《會計電算化》教案

1、會計電算化教案課程名稱電算會計課程類型專業(yè)必修課授課時間章節(jié)內(nèi)容第一章概述學時安排使用教材會計電算化主編凌艷平出版社中南大學出版社出版時間2008年1月教學目的及要求本章介紹電算會計的一些基本理論知識。通過學生，要求學生了解會計數(shù)據(jù)處理技術的發(fā)展過程，會計電算化的基本內(nèi)容，電算會計信息系統(tǒng)的基本術語，電算會計信息系統(tǒng)的物理結構和職能結構，電算會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程，電算會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)的比較以及我國電算會計的發(fā)展。教學重點與難點電算會計信息系統(tǒng)的物理結構和職能結構主要教學方法課堂講述，課堂討論教具黑板第一章概述一、會計數(shù)據(jù)處理技術的發(fā)展 會計數(shù)據(jù)處理技術：是指對會計數(shù)據(jù)進行采集、存儲

2、、加工和傳輸?shù)冗^程中所采用的技術方法。 對會計數(shù)據(jù)處理形式，按自動化程度高低分為三種類型：1、 手工處理：主要靠人工對數(shù)據(jù)進行采集、存儲、加工和傳輸?shù)囊环N形式。優(yōu)點：良好的適應性和可靠性缺點：二低一高（低速度、低效率、高差錯率）2、 機械處理：用機械進行會計數(shù)據(jù)處理（穿孔卡片系統(tǒng)）意義：重大改革，打破了手工處理長期壟斷的局面缺點：體系笨重、龐大、成本過高、操作困難、穩(wěn)定性較差3、 計算機處理：用電子計算機進行會計數(shù)據(jù)處理（會計電算化） 會計電算化（系統(tǒng)）：Electronic Data Processing （EDP） 該系統(tǒng)集會計原理、現(xiàn)代管理、電腦為一體，是用計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，為管

3、理決策提供財會信息的計算機應用系統(tǒng)?！皶嬰娝慊泵Q的由來 1946年世界上出現(xiàn)第一臺計算機，50年代開始用于會計，第一次將計算機應用于會計領域的是1954年10月，美國通用電器公司，首次使用計算機計算職工的工資，而我國的會計電算化是從1973年長春第一汽車制造廠的工資系統(tǒng)開始起步的。1981年，財政部中國會計學會在長春“一汽”召開了財務、會計、成本應用的計算機專題討論會，正式把“電子計算機在會計中的應用”簡稱為“會計電算化”。特點：A：集中化、自動化程度大大提高 B：提高了會計信息的準確性和及時性 C：擴展了會計數(shù)據(jù)領域 D：減輕了工作人員的負擔二、會計電算化的基本內(nèi)容（一）從會計電算化的

4、發(fā)展過程看會計電算化主要分為兩個階段，即：1、 會計核算電算化（內(nèi)容包括：運用會計核算軟件設置會計科目、填制會計憑證、登記會計帳簿、進行成本計算、編制會計報表等以實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電算化）2、 會計管理電算化（內(nèi)容包括：利用會計核算提供的數(shù)據(jù)和其他經(jīng)濟數(shù)據(jù)，借助計算機會計管理軟件，幫助會計人員合理地籌措資金、運用資金、控制成本費用開支、編制財務計劃、輔助管理者進行投資、籌資、生產(chǎn)、銷售、決策分析等）。（二）從會計電算化工作的角度看會計電算化工作的基本內(nèi)容包括：會計電算化工作的組織和規(guī)劃、會計電算化信息系統(tǒng)的建立、會計電算化管理制度的建立、會計人員的培訓、會計電算化信息系統(tǒng)的管理、計算機審計等。三

5、、電算會計信息系統(tǒng)的幾個基本術語1、 系統(tǒng)（System）：是指由一系列彼此相關、相互聯(lián)系的若干部分為實現(xiàn)某種特定的目的而建立起來的一個整體。如：企業(yè)是由研究、生產(chǎn)、銷售、管理等部門組成的為實現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售的系統(tǒng)。企 業(yè) 生產(chǎn)管理 財務會計 產(chǎn)品銷售 工藝技術 勞動人事 （子系統(tǒng)） 會計核算 財務管理系統(tǒng)特征： 獨立性：各系統(tǒng)相對獨立整體性：子系統(tǒng)相互依存聯(lián)系成一整體目標性：系統(tǒng)活動有目標層次性：系統(tǒng)可分2、 數(shù)據(jù)（Data）：是用來記錄客觀事物的性質(zhì)、形態(tài)、結構和特征的符號。符號包括：數(shù)字、文字、圖形符號、圖像、動畫等各種類型數(shù)據(jù)如：電話號碼、郵政編碼、紅色3、 信息（Informatio

6、n）：經(jīng)過加工處理后有用的數(shù)據(jù)如：班級成績 成績名次表 （數(shù)據(jù)） （信息）某人 體重 50公斤客觀實體 屬性 數(shù)值 （信息組成三要素） 會計系統(tǒng)中有三類信息： 財務信息：反映過去發(fā)生的一切（如帳簿、資產(chǎn)負債表） 定向信息：管理所需特定信息（如實際與預算比較的分析報告） 決策信息：對未來具有預測性的信息（如進行會計預算中的年度計劃） 4、電算會計信息系統(tǒng)：利用計算機作為主要的數(shù)據(jù)處理工具的會計信息系統(tǒng)形成了電算會計信息系統(tǒng)（Computer Based Accounting Information System CBAIS）CBAIS：電算會計核算系統(tǒng) 電算會計管理系統(tǒng) 電算會計決策支持系統(tǒng)四、

