建筑公司合同管理制度

建筑公司合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項(xiàng)目部在工程建設(shè)、物資采購、勞務(wù)分包、設(shè)備租賃等各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所簽訂的合同。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則。簽訂合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，確保合同的合法性和有效性；充分尊重合同雙方的意愿，不得強(qiáng)迫或欺詐對方；明確雙方權(quán)利義務(wù)，體現(xiàn)公平合理；嚴(yán)格履行合同約定，信守承諾，維護(hù)公司良好形象。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，分管副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、工程部、物資部、商務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)公司合同管理工作，審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.法務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。參與重大合同的起草、審核、談判等工作，提供法律意見和建議。負(fù)責(zé)對合同文本進(jìn)行合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。開展法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。3.財(cái)務(wù)部職責(zé)參與合同的起草、審核工作，對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，嚴(yán)格按照合同約定辦理收付款手續(xù)，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.工程部職責(zé)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目合同的起草、談判、簽訂等工作，確保合同條款符合工程實(shí)際需求。組織合同的履行，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中涉及工程技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度等方面的問題。參與合同變更、解除等事項(xiàng)的審核，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。建立工程項(xiàng)目合同臺賬，及時(shí)記錄合同執(zhí)行情況。5.物資部職責(zé)負(fù)責(zé)物資采購合同的起草、審核、簽訂等工作，保障物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量。監(jiān)督物資采購合同的履行，協(xié)調(diào)解決物資采購過程中的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。參與物資采購合同變更、解除等事項(xiàng)的審核，提供物資管理方面的意見和建議。建立物資采購合同臺賬，定期對物資采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析。6.商務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)合同的商務(wù)條款審核，包括價(jià)格、付款方式、結(jié)算辦法等，確保合同商務(wù)條款合理、有利。參與合同談判，協(xié)助工程部等部門制定合同商務(wù)策略，爭取有利的商務(wù)條件。負(fù)責(zé)合同的登記、編號、歸檔等日常管理工作，建立合同管理數(shù)據(jù)庫。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司成本控制和經(jīng)營決策提供依據(jù)。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項(xiàng)：各部門根據(jù)工作需要提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、對方單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同起草：合同立項(xiàng)批準(zhǔn)后，由具體承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。涉及重大合同或復(fù)雜業(yè)務(wù)的，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合起草。合同審核：合同起草完成后，先由承辦部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核合同條款是否完整、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否明確，是否符合本部門業(yè)務(wù)要求等。初審?fù)ㄟ^后，將合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等。同時(shí)，財(cái)務(wù)部對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，工程部、物資部等相關(guān)部門對涉及本部門業(yè)務(wù)的條款進(jìn)行審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，反饋給承辦部門。合同談判：對于重大合同或涉及重要事項(xiàng)的合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)或合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組指定人員組織相關(guān)部門與對方進(jìn)行談判。談判人員應(yīng)熟悉合同條款，掌握談判技巧，維護(hù)公司利益。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《合同談判記錄》。合同簽訂：合同經(jīng)審核、談判通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自簽訂合同。簽訂后的合同文本應(yīng)及時(shí)交由商務(wù)部進(jìn)行登記、編號、歸檔。2.合同授權(quán)管理公司實(shí)行合同簽訂授權(quán)制度，明確各類合同簽訂的授權(quán)范圍。法定代表人可以根據(jù)工作需要，授權(quán)公司副總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理等人員在一定范圍內(nèi)代表公司簽訂合同。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力，不得超越授權(quán)簽訂合同。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)事項(xiàng)、權(quán)限范圍、有效期等內(nèi)容，并由法定代表人簽字蓋章。商務(wù)部負(fù)責(zé)建立合同授權(quán)管理臺賬，記錄授權(quán)情況，定期對授權(quán)委托書進(jìn)行清理和更新。3.合同印章管理公司設(shè)立合同專用章，專門用于簽訂合同。合同專用章由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格按照規(guī)定使用。使用合同專用章簽訂合同前，應(yīng)經(jīng)合同審核流程通過，并填寫《合同用印申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可蓋章。蓋章時(shí)應(yīng)確保合同文本與審批后的內(nèi)容一致，不得在空白合同上蓋章。合同專用章管理人員應(yīng)做好印章使用登記工作，記錄用印時(shí)間、合同名稱、對方單位、用印份數(shù)等信息。四、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。通過合同交底，使參與合同履行的人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自職責(zé)，確保合同順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)督各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析。承辦部門作為合同履行的直接責(zé)任人，應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括工作進(jìn)展、款項(xiàng)收付、質(zhì)量驗(yàn)收等信息。財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并定期與對方核對賬目，確保資金安全和準(zhǔn)確結(jié)算。如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)或出現(xiàn)可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。工程部、物資部等業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行過程中涉及工程進(jìn)度、物資供應(yīng)等方面的跟蹤管理，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。3.合同變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：由合同承辦部門提出書面變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附相關(guān)證明材料。變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查，同時(shí)財(cái)務(wù)部對變更后的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，工程部、物資部等相關(guān)部門對涉及本部門業(yè)務(wù)的條款進(jìn)行審核。各審核部門提出審核意見后，由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審議，重大變更事項(xiàng)需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，承辦部門應(yīng)與對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽訂。4.合同解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，需要解除合同的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：由合同承辦部門提出書面解除申請，填寫《合同解除申請表》，說明解除合同的原因、依據(jù)、對公司的影響等，并附相關(guān)證明材料。解除申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查，同時(shí)財(cái)務(wù)部對解除合同后的財(cái)務(wù)處理進(jìn)行審查，工程部、物資部等相關(guān)部門對涉及本部門業(yè)務(wù)的條款進(jìn)行審核。各審核部門提出審核意見后，由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審議，重大解除事項(xiàng)需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同解除申請經(jīng)批準(zhǔn)后，承辦部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并按照協(xié)議約定辦理相關(guān)手續(xù)，如清理款項(xiàng)、返還物資等。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防各部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。同時(shí)，法務(wù)部應(yīng)定期開展合同風(fēng)險(xiǎn)排查工作，對潛在的合同糾紛進(jìn)行預(yù)警和提示，提出防范措施和建議。2.糾紛處理流程當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，承辦部門應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并提供相關(guān)合同文本、往來文件、證據(jù)材料等。法務(wù)部負(fù)責(zé)對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查分析，提出處理意見和建議。根據(jù)糾紛的具體情況，法務(wù)部可以組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決，或代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。在糾紛處理過程中，財(cái)務(wù)部應(yīng)提供財(cái)務(wù)方面的支持和協(xié)助，工程部、物資部等相關(guān)部門應(yīng)提供業(yè)務(wù)方面的技術(shù)支持和證據(jù)材料。合同糾紛處理結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果報(bào)公司備案，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理措施，防止類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理1.檔案收集與整理合同簽訂后，商務(wù)部應(yīng)及時(shí)收集合同文本及相關(guān)資料，包括合同審批表、談判記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、結(jié)算憑證等，并進(jìn)行整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。2.檔案保管與查閱公司設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全存放。合同檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，做好檔案的出入庫登記、借閱登記等工作。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到合同檔案室查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案內(nèi)容。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。七、合同考核與獎(jiǎng)懲1.考核內(nèi)容公司對各部門合同管理工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、變更與解除的合規(guī)性、糾紛處理情況、檔案管理等方面。2.獎(jiǎng)懲措施對于合同管理工作成績突出的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和