在使用網(wǎng)絡(luò)時，必須使用計算機(jī)專員指定的網(wǎng)絡(luò)IP地址，未經(jīng)專員同意任何人不得擅自更改，不得在自己工作以外的位置亂接網(wǎng)線，否則視為破壞公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境處理；8.11員工在自己的計算機(jī)上必須都設(shè)有屏保密碼，避免別人的不合理侵入，其中重要的文件還要加設(shè)密碼，使用移動存儲設(shè)備（U盤、移動硬盤等）需經(jīng)殺毒軟件殺毒后確保沒有病毒方可使用；8.12公司各部門如需要使用或安裝新軟件時，請?zhí)顚?，向總?jīng)辦/各子公司綜合辦公室提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后,填寫采購申請單，審批通過后由專業(yè)人負(fù)責(zé)購買、安裝調(diào)試。8.13 計算機(jī)軟件及各類設(shè)備驅(qū)動程序、配置軟件，統(tǒng)一貼好標(biāo)簽。并要求存放在防磁、防潮的安全地方。8.14專管人員定期對計算機(jī)病毒及系統(tǒng)漏洞給出告警及相關(guān)解決方法，員工必須按照專管人員要求經(jīng)常更新殺毒軟件（周期為一周或者10天）和安裝系統(tǒng)相關(guān)補(bǔ)丁程序，按應(yīng)用系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)的丟失。未經(jīng)專管人員許可不得自行卸載防病毒軟件，否則由此造成的任何工作損失及數(shù)據(jù)丟失自己負(fù)責(zé)；8.15企業(yè)防病毒服務(wù)器升級后，所有電腦應(yīng)自動升級。要隨時監(jiān)控企業(yè)殺毒軟件的升級情況、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的流量及病毒情況；8.16計算機(jī)中的信息必須安全存放、保管、防止丟失或失效，電子文檔等重要數(shù)據(jù)不存放在啟動盤（一般為C盤）。同時各部門應(yīng)該注意對部門重要信息（如人事檔案、圖紙、統(tǒng)計資料、營銷計劃、財務(wù)報表等重要資料）進(jìn)行備份，防止計算機(jī)硬盤出現(xiàn)故障后，丟失重要信息。安裝財務(wù)軟件的計算機(jī)，非財務(wù)部授權(quán)人員不可使用。 8.17 數(shù)據(jù)庫管理中每周至少查看一次應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫日志文件，以盡早發(fā)現(xiàn)異常情況，確保數(shù)據(jù)庫的存取安全。9.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):9.1嚴(yán)格控制機(jī)房內(nèi)的溫度,做好消防工作，整體布置要求：布線規(guī)范、硬件設(shè)施擺放整齊，防止線路交叉短路等接觸不良情況發(fā)生；9.2未經(jīng)專管人員批準(zhǔn)，任何人不得改變網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備布置，服務(wù)器、路由器配置和網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。9.3企業(yè)局域網(wǎng)上任何人不得利用計算機(jī)技術(shù)侵占用戶合法利益，不得制作、復(fù)制和傳播妨害單位穩(wěn)定的有關(guān)信息。任何人不得在公司的局域網(wǎng)上制造傳播任何計算機(jī)病毒，不得故意引入病毒,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，報總經(jīng)辦處理，并保留送交公安機(jī)關(guān)的權(quán)利。公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享文件數(shù)據(jù)須經(jīng)殺毒軟件殺素后確保沒有病毒方可上傳，以防網(wǎng)絡(luò)傳染病毒，造成公司電腦中毒或網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)電腦癱瘓；9.4網(wǎng)絡(luò)使用者發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即向?qū)９苋藛T報告以獲得及時處理； 在重大病毒爆發(fā)前，總經(jīng)辦應(yīng)提前通過郵件或電話發(fā)出病毒豫警信息； 9.5專管人員保障網(wǎng)站能夠正常訪問，協(xié)調(diào)處理域名注冊、網(wǎng)站空間使用、數(shù)據(jù)庫空間使用、數(shù)據(jù)備份等相關(guān)工作；9.6網(wǎng)站信息的更新工作實行部門負(fù)責(zé)制。