02 惠州提高工程建設(shè)的項(xiàng)目檔案歸檔完整率

1、1提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔完整率提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔完整率中國移動廣東惠州分公司中國移動廣東惠州分公司綜合部檔案綜合部檔案qcqc小組小組 2一、小組簡介一、小組簡介把檔案工作做把檔案工作做得更好得更好, ,我能我能! ! 3二、選題理由二、選題理由檔案管理需要檔案管理需要小組選題小組選題存在問題存在問題國家檔案局將歸檔完整率國家檔案局將歸檔完整率95%95%以上以上作為企業(yè)檔案管理水平達(dá)到優(yōu)秀的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一作為企業(yè)檔案管理水平達(dá)到優(yōu)秀的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一類別類別應(yīng)歸檔應(yīng)歸檔(件/卷)(件/卷)已移交已移交(卷/件)(卷/件)已歸檔已歸檔(件/卷)(件/卷)歸檔完歸檔完整率整率企業(yè)管理類2901

2、29012901100%經(jīng)濟(jì)合同類183718371837100%工程項(xiàng)目建設(shè)類23531372137258.30%2006年企業(yè)管理類、經(jīng)濟(jì)合同類、工程項(xiàng)目檔案歸檔情2006年企業(yè)管理類、經(jīng)濟(jì)合同類、工程項(xiàng)目檔案歸檔情況匯總表況匯總表提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔完整率提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔完整率 4名詞解釋名詞解釋 檔案檔案是社會組織或個人在工作生活中采用書寫、繪制、拍照、錄音是社會組織或個人在工作生活中采用書寫、繪制、拍照、錄音、錄像等方式記載，并保存下來供人們查考的原始信息。、錄像等方式記載，并保存下來供人們查考的原始信息。 工程檔案工程檔案-在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文

3、字、在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍包括五個階段工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍包括五個階段:前期階段前期階段、招投標(biāo)階段招投標(biāo)階段、設(shè)設(shè)計(jì)階段計(jì)階段、施工階段施工階段、驗(yàn)收階段驗(yàn)收階段。歸檔時間為每階段項(xiàng)目完成后一個月內(nèi)（歸檔時間為每階段項(xiàng)目完成后一個月內(nèi)（除跨年度工程項(xiàng)目決算資料）。除跨年度工程項(xiàng)目決算資料）。檔案歸檔完整率檔案歸檔完整率= =已歸檔檔案數(shù)量已歸檔檔案數(shù)量/ /該歸檔檔案數(shù)量該歸檔檔案數(shù)量* *100%100% 5三、現(xiàn)狀調(diào)查（一）三、現(xiàn)狀調(diào)查（一）2005-20062005

4、-2006年工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同期歸檔完整率對比圖年工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同期歸檔完整率對比圖 ( (統(tǒng)計(jì)日期統(tǒng)計(jì)日期:2006-01-31:2006-01-31、2007-01-31)2007-01-31) 小組總結(jié)：小組總結(jié)：20052005年與年與20062006年工年工程建設(shè)項(xiàng)程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸目檔案歸檔完整率檔完整率相比較，相比較，0606年歸檔年歸檔完整率較完整率較低，僅有低，僅有58.3%58.3% 6三、現(xiàn)狀調(diào)查（二）三、現(xiàn)狀調(diào)查（二）20062006與與20052005年工程建設(shè)項(xiàng)目檔案部分單項(xiàng)工程歸檔完整率對比圖年工程建設(shè)項(xiàng)目檔案部分單項(xiàng)工程歸檔完整率對比圖 對以上對比圖可見：對以上

5、對比圖可見： 20062006年年工程項(xiàng)目資料歸檔不齊工程項(xiàng)目資料歸檔不齊，數(shù)據(jù)說明，數(shù)據(jù)說明 癥結(jié)癥結(jié) 7三、現(xiàn)狀調(diào)查（三）三、現(xiàn)狀調(diào)查（三）20062006年各類檔案利用統(tǒng)計(jì)圖年各類檔案利用統(tǒng)計(jì)圖工工 程程建建 設(shè)設(shè)項(xiàng)項(xiàng) 目目檔檔 案案利利 用用頻頻 次次最最 多多 8四、設(shè)定目標(biāo)四、設(shè)定目標(biāo)將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案由將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案由58.30%58.30%提升到提升到85%85%以上以上58.30%58.30%85%85%0.00%0.00%10.00%10.00%20.00%20.00%30.00%30.00%40.00%40.00%50.00%50.00%60.00%60.00%70.