7、電算會計信息系統(tǒng)的構成（物理結構）1、人員：指從事系統(tǒng)的研制、開發(fā)、使用和維護的人員，包括系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)分析設計員、系統(tǒng)程序員、操作員、維護員等。2、計算機硬件：各種電子機械設備。如：鍵盤、主機、磁帶機、磁盤機、打印機、顯示器、光電自動掃描輸入裝置、條形碼掃描裝置等。3、計算機軟件：（1）系統(tǒng)軟件：包括（中文、網(wǎng)絡）操作系統(tǒng)、計算機語言系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) （2）會計軟件：專門用于會計數(shù)據(jù)處理的應用軟件。如：會計軟件包、報表處理軟件。（最重要的） 會計軟件的分類： 單用戶會計軟件A按硬件結構劃分 多用戶（網(wǎng)絡）會計軟件 通用會計軟件 全通用會計軟件B按適用范圍劃分 行業(yè)通用會計軟件 專用會計軟件

8、 核算型會計軟件C按提供信息的層次劃分 管理型會計軟件 決策支持型會計軟件商品化會計軟件A特點：見效快 成本低 安全可靠 維護有保障B如何選擇商品化會計軟件：系統(tǒng)環(huán)境 功能規(guī)范 功能要求 技術指標 售后服務 軟件價格4、會計規(guī)范：為保證系統(tǒng)正常運轉而作各種規(guī)定。如：電算會計操作使用說明書、機房制度、會計內(nèi)部控制制度等。五、電算會計信息系統(tǒng)子系統(tǒng)的劃分（職能結構） 目前職能結構的劃分尚無統(tǒng)一模式，職能子系統(tǒng)受企業(yè)組織、規(guī)模、生產(chǎn)特點和管理要求的影響因此企業(yè)在實踐中，都根據(jù)自己的特點和要求劃分職能子系統(tǒng)。P32工業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動的特點是包括供、產(chǎn)、銷3個環(huán)節(jié)，因此，工業(yè)企業(yè)的會計信息子系統(tǒng)的劃分，必

9、須能夠反映工業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動的特點。對手工業(yè)企業(yè)來說，電算化會計信息系統(tǒng)一般劃分為賬務處理、工資核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、往來核算、銷售核算、成本核算、報表、財務分析與領導查詢等子系統(tǒng)。商業(yè)企業(yè)經(jīng)營活動的特點是包括進、銷、存3個環(huán)節(jié)。因此，對于商業(yè)企業(yè)來說，電算化會計信息系統(tǒng)一般劃分為賬務處理、工資核算、固定資產(chǎn)核算、采購核算、庫存核算、銷售核算、報表、財務分析與領導查詢等子系統(tǒng)。下面以工業(yè)企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)為例具體說明各子系統(tǒng)的功能。（一）賬務處理子系統(tǒng)賬務處理子系統(tǒng)是電算化會計信息系統(tǒng)中的一個主要子系統(tǒng)（或軟件），它以憑證為原始數(shù)據(jù)，通過憑證輸入和處理，完成記賬和結賬；銀行對賬;賬薄

10、查詢及打印輸出，以及系統(tǒng)服務和數(shù)據(jù)管理等工作。（二）工資核算子系統(tǒng)工資核算子系統(tǒng)是以職工個人的原始工資數(shù)據(jù)為基礎，完成職工工資的計算；工資費用的匯總和分配:計算個人所得稅；查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表:自動編制工資費用分配轉賬憑證，傳遞結賬務處理子系統(tǒng)等。（三）固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)固定資定核算子系統(tǒng)主要是存儲和管理固定資產(chǎn)卡片，靈活地進行增加、刪除、修改、查詢、打印、統(tǒng)計與匯總:進行固定資產(chǎn)的變動核算，輸入固定資產(chǎn)增減變動或項目內(nèi)容的變化原始憑證后，自動登記固定資產(chǎn)明細賬，更新固定資產(chǎn)卡片:完成計提折舊和分配，產(chǎn)生“折舊提取及分配明細表”、“固定資產(chǎn)綜合指標統(tǒng)計表”等，費用分配轉賬憑證可自動轉入賬

11、務處理子系統(tǒng);可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種賬表。（四）材料核算子系統(tǒng)材料核算子系統(tǒng)主要根據(jù)有關憑證，進行材料采購的核算:按計劃或?qū)嶋H計價兩種方式中的任意一種，完成庫存材料收、發(fā)、結存的核算:自動編制材料費用分配轉賬憑證，自動計算成本差異，編制的轉賬憑證自動傳給賬務處理子系統(tǒng);可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種賬表。通常工業(yè)企業(yè)才需要這種軟件，商業(yè)和行政事業(yè)單位不需要這種軟件。（五）往來賬款核算子系統(tǒng)往來賬款核算子系統(tǒng)主要根據(jù)往來業(yè)務(應收、應付業(yè)務)的有關憑證，完成應收賬款、應付賬款等往來業(yè)務的登記、核銷等工作;動態(tài)反映各往來客戶信息；進行賬齡分析和壞賬估計；生成應收、應付賬款明細賬、賬齡分析表等，

12、自動編制有關憑證并傳遞到賬務處理子系統(tǒng)。有的會計軟件將應收賬款核算、應付賬款核算分別作為兩個相對獨立的子系統(tǒng)。 （六）產(chǎn)品銷售核算子系統(tǒng)（或商品進銷存子系統(tǒng)）產(chǎn)品銷售核算子系統(tǒng)是根據(jù)有關銷售憑證及銷售費用等數(shù)據(jù)完成產(chǎn)成品收、發(fā)、存核算；銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算;合同輔助管理:生成產(chǎn)成品收、發(fā)、存匯總表等表格；生成產(chǎn)品銷售明細賬等賬簿:可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種賬表。（七）成本核算子系統(tǒng) 成本核算子系統(tǒng)是根據(jù)會計核算和管理的要求，計算全部生產(chǎn)費用支出和產(chǎn)品的總成與單位成本，打印輸出規(guī)定的成本表，并為成本分析、成本控制、核算銷售利潤提供必成本數(shù)據(jù)資料。目前，商品化成本核算子系

