新奧集團科技檔案管理制度

新奧集團科技檔案管理制度?一、總則1.目的為加強新奧集團科技檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮科技檔案在企業(yè)科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)管理等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于新奧集團總部及所屬各單位在科技活動中形成的具有保存價值的各類科技檔案的管理。3.定義科技檔案是指在科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、工程建設(shè)、生產(chǎn)運行等科技活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、確保安全、便于利用的原則。二、管理職責1.集團檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團檔案管理制度，制定和完善集團科技檔案管理辦法。負責集團科技檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。集中保管集團重要科技檔案，負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。組織開展集團科技檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。2.各單位檔案管理部門職責負責本單位科技檔案工作的組織實施和日常管理。制定本單位科技檔案管理細則，明確崗位職責，確?？萍紮n案工作規(guī)范有序。收集、整理、歸檔本單位在科技活動中形成的各類檔案，定期向集團檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的科技檔案。負責本單位科技檔案的保管、統(tǒng)計、利用等工作，配合集團檔案管理部門開展相關(guān)工作。3.科技項目（課題）負責人職責負責組織本項目（課題）文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。按照檔案管理要求，及時向本單位檔案管理部門移交項目（課題）檔案。對歸檔的項目（課題）檔案進行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。三、科技檔案的形成與收集1.形成要求科技文件材料的形成應(yīng)與科技活動同步進行，確保文件材料真實反映科技活動的全過程?？萍嘉募牧蠎?yīng)字跡清晰、圖表準確、簽署完備，采用耐久性強的書寫材料和載體?？萍嘉募牧蠎?yīng)使用規(guī)范的格式和編號，便于識別和管理。2.收集范圍科研項目檔案：包括項目立項申報文件、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料、專利申請文件等。技術(shù)開發(fā)檔案：如技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、工藝流程、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。工程建設(shè)檔案：涵蓋項目前期文件、工程設(shè)計文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等。生產(chǎn)運行檔案：包括操作規(guī)程、設(shè)備維護記錄、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢測報告、技術(shù)改造文件等。其他科技活動中形成的具有保存價值的文件材料，如學(xué)術(shù)交流材料、技術(shù)引進文件、科技獎勵申報材料等。3.收集渠道各部門和項目負責人應(yīng)及時將本部門或本項目形成的科技文件材料收集齊全，并移交至本單位檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門和項目進行檔案收集情況的檢查，確?？萍嘉募牧喜贿z漏。對于外單位移交的與本單位科技活動相關(guān)的文件材料，應(yīng)及時進行收集和整理。四、科技檔案的整理1.整理原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度項目保管期限分類法。即先按年度分開，再按項目分類，最后按保管期限（永久、長期、短期）排列。項目分類可根據(jù)項目的性質(zhì)、階段、專業(yè)等因素進行進一步細分，確保同一項目的文件材料集中在一起。3.編號規(guī)則科技檔案編號由全宗號、年度號、項目號、案卷號、件號組成。全宗號：由集團檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表集團整體檔案體系。年度號：采用公元紀年，如"20XX"。項目號：按照集團項目管理的編號規(guī)則確定，確保項目編號的唯一性。案卷號：每個項目下按順序編制，用于標識不同的案卷。件號：每本案卷內(nèi)按文件排列順序編制，用于標識單個文件。4.整理步驟裝訂：對破損的文件材料進行修復(fù)，去除金屬物，按一定順序裝訂成冊。編頁號：在文件材料的右上角或右下角編寫頁號，單面書寫的文件材料在右下角編寫，雙面書寫的文件材料正面在右上角、背面在右下角編寫。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度號、項目號、案卷號等信息。五、科技檔案的鑒定1.鑒定組織成立由檔案管理部門、科技管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的科技檔案鑒定小組，負責科技檔案的鑒定工作。2.鑒定標準根據(jù)科技檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。對反映企業(yè)核心技術(shù)、重大科研成果、重要工程建設(shè)、關(guān)鍵生產(chǎn)運行等方面的檔案，應(yīng)列為重點保管對象。對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，按照規(guī)定程序進行銷毀。3.鑒定程序定期開展科技檔案鑒定工作，一般每[X]年進行一次全面鑒定。檔案管理部門對庫存科技檔案進行清查，提出初步鑒定意見，填寫科技檔案鑒定表。鑒定小組對檔案管理部門提交的鑒定表進行審核，對有疑問的檔案進行實地查看和研究，形成最終鑒定結(jié)論。根據(jù)鑒定結(jié)論，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進行銷毀處理；對保管期限需要調(diào)整的檔案，及時進行調(diào)整。六、科技檔案的保管1.保管條件設(shè)立專門的科技檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃，相對濕度控制在[X]%[X]%。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案安全。對電子科技檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并建立異地容災(zāi)備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括集團重大科研成果、重要工程建設(shè)項目檔案、核心技術(shù)檔案等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，一般包括科研項目檔案、技術(shù)開發(fā)檔案、重要生產(chǎn)運行檔案等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要是一般性的科技文件材料。3.庫房管理建立嚴格的庫房管理制度，檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進行檢查，確保檔案無損壞、丟失、霉變等情況。對進出庫房的檔案進行詳細登記，嚴格履行借閱、歸還手續(xù)。按照檔案保管期限和類別，對檔案進行有序排列存放，便于查找和利用。七、科技檔案的統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容科技檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限等。檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況統(tǒng)計。檔案庫房設(shè)施設(shè)備運行情況統(tǒng)計。2.統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立科技檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。采用手工統(tǒng)計和電子統(tǒng)計相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.統(tǒng)計報表定期向上級主管部門和集團領(lǐng)導(dǎo)報送科技檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量變化情況、利用情況分析等。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。八、科技檔案的利用1.利用原則遵循保密規(guī)定，確?？萍紮n案在利用過程中的安全，防止檔案信息泄露。堅持方便利用、服務(wù)企業(yè)的原則，積極為企業(yè)的科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)管理等工作提供支持。2.利用方式借閱：內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱：因工作需要查閱科技檔案的人員，可到檔案管理部門指定地點進行查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場提供服務(wù)，確保檔案安全和查閱秩序。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，復(fù)制件應(yīng)加蓋"與原件核對無誤"章。3.利用登記對科技檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。定期對利用登記情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的熱點和趨勢，為檔案管理工作提供參考。九、保密與安全1.保密制度明確科技檔案的保密范圍，對涉及企業(yè)核心技術(shù)、商業(yè)秘密、未公開的科研成果等檔案信息嚴格保密。加強對檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止檔案管理人員泄露檔案信息。對利用科技檔案的人員進行保密提醒，要求其嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。2.安全措施加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。對電子科技檔案采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)安全事件的能力，確保檔案安全。十、獎勵與處罰1.獎勵對在科技檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，集團給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、