6、00%70.00%80.00%80.00%90.00%90.00%活動前(1-3月)活動前(1-3月)目標(biāo)值(4-8月)目標(biāo)值(4-8月)系列1 9五、原因分析五、原因分析 10六、要因確認(rèn)（一）六、要因確認(rèn)（一）序序號號未端原因未端原因確認(rèn)方法確認(rèn)方法確認(rèn)情況確認(rèn)情況判斷判斷1 1檔案管理員與檔案管理員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)交流不夠務(wù)交流不夠20072007年年5 5月月1010日任意抽查本公司日任意抽查本公司3 3位工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對工程檔案歸位工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對工程檔案歸檔要求范圍進(jìn)行調(diào)查檔要求范圍進(jìn)行調(diào)查其中其中2 2位工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌位工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌握省公司工程檔案歸檔范握省公司

7、工程檔案歸檔范圍中圍中50%50%的內(nèi)容，另一位只的內(nèi)容，另一位只掌握了掌握了30%30%的內(nèi)容的內(nèi)容2 2檔案兼職人員培檔案兼職人員培訓(xùn)不夠訓(xùn)不夠小組成員到人力部門統(tǒng)計(jì)調(diào)查小組成員到人力部門統(tǒng)計(jì)調(diào)查06-0706-07年上半年培訓(xùn)記錄表年上半年培訓(xùn)記錄表公司兼職檔案員（公司兼職檔案員（1919名）名）參加過檔案培訓(xùn)，其中參加過檔案培訓(xùn)，其中1313名參加過名參加過2 2次，其余次，其余6 6名參名參加過加過1 1次次3 3辦公設(shè)備配置低辦公設(shè)備配置低隨機(jī)抽查隨機(jī)抽查6 6位兼職檔案人員臺式位兼職檔案人員臺式電腦配置及打印機(jī)情況電腦配置及打印機(jī)情況電腦內(nèi)存均達(dá)到電腦內(nèi)存均達(dá)到80g80g的配的

8、配置且打印機(jī)都能正常打印置且打印機(jī)都能正常打印4 4檔案移交職責(zé)監(jiān)檔案移交職責(zé)監(jiān)督制度不完善督制度不完善5 5月月1313日在全球通大廈日在全球通大廈1515樓工程樓工程管理中心分別與工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、管理中心分別與工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、兼職檔案員交流，訪談與我公司兼職檔案員交流，訪談與我公司合作的合作的3 3家工程監(jiān)理公司的監(jiān)理家工程監(jiān)理公司的監(jiān)理資料員資料員三者之間的職責(zé)分工不明三者之間的職責(zé)分工不明確，存在確，存在“ “踢皮球踢皮球” ”現(xiàn)象現(xiàn)象 11六、要因確認(rèn)（二）六、要因確認(rèn)（二）序序號號未端原因未端原因確認(rèn)方法確認(rèn)方法確認(rèn)情況確認(rèn)情況判斷判斷5 5缺乏合作方制約缺乏合作方制約條例條例經(jīng)核

9、查經(jīng)核查20062006年工程相關(guān)考核辦年工程相關(guān)考核辦法細(xì)則內(nèi)容涉及范圍法細(xì)則內(nèi)容涉及范圍20062006年年7 7月工程管理中心月工程管理中心對合作方已下發(fā)具備針對對合作方已下發(fā)具備針對性的考核細(xì)則性的考核細(xì)則6 6工程項(xiàng)目移交工程項(xiàng)目移交表內(nèi)容不清晰表內(nèi)容不清晰統(tǒng)計(jì)檢查統(tǒng)計(jì)檢查20072007年年1-31-3月任意兩個月任意兩個工項(xiàng)管理部門的移交記錄表工項(xiàng)管理部門的移交記錄表工程部門移交記錄形式多工程部門移交記錄形式多樣，移交目錄的格式不統(tǒng)樣，移交目錄的格式不統(tǒng)一，目錄內(nèi)容不清晰一，目錄內(nèi)容不清晰7 7缺少檔案收集保缺少檔案收集保管細(xì)則管細(xì)則核查核查20062006年檔案管理辦法、制年檔