13、統(tǒng)不多，通用性比較差。因此，有些企業(yè)利用報表處理子統(tǒng)進行成本核算。 （八）報表處理子系統(tǒng)報表處理子系統(tǒng)主要根據(jù)會計核算數(shù)據(jù)（如賬務處理子系統(tǒng)產(chǎn)生的總賬及明細賬等據(jù)），完成各種會計報表的編制與匯總報表；生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表；根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。（九）財務分析與領導查詢子系統(tǒng)財務分析子系統(tǒng)是能夠利用會計核算數(shù)據(jù)，進行會計管理和分析的子系統(tǒng)。一般來說，可以完成比率分析（如資產(chǎn)、負債比率分析等）、結構分析（如資產(chǎn)負債結構分析、損益結句分析、各項收入和各項費用結構分析等）、對比分析（如本年與上年同期對比分析、實際投與計劃數(shù)對比分析等）和趨勢分析（如任意會計科目各期變動情況等）領

14、導查詢子系統(tǒng)是企業(yè)管理人員科學、實用、有效地進行企業(yè)管理和決策的一個重要幫手。它可以從各子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)進一步加工、整理、分析和研究，按照領導的要求提取有用信息（如資金快報、現(xiàn)金流量表、費用分析表、計劃執(zhí)行情況報告、部門收支分析表等)，并以最直觀的表格和圖形顯示。如果在網(wǎng)絡電算化會計信息系統(tǒng)中，領導還可以通過自己辦公室的計算機及時、全面了解企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果。六、電算會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程：數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)輸出數(shù)據(jù)存儲。1數(shù)據(jù)輸入方式：直接輸入；間接輸入；自動輸入。數(shù)據(jù)審核方式：靜態(tài)審核；屏幕審核；二次錄入校驗。2數(shù)據(jù)處理方式：成批處理；實時處理。3數(shù)據(jù)輸出方式：顯示輸出

15、；打印輸出；軟盤輸出。4數(shù)據(jù)存儲方式：以數(shù)據(jù)庫形式保存在磁介質(zhì)中。一個文件由若干條記錄組成，一個記錄由若干個字段組成。這里所說的數(shù)據(jù)處理是指采用各種處理方式（人工、機械、計算機），按照會計制度規(guī)定和會計核算程序，將會計數(shù)據(jù)加工成會計信息的過程。會計數(shù)據(jù)處理的一般流程包括會計數(shù)據(jù)收集、會計數(shù)據(jù)存儲、會計數(shù)據(jù)處理和會計信息報告或輸出。如圖2-3所示。會計數(shù)據(jù)處理會計信息報告輸出 會計數(shù)據(jù)收集或錄入會計數(shù)據(jù)存儲圖2-3 會計數(shù)據(jù)處理一般流程 （一）手工會計數(shù)據(jù)處理流程1、教據(jù)收集財會人員收集各種原始憑證，根據(jù)會計制度和原始憑證，填制和審核記張憑證，這樣就將反映經(jīng)濟業(yè)務的會計數(shù)據(jù)保

16、存在記賬憑證上。通常企業(yè)將記賬憑證分為以下幾類：收款憑證、付欺憑證、轉賬憑證三類。現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉賬五類。不分類，只設一種通用的記賬憑證。2、會計數(shù)據(jù)處理出納根據(jù)收款憑證和付款憑證，登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬:根據(jù)企業(yè)業(yè)務量的大小，分別由多個會計登記往來明細賬、費用明細賬、存貨明細賬等各種明細賬簿；總賬會計負責登記總賬、編制會計報表等。由于登記賬簿的工作是由多個財會人員完成的，不可避免地出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，所以要進行總賬和明細賬的核對、總賬和日記賬核對。在上述會計數(shù)據(jù)處理過程中，憑證和賬簿的傳遞、排序、匯總、計算、核對、查詢、更新等數(shù)據(jù)處理工作都是由人工分別進行的。3、會計信息

17、報告會計期末，財會人員從賬簿中或其他資料中摘取數(shù)據(jù)（如現(xiàn)金、銀行存款期末數(shù)、計劃數(shù)等），并對其進行加工，以信息使用者需要的格式編制成各種報表，并將報表發(fā)送給企業(yè)管理者、投資人、債權人、稅務部門、財政主管部門等。由于編制報表需要人工從會計賬簿或其他報表中提取數(shù)據(jù)，然后進行填制、計算小計、合計、審核等后，才算編制完一張發(fā)送的報表。如果發(fā)現(xiàn)報表不平或一個數(shù)據(jù)出錯，又需要重復上述過程。4、會計數(shù)據(jù)存儲在手工會計信息系統(tǒng)中，無論是記賬憑證、賬薄，還是會計報表都是以紙張的形式存放的。手工會計數(shù)據(jù)處理流程如圖2-4所示。可以看出，在手工會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的收集、加工處理、會計報表的編制等都是人工完成的

18、，會計數(shù)據(jù)存儲在紙張上，其缺點為:數(shù)據(jù)處理工作量大、差錯多、效率低。（二）電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的收集、加工處理、會計報表的編制，以及會計數(shù)據(jù)的存儲都發(fā)生了重大的變化。如圖2-5所示。1、數(shù)據(jù)輸入（1）在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)輸入的方式有多種:直接輸入方式。是指財會人員根據(jù)原始憑證或記賬憑證（如銷售發(fā)票、出差單據(jù)符），通過鍵盤、屏幕將數(shù)據(jù)直接送入計算機存入憑證文件的一種方式。采用這種方式輸入的憑證稱為人工憑證，很類似與手工填制憑證。由于人工憑證是從屏幕輸入，所以電算化會計信息系統(tǒng)提供一個直觀、方便、準確性高的輸入模塊。該模塊有利于提高憑證的輸入速

