項目信息管理流程

1、-作者xxxx-日期xxxx項目信息管理流程【精品文檔】項目信息管理1 項目信息管理1.1 流程說明編寫部門信息處部門編號流程編碼主責(zé)部門總承包項目實施部門配合部門詳見流程中的責(zé)任部門主責(zé)崗位使用范圍適用于院總承包項目相關(guān)的主責(zé)部門和配合部門關(guān)聯(lián)制度總承包項目信息管理規(guī)定、總承包項目信息溝通管理計劃管理辦法、總承包項目外部信息溝通管理辦法、總承包項目內(nèi)部信息溝通管理辦法、總承包項目文件編號管理辦法、總承包項目檔案管理規(guī)定、總承包項目現(xiàn)場檔案管理辦法、總承包項目文件資料管理辦法、總承包項目電子檔案管理辦法、總承包項目項目檔案竣工移交管理辦法流程簡介項目信息管理的關(guān)鍵步驟、內(nèi)容和要求，分為一個二級

2、流程和五個三級流程。輸出文檔 收文記錄聯(lián)系單、發(fā)文記錄聯(lián)系單、項目文件借閱單、會議紀(jì)要、項目部工程聯(lián)系單、移交清單。編制審核批準(zhǔn)版本制定（修訂）原因發(fā)布時間編制部門編制人【精品文檔】1.2 二級流程圖1.3 三級流程圖項目外部信息接收子流程1.3.2項目對外信息發(fā)送子流程1.3.3 項目對內(nèi)信息發(fā)送子流程1.3.4項目信息借閱子流程1.3.5項目檔案信息移交、歸檔子流程1.4 流程描述序號流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔相關(guān)制度項目信息管理流程1編制項目信息計劃項目部綜合辦公室項目經(jīng)理組織項目部綜合辦公室編寫項目信息計劃。項目信息管理制度2審核項目經(jīng)理室項目信息計劃編寫完成后呈交項目經(jīng)理審

3、核。3信息提供其他部門項目其他部室將信息提供給項目部綜合辦公室，由項目部綜合辦公室統(tǒng)一收集。4信息收集項目部綜合辦公室在工程建設(shè)過程中形成的各種信息資料，包括來往文件、信函、會議紀(jì)要、委托書、標(biāo)書、合同、協(xié)議、保函、設(shè)計文件、設(shè)計圖紙、施工文件、現(xiàn)場記錄等，統(tǒng)一收發(fā)，分工管理。5信息識別項目部綜合辦公室項目部綜合辦公室對信息進(jìn)行分析，判斷信息的全面性、準(zhǔn)確性、有效性和安全性，將信息報告給項目相關(guān)人員審批。6審核項目經(jīng)理室項目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安排人員實施或者根據(jù)信息的重要性、安全性，選擇是否還需要其他部門人員進(jìn)行會簽。7參與審核其他部門參與會簽。8是否需要院級審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理判斷是

4、否需要院級審批。9審批院級管理層院領(lǐng)導(dǎo)對重要信息進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后項目相關(guān)人員實施。10整理匯總項目部綜合辦公室項目部綜合辦公室整理已經(jīng)批復(fù)完成的信息，將信息歸類整理。11信息流轉(zhuǎn)項目部綜合辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，通知相關(guān)人員，如需要外發(fā)則將外發(fā)文件發(fā)給項目相關(guān)責(zé)任人審批。12審核項目經(jīng)理室項目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安排人員實施或者根據(jù)信息的重要性、安全性，選擇其他部門審批人員。13參與審核其他部門部門收到信息后，安排人員實施或者根據(jù)安全性、重要性選擇院級審批人員。14是否需要院級審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理判斷是否需要院級審批。15審批院級管理層院領(lǐng)導(dǎo)對重要信息進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后項目相關(guān)人員實施。16信

