項(xiàng)目建設(shè)資料管理制度

項(xiàng)目建設(shè)資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目建設(shè)資料的管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等的管理，包括但不限于項(xiàng)目前期規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)階段產(chǎn)生的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程的各類資料，確保資料無遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。4.及時(shí)性原則：資料應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步整理、歸檔，確保資料的時(shí)效性。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件可行性研究報(bào)告環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告項(xiàng)目選址意見書土地使用證等2.設(shè)計(jì)資料初步設(shè)計(jì)文件施工圖設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)變更通知3.施工資料施工組織設(shè)計(jì)工程開工報(bào)告施工日志材料檢驗(yàn)報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收記錄分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄工程質(zhì)量事故處理記錄等4.監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理通知單工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等5.竣工驗(yàn)收資料工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工圖工程竣工結(jié)算報(bào)告項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告等6.其他資料項(xiàng)目建設(shè)過程中的會(huì)議紀(jì)要、來往函件、合同協(xié)議等（二）編號(hào)規(guī)則采用分類編碼方式，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：1.首位字母：代表資料類別，如"Q"表示項(xiàng)目前期資料，"S"表示設(shè)計(jì)資料，"G"表示施工資料，"J"表示監(jiān)理資料，"Y"表示竣工驗(yàn)收資料，"T"表示其他資料。2.中間數(shù)字：表示資料所屬項(xiàng)目的編號(hào)。3.末位數(shù)字：表示該類別資料的順序號(hào)。例如：QG001001，表示項(xiàng)目前期資料中項(xiàng)目編號(hào)為001的立項(xiàng)批復(fù)文件。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.項(xiàng)目建設(shè)單位：負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各參建單位收集、整理項(xiàng)目建設(shè)過程中的各類資料，并對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的各類資料，并確保資料的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.施工單位：負(fù)責(zé)收集、整理施工過程中的各項(xiàng)資料，包括施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全資料等，并按要求及時(shí)提交給項(xiàng)目建設(shè)單位。4.監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中的各類資料，包括監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)理資料、進(jìn)度監(jiān)理資料等，并對(duì)施工單位提交的資料進(jìn)行審核。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集工作的順利進(jìn)行。2.資料收集應(yīng)按照項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，不得滯后。對(duì)于重要資料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管。3.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理要求1.資料收集后，應(yīng)按照資料分類進(jìn)行整理，確保資料分類清晰、條理有序。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并建立資料目錄清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一折疊或裁剪，使其符合檔案裝訂要求。4.資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或打印，不得使用易褪色的書寫材料。四、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.各參建單位在資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)提交給項(xiàng)目建設(shè)單位。2.項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，審核合格后進(jìn)行歸檔。3.歸檔資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，并裝入檔案盒或檔案柜中，同時(shí)在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明資料類別、項(xiàng)目名稱、歸檔時(shí)間等信息。（二）保管期限1.項(xiàng)目前期資料、設(shè)計(jì)資料、監(jiān)理資料等應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.施工資料中的工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工圖等應(yīng)長(zhǎng)期保管；其他施工資料根據(jù)工程性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般不少于工程竣工后[X]年。3.竣工驗(yàn)收資料應(yīng)長(zhǎng)期保管。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.采用電子檔案管理的，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，異地存放。同時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的安全性和保密性，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱項(xiàng)目建設(shè)資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得將資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門，并由檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱項(xiàng)目建設(shè)資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。如發(fā)生資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還資料，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、資料保密與安全（一）保密措施1.項(xiàng)目建設(shè)資料涉及公司商業(yè)秘密和項(xiàng)目敏感信息，所有接觸資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，履行保密義務(wù)。2.對(duì)資料的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記，記錄查閱和借閱人員的姓名、部門、時(shí)間、資料名稱等信息。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)擁?xiàng)目建設(shè)資料的內(nèi)容，不得通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳播涉及公司機(jī)密的資料。4.對(duì)涉及重要機(jī)密的資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保資料的安全性。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致資料丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化、損壞等情況影響電子檔案的讀取和使用。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施，確保檔案資料的安全。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且已無留存價(jià)值的。2.因項(xiàng)目變更、終止等原因，導(dǎo)致資料不再具有使用價(jià)值的。3.資料存在嚴(yán)重質(zhì)量問題，無法修復(fù)或補(bǔ)充的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。3.對(duì)于重要資料的銷毀，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并確保銷毀過程的可追溯性。對(duì)于一般資料的銷毀，可采用統(tǒng)一回收、集中處理等方式進(jìn)行。4.資料銷毀后，應(yīng)在《資料銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀情況，并由檔案管理人員、監(jiān)督人員等簽字確認(rèn)。同時(shí)，將銷毀記錄作為檔案進(jìn)行保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)項(xiàng)目建設(shè)資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求責(zé)任單位限期整改。3.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)每次監(jiān)督檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息。（二）考核辦法1.將項(xiàng)目建設(shè)資料管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)資料管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)資料管理工作存在問題的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相