19、度，減少數(shù)據(jù)輸入錯誤，同時提供憑證輸入過程中的編輯和數(shù)據(jù)檢測功能。利用邏輯判斷、平衡法則、檢驗法等檢測手段對輸入的記賬憑證進行正確性、合法性、有效性檢查，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并進行編輯修改，以保證產(chǎn)生正確的人工憑證。 間接輸入方式。亦稱脫機輸入方式。財會人員首先將會計數(shù)據(jù)錄制在磁介質(zhì)上，然后再將其轉換成計算機所能接受的憑證，并保存在憑證文件中。如連鎖店A，營業(yè)員通過掃描裝置（Optical Scanner）將當日的銷售數(shù)據(jù)錄制到磁盤或當?shù)氐挠嬎銠C中，一天的營業(yè)結束后，連鎖店A將裝有會計數(shù)據(jù)的硬盤送到總店，或通過調(diào)制解調(diào)器（Model）、遠程網(wǎng)將會計數(shù)據(jù)仍傳送到總店，總店根據(jù)這些數(shù)據(jù)生成憑證，并保存在憑

20、證文件中登記日記賬現(xiàn)金日記帳銀行存款日記帳原始憑證各種內(nèi)部報表收款付款轉賬編制報表登記總賬記賬憑證填制和審核憑證各種外部報表 核對  總賬zhang  登記各種明細賬 核對明細賬   圖24 手工會計數(shù)據(jù)處理流程  自動輸入方式。是指計算機自動編制憑證并保存在憑證文件中。這種方式生成的憑證稱為機制憑證。由于機制憑證是計算機自動生成的，它不需要人工干涉，所以，這種方式產(chǎn)生的憑證及時，準確，效率高。（2）當憑證輸入并保存在磁性介質(zhì)上后，財會人員仍然需要進行審核。在電算化會計信息中，對會計數(shù)據(jù)審核的方式有3種:

21、靜態(tài)審核。即人工審核。將計算機中的憑證打印出來，然后由人工將其與手工憑證一一核對。屏幕審核。是指電算化會計信息系統(tǒng)中提供審核模塊，它將需要審核的憑證一一 顯示屏幕上，財會人員對屏幕上顯示的憑證進行人工審核。二次錄入校驗。是指重復輸入校驗。對同一張憑證上的數(shù)據(jù)，分別由兩個操作人員單獨輸入，然后由計算機程序自動進行兩次錄入數(shù)據(jù)的核對，如果不完全相等，則顯示出錯信息。這種校驗方法對憑證數(shù)據(jù)輸入的完整性和準確性可提供較高的保證程度，但由于相同數(shù)據(jù)的重復輸入，必然效率降低。在實際工作中，可以采用此方法對少量收款、付款憑證進行審核。匯總憑證 審核各種賬簿報表屏幕原始憑證 屏幕輸出

22、60;填制錄用歷史憑證文件記賬憑證憑證文件    打印機登記總賬打印憑證打印輸出各種賬簿報表自動生成機制憑證其他數(shù)據(jù)文件各種帳簿報表   打印機軟盤輸出    圖2-5電算化會計數(shù)據(jù)處理流程 2、會計數(shù)據(jù)處理在電算化會計信息系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)處理工作都是由計算機自動完成的。目前最常見的會計數(shù)據(jù)處理方式有: （1）成批處理。是指定期收集會計數(shù)據(jù)，按組或按批進行處理的方式。例如，輸入并審核150張憑證后，要求計算機對這50張憑證進行記賬，或者輸入并審核了一天或一周的憑證后，要求計算

23、機對一天或一周的憑證進行記賬，計算機就會自動、準確、高速地將這些數(shù)據(jù)分登記在總賬、明細賬、日記賬等“電子賬薄”中。由于登記賬簿的工作是由計算機自動完的，不會出現(xiàn)人工記賬時的錯誤，所以不需要進行總賬和明細賬的核對、總賬和日記成的核對。成批處理是會計信息系統(tǒng)中使用最廣泛的一種處理方式。當財會人員發(fā)出成批處理的命令后，計算機便進行成批處理。在處理過程中，人和計算機不發(fā)生任何交互作用，財會人一般不需要介入，計算機便自動、高速地完成工作。（2）及時處理。是指當產(chǎn)生一數(shù)據(jù)或財會人員有一次處理要求時，計算機就立即進行處理的方式。例如，材料核算采用先進先出法，當收到或發(fā)出一筆材料時，便要求計算機立即進行數(shù)據(jù)處

24、理，更改材料結存文件。及時處理方式要求計算機必須隨時接受處理的要求，及時進行處理。因此，對系統(tǒng)的響應時間、可靠性、安全性等要求都比較高。 3、會計信息輸出會計數(shù)據(jù)都保存在磁介質(zhì)的文件中，為了使信息的使用者能夠看到各種信息（如憑證、賬簿、各種報表等），就需要從磁介質(zhì)文件中提取信息并輸出。提取會計數(shù)據(jù)并按財會人員需要的形式輸出的過程稱為會計信息輸出。目前，會計信息輸出最常見的方式有如下幾種：（1）顯示輸出。是指用字符或圖形的形式，將磁介質(zhì)文件中的會計數(shù)據(jù)，按照財會人員的要求輸出到顯示器上。例如，財會人員告訴計算機，需要輸出1月份的應收賬款明細賬，計算機就對磁性介質(zhì)文件中的會計數(shù)據(jù)進行加工，以財會人

25、員要求的明細賬形式顯示在屏幕上。顯示輸出方式的特點是信息的使用者可以迅速、準確地得到所需的信息，但所得到的信息不能長期保存。所以，這種方式一般用于隨機查詢信息。（2）打印輸出。是指用字符或圖形的形式，將磁介質(zhì)文件中的會計數(shù)據(jù)，按照財會人員的要求輸出到打印機，并將會計信息打印在紙張上。例如，財會人員告訴計算機，需要將12月份的應收賬款明細賬以紙張的形式輸出，計算機就對磁性介質(zhì)文件中的會計數(shù)據(jù)進行加工，以財會人員要求的明細賬形式送到打印機上，并打印在紙張上，形成可長期保存和閱讀的賬簿。打印輸出方便的特點使信息的便用者可以方便、準確地得到永久性硬拷貝資料，并可以長期保存。（3）軟盤輸出方式。是指將產(chǎn)

