淺析檔案前端控制原則在工程總承包項(xiàng)目資料管理的應(yīng)用實(shí)踐3300字

1、淺析檔案前端控制原那么在工程總承包工程資料管理的應(yīng)用理論3300字 摘 要：檔案前端控制原那么為檔案工作向業(yè)務(wù)端延伸提供了理論根據(jù)。本文從前端控制原那么的來源與演化出發(fā)，結(jié)合工程總承包管理形式與理論經(jīng)歷，力求通過作用機(jī)制的分析找出前端控制原那么在工程總承包工程管理的應(yīng)用措施，以到達(dá)提升現(xiàn)場資料管理程度，進(jìn)步工程檔案質(zhì)量的目的。 畢業(yè)關(guān)鍵詞：前端控制原那么；工程總承包；建立工程文件資料1 前端控制原那么的來源與演化隨著檔案理論研究的深化和技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作逐漸向文件管理延伸。在文件生命周期理論的支撐下，從文件的形成、處理、整編、著錄、歸檔等過程均可納入檔案管理的范疇，在文件形成初期即以檔案工作

2、的原那么進(jìn)展管理，從而進(jìn)步歸檔文件的質(zhì)量，滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案信息的更高要求。這就是檔案前端控制理論的核心思想。檔案前端控制原那么起源于文件生命周期理論，在其形成與演化的過程中，學(xué)者的認(rèn)知、研究的范圍都在發(fā)生變化。況會(huì)英對(duì)1982-2022年我國文件生命周期理論研究情況進(jìn)展了綜述，他在分析30年論文趨勢(shì)及主要研究內(nèi)容后得出結(jié)論，文件生命周期理論是通過對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的前后銜接及文件各運(yùn)動(dòng)階段互相影響的科學(xué)抽象1。陳榮紅也指出，文件生命周期理論應(yīng)注重文件運(yùn)動(dòng)過程整體性的應(yīng)用2。學(xué)者馮慧玲對(duì)前端控制進(jìn)展了描繪，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為根底，把文件從形成到永

3、久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完好的過程3。前端控制原那么的一個(gè)典型應(yīng)用是在構(gòu)建檔案系統(tǒng)時(shí)考慮將元數(shù)據(jù)的處理、捕獲作為電子文件管理的根本要素，從而使電子檔案具備完好、真實(shí)的內(nèi)容信息與構(gòu)造背景信息。此外，在基建工程建立資料的歸檔管理過程中，運(yùn)用前端控制原那么進(jìn)展過程控制，從合規(guī)性、完好性等角度對(duì)文件作出明確規(guī)定，可以顯著進(jìn)步歸檔資料質(zhì)量和檔案管理效率。由此可見，前端控制原那么為檔案工作者發(fā)揮專業(yè)精神、主動(dòng)參與業(yè)務(wù)工作提供了理論根據(jù)。在此根底上，檔案管理將向文件控制延伸，在促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，也使歸檔資料的質(zhì)量得到保證。2 建立工程檔案特點(diǎn)及工程總承包工程檔案管理形式1 建立工程檔案特點(diǎn)建立工程檔

4、案來源于工程準(zhǔn)備階段文件、進(jìn)展過程中的施工文件、監(jiān)理文件、開工圖和開工驗(yàn)收文件。這些文件記錄了工程整個(gè)建立過程，是建立工程形成的重要資產(chǎn)，在保證工程正常運(yùn)行、創(chuàng)立精品工程、為改擴(kuò)建及投資效益后評(píng)估提供根據(jù)等方面具有重要作用。在開工驗(yàn)收階段，根據(jù)檔案移交主體不同，建立工程文件按照不同的歸檔范圍整理組卷，形成完好的建立檔案。國標(biāo)GB/T50328-2022中對(duì)建立工程檔案保存的主體城建檔案館、建立單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位搜集的資料范圍均作出了詳細(xì)的說明。此外，根據(jù)建立工程類別的不同、建立工程所在地的不同，分別由行業(yè)、地方出具各自標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔標(biāo)準(zhǔn)及范圍作出了規(guī)定。2. 工程總承包工程檔案管

5、理形式工程總承包在我國已有二十余年的開展歷史。從傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)-招標(biāo)-建造形式到設(shè)計(jì)-采購、施工/交鑰匙EPC/T，建立單位在工程管理方面的參與程度逐漸降低。在EPC形式下，建立單位僅負(fù)責(zé)工程的功能定位、建立標(biāo)準(zhǔn)、重大決策、總體協(xié)調(diào)等工作。在當(dāng)前總承包工程管理過程中，施工資料質(zhì)量主要取決于建立單位的要求程度和施工單位的專業(yè)程度。一方面，建立單位如未明確檔案責(zé)任及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，施工各方將缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，資料真實(shí)性、完好性難以保證；另一方面，施工各方如對(duì)資料管理的專業(yè)程度存在差異，那么施工資料也將存在較大問題。因此，如何進(jìn)步自身及各分包單位的資料管理程度，給建立單位提供完好、真實(shí)的資料，成為工程總承包單位必