10、案管理辦法、制度、細(xì)則內(nèi)容涉及范圍度、細(xì)則內(nèi)容涉及范圍檔案管理辦法已列明相關(guān)檔案管理辦法已列明相關(guān)的收集保管辦法的收集保管辦法8 8工程項(xiàng)目資料工程項(xiàng)目資料收集不齊全收集不齊全抽查抽查20072007年年1 1月份任意月份任意2 2個工程項(xiàng)個工程項(xiàng)目移交記錄表目移交記錄表抽查結(jié)果顯示抽查結(jié)果顯示20072007年年1 1月項(xiàng)月項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分目負(fù)責(zé)人分1010批次移交資料，批次移交資料，且每次資料形成時間跨度較且每次資料形成時間跨度較大，沒有針對性地對工程項(xiàng)大，沒有針對性地對工程項(xiàng)目進(jìn)行階段整理目進(jìn)行階段整理9 9缺少專門存放空缺少專門存放空間間小組成員王曬君直接到工程管理小組成員王曬君直接到工程

11、管理中心及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中心進(jìn)行實(shí)地發(fā)中心及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中心進(jìn)行實(shí)地發(fā)解查看資料存放情況解查看資料存放情況到全球通大廈到全球通大廈1313樓、樓、1515樓樓檢查，各工程部門都有指檢查，各工程部門都有指定專人專柜存放資料定專人專柜存放資料 12七、制定對策（一）七、制定對策（一）序序號號要因要因?qū)Σ邔Σ吣繕?biāo)目標(biāo)措施措施地點(diǎn)地點(diǎn)時間時間負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人1 1檔案管理檔案管理員與項(xiàng)目員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)交流不務(wù)交流不夠夠以檔案研以檔案研討會形式討會形式舉辦檔案舉辦檔案培訓(xùn)培訓(xùn)將工程項(xiàng)目負(fù)將工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人工檔案基責(zé)人工檔案基礎(chǔ)知識考核合礎(chǔ)知識考核合格率提高到格率提高到100%100%1 1、邀請工程資深人員

12、對、邀請工程資深人員對工程檔案歸檔內(nèi)容進(jìn)行工程檔案歸檔內(nèi)容進(jìn)行深入講解；深入講解；2 2、加強(qiáng)項(xiàng)目、加強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人工程檔案基礎(chǔ)知負(fù)責(zé)人工程檔案基礎(chǔ)知識，學(xué)習(xí)工程檔案移交識，學(xué)習(xí)工程檔案移交規(guī)范；規(guī)范；3 3、以不定項(xiàng)選擇、以不定項(xiàng)選擇題的問卷方式進(jìn)行考核題的問卷方式進(jìn)行考核成效成效全球通全球通大廈十大廈十八樓會八樓會議室議室2007.06.012007.06.01宋繼宋繼東王東王曬君曬君2 2檔案移交檔案移交職責(zé)監(jiān)督職責(zé)監(jiān)督制度不完制度不完善善通過文件通過文件下發(fā)加強(qiáng)下發(fā)加強(qiáng)對工程管對工程管理部門監(jiān)理部門監(jiān)督督明確工程管理明確工程管理部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、兼職檔案人、兼職檔案員、監(jiān)理資料