26、生的有關結果信息輸出到軟盤磁介質(zhì)中的一種方式。如將所有會計數(shù)據(jù)保存在軟盤上作為備份資料，當硬盤中的會計數(shù)據(jù)被破壞時，可以用此備份資料進行恢復:如將會計憑證保存在軟盤上，以便下次記賬用;再如將報表數(shù)據(jù)保存在軟盤上，為主管部門進行報表匯總提供資料等。4、會計數(shù)據(jù)存儲在電算化會計信息系統(tǒng)中，無論是記賬憑證、賬簿，還是會計報表都是以數(shù)據(jù)庫文件形式保存在磁介質(zhì)中。一個文件由若干條記錄組成，一個記錄由若干個字段組成。 數(shù)據(jù)庫：由若干個有關聯(lián)的數(shù)據(jù)庫文件組成 一個文件：由若干條記錄組成，它包括一個實體集合的所有記錄 一條記錄：由若干個字段組成，它包括一個特定實體的所有數(shù)據(jù)

27、60;一個字段：表示實體特定屬性，對于一個實體的每一個屬性都要用字段來描述 下面讓我們看看一個實際的數(shù)據(jù)庫文件。往來客戶文件如下：5個字段（屬性） 客戶代碼 客戶名稱 電話 信用限額 余額02022456 北京ABC公司 67008921 300 00 280 00002110223 上海CCD公司 67896321 450 00 300 00001023134 北京GGG公司 67857643 540 00 500 00002132453 上海HHH公司 56784566 600 00 550 000 在上述往來客戶文件中，有4個實體，北京ABC公司、上?？譊公

28、司、北京GGG公司、上海HHH公司，用4條記錄表示（每一行代表一條記錄）。用5個屬性來描述每個實體，客戶代碼、客戶名稱、電話、信用限額、余額。因此，在該數(shù)據(jù)庫文件中有5個字段（每一列代表一個字段），每個字段有若干類型相同的值，分別表示不同客戶的某個屬性。例如，字段“客戶代碼”中的值“01012465”是北京ABC公司的代碼，“02132453”是上海HHH公司的代碼。會計信息系統(tǒng)中存在著多個文件，如憑證文件（存放企業(yè)各種憑證的數(shù)據(jù)庫文件）、匯總文件（存放所有科目期初余額、本期借方發(fā)生額、本期貸方發(fā)生額等的數(shù)據(jù)庫文件）、科目文件（存放所有科目的代碼、名稱、類型、性質(zhì)等的數(shù)據(jù)庫文件）等。若干個相互

29、關聯(lián)的數(shù)據(jù)庫文件組成會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。七、電算會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)的比較（一）共同點1、系統(tǒng)目標一致（加強系統(tǒng)管理、提供會計信息、參與經(jīng)營決策、提高經(jīng)濟效益）2、遵守會計法規(guī)和財政制度3、保存會計檔案（人機系統(tǒng)形成的會計檔案備份的消失和復制很容易，這就要求加強對系統(tǒng)的信息資料的管理。）4、 編制會計報表5、 遵循基本的會計理論和會計方法6、 信息系統(tǒng)的基本功能相同（任何一種信息系統(tǒng)都有五方面的基本功能） 信息的采集與記錄 信息的存貯 信息的加工處理 信息的傳輸 信息的輸出（二）區(qū)別1、運算工具不同 手工：算盤、計算器 電算：電子計算機2、信息載體不同 手工：紙張 電算：磁性材料（如磁帶、磁

30、盤、光盤）3、薄記規(guī)則不同 帳簿設置形式、更正錯帳方法等不同。4、帳務處理程序不同 手工：多種 電算：趨于簡化、無登帳、核對環(huán)節(jié)，理想化的全自動處理程序5、會計工作組織體制不同手工劃分：材料組、工資組、資金組、成本組、固定資產(chǎn)組、綜合財務組電算劃分：數(shù)據(jù)收集組、憑證編碼組、數(shù)據(jù)處理組、系統(tǒng)維護組八、我國會計電算化的發(fā)展（一）會計軟件產(chǎn)業(yè)與會計電算化的管理自1988年我國出現(xiàn)第一批專用軟件公司以來，商品化軟件發(fā)展非常迅速。到1997年，經(jīng)財政部、各級財政部門評審的會計軟件達到100多個，商品化會計軟件年產(chǎn)值近10億元，初步形成了商品化會計軟件市場。我國會計軟件一般包括賬務處理模塊、工資核算模塊、

31、固定資產(chǎn)核算模塊、材料核算模塊、銷售核算模塊、成本核算模塊、應收應付核算模塊、報表模塊等。隨著我國商品化會計軟件市場的發(fā)展，財政部于1989年12月制定了第一個全國性會計電算化管理的規(guī)章會計核算軟件管理的幾項規(guī)定。在此之后，又先后制定并頒發(fā)了一系列文件：1994年6月，制定并頒發(fā)了會計電算化管理辦法；1994年6月，制定并頒發(fā)了會計核算軟件基本功能規(guī)范；1996年，又制定了會計電算化工作規(guī)范等系列文件使我國會計電算化工作在制度管理、會計核算軟件管理、替代手工記賬管理等方面步入正軌，推動了會計電算化事業(yè)的健康發(fā)展。（二）我國會計電算化的發(fā)展趨勢從近幾年我國會計電算化的發(fā)展情況和國外會計電算化的情

32、況來看，我國的會計電算化有如下發(fā)展趨勢：1、會計電算化普及程度將有很大提高。近幾年，我國會計電算化普及程度將有很大提高我國會計軟件水平提高很快，一些專業(yè)軟件公司的軟件產(chǎn)品很受歡迎，為基層單位開展會計電算化工作準備了很好的前提條件。但是，會計軟件的應用水平及普及程度卻受到會計人員水平的影響，尚未達到理想的狀態(tài)。然而，在各級政府的支持下，在學校、企業(yè)和社會我國在今后幾年將掀起會計電算化知識培訓的熱潮，并為全面普及會計電算化奠定人才基礎，推動會計電算化的普及。2、會計電算化管理將更加規(guī)范?；ㄇ皫啄陮嵺`摸索的基礎上，通過完善會計電算化管理，運用新的管理手段，迸一步組織實施已有的管理辦法。同時，制定符合

