資料歸類存檔管理制度

資料歸類存檔管理制度?總則目的為了加強公司資料的管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、使用和保存，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、收集、整理、歸檔的各類資料，包括但不限于文件、合同、報告、報表、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙、照片、音像資料等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中統(tǒng)一管理，確保資料管理的規(guī)范化和標準化。2.分類分級原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類分級，便于資料的整理、存儲和檢索。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保資料安全保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，提供便捷的查閱、借閱服務。資料分類與編號資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務資料類：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等。5.項目文檔類：項目策劃書、項目進度報告、項目驗收報告等。6.技術資料類：產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、工藝流程、研發(fā)報告等。7.市場資料類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如會議紀要、活動記錄、榮譽證書等。編號規(guī)則1.編號結構：資料編號采用"分類代碼+年份+順序號"的結構，例如："xZ2023001"，其中"xZ"為行政文件類的分類代碼，"2023"為年份，"001"為順序號。2.分類代碼：根據(jù)資料分類，為每一類資料設定唯一的分類代碼，具體如下：行政文件類：xZ人事檔案類：RS財務資料類：CW業(yè)務合同類：HT項目文檔類：xM技術資料類：JS市場資料類：SC其他資料類：QT3.順序號：按照資料產(chǎn)生的時間順序，依次為每一份資料編制順序號，從"001"開始遞增。資料收集與整理資料收集1.部門職責：各部門負責本部門資料的收集工作，明確專人負責資料的整理和歸檔，并定期將整理好的資料移交檔案管理部門。2.收集范圍：各部門應收集在工作過程中產(chǎn)生的各類資料，包括但不限于原始文件、復印件、電子文檔等。對于外來文件，如政府部門文件、客戶提供的資料等，也應及時收集并進行登記。3.收集要求：收集的資料應真實、完整、準確，不得遺漏重要信息。對于紙質(zhì)資料，應確保字跡清晰、頁面整潔；對于電子文檔，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。資料整理1.分類整理：檔案管理部門收到各部門移交的資料后，應按照資料分類進行整理，將同一類資料放在一起，并按照編號順序進行排列。2.裝訂成冊：對于紙質(zhì)資料較多的，應進行裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息。3.編制目錄：為每一類資料編制目錄，目錄應包括資料名稱、編號、日期、頁碼等信息，以便于查閱。4.電子文檔整理：對于電子文檔，應按照分類建立文件夾，并按照編號順序命名文件，同時在文件夾內(nèi)建立相應的目錄文檔，記錄文件的名稱、編號、日期等信息。資料存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)資料存儲：設立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設備，將紙質(zhì)資料分類存放于檔案柜或貨架上，并按照編號順序排列，便于查找。2.電子資料存儲：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將電子文檔存儲于服務器或磁盤陣列等存儲設備上，并按照分類和編號進行存儲。同時，定期對電子文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保管環(huán)境1.檔案庫房要求：檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜要求：檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、鼠夾等，確保資料的安全。3.存儲設備維護：定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。對于紙質(zhì)資料，應定期進行盤點，檢查資料的完整性和準確性；對于電子資料，應定期進行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。資料查閱與借閱查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱方式：檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，供查閱人員查閱資料。查閱人員應在規(guī)定的查閱場所內(nèi)查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱場所。3.查閱記錄：檔案管理部門應對查閱情況進行記錄，包括查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱、編號等信息，以備查詢。借閱規(guī)定1.借閱申請：公司員工因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限：資料借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱方式：借閱人員應憑《資料借閱申請表》到檔案管理部門領取資料，并在《資料借閱登記冊》上簽字確認。借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞資料。4.歸還要求：借閱人員應在借閱期限屆滿前歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還資料時，檔案管理部門應對資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。資料保密與安全保密措施1.人員管理：檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。對于涉及公司機密的資料，應指定專人負責管理，嚴格限制接觸范圍。2.存儲保密：對于紙質(zhì)和電子資料，應采取必要的保密措施，如加密存儲、設置訪問權限等，防止資料泄露。3.查閱保密：在資料查閱過程中，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的資料泄露給無關人員。對于涉及公司機密的資料，查閱人員應在指定的查閱場所內(nèi)查閱，不得擅自復制或拍照。安全管理1.防火安全：檔案庫房應配備足夠數(shù)量的滅火器，并定期進行檢查和維護，確保滅火器正常使用。同時，應制定火災應急預案，定期組織演練，提高應對火災的能力。2.防盜安全：檔案庫房應安裝防盜門、防盜窗等防盜設施，并配備監(jiān)控設備，確保庫房安全。同時，應加強門禁管理，限制無關人員進入檔案庫房。3.數(shù)據(jù)安全：對于電子資料，應采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、病毒查殺等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時，應定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。資料銷毀銷毀原則1.定期清理原則：檔案管理部門應定期對資料進行清理，對于已失去保存價值的資料，應及時進行銷毀。2.審批銷毀原則：資料銷毀前，應填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領導批準后，方可進行銷毀。銷毀方式1.紙質(zhì)資料銷毀：對于紙質(zhì)資料，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底，無法恢復。2.電子資料銷毀：對于電子資料，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底，無法恢復。同時，應將銷毀過程進行記錄，以備查詢。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應定期對資料管理工作進行審計，檢查資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受政府有關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時整改存在的問題。檢查內(nèi)容1.資料完整性：檢查資料是否齊全、完整，是否存在遺漏重要信息的情況。2.資料準確性：檢查資料的內(nèi)容是否準確，數(shù)據(jù)是否真實可靠。3.資料規(guī)范性：檢查資料的分