網(wǎng)站各子欄目的更新工作，分別由相關(guān)部門定期負(fù)責(zé)所轄欄目的擬稿組稿、編輯資料（圖片）等工作；各部門負(fù)責(zé)人要指定專人負(fù)責(zé)科研信息、動態(tài)和公司新聞的收集、整理工作；并對上網(wǎng)內(nèi)容的真實性 和可靠性負(fù)責(zé)。所有上網(wǎng)稿件須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由相關(guān)部門專人統(tǒng)一上傳；9.7網(wǎng)站反饋信息由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)查看，若涉及其他部門需及時轉(zhuǎn)相關(guān)部門。涉及公司重大事項需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再給予回復(fù)、解答?；貜?fù)內(nèi)容要保留原稿待查；9.8網(wǎng)站發(fā)布、轉(zhuǎn)載有關(guān)信息應(yīng)該依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。網(wǎng)站信息不得包含違反國家各項法律法規(guī)的內(nèi)容；9.9提高安全保密意識，加強(qiáng)對上網(wǎng)設(shè)備及相關(guān)信息的安全檢查，對網(wǎng)站系統(tǒng)的安全進(jìn)行實時監(jiān)控。網(wǎng)站內(nèi)容定期進(jìn)行備份，制定專人保管，對相應(yīng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行安全保護(hù)；9.10凡涉及公司秘密內(nèi)容的科研資料及文件、內(nèi)部辦公信息或暫不宜公開的事項不得上網(wǎng)。10.打印/復(fù)印設(shè)備:10.1各部門如在使用過程中遇到問題或故障，要及時向總經(jīng)辦/綜合辦公室反映，以便請專業(yè)人員進(jìn)行維修，任何人未經(jīng)許可不得私自拆卸，以免造成機(jī)器損壞；10.2為了有效控制復(fù)印紙張的使用，復(fù)印紙由總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室保管，使用者須辦理辦公用品領(lǐng)用手續(xù)；10.3任何人不得利用工作之便，打印/復(fù)印與工作無關(guān)的私人文件，如若違反將視情節(jié)輕重予以批評或經(jīng)濟(jì)處罰；10.4每日下班前，專管人員負(fù)責(zé)檢查打印/復(fù)印機(jī)是否關(guān)機(jī)，是否切斷電源，以免發(fā)生事故。11.通訊設(shè)備:包括電話機(jī)、傳真機(jī)等通信設(shè)備；11.1各部門電話在保證業(yè)務(wù)正常聯(lián)絡(luò)的前提下，盡量縮短通話時間，做到長話短說，如通話內(nèi)容較多，盡量使用傳真或電郵；11.2所有員工在工作時間一律不能打與工作無關(guān)的私人電話，不能使用傳真機(jī)，不能打信息臺；12.耗材:12.1專管人員對硒鼓、復(fù)印紙張等辦公耗材嚴(yán)格把關(guān)，統(tǒng)一采購并管理；12.2文稿應(yīng)盡量正反兩面打印、復(fù)??；12.3非涉密文件盡量通過網(wǎng)絡(luò)傳送，減少辦公耗材的使用量，節(jié)約辦公成本。13.用品:13.1員工使用茶水用品、清潔用品及日常用品應(yīng)本著節(jié)約環(huán)保的原則；13.2用品為公共所有，不能據(jù)為己有。14.其他:14.1員工離職或調(diào)動時，需對個人保有的辦公等相關(guān)設(shè)備，由專管人員對計算機(jī)等設(shè)備的技術(shù)性能進(jìn)行確認(rèn)后，填寫辦公資產(chǎn)交接單，員工本人留存一份，總經(jīng)辦/各子公司綜合辦公室備案一份。