33、我國會計電算化特點的計算機審計準則，研究會計電算化條件下的會計制度，便會計電算化管理工作更加規(guī)范化。3、商品化會計軟件更加實用。自80年代末以來，我國會計軟件得到了高速發(fā)展，一大批經(jīng)過財政部門評審的商品化會計核算軟件投放市場，為企業(yè)實現(xiàn)會計電算化提供了豐富的軟件。然而，我國目前大部分會計軟件都是核算理會計軟件，其主要特征表現(xiàn)為：軟件通用和簡易，即軟件通用化程度高，易學易用，實施期短；軟件品種單一，即大部分軟件為微機上的會計軟件，一套系統(tǒng)幾乎在不同類型和規(guī)模的用戶中使用；功能不夠完善，即大部分會計軟件基本模仿手工會計處理過程，較少考慮會計的管理功能。在今后幾年中將會逐步得到解決或提高，商品化會計

34、軟件也會更加實用。（?。嬡浖驈V度和深度發(fā)展。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，會計核算工作越來越細，這就要求商品化會計軟件從軟件功能、系統(tǒng)結構、適用范圍等方面向深度和廣度發(fā)展。（2）會計軟件的功能體系向管理型發(fā)展。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的財務活動也發(fā)生了重大的變化，企業(yè)的會計職能也從單一的核算型模式發(fā)展成為既有核算又有管理的綜合型模式。要使企業(yè)在市場上充滿活力，要使企業(yè)在市場上具有競爭力，就必須加強財務管理。目前，我國商品化會計核算軟件發(fā)展比較成熟，一方面可以在現(xiàn)有的會計核算軟件基礎上，增加必要的管理功能，便其滿足會計核算和會計管理的需要:另一方面，可以運用先進的技術開發(fā)以管理工具和

35、管理模型相結合的管理型財會軟件，財務管理人員可以通過便用管理型財會軟件，方便快捷地獲取會計核算信息和管理所需的其他信息，運用財務管理模型和管理工具或應用管理工具建立管理模型進行管理、分析、預測和決策工作。（3）會計軟件向多元化發(fā)展。目前，我國財會軟件大多為微機上的核算軟件，會計核算軟件中比較成熟的功能模塊主要有賬務處理、工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算和報表處理等模塊，主要適用于中小型工業(yè)企業(yè)和事業(yè)單位的基本會計核算工作。為了適應不同規(guī)模用戶、不同行業(yè)會計核算和管理的需要，我國會計軟件將向多元化發(fā)展，即會計軟件多層次和多類型。會計軟件多層次，即會計軟件的研制和生產(chǎn)單位應該根據(jù)其自身的特點和能力

36、，開發(fā)出適合中小型企業(yè)、大型企業(yè)以及跨國集團公司等不同規(guī)模企業(yè)的會計核算和會計管理軟件:會計軟件多類型，即會計軟件的研制和生產(chǎn)應該根據(jù)不同行業(yè)的特點，開發(fā)出適合制造業(yè)、商業(yè)、服務業(yè)、行政事業(yè)等不同會計核算和會計管理的軟件。4、會計軟件的標準更加成熟。經(jīng)過多年實踐的摸索，人們對會計電算化的規(guī)律有了更深入的了解，有利于形成更加科學、細致的標準。隨著會計電算化的不斷深入，人們越來越重視會計電算化的管理工作，會計制度將進一步完善，計算機審計準則不久將制定，這一切都將促進會計軟件的標準走向成熟?？偟哪繕耸?，到2000年，力爭達到有40%60%的大中型企業(yè)事業(yè)單位和縣級以上國家機關在賬務處理、應收應付款核

37、算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總等基本會計核算業(yè)務方面實現(xiàn)會計電算化；其他單位的會計電算化開展面應達到10%30%。到2010年，力爭80%以上的基層單位基本實現(xiàn)會計電算化,從根本上扭轉基層單位會計信息處理手段落后的狀況。（財政部文件：(94)財會字第15號，1994年5月4日。）第一章概述思考題1如何看待會計電算化的演變及發(fā)展趨勢?2會計電算化包括哪些基本內(nèi)容?3會計電算化信息系統(tǒng)由哪幾部分組成？4會計電算化的作用包括哪些內(nèi)容?5你打算如何學習會計電算化課程? 課程名稱電算會計課程類型專業(yè)必修課授課時間章節(jié)內(nèi)容第二章會計電算化系統(tǒng)設計概要學時安排使

38、用教材會計電算化主編凌艷平出版社中南大學出版社出版時間2008年1月教學目的及要求本章介紹電算會計信息系統(tǒng)設計的一些基礎知識。通過學習，要求學生了解電算會計信息系統(tǒng)開發(fā)的方法，重點掌握系統(tǒng)調(diào)查，系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計的方法和步驟。教學重點與難點系統(tǒng)調(diào)查，系統(tǒng)分析，系統(tǒng)設計主要教學方法課堂講述，課堂討論教具黑板第二章會計電算化系統(tǒng)設計概要第一節(jié)會計電算化系統(tǒng)開發(fā)方法一、軟件工程學會計電算化系統(tǒng)的長期開發(fā)實踐證明：應以軟件工程學的基本原理為依據(jù)，把開發(fā)工作納入軟件工程的軌道，才能順利完成開發(fā)，提高開發(fā)工作水平。軟件工程學：專門研究計算機軟件系統(tǒng)開發(fā)的學科，要求在開發(fā)計算機軟件系統(tǒng)時，將其視同一項工程，

