《機關公文格式》PPT課件

1、鄭州市委辦公廳 譚蔚蔚 2011.4.7黨的機關公文格式市委辦公廳tww2市委辦公廳tww3q 份號就是同一件公文的印制順序號。q 秘密公文必須標明份號。q 標識： 標注在公文首頁的左上角，通常標作“NO后空格加7位阿拉伯數(shù)字”。份號市委辦公廳tww4q密級是一篇公文的秘密等級，根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，凡應當保密的公文，必須標注密級。q密級按照從高到底的順序分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級。q標識： 用3號黑體標注在公文首頁左上角、份號的下方，兩字之間間隔一個字的距離。機 密市委辦公廳tww5q 公文的緊急程度是對公文送達和公文辦理的時間要求。分“特急”、“加急”兩種。q 標識： 標注

2、在文件首頁左上方，份號下邊，和密級并排，中間用間隔號相連。機密特急市委辦公廳tww6發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱加 “文件”字樣的版頭，一般稱為“大字頭”。發(fā)文件機關全稱或規(guī)范簡稱加括號標明文種的版頭，一般稱為“小字頭”。主要用于對下發(fā)布有關方針、政策和重要的工作部署，批轉(zhuǎn)下屬機關或部門的重要報告、請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關重要的通知、規(guī)定。主要用于向上級報告工作、請示事項，批復下級機關的請示，發(fā)布干部的任免通知。“大字頭”文件在版頭下面加一條中間斷開的紅線，斷開處點綴紅五星?！靶∽诸^”文件也是在版頭下面加一條紅線，但不要求必須有紅五星。市委辦公廳tww7大版頭小版頭市委辦公廳tww8聯(lián)合行文過多時，保證首

3、頁顯示正文市委辦公廳tww9版頭常見錯誤一：小括號內(nèi)文種與標題不一致市委辦公廳tww10版頭常見錯誤二：橫杠中間缺少紅五星市委辦公廳tww11版頭常見錯誤三：黨政版頭混用市委辦公廳tww12p發(fā)文字號構(gòu)成：由機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文 順序號組成。p標識：一般公文標在版頭下方居中的位置；請示、報告標注在版頭左下方。機關代字用4號仿宋，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫。發(fā)文字號市委辦公廳tww13錯誤一：發(fā)文年度不能使用“（）”、“ ” ”、“ “【】” ”市委辦公廳tww14錯誤二：請示、報告發(fā)文字號未標注在版頭左下方市委辦公廳tww15q哪些文件標識簽發(fā)人？ 上報的公文（請示或報告）需標識

4、簽發(fā)人姓名。q簽發(fā)人標識位置：平行排列在發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人3個字用4號仿宋體，后跟全角冒號，冒號后用4號楷體標識簽發(fā)人姓名。q聯(lián)合發(fā)文簽發(fā)人標識位置：簽發(fā)人的姓名在一行，主辦機關的簽發(fā)人姓名在前邊，協(xié)辦機關的簽發(fā)人姓名在后邊，如果是三個或三個以上機關聯(lián)合上報的公文，簽發(fā)人的姓名的排列順序是先左右、后上下。市委辦公廳tww16誤印簽發(fā)人漏印簽發(fā)人市委辦公廳tww17q公文標題的構(gòu)成：一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。q公文標題的標識位置：標注在版頭紅線下面，和紅線保持適當?shù)木嚯x，居中印制，主標題使用方正大標宋2號字體，如果有副標題，副標題的字號小于正題字，大于或者和正文字號一樣。市委辦公廳t

5、ww18標題錯誤示例市委辦公廳tww19q 主送機關指所收公文有實際辦理或答復責任的機關全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。q 標識： 標注在正文之前、標題之后，要頂格書寫。與正文印刷要求相同，使用3號仿宋字體市委辦公廳tww20p 決議、意見、決定、條例、規(guī)定等文種不標注主送機關。p 在正文之后標注發(fā)送范圍市委辦公廳tww21缺少主送機關多頭主送不需主送機關市委辦公廳tww22正文即公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。正文位于標題和主送機關下方，使用3號仿宋字體。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層是“一”，第二層是“（二)”，第三層是“1 . ”，第四層是“（1)”（ 特別注意第三層是 “. ”而不是 “、 ” )