13、員、監(jiān)理資料員三者之間職員三者之間職責(zé)，保障工程責(zé)，保障工程項(xiàng)目檔案及時項(xiàng)目檔案及時完整歸檔，將完整歸檔，將檔案移交職責(zé)檔案移交職責(zé)認(rèn)知率提高到認(rèn)知率提高到100%100%1 1、根據(jù)公司部門經(jīng)理人、根據(jù)公司部門經(jīng)理人員調(diào)整情況，通過正式員調(diào)整情況，通過正式發(fā)文重新對檔案管理領(lǐng)發(fā)文重新對檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整；導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整；2 2、明確領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小明確領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員工作職責(zé)；組成員工作職責(zé)；3 3、以、以軟文形式間接明確監(jiān)理軟文形式間接明確監(jiān)理公司資料員職責(zé)；公司資料員職責(zé)；4 4、通、通過調(diào)查問卷方式調(diào)查檔過調(diào)查問卷方式調(diào)查檔案職責(zé)認(rèn)知率。案職責(zé)認(rèn)知率。全球通全球通大

14、廈四大廈四樓檔案樓檔案室室2002007 706061111王曬王曬君君 13七、制定對策（二）七、制定對策（二）序序號號要因要因?qū)Σ邔Σ吣繕?biāo)目標(biāo)措施措施地點(diǎn)地點(diǎn)時間時間負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人3 3工程項(xiàng)目工程項(xiàng)目移交表內(nèi)移交表內(nèi)容不清晰容不清晰通過檔案通過檔案通報(bào)及郵通報(bào)及郵件形式統(tǒng)件形式統(tǒng)一工程移一工程移交目錄表交目錄表從檔案管理角從檔案管理角度出發(fā)，統(tǒng)一度出發(fā)，統(tǒng)一移交目錄表格移交目錄表格式式, ,增加工程簡增加工程簡介說明，將工介說明，將工程項(xiàng)目檔案移程項(xiàng)目檔案移交完整率提高交完整率提高到到77%77%以上以上1 1、在檔案通報(bào)中明確、在檔案通報(bào)中明確規(guī)定檔案移交目錄表格規(guī)定檔案移交目錄表格式；

15、式；2 2、輔助以郵件形、輔助以郵件形式加強(qiáng)各兼職檔案員移式加強(qiáng)各兼職檔案員移交規(guī)范交規(guī)范. .全球通全球通大廈四大廈四樓檔案樓檔案室室2007.07.092007.07.09王曬王曬君君4 4工程項(xiàng)目工程項(xiàng)目資料收集資料收集不齊全不齊全對工程項(xiàng)對工程項(xiàng)目資料實(shí)目資料實(shí)行按階段行按階段性移交性移交暢通檔案工作暢通檔案工作流程，改進(jìn)移流程，改進(jìn)移交方法，由以交方法，由以前的分散移交前的分散移交資料轉(zhuǎn)變?yōu)榘促Y料轉(zhuǎn)變?yōu)榘措A段性統(tǒng)一收階段性統(tǒng)一收集移交集移交1 1、組織各工程管理部、組織各工程管理部門兼職檔案員及項(xiàng)目經(jīng)門兼職檔案員及項(xiàng)目經(jīng)理人員針對目前移交狀理人員針對目前移交狀況進(jìn)行探討分析；況進(jìn)行探

16、討分析；2 2、以會議紀(jì)要形式下發(fā)工以會議紀(jì)要形式下發(fā)工程移交要求，規(guī)范移交程移交要求，規(guī)范移交時限及范圍，明確職責(zé)時限及范圍，明確職責(zé)全球通全球通大廈十大廈十八樓會八樓會議室議室2007.08.072007.08.07宋繼宋繼東東 14八、對策實(shí)施（一）八、對策實(shí)施（一）實(shí)施一實(shí)施一 舉辦檔案管理培訓(xùn)舉辦檔案管理培訓(xùn)檔檔案案知知識識互互動動問問卷卷考考核核邀邀請請專專家家講講課課實(shí)施前：工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不了實(shí)施前：工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不了解、不熟悉工程建設(shè)項(xiàng)目檔案解、不熟悉工程建設(shè)項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)知識，對工程項(xiàng)目檔案歸基礎(chǔ)知識，對工程項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容僅了解檔內(nèi)容僅了解50%50%，未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)