39、用工程化的方法來指導軟件系統(tǒng)的開發(fā)。二、軟件開發(fā)常用方法1、原型法（1）內(nèi)容：工程技術中，先生產(chǎn)樣品（稱原型）測試、修改滿意后投入生產(chǎn)（2）分五個階段： 確定描述原型設計初始原型確定系統(tǒng)功能和要求修改完善原型運行維護實用原型（3）優(yōu)缺點：開發(fā)中應用4GL（第四代語言）迅速開發(fā)出原型，開發(fā)中用戶始終參加可消除通信障礙，使設計快速準確，可提高軟件質(zhì)量，減少測試調(diào)試工作量，但用戶不斷提新要求，開發(fā)者難把握，頻繁修改增加了工作難度，影響軟件交接。2、軟件生存周期法（是目前較普遍采用的軟件開發(fā)方法）（1）內(nèi)容：從時間角度對軟件開發(fā)和維護的復雜問題進行分解，把軟件生存周期依次劃分為若干階段，每個階段有相對

40、獨立的任務，然后逐步完成每個階段的任務。 每個階段都進行審查，產(chǎn)生相應的文檔。（2）分為五個階段： 系統(tǒng)調(diào)查 系統(tǒng)分析 系統(tǒng)設計 軟件生存周期法 系統(tǒng)實施 系統(tǒng)運行和維護劃分原則：各階段任務彼此盡可能相對獨立同一階段各項任務性質(zhì)盡可能相同 （3）各階段的基本任務及文檔生存周期主要任務主要文檔系統(tǒng)調(diào)查調(diào)查用戶需求和處理過程，進行可行性分析研究 可行性研究報告 初步軟件開發(fā)計劃系統(tǒng)分析分析用戶需求，建立目標系統(tǒng)邏輯模型系統(tǒng)分析說明書系統(tǒng)設計確定所需硬件設備、模塊設計、代碼設計、數(shù)據(jù)庫設計、輸入輸出設計設計說明書系統(tǒng)實施程序設計、系統(tǒng)測試和調(diào)試、系統(tǒng)試運行、人員培訓 源程序清單 程序設計說明書 測試

41、報告，用戶操作手冊系統(tǒng)運行與維護運行軟件、修改擴充程序、修改文檔 運行日志 軟件問題報告 軟件修改報告第二節(jié)系統(tǒng)調(diào)查一、制定開發(fā)計劃1、計劃的主要內(nèi)容 目標范圍計劃 開發(fā)進度計劃：對開發(fā)過程的各個階段提出時間進度要求 人員培訓計劃：有計劃地對有關人員進行培訓 硬件配置計劃 軟件開發(fā)方式：（自行開發(fā)、合作開發(fā)、委托開發(fā)、購買商品化軟件） 費用計劃在中國，使用會計軟件的單位已達上百萬家，有如用友、先鋒財會電算化公司、金蜘蛛軟件公司、萬能公司、安易公司、吉聯(lián)公司等一批專門從事商品化財務軟件開發(fā)推廣的專業(yè)公司，到1998年，全國從事商品化財務軟件開發(fā)與推廣的專業(yè)公司為360家，通過商品化評審的會計軟件

42、有二百多個。2、可行性分析 作出計劃初步調(diào)查形成可行性分析報告 人員素質(zhì)可行性：可行性分析的重點可行性分析 技術可行性：硬件、軟件 經(jīng)濟可行性：費用支出與收益回報比例，兩者是否配比3、系統(tǒng)調(diào)查：開發(fā)人員要對手工會計系統(tǒng)進行初步調(diào)查，了解現(xiàn)行系統(tǒng)的組織分工、業(yè)務流程、資源及薄弱環(huán)節(jié)。重點進行會計數(shù)據(jù)處理模型的調(diào)查 分三步：數(shù)據(jù)流程 帳務處理子系統(tǒng)：整個系統(tǒng)的存在形態(tài)，主要工作：記錄、分類先將會計信息系統(tǒng)劃分為各個子系統(tǒng) 核算子系統(tǒng)：是整個系統(tǒng)的核心，主要工作：運算 管理子系統(tǒng)：是代表整個系統(tǒng)向決策機構提供參謀的渠道，主要工作：分析、決策帳務處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖：數(shù)據(jù)內(nèi)容 編制數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典（數(shù)

43、據(jù)詞典）：采用規(guī)定的格式，能反映每個數(shù)據(jù)全部內(nèi)容的文檔。相關數(shù)據(jù)：帳務處理子系統(tǒng)與周邊子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的相關情況 各子系統(tǒng)間可相互利用的相關數(shù)據(jù)，通過調(diào)查，也要編寫相應的數(shù)據(jù)字典。建立會計信息系統(tǒng)的邏輯模型標志著系統(tǒng)調(diào)查的結束，一個健全的邏輯模型應當使系統(tǒng)分析人員掌握現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)全部細節(jié)。會計信息系統(tǒng)邏輯模型見書P23第三節(jié)系統(tǒng)分析系統(tǒng)分析階段又稱“邏輯設計階段”即解決系統(tǒng)“做什么”一、系統(tǒng)分析方法SA方法（屬軟件工程學中方法）1、SA方法：結構化分析方法（Structured Analysis） 是面向數(shù)據(jù)流進行系統(tǒng)分析的方法，它采用“自頂向下，逐層分解”的思想來描述系統(tǒng)。2、SA方法采用的工

44、具數(shù)據(jù)流圖描述數(shù)據(jù)處理過程數(shù)據(jù)詞典描述數(shù)據(jù)流圖中出現(xiàn)的所有數(shù)據(jù)元素數(shù)據(jù)流圖（Data Flow Diagram 簡稱DFD）：以圖形的方式刻畫數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的工作情況。四個基本元素： 數(shù)據(jù)流：沿箭頭指向傳送數(shù)據(jù)的通道（數(shù)據(jù)流動方向） 加工（或用 表示）：對數(shù)據(jù)流的處理過程 數(shù)據(jù)存儲（也稱文件）：保留數(shù)據(jù)的作用 數(shù)據(jù)源點或數(shù)據(jù)終點：數(shù)據(jù)始發(fā)點或終止點對于復雜問題，應采用“自頂向下，逐層分解”的方法，對數(shù)據(jù)流圖進行分解。即：大系統(tǒng)分解為若干子系統(tǒng)，在大系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖下書寫各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖，以分層的數(shù)據(jù)流圖反映大系統(tǒng)與子系統(tǒng)間的結構關系。數(shù)據(jù)詞典（Data Dictionary 簡稱DD）：是對數(shù)據(jù)流