5、息存檔項目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫。17查詢分析項目部綜合辦公室 信息存檔后，如需借閱、查閱，需要相關(guān)流程。18信息更新項目部綜合辦公室為了保證信息的及時、準(zhǔn)確、有效，相關(guān)責(zé)任人需要對相關(guān)信息進(jìn)行及時更新。19是否最終版項目部綜合辦公室信息更新時判斷工程是否是最終版。20歸檔檔案接收部門或者單位項目部綜合辦公室在工程完工后，整理工程資料，在檔案出版處的協(xié)助下，將有效信息整理成檔案，交由業(yè)主簽字后將檔案交給相關(guān)部門存檔。項目外部信息接收子流程1接收確認(rèn)有效性項目部綜合辦公室接收到的外部信息由項目部綜合辦公室接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼。來文登記表項目信息管理制度2整理信息項目部綜

6、合辦公室項目部綜合辦公室根據(jù)信息類別進(jìn)行登記，登記過的信息由項目部綜合辦公室呈交事件責(zé)任人。收文記錄聯(lián)系單3事件責(zé)任人項目經(jīng)理室責(zé)任人根據(jù)實際情況進(jìn)行審閱、批辦、轉(zhuǎn)批或者分發(fā)。4查閱、辦理項目部其他部室各部門相關(guān)人員查看信息并處理。5是否反饋項目部其他部室判斷信息是否需要反饋，如需要反饋，則將反饋信息提供給項目部綜合辦公室統(tǒng)一回復(fù)。6反饋項目部綜合辦公室項目部綜合辦公室將反饋信息發(fā)送給發(fā)文單位。7信息存檔項目部綜合辦公室項目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫。項目對外信息發(fā)送子流程1擬稿項目部綜合辦公室發(fā)往外部的所有報批文件、信函、傳真、會議紀(jì)要等應(yīng)報備項目部綜合辦公室，由項目部綜合辦公

7、室制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼對外發(fā)送。發(fā)文記錄聯(lián)系單、會議紀(jì)要、項目工程聯(lián)系單項目信息管理制度2審核其他部室發(fā)件部門經(jīng)理對信息進(jìn)行審核，不合格就打回，合格后呈交給項目經(jīng)理審批。3項目經(jīng)理審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后，交給項目部綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)送，不批準(zhǔn)則打回給擬稿人員重新編寫。4發(fā)送院外機(jī)構(gòu)項目部綜合辦公室項目部綜合辦公室將文件發(fā)往業(yè)主、分包商等院外機(jī)構(gòu)，并接收回復(fù)。5需要回復(fù)項目部綜合辦公室如發(fā)送文件需要回復(fù)的，由項目部綜合辦公室統(tǒng)一接收后交由項目經(jīng)理審批；不需要回復(fù)的直接存檔。6項目經(jīng)理審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理審批對外發(fā)送信息的回復(fù)，并將回復(fù)分發(fā)給相關(guān)人員查閱。7信息存檔項目部綜合辦

8、公室將信息備份，并將原件保存入庫。項目對內(nèi)信息發(fā)送子流程1擬稿發(fā)起部門發(fā)起部門編寫需要發(fā)送的信息。發(fā)文記錄聯(lián)系單、會議紀(jì)要項目信息管理制度2發(fā)起部門審批發(fā)起部門發(fā)起部門經(jīng)理審批。3是否需要項目經(jīng)理審批發(fā)起部門判斷是否需要項目經(jīng)理審批，需要則發(fā)給項目經(jīng)理審批，不需要這直接分發(fā)。4審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理審批5分發(fā)發(fā)起部門發(fā)起部門相關(guān)責(zé)任人將文件發(fā)給接收方。6各部門接收接收部門各接收部門接收信息后進(jìn)行處理。7需要回復(fù)發(fā)起部門如果需要回復(fù)的信息，由發(fā)起部門相關(guān)責(zé)任人收集回復(fù)信息后發(fā)給項目部綜合辦公室存檔；如不需要回復(fù)，則直接發(fā)給項目部綜合辦公室存檔。8信息回復(fù)接收部門接收部門事件處理完成后回復(fù)信息。9