6、第一層小標題使用3號黑體，第二層小標題使用3號楷體。除此以外，不再使用其他的字體或加黑市委辦公廳tww23附件是附屬于公文正件的其他公文或材料，是公文的組成部分。附件的標注方式有兩種： 一是在正文后，發(fā)文機關名稱前，標出“附件：”或“附”字樣，如果有多個附件，再分別標出序號，只有一件時不標序號； 二是在正文有關部分加括號注明。附件的字號與字體和正文相同。凡在公文標題中已經(jīng)明確發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件名稱的，不再列入附件。市委辦公廳tww24錯誤一錯誤二市委辦公廳tww25錯誤三市委辦公廳tww26正確錯誤市委辦公廳tww27成文日期是指公文形成的確切時間。成文日期有三種情況：一是一般以機關領導人簽

7、發(fā)的日期為準二是經(jīng)會議正式討論通過才能生效的，以會議通過的日期為準三是聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)的日期為準。簽發(fā)日期必須寫明年、月、日全稱。位置有兩情況：一是位于發(fā)文機關署名的右下方。二是決議、決定、規(guī)定、條例、意見等不標明主送機關的普發(fā)式公文，加括號標注于標題下方居中位置。成文日期用阿拉伯數(shù)字書寫。字體字號與正文相同。 市委辦公廳tww28標注一標注二市委辦公廳tww29印章，指作為機關權(quán)力象征的圖章。除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)式公文外，應該加蓋機關印章。上行文必須加蓋機關印章，決議、決定、規(guī)定、意見、條例等沒有落款的文種不需要加蓋印章。印章蓋在落款和成文日期上，要注意上不壓正文，下需“騎

8、年蓋月”。如果是多個機關聯(lián)合行文，印章要互不相交或者相切。市委辦公廳tww30當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。成文時間：最后一排印章之下右空2字。市委辦公廳tww31p 印發(fā)傳達范圍是指根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容和要求確定的閱讀及應執(zhí)行的范圍。通常加括號標注于正文末頁左下方。p 一些公文的開頭已經(jīng)寫明了主送機關，并且沒有必要給其他機關、部門閱讀，就沒有必要注明傳達范圍。 市委辦公廳tww32p 主題詞是指用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范處理的名詞術語，它的作用是與標題相配合，進一步簡明、準確地揭示公文

9、內(nèi)容，用于文獻的標引和檢索，為以計算機等現(xiàn)代信息處理手段和管理公文奠定基礎。p 所有正式文件，都要標主題詞。主題詞詞目一般不超過10個。p 主題詞位于公文正文和附件之后的雙頁碼末頁下端。在印制版記上方?！爸黝}詞”3字用3號黑體，頂格書寫，詞目用3號宋體加黑，各詞目之間空1個字的距離。 市委辦公廳tww33p公文的抄送機關是指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬的機關。p抄送機關標注在主題詞下方，印制版記上方。p請示性的公文不要同時抄送給下級或同級機關。p常見的錯誤是抄送給本單位的內(nèi)設機構(gòu)和領導。市委辦公廳tww34p 印制版記由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公

10、文末頁下端。一般在公文末尾印兩條橫線，橫線中間左側(cè)注明印發(fā)機關名稱，右側(cè)注明印發(fā)日期，底線下面右側(cè)加括號注明印制份數(shù)。如果是翻印，要在印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期下方標注翻印機關名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。p 一般雙面印刷的公文，主題詞和版記應該印在雙印碼上。市委辦公廳tww35公文的紙張規(guī)格：公文一般用使用16開或標準A4紙。目前，中央和省委的文件使用的是16開，市委使用的A4紙，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，首頁與內(nèi)文的用紙大小、顏色要一致。字體、字號要求：A4紙，每頁文字22行，每行28個字；16開紙每頁文字20行，每行25個字。公文的頁碼要求：頁碼用小4號半角阿拉伯數(shù)碼標識，位于版心下邊緣下一行，數(shù)碼左右各放一條4號“一”字線，單頁碼在右下角，雙頁碼在左下角。公文的計量單位：公文中的計量單位，要采用國家法定計量單位；公文中的數(shù)字使用可以參照國