6、需面對(duì)的問題。3 前端控制原那么對(duì)工程總承包工程管理的作用機(jī)制與應(yīng)用理論前端控制原那么從文件生命周期的角度使檔案工作向文件形成過程延伸。結(jié)合工程總承包工程，其作用包括以下方面：1使歸檔標(biāo)準(zhǔn)成為文件形成的根據(jù)和整理的標(biāo)準(zhǔn)2深化建立各方的文件管理職責(zé)3強(qiáng)調(diào)過程中文件資料的標(biāo)準(zhǔn)性4注重文件運(yùn)動(dòng)過程的整體性、銜接性在上述作用機(jī)制的影響下，工程總承包單位可以從歸檔標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，以檔案管理的要求約束文件資料的形成、流轉(zhuǎn)及整理等過程。1 積極搜集、學(xué)習(xí)建立單位關(guān)于歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)工程建立過程中的絕大多數(shù)資料在工程開工后將移交至建立單位。因此，施工資料在符合國家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及地方標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)當(dāng)符合建立單位關(guān)

7、于歸檔資料的管理標(biāo)準(zhǔn)。如搜集范圍、整理方式、組卷方式、卷夾形式、編頁要求以及卷內(nèi)目錄編制方法等。對(duì)工程總承包單位來說，在建立初期可以積極搜集、學(xué)習(xí)建立單位標(biāo)準(zhǔn)可以使資料管理工作更加有的放矢，防止移交整理時(shí)出現(xiàn)大量重復(fù)作業(yè)的情況。在理論中，建立單位通常以“工作聯(lián)絡(luò)單、 “會(huì)議紀(jì)要或發(fā)文的形式將標(biāo)準(zhǔn)通報(bào)給建立各方。2 與分包單位簽訂的合同中明確資料管理的責(zé)任、確定歸檔保證金。建立過程中大量存在由工程總承包單位發(fā)包，局部專業(yè)分部工程由分包單位承建的情況。在此情況下，工程總承包單位應(yīng)起到連接建立單位與分包單位的作用，即以建立單位的標(biāo)準(zhǔn)要求分包單位。為了到達(dá)上述目的，工程總承包單位通?？稍诜职贤袑?duì)資

8、料管理的責(zé)任分工、歸檔資料份數(shù)等加以明確。此外，另一種行之有效的做法是將資料移交作為付款進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)標(biāo)志或以“歸檔保證金的形式單獨(dú)列支。例如，在合同中列出，工程價(jià)款的1%作為工程資料完善保證金，在工程開工驗(yàn)收前完善所需資料。從理論情況來看，歸檔保證金制度可以顯著進(jìn)步分包單位對(duì)資料管理的重視程度，使總包單位的過程檢查與結(jié)果控制均能獲得較好的效果。3 工程建立初期組織檔案交底，使各方明確檔案管理方法工程建立涉及單位多，過程長。因此，有必要在工程建立初期組織建立單位、監(jiān)理單位、分包單位進(jìn)展檔案交底，使各參建方明確建立單位的標(biāo)準(zhǔn)與要求。此外，檔案交底會(huì)還應(yīng)明確各參建方的檔案管理職責(zé)、建立單位或工程總承包

9、單位的檢查制度、整改期限及處分方式。4 建立過程中定期開展對(duì)分包單位的資料檢查資料檢查是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的重要手段。施工過程中，工程總承包單位應(yīng)定期對(duì)分包單位進(jìn)展資料檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并以書面形式向分包單位反應(yīng)。此外，還應(yīng)跟蹤驗(yàn)證整改結(jié)果，閉合問題。5 建立文件登記制度前端控制原那么的重要落腳點(diǎn)是對(duì)文件的管理。在建立過程中，文件數(shù)量宏大、種類繁多，且常常需要多方共同完成。因此，建立文件登記制度，詳細(xì)記錄文件的形成、來源、去向是重要的管理手段。文件的登記信息應(yīng)包括：工程代號(hào)、工程名稱、文件名稱、歸檔類別、題名、歸檔單位、形成時(shí)間、形成部門、份數(shù)、頁數(shù)等。登記時(shí)應(yīng)以“件為單位。上述工作看似繁瑣，但一方面，可將文件登記表定期發(fā)至建立單位，由建立單位審查資料的齊全程度；另一方面，信息完善的文件登記表進(jìn)步了組卷整理及制作卷內(nèi)目錄的效率。4 結(jié)論工程建立過程中，文件資料由多方形成、資料種類繁多，流轉(zhuǎn)途徑較長，給統(tǒng)一管理、整理組卷帶來了一定難度。但檔案前端控制原那么給工程總承包單位的現(xiàn)場資料管理提供了理論根據(jù)。由此出發(fā)，采取學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、分清職責(zé)、明確方法、定期檢查、文件登記等手段可顯著進(jìn)步現(xiàn)場資料管理程度，為建立單位提供滿意的工程資料。參考文獻(xiàn)1況會(huì)英，李曉?B，曾蘇.1982