9、信息存檔項目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫。項目信息檔案歸檔子流程1借閱申請需求部門借閱人提出申請。項目文件借閱單2需求部門審批需求部門部門經(jīng)理對借閱人提出的借閱申請進(jìn)行審批。3是否審批需求部門部門經(jīng)理根據(jù)借閱資料的安全級別等信息判斷是否需要項目經(jīng)理審批。4項目經(jīng)理審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理對申請進(jìn)行審批。5借閱項目部綜合辦公室借閱人將申請?zhí)峤唤o項目部綜合辦公室相關(guān)人員，并領(lǐng)取借閱資料。項目檔案信息移交、歸檔子流程1整理分析項目部綜合辦公室在工程完工以后項目經(jīng)理組織項目部綜合辦公室相關(guān)人員，在檔案出版處的協(xié)助下對整個工程的信息進(jìn)行整理分析?？偝邪椖繖n案管理歸檔2是否歸檔項目部綜合辦公室

10、整理出來的信息，由項目部綜合辦公室相關(guān)人員及檔案出版處相關(guān)人員判斷信息是否需要歸檔。3短期保管檔案接收部門不需要歸檔的信息，直接移交檔案出版處進(jìn)行短期保管。4規(guī)范性審查檔案接收部門檔案出版處相關(guān)人員對歸檔的檔案進(jìn)行規(guī)范性審查。5項目經(jīng)理審批項目經(jīng)理室項目經(jīng)理審批。7檔案移交項目部綜合辦公室填寫移交清單，將檔案移交給相關(guān)部門。移交清單8檔案接收檔案接收部門檔案接收部門進(jìn)行檔案接收工作。8歸檔檔案接收部門檔案出版處歸檔。1.5 管理制度項目信息管理辦法：包括總承包項目信息管理規(guī)定、總承包項目信息溝通管理計劃管理辦法、總承包項目外部信息溝通管理辦法、總承包項目內(nèi)部信息溝通管理辦法、總承包項目文件編號

11、管理辦法、總承包項目檔案管理規(guī)定、總承包項目現(xiàn)場檔案管理辦法、總承包項目文件資料管理辦法、總承包項目電子檔案管理辦法、總承包項目項目檔案竣工移交管理辦法。1.6 配套表單1.收文記錄聯(lián)系單收文記錄聯(lián)系單編號：項目名稱發(fā)件方發(fā)件人收件方收件人文件名稱收文說明：錄入人/日期核稿人/日期簽發(fā)人/日期來文登記表序號文號公文標(biāo)題來文單位發(fā)文時間收文時間收文人處理情況12345會議紀(jì)要中國能源建設(shè)集團(tuán)湖南省電力設(shè)計院有限公司R02.02042015 會議紀(jì)要 編號：43005XXC -001會議名稱或主題組織單位會議時間會議地點主持人參加人 會議主要內(nèi)容(結(jié)論或決定)：紀(jì)要整編人紀(jì)要簽發(fā)人簽發(fā)日期*注：會議紀(jì)要需發(fā)往參會單位或其它單位時，可填寫文件和資料發(fā)放記錄表； 對會議結(jié)論或決定的整改執(zhí)行情況的反饋，可附表或附整改報告。發(fā)文記錄聯(lián)系單編號：項目名稱收件方收件人發(fā)件方發(fā)件人文件名稱發(fā)文說明：錄入人/日期核稿人/日期簽發(fā)人/日期項目部工程聯(lián)系單簽發(fā)單位: 編號： 回復(fù) 不回復(fù) 緊急 特急主送單位抄送單位主題： 內(nèi)容： 發(fā)出單位（章）中國能源建設(shè)集團(tuán)湖南省電力勘測設(shè)計院有限公司負(fù)責(zé)人