部門(mén)采購(gòu)流程管理制度

部門(mén)采購(gòu)流程管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司部門(mén)采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)性原則：采購(gòu)信息應(yīng)公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.公平性原則：對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。5.誠(chéng)實(shí)信用原則：采購(gòu)活動(dòng)中各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自義務(wù)。二、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前制定年度采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。3.在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)變化需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)提前填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行編制，明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交公司財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)從公司整體財(cái)務(wù)狀況出發(fā)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算的合理性、資金安排等進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算報(bào)公司管理層審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算作為控制采購(gòu)成本的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商。對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。實(shí)地考察或資質(zhì)審核可邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)人員共同參與。4.根據(jù)考察或?qū)徍私Y(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。2.建立供應(yīng)商評(píng)估與考核指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分，計(jì)算出綜合得分，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名。3.根據(jù)評(píng)估與考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改，如仍未改善，可暫?；蚪K止合作。（三）供應(yīng)商信息維護(hù)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫(kù)中的供應(yīng)商信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于供應(yīng)商的重大變動(dòng)，如公司名稱(chēng)變更、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、法定代表人更換等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和更新，并通知相關(guān)部門(mén)。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)需要采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)原因、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購(gòu)部門(mén)。如采購(gòu)項(xiàng)目涉及多個(gè)部門(mén)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后提交。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)預(yù)算和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)、采購(gòu)申請(qǐng)的合理性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，還需提交公司管理層審批。3.審批通過(guò)后的《采購(gòu)申請(qǐng)表》返回采購(gòu)部門(mén)作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和相關(guān)規(guī)定選擇。2.對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)編制招標(biāo)文件，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)等方式，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出談判文件或詢(xún)價(jià)單，邀請(qǐng)其報(bào)價(jià)。組織談判或詢(xún)價(jià)活動(dòng)，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和條件，確定成交供應(yīng)商。4.對(duì)于單一來(lái)源采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司審批后與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款。5.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度和質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。（四）合同簽訂1.采購(gòu)項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門(mén)進(jìn)行審核。法律部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)。3.根據(jù)法律部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行修改完善后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）驗(yàn)收付款1.采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《采購(gòu)驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在合同中明確違約責(zé)任、增加擔(dān)保措施等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，提前采取措施進(jìn)行防范和控制。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)。（二）投訴處理1.公司設(shè)立采購(gòu)?fù)对V渠道，接受員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的投訴和舉報(bào)。投訴渠道包括電話(huà)、郵箱、意見(jiàn)箱等。2.收到投訴后，