45、圖中出現(xiàn)的所有元素給出定義。二、系統(tǒng)分析步驟1、手工會計系統(tǒng)的調(diào)查分析 手工會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)量的調(diào)查分析 手工會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理模型的調(diào)查分析 建立手工會計系統(tǒng)的邏輯模型（數(shù)據(jù)流圖+數(shù)據(jù)詞典）2、電算化會計信息系統(tǒng)邏輯模型的建立 建立電算化會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖 確定電算化會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)詞典3、編寫系統(tǒng)分析說明書又稱邏輯設計說明書或系統(tǒng)分析報告，它是系統(tǒng)分析階段的最終成果，是開發(fā)人員和用戶共同理解新系統(tǒng)的橋梁，也是系統(tǒng)設計的依據(jù)，主要內(nèi)容有： 現(xiàn)行系統(tǒng)情況簡述（主要業(yè)務、組織機構、存在問題、薄弱環(huán)節(jié)） 新系統(tǒng)的目標（目標、任務、業(yè)務范圍，是新系統(tǒng)驗收標準） DFD的進一步說明（新系統(tǒng)在界限、處理功能、數(shù)據(jù)流

46、、數(shù)據(jù)存儲等方面的變化） 與其他子系統(tǒng)的關系（系統(tǒng)接口、信息疏通方面的關系） 其他方面內(nèi)容邏輯設計說明書一旦被批準，將成為新系統(tǒng)開發(fā)中權威性文件，作為系統(tǒng)設計的主要依據(jù)，不得隨意改動。三、系統(tǒng)分析要完成的工作1、 建立新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖規(guī)定新系統(tǒng)的輸入、輸出、處理步驟和全部功能。2、 確定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)組織方案規(guī)定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲策略、數(shù)據(jù)庫內(nèi)容、輸入、輸出格式。3、 決定新系統(tǒng)的運行環(huán)境計算機硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、人員配備。4、 編制用戶需求說明書5、 制定新系統(tǒng)開發(fā)進度計劃及要求第四節(jié)系統(tǒng)設計該階段又稱物理設計階段，即解決系統(tǒng)“怎么做”系統(tǒng)設計內(nèi)容包括 系統(tǒng)配置設計：確定合適的計算機處理方式（單

47、機結構、聯(lián)機結構、網(wǎng)絡結構）確定合適的計算機系統(tǒng)與軟件配置。 數(shù)據(jù)庫設計 代碼設計 輸入輸出設計：數(shù)據(jù)處理流程設計，數(shù)據(jù)輸入/輸出方式 系統(tǒng)模塊設計一、數(shù)據(jù)庫設計數(shù)據(jù)庫是人機系統(tǒng)的重要組成部分和基礎，有人稱“會計信息系統(tǒng)”為“數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)”需考慮以下問題：1、建立哪些數(shù)據(jù)庫文件需建帳務數(shù)據(jù)庫文件（明細庫、往來帳庫） 輔助性數(shù)據(jù)庫文件（科目庫、單位往來通訊錄） 臨時工作文件（臨時憑證庫）2、庫文件的組織形式（順序組織方式、索引組織方式）3、文件存取區(qū)域設計（文件存放在硬盤的什么區(qū)域、什么目錄）4、庫文件結構設計（定義文件名、字段）5、確定庫文件的屬性（保密性、讀書特性、共享性）要設計規(guī)范化的數(shù)

48、據(jù)庫文件名和字段名、類型、寬度以實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理自動化如：明細庫，庫名結構為Z+一級科目編碼+年月份這樣設置數(shù)據(jù)庫名，就將科目代碼與月份這些在會計信息中的關鍵數(shù)據(jù)有機地結合起來，減化了程序設計的工作量，例如：在帳務處理中，首先將會計憑證輸入到憑證庫中，然后計算機將自動由憑證庫登記明細帳，進行科目匯總登總帳。如：自動根據(jù)本月庫生成下月的新庫凡按月設置的數(shù)據(jù)庫，庫名都與日期相關，同類庫中月份相連兩個庫，必存在月末余額與月初余額的結轉問題，在進行月末結轉時，計算機自動根據(jù)庫名結構生成下一個月的新庫，并將上月的月末余額作為下月的月初余額。二、代碼設計1、代碼設計應遵循的原則 標準化原則：按國家有關編碼標準

49、進行編碼設計 唯一性原則：每個代碼都有確定的代碼實體 易識別性原則 擴充性原則2、代碼的分類 順序碼：按數(shù)字的自然順序?qū)椖棵Q連續(xù)編號，如：11、12、13、14分別表示廠部、計財科、銷售科、行政科等。又如：憑證、帳冊中的日期及職工的編號 分組碼：將數(shù)字按大小順序分組，分別表示特定項目名稱。如：工業(yè)企業(yè)一級科目名稱的編碼：資產(chǎn)類科目 100199負債類科目 200299所有者權益類科目300399成本類科目 400499損益類科目 500599科目編碼是計算機登記明細帳、憑證匯總登記總帳的依據(jù)。群碼：將數(shù)字編碼分段××× ×× ×× 405 01 01一級科目 二級科目 三級科目 一級科目 二級科目 三級科目 制造費用 第一生產(chǎn)車間 車間管理人員的工資費用 字母碼：用字母組成的代碼。 如：科目代號用KMDH表示，借方Dr 貸方Cr此外還有混合碼、特征碼、助記碼等三、輸入輸出設計數(shù)據(jù)處理流程設計對原始數(shù)據(jù)輸入到信息輸出之間的處理過程進行設計一般數(shù)據(jù)處理流程圖P34圖2-18計算機對