文件管理制度

1、文件管理制度文件管理制度一總那么第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充沛發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原那么，本單位各類文件黨支部和行政統(tǒng)一由辦公室歸口管理。二收文的管理第四條公文的簽收1.單位所有文件除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外均由收發(fā)員文書登記簽收、拆封由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員文書需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。2.對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文

2、號、機(jī)要編號的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級部門，并登記過失文件的文號。第五條公文的編號保管1.收發(fā)員文書拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，作分類登記編號、保管。2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保留，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式文件均需由辦公室主任或副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員文書分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為防止文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如波及幾個單位會辦

3、的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員文書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天特殊情況例外。第七條文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件

4、及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以避免喪失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員文書，切忌橫傳。5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查催促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。三發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各大眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各大眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安頓布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向

5、黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。大眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。3.對單位影響較大，波及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1.但凡以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2.黨支部、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：1頒布單位規(guī)章制度；2轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；3頒布單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；4頒

6、布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；5發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；6其他有關(guān)重大事項(xiàng)；3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：1對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作方案、請示報(bào)告、處理決定；2同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供給、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安頓部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。5.各科室如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。四發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定

7、：1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況的確、觀點(diǎn)鮮明、條理分明、層次清楚、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位

8、重新擬稿；6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)；7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫分明；8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員文書統(tǒng)一編號送打字室打??；11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員文書分發(fā)并檢查落實(shí)情況。五文件的借閱和清退第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任

9、同意前方可借閱。第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)償還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條辦公室收發(fā)員文書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件喪失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍：1.凡以下文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員文書負(fù)責(zé)歸檔：1上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對單位報(bào)告、申請的批復(fù)；2黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工

10、作的各類方案統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；3黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；4支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等；5有保留價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；6加入上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報(bào)表言材料等；7上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；8反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；9單位日志和大事記；10單位向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)科室，各大眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、大眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原那么。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4