17、。實(shí)施后：實(shí)施后：除除2 2名工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人考核為考核為8585分外，其余分外，其余1515名工程項(xiàng)名工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人均達(dá)到了目負(fù)責(zé)人均達(dá)到了9090分的優(yōu)良成分的優(yōu)良成績。通過合格率為績。通過合格率為100%100%，達(dá)到培，達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)。訓(xùn)目標(biāo)。 15八、對策實(shí)施（一）八、對策實(shí)施（一）專家講解專家講解檔案知識互動檔案知識互動 16八、對策實(shí)施（二）八、對策實(shí)施（二）實(shí)施二實(shí)施二 重新調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)重新調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)成員成員職責(zé)分工職責(zé)分工 17八、對策實(shí)施（二）八、對策實(shí)施（二）實(shí)施二實(shí)施二 重新調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)成員職責(zé)分工重新調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)成員職責(zé)分工實(shí)施前實(shí)施前實(shí)施后實(shí)施后s150%100%通過

18、問卷調(diào)查通過問卷調(diào)查, ,認(rèn)知率認(rèn)知率達(dá)達(dá)到到100%,100%,實(shí)現(xiàn)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)設(shè)定目標(biāo)! ! 18八、對策實(shí)施（三）八、對策實(shí)施（三） 統(tǒng)一工程移交目錄統(tǒng)一工程移交目錄 實(shí)施三實(shí)施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明工程文件移交目錄工程文件移交目錄 檔號：檔號：c c1100532110/0011100532110/001案卷案卷題名題名廣東移動惠州分公司廣東移動惠州分公司20052005年度投資計(jì)劃初審紀(jì)要、本地網(wǎng)六期傳輸工程建設(shè)任務(wù)書、年中調(diào)整投資計(jì)年度投資計(jì)劃初審紀(jì)要、本地網(wǎng)六期傳輸工程建設(shè)任務(wù)書、年中調(diào)整投資計(jì)劃任務(wù)書、劃任務(wù)書、3g3g傳輸配套項(xiàng)目建設(shè)通知、可

19、研究評審紀(jì)要、工程建設(shè)通報(bào)傳輸配套項(xiàng)目建設(shè)通知、可研究評審紀(jì)要、工程建設(shè)通報(bào)序號序號文件編號文件編號責(zé)任者責(zé)任者文文 件件 材材 料料 題題 名名日期日期頁頁號號備注備注1廣東移動紀(jì)要200537號廣東移動惠州分公司佛山等五公司05年本地傳輸網(wǎng)工程可行性研究報(bào)告評審紀(jì)要2005.02.0412廣東移動紀(jì)要2004339號廣東移動惠州分公司惠州公司2005年度投資計(jì)劃初審會議紀(jì)要2004.12.2253廣東移動2005357號廣東移動惠州分公司關(guān)于下達(dá)惠州公司2005年度第一批投資計(jì)劃任務(wù)書的通知2005.02.0610 19八、對策實(shí)施（三）八、對策實(shí)施（三） 增加工程簡介說明增加工程簡介說明

20、實(shí)施三實(shí)施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明工程簡介工程簡介工程概況：工程概況：工程檔號：工程檔號：責(zé)任者：責(zé)任者：開工時間：開工時間：竣工時間：竣工時間：檔案整理情況：本次移交檔案整理情況：本次移交前期階段從（前期階段從（）卷，共計(jì)（）卷）卷，共計(jì)（）卷招投標(biāo)階段從（招投標(biāo)階段從（）卷，共計(jì)（）卷）卷，共計(jì)（）卷施工階段階段從（施工階段階段從（）卷，共計(jì)（）卷）卷，共計(jì)（）卷設(shè)計(jì)階段從（設(shè)計(jì)階段從（）卷，共計(jì)（）卷）卷，共計(jì)（）卷驗(yàn)收階段從（驗(yàn)收階段從（）卷，共計(jì)（）卷）卷，共計(jì)（）卷備注：備注：移交人：接收人：時間：移交人：接收人：時間： 20八、對策實(shí)施（三）八、對策實(shí)施（三）實(shí)施三實(shí)施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明改善前改善后58.30%77.69%0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%2006年工程檔案歸檔完整率年工程檔案歸檔完整率2006年工程檔案歸檔完整率58.30%77.69%2007年3月累計(jì)歸檔完整率