人事檔案管理制度

1、人力資源相關制度實例某企業(yè)人事檔案管理制度一、 總則第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務于企業(yè)，特制定此制度。 第二條 人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。 第三條 企業(yè)各分公司和分支機構內部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。二、 人事檔案的管理體制 第一條 企業(yè)各分公司和分支機構的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構負責人指定專人進行保管。分公司經(jīng)理和機構負責人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。 第二條 企業(yè)人員調動時，調動人員的檔案由調出部門人力資源部整理好，轉交到調入部門人力資源部保存。 第三條 企業(yè)人員借調時，員工檔案仍有原部門進行保存

2、。但借調部門必須存有借調人員檔案的復印件，檔案的復印件內的材料應與原件保持一致。三、檔案管理的要求 第一條 企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業(yè)分公司的分支機構有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。 第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉為正式員工后，按相關要求存放。 第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內容等，以便查找。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條 檔案的分類 （1）試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內容有：員工個人簡

3、歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉正的相關材料等。 （2）正式員工檔案。主要包括內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，勞動合同及相關協(xié)議，在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。 （3）離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。 第二條 檔案的歸類 人事檔案材料按其名稱、內容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內容涉及多種類別時，按其主要內容歸入相應類別。 第三條 檔案

4、的排列 人事檔案歸類后，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。 第四條 檔案的編號 檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。具體方法如下： （1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。 （2）重名的人員按入職時間的先后順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在后面。五、人事檔案所提供的利用方式（1）查閱。相關利用人到檔案室

5、查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內容。 （2）調閱。相關利用者對人事檔案的調閱必須進行調閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準，調閱期限為7天， 逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時催還。檔案調閱期間不得轉借、調換。需復印的，要到檔案管理部門登記。 （3）出具證明材料。對于需要復制檔案中的相關資料作為證明材料時，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。 （4）其他六、檔案的保存期限與銷毀 （1）人事檔案須永久性的進行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領導的審核后，方可銷毀檔案。 （2）檔案銷毀必須填寫申請單，報人力資源部審核、批準、備檔，人力資源部指定專門人員進行銷毀，負責銷毀的人員須為兩